Документні потоки та масиви: ознаки, властивості, параметри та функції. Структурування документних потоків та масивів

Документні потоки і масиви відокремлюються в самостійні явища системи документних комунікацій завдяки наявності власних ознак та властивостей. Ознаки відображають зовнішні сторони явища, а властивості відбивають внутрішні його особливості та відмінні якості. Оскільки документні потоки та масиви - це складові однієї системи, родоутворюючим елементом якої є документ, вони крім відмінних мають спільні ознаки та властивості, що відтворюють характерні особливості функціонування документів у суспільстві.

Спільні ознаки документних потоків та масивів: множинність документів, з яких складається ДП та М; доцільність функціонування ДП та М, спрямованість їх формування на досягнення кінцевої мети, на забезпечення функціонування ДК, управління, обмін документованою інформацією, створення оптимальної системи ДР; ¦ постійне відтворення ДП та М у процесі соціально-комунікативної діяльності.

Відмітними ознаками потоку, що відрізняють його від масиву, є: ¦ динамічність як спосіб існування потоку, який постійно переміщує документи від створювачів документованої інформації до її споживачів; ¦ невпорядкованість документів у потоці, який лише переміщує їх по комунікаційних каналах і за станом своєї організації, як звичайно, не пристосований для безпосереднього використання в ньому інформаційної складової документів споживачами.

Так, зовнішній потік, який потенційно надходить на вхід термінальних ДС, містить документи, що потенційно призначені для використання, але поки вони не оброблені та не відображені в інформаційно-пошукових системах, вони фактично не доступні споживачам.

ДМ, навпаки, відносно статичні, більш упорядковані, створюються через відбір, оскільки формуються відповідно до конкретного призначення, мають профіль та сукупність специфічних ознак документів, що обмежують формування масиву. Наприклад, ДМ книготорговельної організації, ДМ місцевого відділення Укрдруку, масив документів відділу комплектування наукової бібліотеки, який без попереднього його освоєння методами аналітико-синтетичної обробки не може стати частиною фонду та ін.

Розрізняють атрибутивні та прагматичні властивості ДП та М. Атрибутивні - це необхідні, суттєві властивості, без яких явище не існує. Прагматичні - це властивості, які виявляються в процесі використання ДП та М.

До атрибутивних властивостей, загальних для ДП та М,- належать: цілісність, цілеспрямованість, дискретність, континуальність, інформативність.

Цілісність забезпечується наявністю внутрішніх зв'язків між документами потоку або масиву. Всі документи взаємопов'язані між собою за будь-якою однією або кількома ознаками: тематикою, мовою видання, місцем походження, цільовим призначенням, формою носія або засобом документування інформації та ін. Внутрішня єдність елементів системи ДК, коли один документ доповнює інший, забезпечує тривалість функціонування та постійне зростання значущості ДП та М у суспільстві. Система зберігає свою цілісність, поки є мета її функціонування і елементи, що входять у систему, взаємодоповнюють один одного. Тобто цілісність ДП та М як системи забезпечується наявністю тісних взаємозв'язків між створювачами та користувачами документів.

Цілеспрямованість системи забезпечується наявністю мети - поки у суспільства буде потреба у комунікації на снові документованої інформації, будуть функціонувати ДП та М.

Дискретність виявляється в тому, що ДП та М складаються з окремих самостійних документів, які можуть бути відмежовані один від одного у просторі та часі. Це зумовлено тим, що кожен документ потоку або масиву залишається незмінним за змістом і зберігає та розповсюджує лише певну кількість відомостей про об'єкт. Для доведення до користувачів нової інформації створюються інші документи, що постійно поповнюють документі потоки, а через них - масиви.

Діалектичною протилежністю дискретності є континуальність, яка виявляється в постійному продукуванні суспільством нових документів та накопичуванні документованою пам'яттю людства відомостей про його досягнення. За думкою Ю.М. Столярова, властивість документа виступати у двох статусах - дискретним або континуальним - зумовлює одночасне існування док рентного потоку та документного масиву: кожний окремий (дискретний) документ є результатом, продовженням низки попередніх документів і в свою чергу - причина, джерелом появи наступних документів.

Невід'ємною складовою будь-якого документа є інформація, яка має цінність і призначена для зберігання та розповсюджування, тому важливішою властивістю документних потоків та масивів є інформативність. Вона виявляється в тому, що ДП та М містять відомості з усіх сфер людської діяльності на всій території планети за всі часи.

