Виды официальных приёмов и этикет на официальных мероприятиях

Одной из форм делового общения между людьми являются приемы. Приемы в деловой практике являются важным средством поддержания и развития контактов с официальными, общественными, деловыми кругами, представителями культуры и средств массовой информации своей страны и других стран. Устраиваются в ознаменование какого-либо события (знаменательной даты, государственного праздника, презентации), в порядке оказания почести и гостеприимства отдельному лицу или делегации, в связи с завершением переговорного процесса или подписанием договора, соглашения и т.д. Они организуются в соответствии с общепринятыми правилами, допуская отступление от них лишь в той степени, в какой это оправдано местной спецификой или иными вескими причинами

Прием, на который приглашаются исключительно официальные должностные лица, считается официальным.

Официальные приемы - вещь серьезная и требующая соблюдения особых правил и норм поведения. Этикет или свод правил хорошего поведения предусматривает множество различных мелочей и нюансов, которые следует обязательно выполнять, находясь на таком приеме.

Официальные приемы имеют более свободную, раскованную атмосферу, нежели деловая встреча или деловые переговоры, однако преследуют ту же самую цель: заключение взаимовыгодных сделок.

Основным содержанием приёмов является не приём пищи или дегустация напитков, а решение деловых проблем, к чему надо тщательно готовиться заранее. Для большинства участников приёмы - это сосредоточенная, целенаправленная работа. Участие сотрудников приглашенной организации в деловом приёме - это не просто приятное времяпровождение, а исполнение служебных обязанностей.

Гостей приглашают либо в специально предназначенное для этих целей помещение (переговорная или приемная), либо в кабинет организатора приема. В этом случае к письменному столу приставляют стол для участников приема. По одну сторону стола рассаживают приглашённых, причем руководителя в центре, а по другую — садятся организатор приема (напротив руководителя приглашенных) и другие участвующие в переговорах сотрудники.

Во время приема руководителю не следует садиться за свой письменный стол, чтобы не противопоставлять таким образом себя остальным присутствующим.

Представитель принимающей стороны встречает приглашенных у входа в учреждение, указывает, где гардероб, помогает дамам снять пальто и провожает их, причем сам идет впереди, до приемной или до кабинета принимающего.

Организатор приема встречает прибывших у входа, не выходя из помещения, и приветствует каждого из них. При этом руководитель прибывших представляет каждого из прибывших.

Устроитель приема после того, как все присутствующие займут свои места за столом, представляет гостям своих сотрудников (а их обычно столько же, сколько и приглашенных), каждый из которых при этом приветствует гостей наклоном головы.

Затем начинаются переговоры.

На деловых приемах кроме предметов, необходимых для переговоров (писчей бумаги или блокнотов, карандашей или ручек) и выложенных на столе так, чтобы каждому участнику удобно было их взять, предусматривается, как и на торжественных приемах, угощенье.

В качестве угощенья на стол до прихода гостей ставят минеральную и фруктовую воду. Дополнительно выкладывают сигареты и спички. Соответственно на столе должны быть приборы для открывания бутылок и пепельницы. Иногда традиционное угощенье дополняют кофе или чаем, а в некоторых случаях и коньяком. Их подают по сигналу организатора приема.

Как правило, деловые приемы продолжаются не более часа.

Для проведения приемов, банкетов необходимо иметь два смежных зала: один — для приема и сбора гостей, другой — для банкета.

 

ВИДЫ ОФИЦИАЛЬНЫХ ПРИЁМОВ

 

Многолетняя международная практика установила виды приёмов, методы их подготовки, этикет, которого принято придерживаться.

Официальные приемы могут быть деловыми, и светскими.

Деловые приемы устраиваются обычно по случаю открытия представительства фирмы, презентации товаров, годовщины какого-нибудь события, симпозиума, конференции, а также в честь находящейся в стране делегации из другой страны. Прием может быть устроен и для налаживания деловых контактов.

Светские приемы устраиваются в честь какой-либо знаменитости, семейного торжества, также юбилея, симпозиума, конференции и т. д.

Любой прием должен быть предварительно подготовлен самым тщательным образом.

В подготовку приема входят: выбор вида приема; составление списка приглашенных лиц; рассылка приглашений; составление плана рассадки за столом (завтрак, обед, ужин); составление меню; сервировка столов и организация обслуживания гостей; подготовка тостов или речей; составление схемы (порядка проведения) приема

Основными видами официальных приемов являются: завтрак (Lunch), обед (Dinner), обед-буфет (Buffet Dinner), ужин (Supper), а-ля фуршет, коктейль, небольшие приемы - кофейный или чайный стол.

Различные комбинации основных видов образуют такие, как ужин после театра, пикник, фондю, барбекю, пивной стол, различающиеся друг от друга методами организации.

Официальные приемы по времени проведения делятся на дневные и вечерние. В соответствии с формой обслуживания приемы могут быть с рассаживанием за столом или без него.

