Условия сохранности документов

АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

 

Архив – организация или структурное подразделение организации, осуществляющие прием, хранение, учет и использование архивных документов.

Основными видами архивов в Республике Беларусь являются государственные, ведомственные (межведомственны) архивы и архивы негосударственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь.

Государственными архивами в Республике Беларусь являются республиканские, областные, зональные, районные и городские.

Ведомственные (межведомственные) архивы – это архивные учреждения или структурные подразделения государственных органов государственных предприятий, учреждений и организаций, осуществляющие прием и хранение документов этих государственных органов, государственных предприятий, учреждений и организаций в течение периода времени, установленного законом.

По истечении срока хранения, документы постоянного хранения передаются в установленном комплекте в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы на постоянное хранение в государственные архивные учреждения.

В архиве хранятся:

законченные делопроизводством документы, образующиеся в результате деятельности структурных подразделений и общественных организаций;

документы, ликвидированных организаций, входящих в систему учреждений, а также их предшественников;

личные фонды;

печатные издания, дополняющие материалы архивы, а также материалы, необходимые для информационно-справочной работы;

научно-справочный аппарат (описи дел, каталоги и др.).

К архивам негосударственной части Национального архивного фонда относятся:

частные архивы физических лиц;

архивы юридических лиц негосударственной формы собственности.

В учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь разрабатывается Положение о ведомственном архиве, утверждаемое руководителем этих субъектов и согласовывается с соответствующими учреждениями государственной архивной службы, в котором предусматривают: правовой статус ведомственного архива, источники его комплектования, состав документов, поступающих на хранение, задачи и функции архива и его права, необходимые для их осуществления. Для работников архива (согласно штатному расписанию) разрабатываются должностные инструкции, где указываются виды работ, выполняемые работниками архива, их обязанности и права.

В архиве составляются годовые планы и отчеты работы, графики передачи дел в ведомственный архив от структурных подразделений, график передачи дел постоянного хранения в государственный архив.

В годовом плане работы архива указываются конкретные виды работ с указанием объема каждого из них.

УСЛОВИЯ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

Государственные органы, предприятия, учреждения, организации и иные, являющиеся собственниками (владельцами) архивных документов, обязаны обеспечить оптимальные условия для сохранности документов, создавать страховые копии документов и фонды пользования, рационально размещать дела в хранилище, вести учет дел и документов, обеспечить доступ к документам для работы с архивными делами. Для этого, в первую очередь, необходимо держать в должном порядке здания и помещения архивов. Архиву предоставляется специально построенное здание или часть здания, приспособленная для хранения документов организации, в которую входят хранилища для документов, рабочие кабинеты для сотрудников, читальный зал для работы сотрудников организации и прочих пользователей. Документы постоянного и временного срока хранения, а также документы по личному составу, должны размещаться в разных хранилищах, хранилища должны быть изолированы, допуск в них возможен только с разрешения лица, ответственного за архив. В помещении архива должны быть соблюдены правила пожарной безопасности, установлены охранная сигнализация и решетки на окнах, в нерабочее время хранилища должны опечатываться или пломбироваться.

Для хранения документов очень важно также установление правильного температурно-влажностного и светового режима. Так, в помещениях хранилищ температура воздуха должна быть от +14 до +20 ^оС, а влажность – от 45 до 60%. Температурно-влажностный режим хранения документов контролируется путем измерения климатических параметров воздуха не реже двух раз в неделю в одно и то же время, и показания приборов фиксируются в специальном журнале. Все документы должны храниться в коробках или связках, на стеллажах во избежание попадания на них прямого солнечного света. Освещаться хранилище должно при помощи ламп накаливания и люминесцентных.

Условия содержания и хранения документов должны исключать возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли более 0,15 мг/м². Для этого необходимо обеспечить максимально возможную герметичность хранилищ, проводить обработку коробок и стеллажей электропылесосом, влажную уборку хранилищ, а также периодически проветривать их. При обнаружении в хранилищах поврежденных документов проводятся мероприятия по обработке пораженных мест.

Хранилища должны быть оборудованы стационарными стеллажами с соблюдением установленного порядка их размещения. Стеллажи устанавливаются перпендикулярно к стенам, имеющим оконные проемы и элементы отопительной системы нумеруются самостоятельно слева направо. В целях закрепления места хранения и наиболее быстрого нахождения документов в архиве составляются топографические постеллажные указатели. Карточки указателя составляются на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах каждого отдельного помещения.

С документами из хранилищ пользователи работают в читальном зале, выдача дел регистрируется в советующем порядке. Но допускается и выдача дел во временное пользование работникам других организаций, которая производится на основании письма соответствующей организации и разрешающей резолюции руководителя на срок не более 30 дней, причем составляется акт о выдаче дел во временное пользование, который фиксируется в книге выдаче дел.

Для обеспечения сохранности документов проводится проверка фактического наличия дел, числящихся по описям, а также документов, требующим реставрации ил профилактической обработки. Проверка дел постоянного хранения проводится раз в 5 лет и перед передаче их на хранение в государственный архив, а дел по личному составу и долговременного хранения – раз в 10 лет.

Единовременные проверки наличия дел проводятся в таких случаях, как перемещение дел в другое хранилище, после чрезвычайных происшествий, при смене лица, ответственного за архив, при ликвидации или реорганизации организации. Проверка проводится экспертной комиссией, в результате чего составляется акт проверки наличия и состояния дел. После окончания проверки наличия и состояния дел в конце описи делается запись «Проверено» и указывается дата проверки. Запись заверяется лицом, ответственным за ведение учетных документов в архиве. Акты проверок наличия и состояния дел нумеруются по очередности проверок и хранятся в деле архива. Если в ходе проверки обнаружены дела с неисправимыми повреждениями, об этом составляется тоже акт, на основании которого указанные дела выделаются к уничтожению, а если обнаружена недостача дел, то организуется их розыск. Найденные в итоге розыска дела возвращаются на место хранения, если же они в итоге розыска не обнаружены, то составляется акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны. Проверка наличия считается завершенной после внесения изменений в ученые документы.