Пошаговая инструкция заполнения карты спецоценки.

	Шаги	Комментарии
	Заполняем “шапку”.	Указываем полное наименование работодателя, адрес местонахождения, ФИО руководителя, электронную почту и иные сведения согласно наименованиям ячеек.
	Присваиваем номер и заносим сведения о количестве работников и выполняемой ими работы.	§ Номер присваивается порядковый, должность и наименование структурного подразделения указываются в соответствии со штатным расписанием, количества и номера аналогичных рабочих мест указываются при их наличии (если отсутствуют, ничего писать не надо, если такие места есть, сведения о них можно взять из Раздела II Отчета по итогам СОУТ). § Выпуск ЕТКС, ЕКС - это реквизиты единых тарифно-квалификационных справочников, на основании которых было составлено штатное расписание, просто указываем их реквизиты. § Численность работающих заносится в таблицу по факту, в том числе по аналогичным рабочим местам.
	Вписываем СНИЛС работников.	Здесь записываются номера страховых свидетельств действующих сотрудников, которые трудятся в настоящий момент на этом месте, а также в последующем сюда будут вписываться СНИЛС всех вновь принятых.
	Заполняем поле об используемом оборудовании.	§ Если это фрезерный станок, то пишем, что это фрезер, модель такая, номер такой то (как в документах на его эксплуатацию). Используемое сырье - металл, СОЖ. § Если это офисный ксерокс, то так и пишем, копировальная машина, модель и номер. Используемое сырье - бумага и красящий порошок. Опасные и вредные факторы здесь не указываются, они пишутся ниже.
	Заполняем сведения о вредных и опасных факторах.	§ Отчет по итогам СОУТ заполняет эксперт организации, которая ее непосредственно проводила. Но если Вам посчастливилось заполнять Отчет самостоятельно, то все необходимые сведения о вредных и опасных факторах необходимо взять из заключения по их замерам, которое должна была подготовить соответствующая лаборатория. Из головы ничего брать в этот раздел не надо, все только из документов. § Здесь же указываются сведения об оценке эффективности СИЗ (информация берется из Раздела IV Отчета).
	Заполняем сведения о гарантиях и компенсациях.	В этом разделе указываются гарантии и компенсации, которые предусмотрены законодательством об охране труда. Если по определенной должности что-то положено, сокращенная продолжительность рабочего времени, молоко за вредность и т.п., все это указывается в этом разделе с указанием на нормативный документ.
	Пишем рекомендации по улучшению условий труда.	§ Сюда вписываем сведения, которые комиссия по СОУТ рекомендует с целью минимизации вредных и опасных производственных факторов на организм сотрудника. Полный перечень мероприятий по улучшению условий труда содержится в Разделе VI Отчета. § Если рекомендации отсутствуют, так и пишем - нет.
	Подписываем у комиссии.	Все члены комиссии должны расписаться в карте.
	Знакомим работников.	§ Все сотрудники, которые заняты на этом рабочем месте, даже если они один раз в день приходят для выполнения разовой операции (сделать копию на ксероксе, например), должны быть ознакомлены с результатами СОУТ по этому рабочему месту. Ознакомление с картами специальной оценки условий труда, как и внесение СНИЛС работников в этот документ, рассмотрим отдельно, потому что именно эти разделы вызывают наибольшее количество вопросов при заполнении.
	Внесение СНИЛС в карту СОУТ.	Согласно Приложению № 4 к Приказу Минтруда от 24.01.2014 № 33н (Инструкция по заполнению формы отчета по результатам СОУТ), в строке 021 карты указывается информация о СНИЛС работников. И больше в Инструкции по поводу внесения СНИЛС в карты СОУТ ничего не разъясняется. § Стандартно формой предусмотрено 4 строки под СНИЛС работников. Но работников на этом рабочем месте может трудиться намного больше. Кроме того, одни люди приходят, другие уходят. А как форму заполнять, нигде не написано. § Поэтому вписывайте СНИЛС всех сотрудников, которые заняты на данном месте. Если строк не хватит, сделайте дополнение (по аналогии с отпусками в личных карточках Т-2), и все.
	Ознакомление с картой СОУТ.	§ Ознакомление сотрудников с картами специальной оценки условий труда проводится по завершению всех замеров и исследований. § Все сотрудники, занятые на этом месте, должны быть ознакомлены под роспись, если места не хватает, просто сделайте дополнительный лист.
	Где хранится карта СОУТ.	§ Место или структурное подразделение, где хранятся документы по итогам специальной оценки, работодатель определяет самостоятельно своим нормативным актом. § Если в организации есть отдельная должность или служба по охране труда, то указанные документы будут храниться там. § Если соответствующего специалиста в организации нет, значит, карты СОУТ будут храниться либо в кадрах, либо в бухгалтерии (по принципу - кто непосредственно организовывал, тот и хранит).

o Заполненную карту рабочего места в течение 30 календарных дней с момента утверждения отчета необходимо передать работнику для ознакомления и проследить, чтобы он поставил свою подпись в соответствующей графе. Отсутствие подписи работника может повлечь за собой штраф для работодателя — до 80 000 рублей (ч. 2 ст. 5.27.1 КоАП РФ).

v Как возместить расходы на специальную оценку условий труда.

