Описание и анализ бизнес-процессов

 

В процессе создании информационной системы для какого-либо предприятия, очень важным является правильное описание и анализ бизнес-процессов. Правильно смоделированные бизнес-процессы являются основой для успешного функционирования будущей информационной системы, а значит и самой организации.

При моделирование бизнес-процессов наиболее часто возникают следующие вопросы:

- какое программное обеспечение использовать,

- как моделировать процессы с использованием выбранного продукта,

- как проводить анализ и выявлять использованием выбранного продукта,

- какую методологию использовать для описания процессов.

В настоящее время на российском рынке представлено достаточно большое количество CASE-систем, многие из которых позволяют, так или иначе, создавать описания (модели) бизнес-процессов предприятий. Очевидно, что выбор системы в значительной мере определяет весь дальнейший ход проекта. Рациональный выбор системы возможен при понимании руководством компании, и ее специалистами нескольких аспектов:

- целей проекта;

- требований к информации, характеризующей бизнес-процессы и необходимой для анализа и принятия решений в рамках конкретного проекта;

- возможностей CASE-систем по описанию процессов с учетом выдвинутых требований.

Говорить о преимуществе той или иной системы/нотации бессмысленно, пока не определены тип и рамки проекта, основные задачи, которые данные проект должен решить. Ниже сделана попытка провести сравнение наиболее популярных нотаций, используемых для описания бизнес-процессов, и двух систем, поддерживающих эти нотации.

Описание бизнес-процессов проводится с целью их дальнейшего анализа и реорганизации. Целью реорганизации может быть внедрение информационной системы, сокращение затрат на выпуск продукции, повышение качества обслуживания клиентов, создание должностных и рабочих инструкций при внедрении стандартов ISO-9000 и т.д. Для каждой такой задачи существует определенные параметры, определяющие набор критических знаний по бизнес-процессу. От задачи к задаче требования к описанию бизнес-процессов могут меняться. В общем случае, модель бизнес-процесса должна давать ответы на следующие вопросы:

- какие процедуры (функции, работы) необходимо выполнить для получения заданного конечного результата;

- в какой последовательности выполняются эти процедуры;

- какие механизмы контроля и управления существуют в рамках рассматриваемого бизнес-процесса;

- кто выполняет процедуры процесса;

- какие входящие документы/информацию использует каждая процедура процесса;

- какие исходящие документы/информацию генерирует процедура процесса;

- какие ресурсы необходимы для выполнения каждой процедуры процесса;

- какая документация/условия регламентирует выполнение процедуры;

- какие параметры характеризуют выполнение процедур и процесса в целом.

Описание бизнес-процесса формируется при помощи нотации и инструментальной среды, позволяющих отразить все указанные выше аспекты. Только в этом случае модель бизнес-процесса окажется полезной для предприятия, т.к. ее можно будет подвергнуть анализу и реорганизации.

Описание нотаций

Наиболее популярными нотациями, используемыми для описания бизнес-процессов являются нотации ARIS eEPC и IDEF0, IDEF3.

ARIS eEPC

Нотация ARIS eEPC расшифровывается следующим образом: extended Event Driven Process Chain (расширенная нотация описания цепочки процесса, управляемого событиями). Нотация разработана специалистами компании IDS Scheer AG (Германия), в частности профессором Шеером. В таблице 2.1 приводятся основные объекты, используемые в рамках нотации ARIS eEPC.

 

Таблица 2. 1-Основные объекты нотации ARIS eEPC

№	Наименование	Описание	Графическое представление
	Функция Объект	«Функция» служит для описания функций (процедур, работ), выполняемых подразделениями/сотрудниками предприятия.
	Событие Объект	«Событие» служит для описания реальных состояний системы, влияющих и управляющих выполнением функций
	Организационная единица	Объект, отражающий различные организационные звенья предприятия (например, управление или отдел)
	Документ	Объект, отражающий реальные носители информации, например бумажный документ
	Прикладная система	Объект отражает реальную прикладную систему, используемую в рамках технологии выполнения функции
	Кластер информации	Объект характеризует данные, как набор сущностей и связей между ними. Используется для создания моделей данных
	Стрелка связи между объектами	Объект описывает тип отношений между другими объектами, например – активацию выполнения функции некоторым событием
	Логическое «И»	Логический оператор, определяющий связи между событиями и функциями в рамках процесса. Позволяет описать ветвление процесса
	Логическое «ИЛИ»	Логический оператор, определяющий связи между событиями и функциями в рамках процесса. Позволяет описать ветвление процесса
	Логическое исключающее «ИЛИ»	Логический оператор, определяющий связи между событиями и функциями в рамках процесса. Позволяет описать ветвление процесса

 

Помимо указанных в Таблице 2.1 основных объектов, при построении диаграммы eEPC могут быть использованы многие другие объекты. Применение большого числа различных объектов, связанных различными типами связей значительно увеличивает размер модели и делает ее плохо читаемой. Для понимания смысла нотации eEPC достаточно рассмотреть основные используемые типы объектов и связей. На рисунке 2.1 представлена простейшая модель eEPC, описывающая фрагмент бизнес-процесса предприятия.

Рисунок 2.1- Простейшая модель eEPC

 

Из рисунка, представленного выше, можно увидеть, что связи между объектами имеют определенный смысл и отражают последовательность выполнения функций в рамках процесса. Стрелка, соединяющая Событие 1 и Функцию 1 «активирует» или инициирует выполнение Функции 1. Функция 1 «создает» Событие 2, за которым следует символ логического «И», «запускающий» выполнение Функций 2 и 3. Нотация eEPC построена на определенных семантических правилах описания:

- каждая функция должна быть инициирована событием и должна завершаться событием;

- в каждую функцию не может входить более одной стрелки, «запускающей» выполнение функции, и выходить не более одной стрелки, описывающей завершение выполнения функции.

Кроме этих правил, существуют и другие важные правила формирования моделей в ARIS. Эти правила можно изучить при помощи методического материала «Методы ARIS», который устанавливается на компьютер вместе с продуктом.

На рисунке 2.2. показано применение различных объектов ARIS при создании модели бизнес-процесса.

Рисунок 2.2- Применение различных объектов ARIS при создании модели бизнес-процесса

 

Каждый объект в системе ARIS Toolset, которая поддерживает метод описания бизнес-процессов ARIS, имеет определенный набор атрибутов. Пользователю предлагается воспользоваться стандартными атрибутами для описания объектов или ограниченным количество т.н. пользовательских атрибутов.

Из рисунка 2.2 видно, что бизнес-процесс в нотации eEPC представляет собой последовательность процедур, расположенных в порядке их выполнения. Следует отметить, что реальная длительность выполнения процедур в eEPC визуально отражена быть не может. Это приводит к тому, что при создании моделей возможны ситуации, когда на одного исполнителя будет возложено выполнение двух задач одновременно. Используемые при построении модели символы логики позволяют отразить ветвление и слияние бизнес-процесса. Для получения информации о реальной длительности процессов необходимо использовать другие инструменты описания, например графики Ганта в системе MS Project.

Таким образом, при помощи нотации eEPC ARIS можно описывать бизнес-процесс в виде потока последовательно выполняемых работ (процедур, функций). Пример моделей, сформированных с использованием ARIS eEPC, показаны на рисунках 2.3-2.4

Рисунок 2.3

Рисунок 2.4