Генеральна військова канцелярія

ТЕМА 2. ІСТОРІЯ РОЗВИТКУ ПРОФЕСІЇ І СПЕЦІАЛЬНОСТІ

2.1. Зародження документування в Давньоруській державі.

2.2. Розвиток документознавства в період існування Литовської держави та генеральної військової канцелярії

2.3. Працівник виконавчого і колезького діловодства як перші документознавці.

2.4. Канцелярські працівники “Виконавчого делопроизводства” ХІХ–поч. ХХ ст.

!!!

Домашнє завдання: знати визначення термінів, які подані у матеріалі, а також знайти і знати визначення термінів, виділених жирним шрифтом. Вкінці матеріалу є перелік питань, які будуть ставитися додатково тим, хто відповідатиме. А також за ними я опитуватиму всіх, як на минулій парі.

 

2.1. Зародження документування в Давньоруській державі.

Історія виникнення таких професій, як архіваріус, діловод, секретар, писар бере свій початок ще з давніх часів та обумовлена збільшенням масивів інформації в суспільстві. Відомо, що перші свідчення про документи як об’єкти відносять до 4-5 тис. до н.е. Згодом з’являлися і професійні робітники, архіваріуси, що вели облік документації, але з появою книги та перших друкарень, а паралельно і зі становленням системи справочинства в 17-18 ст. виникла потреба в кваліфікованих інформаційних робітниках, діловодах.

На початкових стадіях розвитку Давньоруської держави і в період феодальної роздробленості (до кінця XV ст.) державних установ ще не існувало. Їх функції найчастіше виконували окремі посадові особи або органи, які здійснювали свою діяльність або взагалі без штату чиновників, або з дуже обмеженим штатом.

Письмові документи, які дійшли до наших часів, дані, отримані археологами і лінгвістами, свідчать, що вже в Х ст.. в Давньоруській державі існувала культура написання документів. Це договори з Візантією 911 і 945 рр. Примітно, що в обох договорах згадується практика складання документів. У першому випадку – письмових заповітів, в іншому – подорожних грамот для купецьких кораблів.

В період правління Володимира Святославина в Києві – столиці Давньоруської держави (978-1015 рр.) – існував навчальний заклад для дітей бояр і старших дружинників. З випускників цієї школи й відбиралися претенденти на посади «печатников» - хранителів князівської печатки, «металников» - судових секретарів, писців і дяків при князях і крупних феодалах.

Нагромадження традицій у сфері документування призвело до формування кола професійних спеціалістів в галузі створення і обробки документів. На початку їх склад поповнювався за рахунок церковних псаломщиків і дяків. Не випадково термін «дяк» як узагальнюючий закріпився за усіма особами, які вели діловодство і документування.

 

2.2. Розвиток док-ва в період існування Литовської держави та генеральної військової канцелярії

Литовська держава

Протягом XIV ст. всі українські землі поволі входять до складу нового політичного органу – Литовської держави. Усе центральне урядування державою було зосереджено в руках Великого князя Литовського і Ради.

Органом виконавчої влади у центрі була канцелярія. З кінця XV ст. маємо свідоцтво того, що канцелярія князівства організована була досить раціонально – всякий акт, що виходив від імені князя, мав бути записаний до книг так званої Метрики (Литовська Метрика). Книги Метрики писалися в канцелярії Великого князя.

На чолі канцелярії стояв канцлер Великого князівства Литовського, при ньому – віце-канцлер, писарі і дяки. Порядок видачі грамот з канцелярії князя свідчить про обов‘язки її штату: “ Дяк переписував виготовлену грамоту, “отпуск” (тобто копію її) заносив до книги Метрики, а писар скріплював грамоту (тобто підписував, ставив свою “скрепу”). В багатьох випадках “скрепи” писаря було досить, і грамота виходила з канцелярії від імені князя, без його підпису.

Канцлер і віце-канцлер зобов‘язані були книги Метрики “в своїй охороні зберігати пильно”, і мати при собі для вписування актів в книги одного чи двох присяглих писарів, щоб на випадок втрати якогось важливого док-та можна було одібрати засвідчену копію за королівською печаткою.

