Обработка информационных потоков на разных этапах

Развития организации

В зависимости от цикла развития организации, возникают особенности и проблемы прикоммуникаций при обработке поступающей информации.

Жизненные циклы организации

Первый цикл развития – тусовка. На этапе тусовка – организация может, позволить себе индивидуальную работу работника или подразделения по сбору, обработке и передаче информации. Основные усилия менеджмента сосредоточены в этом случае на оттачивании профессионализма в коммуникациях партнеров.

Основные задачи, которые решает менеджмент в еще не выделенном бизнес процессе формулируются так:

- Обеспечение качественного проведения переговоров,

- Применение методов интерактивных коммуникаций, в т.ч. вопросы очных интерактивных форм работы (организация работы с группами разного уровня, семинары, тренинги, подготовка модераторов из числа сотрудников компании),

- Использования инструментов корпоративных медиа (дискуссии через газету, интернет-конференции, видеоконференции, ящики для предложений),

- Эффективность использования сочетания прямых и опосредованных инструментов коммуникаций.

Для реализации этих задач лежащих в области коммуникаций привлекают специалистов из областей: рекламы и/или по работе с персоналом, так как их профессиональные навыки позволяют решать данные вопросы.

На этом этапе очень важным является этап «получение-передача информации», при этом владельцы информации превращаются в ключевых работников, а информация сосредотачивается в подразделениях по виду их деятельности, т.е. если необходимы данные о текучести кадров, их можно получить только в HR подразделении.

Руководство, испытывая информационный голод, тратит много усилий на обучение сотрудников способам передачи информации друг другу, при этом зачастую получившие навыки передачи информации работники - начинают использовать ее с «максимальной выгодой для себя». Руководство, осознав всю сложность положения, когда оно по сути своей является заложником сотрудника, который может (хочет) или не может (не хочет) предоставить информацию пытается контролировать этот процесс. Но контроль - за передачей, а так же наличием и отсутствием информации бывает очень затруднен и сложившаяся ситуация вынуждает руководство переходить в следующую стадию развития механизация хранения и обработки информационных данных.

Второй цикл развития – механизация

На этапе механизация целью менеджмента является систематизация информационных данных. Задачу по сохранению, пополнению и оперативному предоставлению информации на этом этапе призваны обеспечить IT службы. Для этого IT специалисты внедряют системы: для управления отношениями: с покупателями (CRM) и поставщиками (SRM), с персоналом (HRM), для упорядочивания информационных потоков внедряют электронный документооборот и т.д. При этом хранилищем информации является не отдельно взятое подразделение, а бизнес-софт - являющийся рабочим инструментом контроля над ресурсами в т.ч. и информационными.

При этом от настройки «прав доступа работника» специалистом IT подразделения зависит информированность потребителя информации. Складывается парадоксальная ситуация – процесс «информационный поток» уже выделяется, но у него все еще нет владельца, т.к. ранее исполнявшие отдельные задачи специалисты не обладают всем комплексом знаний и навыков для управления им, а IT- службы не хотят заниматься вопросами: выходящими за рамки своей компетенции. При этом любое изменение в каналах связи (например: в предоставление прав доступа к информации), очень часто грешит не оперативностью (со стороны IT специалистов) и слабым контролем (со стороны менеджмента).

Решив вопрос: контроля над информацией и коммуникациями, на уровне ключевой работник, организация становится заложником другой службы – IT. Кроме того возникает вопрос о профессиональном управлении коммуникациями, как в организации, так и вне нее. Ранее исполнявшие функционал специалисты зачастую проводят политику, ориентированную на решение задач для исполнения предписанного им функционала, не участвуя в реализации стратегических задач компании и на этом этапе возникает вопрос о совершенствовании информационной составляющей системы: для управления маркетинговыми коммуникациями, финансовыми и материальными потоками и т.д.

Третий цикл развития – внутренне предпринимательство или целевое управление (МВО).

При достижении третий стадии развития цель формулируется так - совершенствование процесса передачи информации, при этом речь идет об управлении коммуникациями в каждом отдельно выделенном бизнес процессе. Организация испытывает потребность не только в собирании, хранении и скорости передачи (обработки) информации, ей необходимо знать, кто отвечает за качество передачи той или иной информации. Задачу качество в рамках выделенного бизнес процесса призваны решать профессионалы, (они получили профильное образование в данной области), так в организации появляются специалисты по: внутрикорпоративным, маркетинговым и PR коммуникациям, а так же специалисты по работе с акционерами и IR.

Для них информация – это сведения, которые снижают неопределенность знаний потребителя о тех или иных объектах или процессах (например, бизнесе), и как следствие все их усилия заключаются в реализации информационных аспектов: создании и ведении фондов фирменной информации, подготовке аналитических материалов, создании рекламной продукции в своем направлении. При этом очень часто их действия не скоординированы, так например специалист по внутрикорпоративным коммуникациям может просто быть не в курсе мероприятий, которые проводит специалист по маркетинговым коммуникациям, а специалист по PR не знает о программах проводимых IR специалистом.

Возникают эти проблемы зачастую от того, что каждый из вышеназванных специалистов реализует свой функционал в рамках подразделения, в котором он работает, а общекорпоративная политика «в области информации и коммуникаций» отсутствует или известна только – «первому лицу». Контроль за работой специалиста в области информации и коммуникаций осуществляет начальник, управляющий конкретным бизнес-процессом и целью которого является достижение ключевых показателей деятельности в своем направлении.

Так как деятельность любой организации направлена на оптимизацию использования ресурсов и поэтому перед руководством фирмы встает вопрос об информационном менеджменте.

Четвертый цикл развития – менеджмент качества

Качественное использование ресурсов на этом этапе достигается за счет системного управления информацией и коммуникациями в организации, т.е. встает вопрос об информационном менеджменте. Информационный менеджмент - это процесс управления, не только людьми обладающими информацией, но и действиями позволяющими выделить цепочки бизнес-процессов, под которые подстраиваются организационные структуры и IТ- поддержка.

При этом информационный менеджмент – это один из немногих процессов в организации, который существует в рамках жестко заданных ограничений, таких как: · На вход процесса поступает информационная потребность, на выходе - сформированный информационный сервис, который предоставляется заказчику и конечному пользователю. Процесс протекает независимо от организационной структуры и функциональных бизнес-задач /операций.

Процесс управления информацией может также протекать в обратном направлении: от сформированного сервиса происходит анализ IТ- инфраструктуры и выявляется новая потребность, которая до этого не рассматривалась или была невостребованной. Эта цель достигается в процессе управления информацией (InformationManagementProccess) которая начинается (на входе) с выявления или поступления информационной потребности заказчика, а на выходе формируется перечень средств и данных, необходимых для достижения поставленных целей. Задача в этом случае заключается в выявлении данного процесса, его регламентации, реинжениринге (кардинальной перестройке процесса), а также создании и поддержке основных информационных сервисов. Отвечают за управление данным процессом специалисты (менеджеры) по управлению информационными потоками, а реализуется все это за счет внедрения системы информационного менеджмента(SIM), при этом она является составной частью общей системы менеджмента.