екция 18. Первичное наблюдение и документация.

1. Первичное наблюдение в учете. Документация, ее значение и роль.

2. Классификация документов.

3. Порядок обработки, хранения документов, документооборот.

Документация – основа построения всей системы бухгалтерии, отражает, контролирует все объекты бухгалтерского учета, содержит информацию об осуществляемых хозяйственных процессах их характере и о наличии материальных, трудовых и финансовых ресурсов, их использовании.

Бухгалтерский учет как упорядоченная система обобщения информации о деятельности юридических лиц основывается на сплошном и непрерывном документировании всех хозяйственных операций, происходящих в деятельности предприятий, учреждений и организаций. Только задокументированные хозяйственные операции, принятые к учету, в дальнейшем заносятся в учетные регистры журналы-ордера, ведомости, журналы хозяйственных операций, реестры и т. п.).

1. Первичное наблюдение в учете. Общее понятие документа.

Начальным звеном в цепочке функционирования предпринимательской деятельности является первичное наблюдение – информационное обеспечение бухгалтерского учета (целенаправленное восприятие фактов). От качества проведения первичного наблюдения зависят полнота и достоверность учетной информации.

Первичная единица бухгалтерского наблюдения – факт хозяйственной деятельности, который приводит к изменению характеристики средств хозяйствующего субъекта и их источников, возникновению, изменению или прекращению финансово-хозяйственных отношений.

Процесс первичного наблюдения

Отбор фактов пред- принимательской деятельности

Группировка фактов предпринимательской деятельности по объ- ектам учета

Оформление доку- мента по факту пред- принимательской деятельности

Контроль оформле- ния факта предпри- нимательской дея- тельности

 

По результатам первичного наблюдения ведется первичный учет и составляется документ. Согласно принципу полноты все факты хозяйственной жизни находят сплошное и непрерывное отражение на счетах бухгалтерского учета на основании документов, подтверждающих их законность и достоверность.

Первичный учет представляет собой начальную стадию системного восприятия регистрации отдельных операций, которые характеризуют хозяйственные процессы и явления, происходящие в хозяйствующем субъекте (процесс документирования хозяйственных операций).

Первичная учетная информация является содержанием первичного учетного документа, оформленного в процессе первичного учета (наблюдения).

Объектами первичного учета являются: заготовление, приобретение и расходование материальных ресурсов, затраты на производство, движение полуфабрикатов и остатков незавершенного производства, объем выпуска продукции, ее отгрузка и продажа, расчеты с поставщиками и заказчиками, банками, финансовыми органами, учредителями и т.д.

Документ – это материальный носитель информации, содержащий соответствующие данные, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение (оформленное в установленном порядке письменное свидетельство о совершенном факте хозяйственной жизни, придающее ему юридическую силу).

Кроме того, согласно Федеральному закону РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 года № 149-ФЗ, под документированной информацией понимают зафиксированную на материальном носителе путем документирования информацию с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством РФ случаях ее материальный носитель.

Зафиксировав информацию, документ обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Документ, регистрируя явления, выполняет функцию учета, используется как доказательство чего-либо. Таким образом, документ может выполнять общие и специальные функции.

К общим функциям документов относятся:

• информационная – документ создают для хранения информации;

• социальная – документ является социально-значимым объектом, так как связан с определенной социальной потребностью;

• коммуникативная – документ выступает средством связи между хозяйствующими субъектами и другими общественными структурами;

• культурная – документ закрепляет и передает культурные традиции, в частности уровень научного и технического развития общества.

Специальные функции документов представляют:

• управленческая – документ как инструмент управления, поскольку специально создан для этой цели; примером могут служить плановые, отчетные, организационно-распорядительные документы;

• правовая – документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе; примером служат законодательные и нормативные акты, документы, приобретающие на время правовую функцию;

• историческая – документ рассматривается как источник исторических сведений о развитии общества после выполнения.

Документы в системе бухгалтерского учета содержат:

• экономическое значение - проявляется в том, что они играют важную роль в укреплении хозяйственного расчета в хозяйствующем субъекте и в его отдельных центрах ответственности, базирующегося на принципах самоконтроля, самоокупаемости и самофинансирования. Данные первичных документов используются для определения важных экономических и производственных показателей, например производительности труда, фондоотдачи, материалоотдачи и других по отдельным видам деятельности.

