Порядок обработки отправляемых документов

Исходящая корреспонденция отправляется за соответствующим регистрационным номером или номерами, по которым эти документы были зарегистрированы ранее.

Все документы, подписанные руководством министерства, направляются адресатам только за регистрационными номерами Аппарата министра. Не допускается отправка такой корреспонденции за индексами подразделений министерства, если не оговорен иной порядок.

Неоформленные или неправильно оформленные исходящие документы подлежат возврату исполнителю.

Документ за подписью руководства министерства, направляемый во все или большинство органов внутренних дел России, размножается и отправляется секретариатом подразделения министерства, подготовившим этот документ. После чего подлинник документа с разверсткой на его рассылку передается на хранение в архив 1 отдела Аппарата министра.

На исходящие документы заполняется соответствующий раздел регистрационной карточки.

Если поставленные в документах вопросы не требуют аргументированных разъяснений или подготовки какого-либо документа, разрешается содержание ответа писать на самом документе и возвращать его автору за входящим номером. В этом случае на регистрационной карточке делается соответствующая отметка.

Копии исходящих документов заверяются работниками секретариата (канцелярии), производящими их отправку.

Копии документов, подписанных руководством министерства при личном докладе, заверяются исполнителями.

Копии исходящих документов и регистрационные карточки (сведения на документы, отработанные на ЭВМ) хранятся: - на корреспонденцию, отправленную 1 отделом Аппарата министра, в архиве (базе данных) этого отдела (2-й экземпляр документа) и подразделении министерства, подготовившем документ (3-й экземпляр); - на корреспонденцию, отправленную подразделениями министерства, в этих подразделениях.

Правовые акты, подписанные руководством министерства, учитываются (регистрируются) в приказном отделении отдела обеспечения режима секретности в работе с документами и приказами (3 отдел) Аппарата министра в журналах установленной формы.

Рассылка ведомственных правовых актов по органам внутренних дел Российской Федерации, другим министерствам и ведомствам производится приказным отделением через экспедицию фельдсвязи согласно разверстке, составленной исполнителем и утвержденной руководителем соответствующего подразделения.

С целью оптимального обеспечения органов внутренних дел нормативными актами МВД России и создания необходимого резерва 3 отдел Аппарата министра по согласованию с исполнителем может вносить в разверстку изменения.

Отделом фельдъегерской службы производится доставка и отправка:

- всех секретных и несекретных документов за подписью руководства министерства, адресованных высшим органом государственной власти и управления Российской Федерации;

- срочной корреспонденции за подписью руководства министерства, подлежащей доставке адресатам, расположенным в границах г.Москвы;

- корреспонденции из центрального здания министерства (ул.Житная,16) в его подразделения, расположенные по другим адресам, и обратно.

Вся корреспонденция отделом фельдъегерской службы принимается к доставке только в законвертированном виде.

Передача корреспонденции отделу фельдъегерской службы производится по реестрам.

Доставка корреспонденции отделом фельдъегерской службы осуществляется по маршрутам и графикам, разработанным этим отделом и согласованным с Аппаратом Министра.

Пересылка документов, дел и изданий «Для служебного пользования» производится, как правило, заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также с курьером. Отправляемые документы, дела и издания «Для служебного пользования» должны быть вложены в конверты из плотной бумаги либо упакованы. На упаковке (конверте) указываются адреса и наименование (открытое или условное) получателя и отправителя, номера вложенных документов с добавлением отметки «ДСП» после каждого номера. На конверте, упаковке документов «Для служебного пользования» запрещается указывать фамилии и должности руководителей и сотрудников, а также наименования структурных подразделений.

Порядок оформления и передачи (пересылки) совершенно секретных и секретных документов, специзделий, технической, товаросопроводительной и перевозочной документации, а также документов и изданий с грифом «Для служебного пользования» за границу или представителям иностранных учреждений, организаций и фирм регламентирован специальными положениями.