Самыми почетными видами приемов являются завтрак, обед и ужин. Каждый из этих приемов, как правило, состоит из двух частей. Сначала встречают и приветствуют приглашенных, гости знакомятся друг с другом, общаются между собой, ведут частные и общие беседы. Гостям сообщают о предназначенных им местах за банкетным столом, предлагают аперитив. Слово "аперитив" в переводе с французского означает "вызывающий аппетит". Затем проходит банкет, обычно он проводится за столом с полным обслуживанием.

Завтрак является одним из видов приема с рассаживанием за столом. Его устраивают в промежутке между 12 и 15 часами. Длится он около 1 - 1,5 часа, при этом около 45-60 минут прием проводят за столом, а затем 15-30 минут - за кофе или чаем, которые подают к этому же столу или в гостиной.

Ланчем называют второй завтрак. Его устраивают в промежутке между 12 и 13 часами. Ланч является приемом с рассаживанием за столом. На ланч приглашают по телефону, по особо торжественным случаям гостям рассылают приглашения. Ланч обычно проводят в ресторане, клубе или бистро. На него, как правило, приглашаются коллеги по работе или партнеры. Характер проведения ланча зависит от статуса приглашенных лиц и от цели этого приема. На деловой ланч, проводимый в ресторане, приглашаются деловые партнеры без супругов. На него обязательно рассылаются приглашения, иногда допускается приглашение по телефону или по предварительной договоренности на предыдущей встрече.

Приём «бокал шампанского», «бокал вина», «завтрак». «Бокал шампанского» начинается обычно в 12 часов и длится около часа. Поводом для такого приёма может быть годовщина национального праздника, отъезд (приезд) официального лица, пребывание делегации.

Обед. Этот прием является самым почетным из всех приемов с рассаживанием за столом. Обед, как правило, проводят между 19 и 21 часом. Он длится около 2,5-3 часов, при этом за столом гости проводят примерно 50-60 минут, все остальное время они остаются в гостиной. Обед обычно устраивают в ресторане высокого класса или красиво украшенном кафе. Этот прием относится к приемам высокого ранга, с поименным рассаживанием за столом и обслуживанием официантами.

Чай устраивается между 15.00 и 16.00, как правило, только для женщин. Продолжительность – один-полтора часа. Организуют его обычно женщины по поводу дней рождения, именин и других торжественных юбилеев. Проводят его обычно во второй половине дня, в 15— 16ч.

Банкет-фуршет. Слово "фуршет" франц. происхождения и означает в переводе "на вилку". На таком банкете основным прибором сервировки стола является вилка. Нет вокруг стола и стульев. Организуют такой банкет обычно в тех случаях, когда в сравнительно ограниченное время (1—1,5 ч) необходимо обслужить большое количество гостей и рассадить их всех за стол не представляется возможным. Банкет-фуршет может быть организован на официальных и неофициальных приемах: по случаю юбилея и в честь кого-либо, по поводу семейного торжества и т.д. Этот банкет — один из самых демократичных. Участники банкета свободно выбирают место в зале, по собственному желанию выбирают себе блюда и напитки и, отойдя от закусочного стола, пьют и едят стоя, пользуясь только вилкой. Каждый участник может уйти с банкета в любое удобное для него время.

 

ПРИГЛАШЕНИЕ НА ПРИЁМ

Когда на приём предполагается пригласить много гостей, им следует разослать приглашения на стандартных карточках или на красивой открытке. Если на прием зовут лишь несколько человек, их удобнее всего пригласить по телефону. Для приемов по случаю национального праздника или в честь какого-либо государственного деятеля или делегации заказываются специальные бланки, на которых указано, по какому случаю проводится прием,

При организации завтраков, обедов и других приемов с рассадкой гостей за столом в приглашении содержится просьба ответить (R.S.V.P. или "Просьба ответить"). Когда под этими буквами написано regrets only ("Только в случае отказа"), то ответ следует давать в том случае, если по каким-либо причинам вы не можете присутствовать на данном мероприятии. На официальном приглашении указывается титул (ранг) приглашаемого без упоминания его имени и имени его супруги. В тексте приглашения употребляется форма "имеет честь пригласить». Приглашения рассылаются в зависимости от местной практики не позднее, чем за одну-две недели до приема. В зависимости от конкретных обстоятельств, приглашения рассылаются с курьером или почтой. Приглашение официальным лицам и видным деятелям рекомендуется всегда рассылать с курьером.

На приглашение можно ответить письмом или открыткой. Посылать свою визитную карточку не везде считается тактичным, особенно если это официальный прием. На некоторых приглашениях указывается номер телефона. Это значит, что ответ можно дать по телефону. Но в случаях приглашения на официальный завтрак или обед лучше все лее отправить письменный ответ.

На приемы (завтраки, обеды, ужины, коктейли, фуршеты), проводимые в узком составе, не рекомендуется приглашать лиц с резко противоположными взглядами и позициями. Чтобы такие приемы прошли успешно, на них целесообразно приглашать лиц одинаковой партийной принадлежности или связанных взаимной дружбой и интересами.