Носителями экономической информации документы становятся в силу того, что посредством документов осуществляются первичное наблюдение и первичная регистрация фактов хозяйственной жизни с дальнейшей группировкой и обобщением их цифровых показателей путем учетных записей в соответствующих бухгалтерских регистрах;

• юридическое значение - заключается в том, что они обеспечивают доказательное обоснование показателей бухгалтерского учета и отчетности, устанавливают ответственность исполнителей за произведенные хозяйственные операции, поскольку как материальные объекты они содержат

сведения, необходимые для получения исчерпывающего представления о совершенном факте финансово-хозяйственной деятельности;

• контрольное значение - проявляется в том, что они служат источником контрольных данных при внутрихозяйственном контроле за движением имущества с целью установления законности и экономической целесообразности хозяйственных операций. В процессе оформления и обработки документов осуществляется самоконтроль за соблюдением расчетно-платежной и кредитной дисциплины, за экономным и рациональным расходованием материальных и трудовых ресурсов в первичных подразделениях хозяйствующего субъекта;

• аналитическое значение - проявляется в анализе финансово-хозяйственной деятельности хозяйствующего субъекта с целью установления причин и виновников недостач, потерь материальных и денежных средств, непроизводительных расходов, а также выявления внутренних неиспользованных (скрытых) резервов и их мобилизации в производство;

• организационно-управленческое значение - заключается в том, что документы - это основной поставщик оперативной информации для принятия организационных и управленческих решений для регулирования технологических и других процессов с целью повышения эффективности производств. Системное использование информации, носителем которой являются бухгалтерские документы, на всех иерархических уровнях управления хозяйствующего субъекта позволяет добиваться взаимодействия всех функций и всех систем хозяйственного механизма для достижения намеченных экономических показателей и получения максимума прибыли от данной деятельности;

• практическое значение документов в финансово-хозяйственной деятельности заключается в том, что в них правильно и своевременно регистрируются все распорядительные и исполнительные действия, например, отпуск материальных ценностей со склада в производство, выплата из кассы наличных денег, акцептование счетов поставщиков и перечисление денежных средств с расчетных счетов и другое. Документы служат доказательством, свидетельствующим о поступлении и расходовании ценностей.

Первичный учетный документ – бухгалтерский документ, составленный в момент совершения хозяйственных операций или непосредственно после их завершения и являющийся первым свидетельством их совершения.

В сводном учетном документе в обобщенном виде отражаются различные данные, и составление такого документа не связано с сообщением о факте хозяйственной жизни.

Сводный учетный документ – материальный носитель, который содержит итог сведений первичных документов, сгруппированных по определенным признакам, имеет юридическую силу только при подтверждении соответствующих реквизитов данными первичных учетных

документов.

Первичные бухгалтерские документы необходимы:

• для обоснования учетных записей;

• передачи указаний от распорядителей до исполнителей;

• контроля за правильностью совершенных фактов предпринимательской деятельности;

• фиксации причин финансово-хозяйственных нарушений, имеющих место в предпринимательской деятельности.

 

Реквизиты и требования, предъявляемые к оформлению документов

Документы состоят из отдельных элементов, которые называются реквизитами.

Реквизиты – это показатели, необходимые для исчерпывающей характеристики хозяйственного факта, изложенного в документе, и придания ему юридической силы.

Реквизиты делятся:

• постоянные и переменные;

• обязательные и дополнительные.

К постоянным относятся реквизиты, которые в рамках хозяйствующего субъекта никогда или длительное время не меняются. К переменным относятся реквизиты, которые изменяются каждый раз при составлении документа.

Обязательные реквизиты необходимы при составлении документов, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации:

• наименование документа (формы) - документ, не имеющий наименования, а также документ с неясным, плохо читаемым наименованием не будет иметь юридической силы;
• название, а в некоторых случаях адреса и расчетные счета в банках сторон (юридических и физических лиц), участвующих в данной хозяйственной операции. Первичный документ, в котором нет названия и соответствующих атрибутов хотя бы одной из сторон хозяйственной операции, теряет свою адресность и не может быть исполнен;
• код формы;
• дата составления документа – при отсутствии или нечетком написании даты документ теряет свою адресность во времени. Фактически подобный документ не имеет юридической силы;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении - отсутствие измерителей в документе лишает его учетно-расчетной базы;
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи должностных лиц;
• расшифровка личных подписей должностных лиц.

Дополнительные реквизиты определяются особенностями отражаемых хозяйственных операций и назначением документов. В зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены, например, следующие дополнительные реквизиты:

• номер документа;

• расчетные счета организации;

• основание для совершения хозяйственной операции;

• телефон и адрес организации.

Совокупность реквизитов документа предопределяет его форму. Под формой документа понимаются состав и расположение реквизитов. К учету принимают только правильно оформленные документы, составленные в соответствии с формой, принятой для данной категории документов, в которых заполнены все реквизиты, обеспечивающие им силу закона.

Документы заполняются работниками бухгалтерии четко, разборчиво с помощью ручной записи чернилами или пастой шариковой ручки, с применением вычислительной техники.

