Загальна характеристика управлінського документа

РОЗДІЛ 2.

 

Згідно з Глущиком С.В.управлінський документ містить інформацію, що виникла й використовується в галузі управління. Такий документ – це, насамперед, носій інформації, а водночас і своєрідний “матеріал”, “сировина для обробки”. Це стосується, перш за все, цифрової та облікової документації, обробка якої добре механізується, а також - документів організаційно-розпорядчого характеру, де переважає словесний текст.

Частина документів, такі як планування, звітність, ділове листування – призначена для безпосереднього сприймання й оперування; вони повинні бути особливо зручними для читання.

Поняття високої культури діловодства й культури мови управлінських документів реалізується в таких конкретних вимогах до їх побудови:

· документ видає повноважний орган або особа відповідно до її компетенції;

· документ не може суперечити діючому законодавству й директивним вказівкам керівних органів;

· документ повинен бути достовірним і відповідати завданням конкретного керівництва, тобто базуватися на фактах і містити конкретні й реальні пропозиції чи вказівки;

· документ слід складати за встановленою формою;

· документ має бути бездоганно відредагованим та оформленим.

За сукупністю мовних засобів і прийомів ділові папери належать до офіційно-ділового стилю мовлення, основними ознаками якого є послідовність і точність викладу фактів, чіткість, однозначність та лаконічність висловлювань, наявність усталених словесних формул (наприклад, з метою, у зв’язку, відповідно до, у порядку, згідно з та ін.), вживання слів у прямому значенні, широке використання спеціальних термінів, дотримування прямого порядку слів у реченні тощо.

Тексти управлінських документів за експресивним забарвленням називають холодними, нейтральними, оскільки вони підкреслюють ділові стосунки й не передають суб’єктивної оцінки того, що викладається.

Дослідник Коваль А.П. вважає, що необхідно дотримуватися певних вимог до мови документа, для того, щоб стиль мовлення вище описаних документів не перетворився на “канцелярит”, тобто на бюрократичний жаргон:

· Зрозумілість мови документа передбачає вживання загально відомих, зрозумілих усім мовцям слів, офіційно усталених та загальноприйнятих термінів у тому значенні, яке закріплене за ними словником.

· Вибір слова має бути вмотивованим: не слід сплутувати значення слів підписка - передплата, продовжувати - тривати, є – являється, іноземний – іншомовний – закордонний тощо.

· Уживання іншомовних слів повинно бути правильним і доречним, а також зрозумілим для користувачів. Щоб правильно вживати іншомовні слова, слід керуватися таким:

· не вживати в тексті іншомовні слова, коли є відповідники в українській мові;

· уживання іншомовного слова в діловодстві допустиме лише в тому значенні, в якому воно зафіксоване в словниках;

· не рекомендується користуватися в одному й тому ж документі іншомовним словом та його українським відповідником (наприклад, апелювати - звертатися; анархія - безладдя; дефект - недолік, вада, ґандж; екстраординарний - особливий тощо).

· Слід уникати вживання вузькоспеціальних термінів, термінів-новотворів (наприклад, замість позаштатний фонд іноді вживають безлюдний фонд), термінів-дублетів, термінів певної наукової школи.

· У зовнішній діловій кореспонденції не бажаним є вживання професіоналізмів, які, хоч і зрозумілі, але не належать до літературної мови (наприклад, карданний пристрій - кардан, отоларинголог - вушник тощо).

· Уживання кальок з російської мови або перенесення російських слів в українську мову, коли в останній існують слова з цим значенням, є грубою помилкою в оформленні ділових паперів (наприклад, міроприємство - захід, умісний - доречний, появитися - з’явитися, слідуючий - наступний, сводка – зведення, співпадати – збігатися, останні – решта тощо).

· При складанні ділових паперів слід уникати зайвих слів, які несуть надлишкову інформацію (наприклад, поспішаємо повідомити - повідомляємо, вважаємо за можливе просити - просимо), а також тавтологічних висловлювань (наприклад, моя автобіографія - автобіографія, у січні місяці - у січні, передовий авангард - авангард тощо).

· У документах має бути широко використана синонімія української мови (наприклад, помер - пішов від нас, залишив нас, пішов із життя; п’яний - у нетверезому стані, під дією алкоголю, у стані сп’яніння тощо). Однак вибір описових синонімічних форм не повинен завуальовувати зміст документа.

· Неуважне вживання близькозвучних слів (паронімів) може призвести до перекручення змісту управлінського документа (наприклад, громадський - громадянський, дільниця - ділянка, особистий – особовий, нагода – пригода, лікарський – лікарняний - лікувальний, музичний – музикальний тощо).

Отже, управлінські документи необхідно складати не тільки згідно шаблону, котрий задає ЗУ про «Загальне діловодство», а й користуватися нормами літературної мови.