Крім загальних атрибутивних властивостей, притаманних і ДП та М, є специфічні атрибутивні властивості, що зумовлюють відмінності між ними. Так, зовнішні ДП - це джерело поповнення та оновлення ДМ, які в свою чергу призначені для кумулювання документів, їх упорядкування, розповсюдження та організації користування ними. Тому документним потокам притаманні такі специфічні атрибутивні властивості:

транзитивність - проходження через проміжні документні системи;

нескінченність - постійне продукування суспільством нових документів та їх рух у часі й просторі;

нестабільність - постійна зміна кількісного обсягу, темпів зростання, типо-видової, жанрової, мовної структури та інших характеристик ДП.

Масивам документів притаманні протилежні специфічні властивості:

термінальність - призначеність для відбору та кумулювання профільних видів документів з метою організації їх функціонування в каналах документної комунікації;

скінченність - обмеженість функціональним призначенням та іншими ознаками;

стабільність - пристосованість для вводу та виводу окремих видів документів з метою їх упорядкування та організації розповсюджування.

Прагматичні властивості ДП та М - це стохастичність, керованість, відкритість, організованість, синергетичність.

Стохастичність (імовірність) формування ДП та М виявляється в тому, що неможливо з абсолютною точністю розрахувати їх поповнення, передбачити ступінь цінності та використання окремих документів. Це зумовлює необхідність широкого впровадження різноманітних методів вивчення ДП та М, прогнозування їх розвитку в суспільстві.

Керованість як властивість ДП та М розкривається у двох аспектах: у здатності потоків і масивів бути керованими, у спроможності управляти суспільною діяльністю. Обсяг, склад, структура ДП та М змінюються під впливом зовнішнього та внутрішнього середовища і, в свою чергу, впливають на них через задоволення та формування інформаційних потреб користувачів.

Відкритість ДП та М проявляється в їх поступовому розвитку та універсальності відносно інформаційної та матеріальної складової документів, їх форм, носіїв та засобів документування. Нині в суспільстві використовують найрізноманітніші види документів: рукописні і електронні, опубліковані та ті, що не публікують, паперові, плівкові та ін., які охоплюють за змістом увесь універсуум знань людства.

Системним об'єктам притаманна організованість, наявність ієрархічної структури, співвідношення окремих елементів, розташованість їх один до одного згідно з заданими параметрами або схемою упорядкування. Наприклад, за рівнями функціонування розрізняють міжнародні, міжгалузеві, міжособисті ДП, за напрямом - вхідні, вихідні, внутрішні та ін.

Синергетичність ДП та М виявляється в тому, що збільшення загальної ефективності системи досягається злагодженим функціонуванням окремих її елементів. Так, сформувати якісний ДМ книжкової крамниці неможливо без систематичного поповнення його новими документами, що постійно виникають у ДП. Необхідність підвищення ефективності функціонування документних комунікацій як на локальному, так і на загальнодержавному рівнях потребує організаційно-технічної консолідації спеціалізованих документних установ, що зайняті створенням, розповсюдженням, кумулюванням документів.

Якщо характеристики ДП та М піддаються вимірюванню, вони набувають статусу параметрів. Основні параметри ДП та М: зміст та функціональна належність - відповідають цільовому призначенню документів, що складають потік або масив; структура, що має ознаки, відповідно з якими може здійснюватися класифікація документів та їх індексація, створюватися система довідково - пошукового апарату; режим функціонування - визначається змінами, що відбуваються з плином часу в інформаційному навантаженні ДП та М.

До факторів, що характеризують режим руху документів у потоці чи масиві, належать: обсяг ДП та М у фізичних величинах (кількість документів або інформації, що в них міститься); пропускна спроможність каналів зв'язку, засобів створення та тиражування документів, допустиме навантаження співробітників, що обробляють документи та попит користувачів на документовану інформацію. При цьому семантична насиченість ДП та М визначається кількістю назв документів, а фізична насиченість - кількістю їх екземплярів.

Функції ДП та М - це реалізація їх властивостей у процесі функціонування ДК суспільства.

Базисною функцією є інформативна - забезпечення розповсюджування соціальної інформації у суспільстві. Виконуючи основну функцію - інформативну - ДП та М як система постійно пристосовується до будь-яких змін зовнішнього середовища, витримуючи його вплив. Змінюються умови функціонування системи: вдосконалюються засоби фіксування інформації та її матеріальні носії, впроваджуються новітні технології передачі документованої інформації, ускладнюються інформаційні потреби користувачів, посилюються їх вимоги щодо форм та оперативності надання необхідних документів, впроваджуються нові закони та джерела фінансування, але система не руйнується, а лише адаптується до нових умов.