Окрім звичайно посади писаря, при канцелярії були секретарі – так звалися писарі, що знали латинську мову, яка на ті часи була мовою офіційною, мовою документів.

Писар литовської великокнязівської канцелярії спостерігав за внесенням документів в актову книгу цієї канцелярії, якою й була Литовська Метрика.

Генеральна військова канцелярія

При особі гетьмана ще за часів Б.Хмельницького утворилася Генеральна військова канцелярія – установа, що залежала в своїх функціях від особи гетьмана і Ради Старшинської, а в канцелярських своїх функціях від генерального писаря. Безпосередньо керував Канцелярією старший канцелярист, або, як він звався, реєнт Канцелярії, потім йшли канцеляристи.

Сама Генеральна Військова канцелярія складалася з “присутствия” – розпорядчого органа, що складався з генеральної старшини і швидше був малою Старшинською Радою, ніж канцелярією. В разі відсутності гетьмана вся повнота влади переходила до неї. Коли скасовано було гетьманство (1764 р.), скасована була й Генеральна військова канцелярія, як вищий керуючий орган.

Як говорилося, канцелярія у вузькому розумінні слова, тобто як орган технічний, стояла під головним керуванням генерального військового писаря та реєнта Генеральної Військової Канцелярії. Писареві указом Петра 1 (1720 р.) доручено було, «чтобы в записных книгах включались по порядку все гетманские универсалы и письма, равно и бумаги, подписываемые генеральным писарем в болезнь гетманскую».

Для керування справами окремих полків Генеральну Військову канцелярію поділено було на “повытья”.

Писарю як начальнику канцелярії підпорядковувався цілий штат службовців та осіб, що готувалися до службової кар‘єри: підписки, протоколісти, реєстратори, копіїсти, толмачі та “повитчики”. Вони всі звалися канцеляристами. Всі канцеляристи, підканцеляристи та й сам писар звалися військовими.

 

2.3. Працівники приказного і колезького діловодства як перші документознавці.

Приказне діловодство

З утворенням (кінець XV ст.) Російської централізованої держави, центром якої стало Московське князівство, з‘явилася необхідність в організації управлінської діяльності державного апарату. Виникає система органів державного управління – приказів в центрі, приказних домів на місцях. Прикази як державні установи, виникли із особистих доручень

Великого князя, які він видавав у зв‘язку з тими чи іншими завданнями державного управління своїм довіреним особам – боярам та дякам. Поступово ці доручення стали вимагати для належного виконання утворення спеціального апарату, особливих установ, що й отримали назву “приказов”, відповідальних за певні галузі державного управління. Наприклад, Разрядний приказ відповідав за комплектування і формування війська; Помістний – за забезпечення і облік помісних дворянських земель; Посольський – за ведення іноземних справ та ін. Поступово прикази перетворилися в центральний державний апарат.

Документування в цих умовах повинно було перетворитися в систему, яка в окремих випадках будувалася не лише на традиціях, а й вказівках і положеннях закону. Всередині приказів продовжується подальша диференціація функцій, формується службова бюрократія. Штат приказу міг складатися від 50 до кількох сотень осіб: на чолі приказу стояв суддя, потім йшов дяк – який був керівником приказної канцелярії, далі – піддячі та інші.

Вони були особами, які займалися складанням документів з того чи іншого питання, або справи, а тому, як правило, добре знали й саму справу. Дяки, піддячі були членами дипломатичних місій, виконували важливі справи внутрішньополітичного, фінансового, судового характеру.

Дяки керували поточною роботою приказу, усім діловодством. Вони писали на вхідних документах помітки з вказівкою, що потрібно зробити, виправляли чернетки листів-відповідей, підписували біловики. Їхні підписи називалися “припись”.

