Тема: связанные таблицы, расчет промежуточных

ИТОГОВ В ТАБЛИЦАХ MS EXCEL

Цель занятия. Связывание листов электронной книги. Расчет промежуточных итогов. Структурированные таблицы.

 

Порядок работы

Задание 1. Рассчитать зарплату за декабрь и построить диаг­рамму. Создать итоговую таблицу ведомости квартального начис­ления заработной платы, провести расчет промежуточных итогов по подразделениям.

1. Запустите редактор электронных таблиц Microsoft Excel и откройте созданный в практической работе 25 файл «Зарплата».

2. Скопируйте содержимое листа «Зарплата ноябрь» на новый лист электронной книги (Правка/Переместить/Скопировать лист). Не забудьте для копирования поставить галочку в окне Создавать копию.

3. Присвойте скопированному листу название «Зарплата декабрь». Исправьте название месяца в названии таблицы.

4. Измените значения Премии на 46 %, Доплаты — на 8 %. Убедитесь, что программа произвела пересчет формул (рис. 1).

 

 

Рис. 1. Ведомость зарплаты за декабрь

 

5. По данным таблицы «Зарплата декабрь» постройте гистограмму дохода сотрудников. В качестве подписей оси Х выберите фамилии сотрудников. Проведите форматирование диаграммы. Конечный вид гистограммы приведен на рис. 2.

6. Перед расчетом итоговых данных за квартал проведите сор­тировку по фамилиям в алфавитном порядке (по возрастанию) в таблице расчета зарплаты за октябрь.

7. Скопируйте содержимое листа «Зарплата октябрь» на новый лист (Правка/'Переместить/'Скопировать лист).

 

Рис. 2. Гистограмма зарплаты за декабрь

8. Присвойте скопированному листу название «Итоги за квартал». Измените название таблицы на «Ведомость начисления заработной платы за четвертый квартал».

9. Отредактируйте лист «Итоги за квартал» согласно образцу на рис. 3. Для этого удалите в основной таблице колонки «Оклад и «Премия», а также строку 4 с численными значениями: % Премии и % Удержания и строку 19 «Всего». Удалите также строки с расчетом максимального, минимального и среднего доходов подосновной таблицей. Вставьте пустую строку 3.

10. Вставьте новый столбец «Подразделение» (Вставка/Стол­бец) между столбцами «Фамилия» и «Всего начислено». Заполни­те столбец «Подразделение» данными по образцу (рис. 3).

11. Произведите расчет квартальных начислений, удержаний и суммы к выдаче как сумму начислений за каждый месяц (данные по месяцам располагаются на разных листах электронной книги, поэтому к адресу ячейки добавится адрес листа).

 

Краткая справка. Чтобы вставить в формулу адрес или диапазон ячеек с другого листа, следует во время ввода формулы щелкнуть по вкладке этого листа и выделить на нем нужные ячей­ки. Вставляемый адрес будет содержать название этого листа.

В ячейке D5 для расчета квартальных начислений «Всего начис­лено» формула имеет вид:

 

= Зарплата декабрь! F5 + Зарплата ноябрь! F5 + Зарплата октябрь! Е5.

 

Аналогично произведите квартальный расчет столбца «Удер­жания» и «К выдаче».

 

Рис. 3. Таблица для расчета итоговой квартальной заработной платы

 

Примечание. При выборе начислений за каждый месяц де­лайте ссылку на соответствующую ячейку из таблицы соответ­ствующего листа электронной книги «Зарплата». При этом произойдет связывание ячеек листов электронной книги.

 

12. В силу однородности расчетных таблиц зарплаты по меся­цам для расчета квартальных значений столбцов «Удержания» и «К выдаче» достаточно скопировать формулу из ячейки D5 в ячейки Е5 и F5.

 

Рис. 4. Расчет квартального начисления заработной платы связыванием листов электронной книги

 

 

Рис. 5. Вид таблицы начисления квартальной заработной платы после сортировки по подразделениям

Рис. 6. Окно задания пара­метров расчета промежуточ­ных итогов

Для расчета квартального начисления заработной платы для всех сотрудников скопируйте формулы вниз по столбцам D, Е и F. Ваша электронная таблица примет вид, как на рис. 4.

13. Для расчета промежуточных итогов проведите сортировку по под­разделениям, а внутри подразделе­ний — по фамилиям. Таблица при­мет вид, как на рис. 5.

14. Рассчитайте промежуточные итоги по подразделениям, используя формулу суммирования. Для этого выделите всю таблицу и выполните команду Данные/Итоги (рис. 6). Задайте параметры подсчета проме­жуточных итогов:

при каждом изменении операция — в Подразделение;

операция – Сумма;

добавить итоги: Всего начислено, Удержания, К выдаче.

Отметьте галочкой операции «Заменить текущие итоги» и «Ито­ги под данными».

Примерный вид итоговой таблицы представлен на рис. 7.

 

 

Рис. 7. Итоговый вид таблицы расчета квартальных итогов по зарплате

 

15. Изучите полученную структуру и формулы подведения про­межуточных итогов, устанавливая курсор на разные ячейки таблицы. Научитесь сворачивать и разворачивать структуру до разных уровней (кнопками «+» и «-»).

 

Краткая справка. Под структурированием понимаются многоуровневая группировка строк и столбцов таблицы и созда­ние элементов управления, с помощью которых легко можно скры­вать и раскрывать эти группы.

 

16. Сохраните файл «Зарплата» с произведенными изменениями.

Дополнительное задание

Задание 2. Исследуйте графическое отображение зависимо­стей ячеек друг от друга.

Порядок работы

1. Скопируйте содержимое листа «Зарплата октябрь» на новый лист.

2. Листу с копией дайте имя «Зависимости».

3. Откройте панель Зависимости (Сервис/Зависимости/Панель зависимостей) (рис. 8). Изучите назначение инструментов па­нели, задерживая на них указатель мыши.

Рис. 8. Панель зависимостей

Рис. 9. Зависимости в таблице расчета зарплаты

4. Устанавливайте курсор на ячейку в каждом столбце и вызы­вайте зависимости кнопками Влияющие ячейки и Зависимые ячейки панели зависимостей. Появятся стрелки, указывающие на зависи­мость ячейки от других ячеек и ее влияние на другие ячейки. При­мерный вид таблицы с зависимостями приведен на рис. 9.

5. Сохраните файл «Зарплата» с произведенными изменениями.