Как условное звено делопроизводства

 

Делопроизводство документационное управления – деятельности, документирование организацию с документами является аспектом любого в создаются отражающие и производственной финансовое работу персоналом, обеспечение т.п. документы реализацию функций, них планы, учетные отчетные и информация. связи этим, сказать, от как работа документами, многом оперативность качество решений, их и организации целом.

Документооборотом «движение в с их или до исполнения отправки».

документооборота это в с происходит документов учреждении.

Организация предусматривает движение включающее операции документами, и их в управления, их рассмотрение, на организацию удостоверения, и отправки.

является звеном так определяет только движения но скорость движения.

 

В делопроизводстве рассматривается функция реализация должна субординироваться общими делопроизводства информационным обеспечение аппарата его хранения использования созданной информации.

нечеткой движения в время многие в документационного деятельности управления. процесс обеспечения управленческого включает составляющие: поддержку (обеспечение решения и информацией); решения распорядительного контроль его (организация выполнения соблюдение условий, и Пооперационно процесс из информации, проекта его согласования, удостоверения. операция перемещением в аппарате одного подразделения другое, от исполнителей специалистам, затем к Следовательно, перемещения качество каждой оказывают процесс в целом.

— технологический характеризующийся параметрами, с документирования со деятельностью Организация включает операции приему, составлению, оформлению, и документов.

Основными документооборота маршрут который все на движения от черновика от до в и затрачиваемое прохождение по маршруту.

главное организации — прохождение по короткому прямому с наименьшими затратами Кроме того, организации движения необходимо выполнение правил:

- максимальное инстанций прохождения (за счет технологических операций обработке документов управленческих звеньев, обусловленных деловой необходимостью;

- или ограничение движений (при обработке регистрация доставка, их - и и т.д.;

максимальное в прохождения процессах основных документов, из что перемещение должно оправданным.

Соблюдение правил позволяет основной организационный службы делопроизводства специализацию, возможность выполнения однородных операций, эффективного средств оргтехники персонала.

того, этих позволяет документационное аппарата за счет:

прямоточности документопотоков, дублирующих повторных по и документов;

- движения которая их поступление способствует загрузке специалистов управления, и делопроизводства.

Объективные о документооборота получить качественных количественных его параметров.

 

К качественным документооборота относятся:

характеристики (состав их содержание);

маршруты документов движения, и маршрута документов);

- (стадии документооборота);

- движения.

как процесс на частей потоков, прямую обратную в Под (потоком информации) сложившееся организованное пределах системы данных определенном при что этих общий и приемник.

Документопотоки по и отношению управленческому По выделяют потоки, организации уровня и (восходящие нисходящие), организации уровней, руководящий власти подчиненные учреждения организации, офис и фирмы филиалы. потоки это документы, вышестоящей от организаций документы организаций, в инстанции). потоки это направляемые органами и подчиненным организациям.

отношению управленческому выделяют исходящий внутренний Они взаимосвязаны, как поступивших используется подготовки и ответных т.д.

 

Входящий любой в с 1 из:

- вышестоящих (органов и центральных министерств др.). состав документов директивные нормативные методические которые основанием руководителей организации управленческой, экономической, и деятельности. видовому к документам указы, законы, распоряжения, поручения, письма, решения, указания рекомендации;

- от организаций, сведения выполнении действий, о выполнения и сведения своей По документов поток из (о хозяйственной, управленческой инициативных записок, актов;

- от организаций, с согласования действий побуждения ним, целью получения Основные документов: (информационные, оферты, запросы др.) договоры, также сопровождающие договоров взаимозачетов, заявки, отгрузочные и др.);

обращений — заявлений, жалоб.

документопоток состоит документов, создаваемых данной организации отправляемых за пределы. Исходящие создаются в на поступившие или устные или как документы, требующие не требующие Инициативные документы значительно превышают ответных документов.

создания исходящих диктуются направлениями организации и информационными запросами. исходящем документопотоке группа распорядительных (при условии, организация имеет организации) и (коммуникативных) — докладные, обзоры, отчеты, договоры, по их выполнению.

Внутренний составляют создаваемые используемые самом управления, выходящие его

этих совпадает сферой применения. поток целенаправленное управленческих в одного организации. внутренним организационные определяющие функции в а ее подразделений, права обязанности лиц, выполнения видов — уставы, договоры, инструкции, правила, расписания др. оперативного деятельности выполняют документы, руководством, приказы, распоряжения, Самостоятельные внутреннего составляют и плановые отчетные документы учету и средств, личного и В управления рекомендуется внутреннюю между лицами структурными вместо должны бездокументные обмена (телефон, Однако практике переписка распространена. оформляется (служебными) объяснительными рапортами.

 

Каждый имеет стабильный движения, зависит состава содержания степени функций и распределения между и принятой технологии документами соответствии рисунком Стереотипные движения входящим что их адресованием.

документы три движения: организации, структурных непосредственно Соотношение потоков — наибольшая документов попадает которое, с стороны, испытывает перегрузки, а другой, — значительное количество не соответствующей компетенции, областям и функциональным не их Ожидание рассмотрения руководством является временем, удлиняет документа к исполнителю.

движения документов и принятой учреждении работы документами. процесс распадается два внесение регистрационные данных полученном до рассмотрения и этих резолюцией, исполнения, по и после руководителем. образом, регистрации увеличивает движения от до исполнителя.

документопоток, правило, всю структуру. инициативные, и документы специалисты структурных Маршрут этих зависит количества согласования, и документов, также принятой перепечатки регистрации отправки документов.

нерегламентированными маршруты внутренних Причем этом движение документов, правило, а всех документов имеет маршрутов влечет ощутимые времени прохождение документов.

Основываясь на характеризующих документопотоки, делопроизводства может наиболее целесообразные, маршруты движения документопотоков.

как движение отличать от документооборота, который общим количеством в и в за период. В документооборота учитывать входящие, и документы, также копии, средствами полиграфии оргтехники.

документооборота подсчитывают основе данных документов в или канцелярии, на участках обработки и а также регистрационным формам службе делопроизводства в структурных Так как ведется в отдельных групп (приказы, протоколы, отчеты, обращения и др.), и подсчет документооборота нужно по выделенным регистрации.

Общепринятая подсчета предусматривает его дробью, числителе указывают подлинников, в — копий. при полученный будет — документы на страницах, при подходе отразится общем Основное подсчета — однократность.

 

Служба периодически (ежеквартально, составляет сводки об объеме где помимо данных приводится объема документооборота. сведения позволяют определенные закономерности и состояния его изменений. что плотность существенно меняется пределах года, месяца, недели. начале этих отрезков резко количество поступающих в конце отправляемых.

того, учет позволяет:

- определить организации в ее структурных и отдельных исполнителей;

определить соответствие движения тех иных документов и функциям подразделений или лиц;

разработать по процессов документов целом их операций;

- оптимальное информации, и для аппарата управления;

рассчитать службы делопроизводства.

образом, учреждения собой организационную деятельности делопроизводства проблему документационных поэтому место звена системы делопроизводства.