Работодатель может воспользоваться законным правом на возмещение части средств, потраченных на мероприятия по охране труда, в частности на проведение СОУТ.

o Расходы на спецоценку возмещаются за счет взносов на страхование от производственного травматизма (п. 3 Правил финансового обеспечения предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний работников, далее — Правила), максимум — до 20% от разницы между начисленной суммой взносов и расходами за тот же период на выплату страхового обеспечения (ст.8 Федерального закона от 24.07.1998 г. № 125-ФЗ).

o Особые условия распространяются на малые предприятия, численность штата которых не превышает 100 человек: они могут рассчитывать на 20% от суммы взносов, начисленных за 3 предыдущих года за вычетом выплаченных сотрудникам сумм обеспечения по страхованию от производственного травматизма. Но только при соблюдении двух условий:

§ объем выделяемых средств не превышает сумму взносов, которые компания запланировала перечислить в текущем году;

§ в течение 2 предыдущих лет мероприятия за счет ФСС работодателем не проводились.

Речь идет о таких видах мероприятий, как проведение обязательных периодических осмотров, спецоценки, обучение охране труда отдельных категорий сотрудников, санаторно-курортное лечение персонала и т. д.

Важно: работодатель, планирующий направить страховые взносы на проведение спецоценки, в 2016 году должен был собрать предписанный законодателем пакет документов (п. 4 Правил) и приложить их к заявлению, которое нужно было до 1 августа текущего года подать в территориальный орган ФСС России.

v Самые распространенные ошибки при проведении специальной оценки условий труда.

Работодатели, впервые столкнувшиеся с необходимостью проведения спецоценки, часто совершают досадные ошибки, последствиями которых, как правило, становятся административные штрафы и прочие виды взысканий.

o К числу наиболее распространенных ошибок относится несоблюдение сроков проведения процедуры и игнорирование требования об обязательном ознакомлении сотрудника с картой СОУТ, составленной по итогам оценки его рабочего места.

o Еще одна типичная ошибка — привлечение представителей неаккредитованной организации: если спецоценку проводил исполнитель, не имеющий аккредитации, результаты СОУТ будут аннулированы, а деньги на оплату услуг экспертов — потрачены впустую. Работодателю придется проводить процедуру повторно. Чтобы избежать такого рода неприятностей, обязательно убедитесь в наличии действующего аттестата аккредитации у организации, предлагающей свои услуги по проведению СОУТ.

o Если специальная оценка проводится на предприятии впервые, работодатель не всегда понимает, как определить точное количество рабочих мест, подлежащих проверке. В этом случае нужно ориентироваться не на количество сотрудников, а на перечень действующих рабочих мест — не только за станками, но и за офисными столами, даже если в настоящее время они не заняты (например, закреплены за находящимися в декретном отпуске сотрудницами). Не подлежат СОУТ только 3 типа рабочих мест:

§ дистанционные;

§ надомные;

§ рабочие места сотрудников, нанятых работодателем — физическим лицом, которое не является индивидуальным предпринимателем (ч. 3 ст. 3 Закона № 426-ФЗ).

o Оплачивайте услуги компании, которая проводит спецоценку рабочих мест, исключительно на основании договора — в этом случае снижается риск попасть на недобросовестного исполнителя. Какой бы ни была выбранная схема оплаты (полная или частичная предоплата, постоплата) — сначала нужно заключить договор. Существует немало фирм-однодневок, предлагающих услуги СОУТ по ценам ниже рыночных: выданные такими компаниями отчеты в дальнейшем будут признаны недействительными, а сами они после получения денег от заказчиков просто исчезнут с рынка.

o При проведении измерений необходимо использовать только качественное, надлежащим образом проверенное оборудование: спецоценка, проведенная с использованием сомнительных приборов и средств, считается недостоверной. Чтобы итоговый отчет не аннулировали, заранее запросите у исполнителя свидетельства о поверке используемых при проведении СОУТ средств измерений (ст. 6 Закона № 426-ФЗ). Поверка средств измерений — дорогостоящая процедура, поэтому некоторые организации, специализирующиеся на проведении СОУТ, ею пренебрегают, но пострадает в итоге именно заказчик — работодатель, которому придется заново проводить спецоценку рабочих мест.

v Ответственность за нарушение порядка проведения специальной оценки условий труда.

o Отказ от СОУТ или нарушение порядка ее проведения создает угрозу здоровью и жизни сотрудников предприятия, поэтому размер штрафа за нарушения такого рода с недавних пор исчисляется исходя из количества рабочих мест. Следовательно, работодатель может понести серьезные расходы, особенно если речь идет о большой организации — общая сумма административных штрафов за нарушение статьи 5.27 КоАП РФ порой достигает нескольких миллионов рублей.

