Функциональная структура ИС

Для работы с документами была выбрана система «Евфрат-документооборот?»

Что такое электронный документооборот?

Электронный документооборот – это средство автоматизации бумажного документооборота. При переходе на электронный документооборот сохраняются все основные понятия бумажного: регистрация, резолюция, согласование, визирование. Однако все эти процессы проходят в электронном виде, что существенно оптимизирует работу предприятия. Юридическая значимость внутреннего электронного документооборота обеспечивается средствами электронно-цифровой подписи.

Назначение системы автоматизации документооборота

Система ЕВФРАТ-Документооборот предназначена для автоматизации процессов прохождения документов в организации и предоставляет пользователям следующие возможности:

· регистрация документов;

· перемещение электронных документов между сотрудниками;

· согласование документов;

· контроль прохождения документов и исполнения связанных с ними поручений и согласований;

· осуществлять поиск документов в системе по их содержанию и любой комбинации реквизитов;

· создание и использование маршрутов поручений и согласований;

· обмен электронными сообщениями между сотрудниками;

· гибкая настройка форм регистрационных карточек документов;

· создание и использование любых отчетных форм в соответствии со спецификой работы;

· создание разного вида отчетов по документообороту;

· электронная архивация документов и управление архивом;

· криптографическая защита документооборота в системе;

· обеспечение юридической значимости документооборота с использованием средств электронно-цифровой подписи.

Понятие документа в системе электронного документооборота (далее СЭД)

Традиционно под документооборотом в организации понимается движение документов между сотрудниками и исполнение последними поручений по этим документам или выполнение согласований этих документов.

Документ в системе ЕВФРАТ-Документооборот представляет собой совокупность трех информационных блоков.

1. Регистрационная карточка документа, содержащая определенный набор полей, обеспечивающих быстрый поиск документа в базе.

В регистрационной карточке заполняются в обязательном порядке следующие поля:

o регистрационный номер документа;

o дата регистрации документа;

o тип потока, к которому относится зарегистрированный документ: входящий, исходящий, внутренний и т.д.;

o краткое содержание документа.

2. Присоединенные файлы: текст электронного документа, изображения, графики, диаграммы, аудио- и видеоматериалы и т.д.

3. Контрольная карточка документа, содержащая список поручений и согласований по исполнению документа.

Как правило, новые документы создаются на рабочем месте регистратора, заполняющего регистрационную карточку документа и прикрепляющего к нему дополнительные файлы. Если документ будет поставлен на контроль исполнения, то заполняется и контрольная карточка документа.

Любой зарегистрированный документ может относиться к одному из следующих потоков документов:

· поток входящих документов: содержит документы, пришедшие на Предприятие извне;

· поток исходящих документов: содержит документы, которые будут направлены другим организациям и частным лицам;

· поток внутренних документов: как правило, содержит документы, регламентирующие внутреннюю жизнь организации и циркулирующие только внутри ее самой;

Функциональные обязанности пользователей СЭД

Существует несколько функциональных обязанностей, выполняемых пользователями СЭД:

§ регистратор – лицо, ответственное за регистрацию документов в организации, а также занимающееся вопросами отправки исходящих документов. Регистратор создает поручения или согласования по документу, назначает контролера, ответственных исполнителей и соисполнителей по поручениям согласно резолюции и устным указаниям руководителя. Он также выбирает для документа маршруты выполнения поручений или согласований, и выполняет связывание документов и присоединяет файлы документов к регистрационной карточке документа. Регистратором для входящих документов является специалист по делопроизводству и контролю (далее секретарь), также секретарь осуществляет окончательную регистрацию исходящих документов, внося данные об отправке. Регистратором внутренних документов может быть любой работник Предприятия, регистратором исходящих – начальник отдела;

§ руководитель – лицо, принимающее решения по обработке документов и распределяющее работы по документу, а также налагающее резолюции. Для входящих документов эту роль выполняет директор, для исходящих и внутренних – начальники отделов или заместители директора;

§ исполнитель (соисполнитель) – работник Предприятия, выполняющий поручение по документу;

§ ответственный исполнитель – лицо, отвечающее за исполнение поручения или проведения согласования по документу. Ответственный исполнитель обладает более широкими полномочиями, чем соисполнители, и может сам создавать новые поручения по данному ему поручению (т. н. подпоручения);

§ контролер – лицо, контролирующее ход исполнения работ по документу. Контролер может создавать новые поручения и согласования, переназначать исполнителей по поручениям, изменять сроки исполнения поручений, прерывать исполнение поручений, возвращать поручения ответственным исполнителям на доработку, снимать поручения с контроля и т.д.