Основна функція ДІЇ - комунікативна - забезпечення руху та обміну інформацією в соціальному середовищі, налагодження стійкого міжсуб'єктного зв'язку між створювачами та користувачами документованої інформації, реалізація глобальної мережі контактів у суспільстві.

Основна функція ДМ - кумулятивна - забезпечення зосередження документів, їх упорядкування з метою організації розповсюдження та використання членами суспільства.

Перелічені функції зумовлюють суспільну необхідність існування ДП та М, викликані потребами суспільства, тому належать до зовнішніх функцій.

Внутрішні функції відображають завдання ДП та М відносно тих підсистем ДК, з якими безпосередньо пов'язані, тобто виробників, розповсюджувачів та користувачів документів. До цих функцій належать:

соціально-орієнтувальна (або соціалізуюча) - забезпечення спадкоємності розвитку суспільства завдяки функціонуванню ДП та М;

управлінська - забезпечення керівництва соціальними процесами через розповсюдження серед членів суспільства документованої інформації;

утилітарна - використання ДП та М у процесі соціально комунікативної діяльності. Стосовно конкретного користувача ця функція може проявлятися як система конкретних функцій - культурно-освітньої, прагматичної, гедонічної, статистичної, правової, функції історичного джерела та ін. Наприклад, 12 - 14 % всіх створюваних у суспільстві ділових документів надходять на постійне зберігання до державних архівів - цей ДП містить історичні відомості про розвиток суспільства, тому виконує функцію історичного джерела.

Таким чином, ДП та М відокремлюються у відносно самостійні системи завдяки наявності власних ознак, властивостей та функцій. їх знання дозволяє відрізняти ДП та М від інших підсистем ДК, зважати на об'єктивні закони їх розвитку та використання, оптимізувати роботу з ними.

Структура - сукупність стійких зв'язків об'єкта, що забезпечують його цілісність, збереження основних властивостей. Структурування - це визначення внутрішньої будови об'єкта вивчення, встановлення зв'язків та співвідношень між його складовими.

Основи структурування ДП та М - це базисні положення раціонального впорядкування документів у потоках та масивах, що сприяє створенню оптимальних моделей їх функціонування. Активне збільшення нових видів документів та розширення їх репертуару потребують різних підходів до побудови систем упорядкування ДП та М, оскільки у єдиній сукупності ними складно керувати.

Структурувати ДП та М можна за різними ознаками: змістовними і формальними. До змістовних належать ті ознаки структурування, що відбивають семантичні та тематико-типологічні особливості ДП та М.

Семантична структура ДП та М відбиває смислові зв'язки між документами, кількісну розповсюдженість документів однієї тематики. Семантична структура ДП та М виявляє себе через посилання на попередні роботи в текстах документів, пристатейні та прикнижкові списки літератури та ін. Так, у разі одночасного цитування двох наукових публікацій у третій, між двома першими повинні існувати відношення інтелектуальної взаємодії, або когнітивні зв'язки. Вивчення семантичної структури ДП та М сприяє визначенню міждисциплінарних зв'язків, тенденцій розвитку комунікативних процесів у науці, фактів зародження нових дослідних напрямів.

Тематична структура - це відносна поширеність документів певної тематики у ДП та М. Моделлю тематичної структури ДП та М можуть служити класифікаційні схеми: Універсальна десяткова класифікація, Бібліотечно-бібліографічна класифікація, Міжнародна класифікація винаходів та ін.

Семантичну та тематичну структури ДП та М не можна ототожнювати: перша означає зв'язок не лише за тематикою, але й за іншими змістовними зв'язками - за методами дослідження, термінологією, фактичним матеріалом. Семантична структура ДП та М постійно змінюється, оскільки кожний новий документ змінює змістовні зв'язки між попередніми документами та їх значимість для користувача, а тематична структура ДП та М є відносно стабільною.

Типологічна структура ДП та М - це розповсюдженість та кількісне співвідношення документів певних типів або жанрів. При динамічному моніторингу за розвитком типологічної структури ДП та М є можливість визначити актуальні проблеми або тенденції функціонування конкретних сфер та галузей. Наприклад, різке зменшення у потоці кількості наукових видань свідчить про нестабільність та кризовий стан розвитку науки. Сучасну типологічну структуру видавничого ДП відбивають покажчики державної статистики друку: у 1998 р. в Україні було видано 286 друк. од. офіційних видань, що становить 5,1% загального ДП; 919 друк. од. наукових видань (16,6%); 493 науково-популярних видань (8,9%); 1507 друк. од. навчальних видань (27,1%); 393 друк. од. довідкових видань (7,1%); 764 друк. од. літературно-художніх видань (13,8%) та ін.