Приказ поділявся на структурні частини – столи, або “повытья” (від “выть” – частина). На їх чолі стояли “старі” або “старші” піддячі. Крім старших, у приказі працювали також середні (або піддячі “середньої” руки) і молоді піддячі.

Під керівництвом старого підьячого йшло безпосереднє виконання документа. Він засвідчував своїм підписом біловик. Його підпис називався “справою”.

Середні піддячі займалися довідковою роботою, писали чорновики доументів; молодші – переписували начисто. Виникає інститут “площадных подьячих” (середина XVI ст.), вони виконували функції нотаріусів.

Колезьке діловодство

Перехід від самодержавства XVII ст. до самодержавства XVIII ст. “з його бюрократією, служилими станами”, призвів до створення у XVIII ст. абсолютної монархії, чиновницько-дворянської імперії. Перетворення уряду Петра Першого, спрямовані на зміцнення держави поміщиків і торговців, зачепили найрізноманітніші сторони державної діяльності. Усі наймасштабніші зміни у діловодстві також пов‘язані з реформами Петра Першого. Реформа державного апарату привела до створення системи нових установ: Сенат; Синод, колегії; місцеві канцелярії.

Реформи управління значно збільшили кадри бюрократії, роль якої в роботі державного апарату безперервно зростає. Бюрократія стає однією з основних опор самодержавства.

Створені колегії для управління різними галузями державного життя: колегія іноземних справ; військова колегія, ревізії, юстиц-колегія, вотчинна колегія, берг-мануфактур, комерційна колегія.

У колегіях був однотипний внутрішній устрій; чіткий розподіл функцій; колегіальний порядок вирішення справ; сувора законодавча регламентація прав і обов‘язків.

Основою організації діловодства XVIII ст. в державних установах був Генеральний Регламент, тобто спеціальний статут.

Єдиною організаційною формою, спеціальним апаратом виступала канцелярія колегії.

Генеральний Регламент детально визначив склад канцелярії, в штаті якої були: секретар, нотаріус, реєстратор, актуаріус, канцеляристи, копіїсти, перекладачі (для письмових перекладів), толмачі (для усних перекладів), вахмістр.

Центральною фігурою в колезькій канцелярії був секретар. На нього покладалася відповідальність за постановку діловодства, підготовку справ до засідань, доповідь справ на колегії, зберігання печатки. Добре знав закони, був зобов‘язаний у доповідях по справах робити посилання на відповідне законодавство.

На вхідних документах, що поступали в колегію, секретар мав помічати у верхньому правому кутку номер і дату його отримання.

Обов‘язки нотаріуса (або протоколіста) полягали в документуванні засідань колегії, складанні протоколів відповідно до стандартної форми.

Колезький реєстратор вів реєстраційні журнали усіх справ, що розглядалися в колегії.

Усі завершені у діловодстві документи (“письма”) потрапляли до актуаріуса, який вів по них особливий реєстр. Актуаріус був “хранителем бумаг”. Також при видачі справи з архіву у тимчасове користування актуаріус мав брати обов‘язкову розписку.

Робота для всього штату колегії була присяжною, “присяжна посада” за Генеральним Регламентом означала беззаперечне дотримання законів, а також передбачалася ціла система покарань за посадові злочини, за порушення державних інтересів.

2.4. Канцелярські працівники “Виконавчого делопроизводства” ХІХ–поч. ХХ ст.

Початок XІХ ст. ознаменувався новою реформою державного управління й діловодства, що стосувалася головним чином верхнього рівня управління - вищих й центральних установ, і разом з реформами Катерини ІІ в останній чверті XVІІІ ст. завершила формування системи центральних і місцевих установ.

Нова система управління - міністерська, заснована на принципі єдиноначальності. Створення міністерств із одноосібно керуючими міністрами було необхідно для більше гнучкої й оперативної системи управління. При міністрах створили ради, що мали статус колегіального дорадчого органа. Статус міністрів як одноособових виконавців волі царя й визначило діловодство міністерств як "виконавче”.