Схемы обработки документов

Рассмотрим типичную схему документооборота на Предприятии для потока входящих документов.

1. Регистратор просматривает и сортирует корреспонденцию, присланную по почте, доставленную курьером или переданную лично. Он подготавливает документы для просмотра руководителем, регистрирует их и относит руководителю для получения резолюции.

2. Руководитель, получив документ, поданный регистратором, составляет резолюцию, в которой определено, в частности, кому документ должен быть разослан, надо ли ставить документ на контроль, какие и кому даются поручения по документу, определяет срок исполнения документа. Руководитель дает в устной или письменной форме указания по составлению поручений по документу, назначает контролера, ответственного за контроль исполнения поручений, и возвращает документ регистратору.

3. Регистратор завершает заполнение полей документа и создает поручения или согласования по документу согласно резолюции, полученной от руководителя. Или подключает ранее созданный маршрут выполнения поручений или согласований, а также корректирует его. Регистратор обладает достаточными полномочиями, чтобы создавать и менять поручения или согласования по исполнению документа в случае, если руководитель дал лишь общие рекомендации. Регистратор может назначить контролера и срок исполнения документа.

4. Контролер может изменить срок исполнения документа и контролера по документу. Он может вводить тексты заданий ответственным исполнителям и устанавливает сроки исполнения поручений или согласований по документу.

5. Ответственные исполнители, получив уведомления о поручениях или согласованиях, выполняют их или создают подпоручения (поручения по поручениям) по документу и назначают исполнителей этих поручений.

6. Исполнители получают поручения по документу, просматривают их тексты и выполняют связанные с ними поручения (возможно, для этого им потребуется забирать документ на редактирование).

7. При выполнении согласования по документу исполнитель принимает решение: одобрить или отклонить документ.

8. Выполнив поручения, исполнители пишут отчеты.

9. Отчеты о выполнении поручений попадают к контролеру. Он может принимать отчеты и снимать поручения с контроля либо признавать отчеты неудовлетворительными и возвращать поручения исполнителям на доработку. Ответственный исполнитель по поручению выступает в роли контролера для подпоручений, созданных им самим.

10. По выполнении всех поручений или согласований контролер снимает документ с контроля. При этом он пишет при необходимости комментарий по результатам исполнения документа. Сам документ с этого момента считается исполненным.

Рассмотрим типичную схему документооборота на Предприятии для потока внутренних документов.

Документ создается кем-либо из сотрудников, имеющих право на регистрацию документов в потоке внутренних документов. После регистрации внутреннего документа с ним могут выполняться те же операции, что и с входящими документами после их регистрации.

Рассмотрим типичную схему документооборота на Предприятии для потока исходящих документов.

Документ создается кем-либо из сотрудников, имеющих право на регистрацию документов в потоке исходящих документов.

При регистрации исходящего документа указывается организация-корреспондент, в которую этот документ будет отправлен. После согласования и окончания работы над документом он направляется секретарю для визирования директором и отправки. Секретарь проверяет подписи документа, визирует их подлинность, формирует бумажную версию документа и получает подпись директора. Последней операцией, выполняемой при обработке исходящего документа, является его отправка организации-корреспонденту секретарем и присвоение ему собственного исходящего номера, отдельного от внутреннего регистрационного номера документа.

Контроль исполнения документов

Контроль исполнения документов включает в себя следующие операции:

1. Постановка документа на контроль. Назначение контролера по документу и контрольных сроков исполнения документа.

2. Задание маршрута обработки документа (маршрута документа): контролер или лицо, наделенное правами редактирования документов (если контролер еще не задан), создает цепочку поручений или согласований по обработке документа.