Ответственность по ч. 2 ст. 5.27.1 КоАП РФ

Должностные лица Юридические лица

Предупреждение или штраф в размере от 5000 до 10 000 руб. Штраф в размере от 60 000 до 80 000 руб.

В связи с некоторой неопределенностью положений ст. 27 Закона № 426‑ФЗ мнения судей по вопросам привлечения работодателей к административной ответственности в связи с непроведением специальной оценки различаются.

§ В частности, имеются решения, согласно которым в отношении ранее не аттестованных рабочих мест не применяется ч. 6 ст. 27 Закона № 426‑ФЗ. То есть работодатели, которые не проводили аттестацию рабочих мест до 01.01.2014, привлекаются к ответственности за непроведение специальной оценки вне зависимости от наличия или отсутствия рабочих мест, названных в ч. 6 ст. 10 Закона № 426‑ФЗ.

§ Так, суд не принял довод работодателя о том, что оценка условий труда может быть произведена поэтапно до 31.12.2018, поскольку это положение закона согласно ч. 4 ст. 27 Закона № 426‑ФЗ не распространяется на работодателей, не проводивших аттестацию рабочих мест до 01.01.2014, – только на тех, кто ее проводил (см. Решение Московского городского суда от 26.02.2015 по делу № 7‑1673/2015).

§ Однако Верховный суд неоднократно отмечал, что существенное значение при рассмотрении дел о привлечении организаций к ответственности за непроведение специальной оценки имеет положение ч. 6 ст. 27 Закона № 426‑ФЗ, согласно которой в отношении рабочих мест, не указанных в ч. 6 ст. 10 Закона № 426‑ФЗ, специальная оценка условий труда может проводиться поэтапно и должна быть завершена не позднее, чем 31.12.2018.

§ То есть прежде, чем привлечь работодателя к ответственности, требуется выяснить, какие рабочие места предусмотрены штатным расписанием. В частности, имеются ли в организации рабочие места сотрудников, которые получают гарантии и компенсации за работу во вредных и (или) опасных условиях. Или которым предусмотрено назначение досрочной пенсии, и в отношении которых специальная оценка должна быть проведена в кратчайшие сроки (постановления ВС РФ от 22.01.2016 № 36‑АД15-5, от 09.08.2016 № 57‑АД16-5).

§ Оговорки о том, что поэтапное проведение спецоценки возможно только для тех работодателей, которые до 01.01.2014 провели аттестацию рабочих мест по условиям труда, Верховный суд не делает.

v Сроки проведения спецоценки.

Один из основных вопросов, интересующий многих работодателей, которые еще не провели спецоценку условий труда на рабочих местах, – когда же они должны это сделать?

Обратимся сначала к п. 4 ст. 8 Федерального закона от 28.12.2013 № 426‑ФЗ «О специальной оценке условий труда» (далее – Закон № 426‑ФЗ), согласно которому она проводится не реже чем один раз в 5 лет, если иное не установлено данным законом.

Причем в силу п. 4 ст. 27 Закона № 426‑ФЗ в случае, если до дня вступления в силу этого закона, то есть до 01.01.2014, в отношении рабочих мест была проведена аттестация по условиям труда, специальная оценка условий труда в отношении таких рабочих мест может не проводиться в течение 5 лет со дня завершения аттестации. При этом результаты последней используются так же, как и результаты спецоценки, в целях, названных в ст. 7 Закона № 426‑ФЗ.

Вывод о сроках проведения: работодатель должен провести специальную оценку условий труда на рабочих местах организации:

o По истечении 5 лет с момента аттестации рабочих мест, проведенной до 01.01.2014.

o Если аттестация рабочих мест ранее не проводилась, то спецоценка осуществляется:

§ в кратчайшие сроки – в отношении рабочих мест, перечисленных в п. 1, 2 ч. 6 ст. 10 Закона № 426‑ФЗ;

§ поэтапно до 31.12.2018 – в отношении рабочих мест, не указанных в ч. 6 ст. 27 Закона № 426‑ФЗ (к ним относятся офисные рабочие места) и введенных в эксплуатацию до 01.01.2014.

o Кроме этого, работодатель обязан проводить внеплановую специальную оценку в случаях, перечисленных в ст. 17 Закона № 426‑ФЗ.