Способы исправления ошибок написания и регистрации бухгалтерских документов:

- корректура;

- дополнительные проводки;

- сторнировочные проводки («красное сторно»).

 

Итак, подводя итог первому вопросу можно сказать, что документация является основой построения всей системы бухгалтерии, отражает и контролирует все объекты бухгалтерского учета, обеспечивает их беспрерывную фиксацию. Составление бухгалтерских документов занимает больше половины всех учетных работ в системе учета. Поэтому, наиболее важным заданием является усовершенствование и упрощение первичного учета, сокращение времени на его ведение.

лассификация документов

С целью облегчения обработки документов, применяемых в бухгалтерском учете и отличающихся по форме, содержанию, способу отражения фактов хозяйственной жизни, их группируют по однородным признакам. Такая группировка называется классификацией бухгалтерских документов.

 

по назначению	• распорядительные – представляют собой распоряжение или приказ на совершение хозяйственной операции	доверенность на получение товарно-материальных ценностей, приказ руководителя, платежное поручение
• оправдательные (исполнительные) – удостоверяют факт совершения хозяйственной операции, на их основании осуществляется запись на счетах бухгалтерского учета	Акт, платежная ведомость
• бухгалтерского оформления – составляются в бухгалтерии на основании распорядительных или оправдательных документов при обобщении бухгалтерских записей для дальнейшего использования в учетном процессе, а также в случае, когда для записей хозяйственных операций нет типовых документов	бухгалтерские справки, разработочные таблицы, ведомости распределения, расчеты и пр.
• комбинированные – представляют собой сочетание разных видов доку- ментов например распорядительных и оправдательных	расчетно-платежная ведомость на выплату заработной платы, авансовые отчеты подотчетных лиц, ПКО и РКО и др.
по объему отражаемых операций	• разовые – используются при оформлении каждой хозяйственной операции	Чеки, платежные поручения, акты списания, приема-передачи и др.
накопительные – составляются в течение определенного периода постепенного накапливания однородных хозяйственных операций. В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям.	Месячные наряды на работу, лимитные карты на отпуск материалов со складов организации и т. п.
• группировочные – составляются на основании однородных разовых документов, сгруппированных по определенному признаку
• первичные – оформляются непосредственно в момент совершения хозяйственного факта путем его первоначальной регистрации, удостоверяющей содержание хозяйственного факта и то, что он имел место в действительности	Чеки, кассовые ордера, счета-фактуры, накладные на отпуск материалов со складов организации
• сводные – документы, представляющие собой сводку (обобщение) одно- родных данных нескольких первичных документов	отчет кассира, ведомости
По месту составления	• внутренние – составляются непосредственно в организации	лимитно-заборные карты, авансовые отчеты
• внешние – поступающие в организацию от контрагентов: государственных органов, вышестоящих организаций, банков, налоговых органов, от учредителей, поставщиков, покупателей и др.	счета-фактуры, накладные, платежные поручения.
В зависимости от количества позиций (учетных позиций)	однострочные – содержат одну позицию по одной операции или по одному наименованию товарно-материальных ценностей	расходный кассовый ордер,
многострочные – содержат несколько позиций по нескольким операциям или наименованиям товарно-материальных ценностей	лимитно-заборная карта, расчетно-платежная ведомость
По статусу в системе информационного обеспечения	простые	Накладные на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары
строгой отчетности	Путевки, билеты, талоны
По способу обработки документы	обрабатываемые вручную – данные заносятся вручную
обрабатываемые автоматизированным способом – путем автоматизированной регистрации данных
обрабатываемые частично автоматизированным способом – частично заполняются автоматизированным способом, а остальные показатели –вручную
По содержанию	денежные – отражают кассовые и банковские операции
материальные – отражают операции по движению материальных ценностей
расчетные – отражают расчетные операции
По способу оформления однородных операций	унифицированные (типовые) – утверждены в установленном законода- тельством порядке и предназначены для оформления однородных хозяй- ственных операций всеми хозяйствующими субъектами (предусмотрены в альбомах унифицированных форм первичных учетных документов). Уни- фицированные формы первичных учетных документов по банковским операциям устанавливаются Центральным банком России, по другим операциям - Госкомстатом России.
нетиповые (прочие) – документы, самостоятельно разрабатываемые от- дельными хозяйствующими субъектами с учетом специфики их деятель- ности, но с соблюдением всех обязательных требований, установленных законодательством и нормативными актами по бухгалтерскому учету
По форме	с табличной структурой – реквизиты документа содержатся в таблице, что обеспечивает возможность выделить зону реквизитов для автоматизированной обработки
с анкетной структурой – реквизиты документы расположены в анкетной форме
с комбинированной структурой – сочетание в документе табличной и анкетной форм