3. Движение документа по маршруту:

· исполнение поручений или согласований;

· создание отчетов об исполнении поручений;

· снятие поручений или цепочки поручений с контроля (выполняется контролером);

· отмена поручения или согласования, а также цепочки поручений или согласований (выполняется контролером или регистратором).

4. Снятие с контроля всего документа.

Ход исполнения документа отражается в его контрольной карточке, содержащей список поручений или согласований и текущее состояние каждого поручения или согласования. Вкладка Ход исполнения содержит полную историю операций по исполнению поручения или согласования.

Исполнителям поручений (согласований) и контролерам исполнения документа системой автоматически рассылаются уведомления о том, что они назначены выполнять эти функции, а также напоминания о сроках исполнения поручений (согласований).

Контролер следит за ходом исполнения поручений или согласований по документу верхнего уровня, а также за исполнением документа в целом. Он проверяет сроки и качество исполнения работ по документу. Контролер может выполнять следующие операции:

o создавать новые поручения или согласования;

o прерывать исполнение поручений или согласований;

o снимать поручения с контроля (как после выполнения, так и досрочно);

o возвращать поручения исполнителю на доработку;

o изменять сроки поручений или согласований, уточнять или изменять содержание поручений, а также вносить изменения в списки исполнителей по поручениям.

Под поручением понимается задание, выдаваемое исполнителю и связанное с обработкой документа. Поручение включает в себя:

§ имя исполнителя поручения;

§ текст задания;

§ контрольную дату исполнения;

§ фактическую дату выполнения поручения;

§ право редактирования документа.

Исполнителями поручения могут быть несколько сотрудников. При этом один из них обязательно является ответственным исполнителем – на него возложена основная ответственность за исполнение поручения. Остальные сотрудники называются соисполнителями. Ответственные исполнители могут создавать подпоручения по доверенному им поручению и назначать в качестве исполнителей других сотрудников организации.

Если в качестве исполнителя указан один сотрудник, то он считается ответственным исполнителем по поручению.

Если сотрудник не является контролером, он может редактировать только поручения, созданные им самим.

Под согласованием понимается задание, выдаваемое исполнителю и связанное с принятием решения по документу: одобрить его или отклонить. Согласование включает в себя:

· имя исполнителя;

· текст задания;

· контрольную дату исполнения;

· фактическую дату выполнения;

· право изменения документа.

Предусмотрены следующие типы поручений и согласований:

o поручение или согласование верхнего уровня; Поручения или согласования могут быть связаны последовательностью исполнения – маршрутом прохождения документа. В такой цепочке поручение или согласование автоматически вступает в силу после снятия с контроля предшествующего поручения или согласования;

o подпоручение (поручение по поручению) или дочернее согласование – поручение или согласование, создаваемое ответственным исполнителем в ходе выполнения другого поручения или согласования.

Поручения и согласования отображаются в контрольной карточке документа.

Пользователь, который создал поручение или контролирует его исполнение, может изменять в нем текст, сроки исполнения и список исполнителей.

Обеспечивающие подсистемы

СЭД поддерживается следующими подсистемами:

· локальная сеть предприятия, сервер

· нормативная база предприятия

· криптографическая подсистема

ЛВС предприятия обеспечивает возможность функционирования СЭД: для серверной и клиентской части. Представляет собой поддерживающую систему более низкого уровня.

Нормативная база обеспечивает юридическую значимость электронных документов и является системой вышестоящего уровня.

Криптографические средства обеспечивают реализацию средств электронно-цифровой подписи и представляют собой систему того же уровня.

ЛВС реализована как TCP IP сеть на основе ОС Windows 2000.

Нормативная база представляет собой локальный нормативный акт.

В качестве криптографических средств используется Microsoft Crypto Provider, встроенный в ОС Windows.

Безопасность

Безопасность ИС обеспечивается:

§ шифрованием трафик между клиентом и сервером;

§ средствами ЭЦП;

§ резервированием базы данных ИС.

Безопасность обеспечивающих подсистем обеспечивается также и другими методами. Например, в ЛВС используется антивирусное ПО и т.д.