Інші ознаки структурування ДП та М належать до формальних і відбивають видові, мовні, географічні, видавничі характеристики документів, технологічні особливості носіїв інформації та її документування.

Видова структура - це співвідношення у ДП та М документів різних видів. Наприклад, у 1998 р. видова структура ДП видань України мала такі особливості: авторефератів дисертацій - 2601 назва, що становить 25,8% ДП некнижкових видань; образотворчих видань - 222 назви (2,2%); нотних видань - 26 назв (0,2%); 844 назви журналів та продовжуваних видань (8,4%); 2509 газет (24,9%).

Мовна структура ДП та М - це співвідношення кількості документів, опублікованих певними мовами. Так, у вітчизняному ДП книг політичної тематики у 1998 р. видання українською мовою склали 85,2%, російською мовою -13,9%, англійською мовою - 0,3%, двома мовами - російсько-українською - 0,6%.

Географічна структура ДП та М - це розподіл документів за місцем видання. Наприклад, географічна структура вітчизняного ДП політичної тематики за 1998 р. представлена 20 містами України. Майже 90% складають документи, видані у Києві (70,9%), Львові (11%) та Харкові (4,8%). Аналіз показників географічної структури ДП книг і брошур України за 1998 р. дозволяє зробити висновок, що книговидавнича діяльність найрозвиненіша у Київській (там видано 50,3% загального ДП), Харківській (9,7%) та Донецькій (8,6%) областях. Одночасно в кризовому становищі перебувають книговидавці Херсонської (видано 0,02% річного обсягу загального ДП книг і брошур) та Миколаївської (0,03%) областей.

Видавнича структура ДП та М - це кількісне співвідношення документів за ознакою належності до видавничих установ, до яких входять державні й приватні видавництва, органи державної влади та управління, вищі навчальні заклади, науково-дослідні установи та ін. Уміння орієнтуватися в сукупності видавничих установ та їх продукції дозволяє правильно, оперативно, повно комплектувати документні фонди, розшукувати потрібні користувачам нові видання.

Авторська структура ДП та М - це співвідношення документів за ознакою наукових колективів чи індивідуальних авторів. В залежності від основного профілю розробок первинні наукові колективи (кафедри, лабораторії, відділи, інститути та ін.) поділяються на дві групи: перша - профільні колективи, тобто ті, чия діяльність повністю укладається в межі комплексної наукової проблеми; друга - непрофільні, які крім даної проблеми проводять свої основні дослідження і розробки по інших напрямах. Вивчення організаційно-фірменної та авторської структури результативне, тому що дозволяє визначити коло наукових шкіл та їх лідерів, перелік авторів, яких найчастіше цитують та ін.

Хронологічна структура ДП та М - це співвідношення документів за роком видання. її вивчення результативне при встановленні рівня та швидкості оновлення або старіння документів у документних системах.

ДП та М можна структурувати за будь-якими формальними ознаками документних класифікацій, визначаючи співвідношення документів, що відрізняються знаковою природою інформації, способом документування, матеріальною конструкцією документів, призначеністю для сприйняття інформації користувачем та ін. Так, останнім часом у ДП та М зростає питома вага електронних документів, що свідчить про активне впровадження новітніх інформаційних технологій у сферу документних комунікацій.

У документалістиці поширені інші ознаки структурування ДП: за рівнями та спрямованістю функціонування відокремлюють вхідні, вихідні та внутрішні потоки; за складністю напрямів ДП поділяють на два види: симплексний (спрямований від одного створювача до одного користувача) та мультиплексний (від кількох створювачів до одного або кількох користувачів).

Таким чином, ДП та М як системні об'єкти мають структуру, що відображає концентрацію та розсіювання документів, їх кількісне зростання і старіння залежно від конкретних ознак: належності документів конкретним авторам, темам, місцю та року видання тощо. З появою нових наукових напрямів, носіїв, засобів документування інформації та ін. інновацій, що відбуваються в інфосфері, структура ДП та М змінюється. Наприклад, у розвинутих країнах світу в 1990-х рр. електронні форми інформування про нові публікації та доставки їх копій користувачам змінили співвідношення основних видів наукових документів у потоці: швидко зростає кількість наукових журналів на оптичних носіях, збільшується питома вага публікацій з проблем нових інформаційних технологій та ін.

Стеження за змінами структури ДП та М дозволяє прогнозувати закономірності розвитку документних комунікацій суспільства, здійснювати науково обґрунтоване управління документними системами.