Організація роботи з вхідними електронними документами

Здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади

Сучасний етап розвитку суспільства характеризується збільшення обсягів інформації, яка потребує оперативності та якості її обробки, оскільки є підставою для прийняття управлінських рішень. Одночасно зростання інформаційного навантаження на управлінський персонал активізували проблему комплексної автоматизації управлінської діяльності на основі cyчасних інформаційних технологій i зacoбiв телекомунікацій. Поряд із зазначеними тенденціями вагоме місце у впровадженні новітніх технологій в управлінні підприємством займають електронний документ, який не може існувати без електронного цифрового підпису, який прирівнюється до власноручного підпису.

Загальні питання

1. Цей Типовий порядок встановлює загальні правила документування в органах виконавчої влади управлінської діяльності в електронній формі і регламентує виконання дій з електронними документами з моменту їх створення або одержання до відправлення чи передачі до архіву органу виконавчої влади.

Усі інші дії з електронними документами виконуються в органі виконавчої влади згідно з вимогами до дій з документами на папері, передбаченими інструкцією з діловодства цього органу.

2. Дія Типового порядку поширюється на всі електронні документи, що створюються або одержуються органом виконавчої влади.

Особливості роботи з електронними документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, яка є власністю держави, та електронними документами із зверненнями громадян визначаються спеціальними нормативно-правовими актами.

3. Орган виконавчої влади здійснює електронний документообіг лише за умови використання надійних засобів електронного цифрового підпису, що повинне бути підтверджено сертифікатом відповідності або позитивним висновком за результатами державної експертизи у сфері криптографічного захисту інформації, одержаним на ці засоби від Адміністрації Держспецзв'язку, та наявності посилених сертифікатів відкритих ключів у своїх працівників - підписувачів.

(пункт 3 із змінами, внесеними згідно з постановою Кабінету Міністрів України від 08.12.2006 р. N 1700)

4. Орган виконавчої влади здійснює електронний документообіг через спеціальні телекомунікаційні мережі або телекомунікаційні мережі загального користування. При цьому відправлення органом виконавчої влади електронного документа через телекомунікаційні мережі загального користування здійснюється за рішенням керівника цього органу.

5. Система електронного документообігу органу виконавчої влади повинна відповідати вимогам нормативно-правових актів у сфері захисту інформації.

6. Відповідальність за організацію здійснення електронного документообігу в органі виконавчої влади несе його керівник, якщо інше не встановлено законодавством. Забезпечення здійснення електронного документообігу покладається на службу діловодства.

Організація роботи з вхідними електронними документами

7. Електронні документи, що надходять на адресу органу виконавчої влади, приймаються службою діловодства централізовано.

8. Електронний документ, що надійшов на адресу органу виконавчої влади, підлягає відхиленню у разі:

· відсутності у адресата надійних засобів електронного цифрового підпису;

· надходження не за адресою;

· зараження вірусом;

· негативного результату перевірки на цілісність і справжність усіх накладених на нього електронних цифрових підписів.

При цьому відправнику в дводенний строк надсилається відповідне повідомлення за формою згідно з додатком 1.

Зазначена процедура для електронного документа відповідає процедурі повернення документа на папері (далі - повернення електронного документа).

9. Кожен одержаний адресатом електронний документ перевіряється на зараження його вірусом.

10. Кожен одержаний адресатом електронний документ перевіряється на цілісність і справжність усіх накладених на нього електронних цифрових підписів, включаючи ті, що накладені (проставлені) згідно із законодавством як аналоги печатки (далі - електронні печатки). При цьому необхідно, щоб:

· кожен електронний цифровий підпис був підтверджений з використанням посиленого сертифіката ключа за допомогою надійних засобів цифрового підпису;

· під час перевірки використовувався посилений сертифікат ключа, чинний на момент накладення електронного цифрового підпису;

· особистий ключ підписувача відповідав відкритому ключу, зазначеному у сертифікаті;

· на час перевірки був чинним посилений сертифікат відкритого ключа акредитованого центру сертифікації ключів та/або посилений сертифікат відкритого ключа відповідного засвідчувального центру.

11. Попередній розгляд електронного документа здійснюється у його візуальній формі.

12. Визначення, чи потребує електронний документ обов'язкового розгляду керівником органу виконавчої влади або іншими посадовими особами відповідно до функціональних обов'язків, необхідності його реєстрації, а також встановлення строків виконання цього документа структурними підрозділами чи безпосередніми виконавцями здійснюється у тому ж порядку, що й для документів на папері.

13. Вхідні, внутрішні та вихідні електронні документи реєструються в одній системі разом з відповідними документами на папері.

Реєстрація вхідних електронних документів здійснюється у тому ж порядку, що й вхідних документів на папері. Для забезпечення реєстрації, обліку, пошуку і контролю виконання вхідного електронного документа заповнюється реєстраційно-контрольна картка в електронній формі згідно з додатками 2 і 3.

Після реєстрації вхідного електронного документа адресат у дводенний строк надсилає відправнику повідомлення за формою згідно з додатком 4 про його прийняття і реєстрацію.

14. Для фіксування резолюції щодо виконання вхідного електронного документа складається відповідний внутрішній електронний документ "Резолюція" за підписом відповідної посадової особи, про що зазначається в реєстраційно-контрольній картці.

15. Контроль за виконанням та оперативним використанням наявної в електронних документах інформації здійснюється в тому ж порядку, що й для документів на папері.