Остаточно одноособовий міністерський принцип переміг лише з виданням 28 січня 1811 р. " Загального закладу міністерств " - законодавчого акту, що визначив всю систему міністерського устрою, включаючи їхнє діловодство й систему взаємин з іншими установами й особами. Відповідно до цього акту збільшилося число міністерств і відбулися деякі зміни в перерозподілі справ між ними.

Міністри призначалися самим імператором і були відповідальні тільки перед ним. Принцип єдиноначальності покладений в основу всієї організації міністерств: директори, що очолювали департаменти, підпорядковувалися безпосередньо міністрові, начальники відділень - директорам департаментів, столоначальники - начальникам відділень. Канцелярія міністра діяла на правах департаменту; канцелярії департаментів мали більш простий внутрішній устрій: вони очолювалися правителем канцелярії й мали штат чиновників - журналіста, екзекутора, скарбника, переписувачів й ін., їх посадовий і кількісний склад залежав від обсягу й змісту справ. Директор канцелярії по чину був рівним директору будь-якого іншого функціонального департаменту. Особливе місце в Державній Канцелярї займали секретарі: державний секретар, статс-секретар, обер-секретар.

Вони відали усіма справами, готували справи до доповіді в департаменті і загальному зібранні; на них покладалася відповідальність за точність відомостей, ясність їх викладення, складання усіх документів, за ведення журналів, складання звітів та ін.

З другої половини ХІХ ст. активно розвиваються нові структури управління (у банках, синдикатах, спеціальних органах нагляду, комісіях, комітетах, радах тощо). Вони вимагали значного числа секретарів і інших канцелярських працівників для ведення справ і документів. Підготовка канцелярських працівників на початку ХІХ ст. відбувалася в самих міністерствах. У середині ХІХ ст з‘являються школи стенографістів, в 1868 р. у Харкові були створені спеціальні курси секретарів, в кінці сторіччі відкриваються курси машинопису.

На початку ХХ ст. права жінок на державну службу були суттєво розширені, і в
1905 р. жінках дозволили працювати в канцелярії Державної думи “по письмоводству и счетоводству”.

 

------- 1 ------

1. Коли з’явилися перші свідчення про документи як об’єкти?

2. З якого періоду можна стверджувати про культуру написання документів у Київській Русі?Навести приклад.

3. Які посади у КР можна ототожнити з документознавцями?

4. У період якого князя створювались навчальні заклади для підготовки фахівців по роботі з документами?

5. Хто такі «печатники»?

6. Хто такі «металники»?

7. Хто такий дяк у період КР?

------ 2 ------

8. Що таке Литовська Метрика?

9. Опишіть обов’язки штату канцелярії у Великого князівства Литовського.

10. Хто такий секретар у період існування Литовської держави?

11. Що таке Генеральна військова канцелярія?

12. Що таке «присутствие» як складова ГВК?

13. Коли було скасовано ГВК?

14. Хто такі канцеляристи?

 

------- 3 ------

15. Якою була система органів держуправління у період приказного діловодства?

16. Опишіть структуру «приказу».

17. За що відповідали дяки у «приказах»?

18. Функції старшого піддячого.

19. Як називалися підписи дяка і старшого піддячого?

20. Функції середніх і молодших піддячих.

21. Яку реформу провів Петро І? До чого вона призвела?

22. Що таке бюрократія?

23. Дайте визначення поняття «юстиц-колегії»

24. Дайте визначення поняття «вотчинна колегія»

25. Що таке Генеральний регламент?

26. Структура і склад колезької канцелярії.

27. Функції секретаря колезької канцелярії.

28. Обов’язки секретаря (або протоколіста) колезької канцелярії.

29. Хто такий архіваріус у колезькій канцелярії?

30. Що означала «присяжна посада» за Генеральним регламентом?

 

------- 4 -------

31. Які ознаки «виконавчого діловодства»?

32. Що таке «Загальний заклад міністерств»? Коли він був створений?

33. Хто такий статс-секретар?

34. Хто такий обер-секретар?

35. Де і коли починає здійснюватися підготовка канцелярських працівників?