Сноски и ссылки в текстовых документах

Лабораторная работа №10

Оформление научных документов
(рефератов, курсовых, дипломных работ)

Цель: Освоить правила создания оглавлений, сносок, ссылок на литературу, подписей рисунков и таблиц для оформления научных работ в Microsoft Word.

Рекомендации к выполнению

Пользователи часто работают с документами определенного типа, например, учебными пособиями, методическими рекомендациями, диссертациями, дипломными, курсовыми работами, да и просто с рефератами. Документы одного типа обычно имеют сходные элементы, например, одинаковые фрагменты текста имеют сходный стиль оформления, структуру документа и т.п. Word предлагает, для упрощения работы с такими документами, автоматизировать ссылки, сноски, создание оглавления и переход по нему к искомому разделу документа и др. Автоматизированные вставки позволяют добавлять различные объекты в документы, обновляя для ранее вставленных их нумерацию, ссылки или подписи.

Создание оглавлений

Создадим оглавление для документа. Оглавление можно создать двумя способами: используя встроенные стили заголовков или специальные коды полей элементов оглавления. Воспользуемся первым способом. Для этого целесообразно форматировать заголовки документа встроенными стилями — «Заголовок 1», «Заголовок 2» и т.д.

Установите курсор на первый заголовок в документе и выберите команду Главная/Стили..., выберите нужный стиль заголовка в образцах «Стиль», например, «Заголовок 1». Данный заголовок теперь будет иметь стиль заголовка первого уровня. Формат шрифта и выравнивание заголовка могут быть установлены по вашему желанию.

Если нужного стиля в образцах стилей нет, то нажмите кнопку «Стили» (стрелка в правом нижнем углу этого раздела. Затем нажмите кнопку «Создать стиль» (левая нижняя кнопка) и выберите нужные параметры указав новое название стиля. Например, Заголовок 2.

Если таких заголовков в документе несколько, то для облегчения такой работы можно воспользоваться кнопкой «Формат по образцу» на вкладке Главная/Буфер обмена. Для этого выделите заголовок или абзац (формат которого вы хотите скопировать), дважды щелкните по кнопке «Формат по образцу», а затем двигайтесь по тексту и выделяйте те заголовки, которые должны быть аналогично отформатированы. После форматирования всех заголовков отключите копирование формата одним нажатием на кнопку «Формат по образцу». Поступите аналогично с остальными заголовками до конца документа.

Для того, чтобы собрать оглавление из заголовков необходимо поместить курсор в то место документа, где должно появиться оглавление (например, в начало или конец документа) и выполнить ряд действий.

В меню Главное / выберите вкладку Ссылки/ Оглавление, далее выбирается вкладка Оглавление в открывшемся диалоговом окне. Примените один из семи форматов оформления оглавление.
Установите флажок «Показать номера страниц», чтобы в оглавлении присутствовали номера страниц.
В счетчике «Уровни» установите уровень заголовка - 3 (в оглавлении будут присутствовать все заголовки до указанного уровня включительно).
Установите флажок «Номера страниц по правому краю» чтобы выровнять номера страниц вправо.
Выберите стиль заполнения пространства между заголовком и номером страниц в оглавлении «Заполнитель».
Нажмите кнопку «ОК»

В указанном Вами месте (там, где находится текстовый курсор) появится оглавление.

После внесения изменений в документ могут поменяться номера страниц, на которых находятся элементы оглавления или разделы. Тогда оглавление нужно обновить. Для этого необходимо поместить курсор в поле оглавления, в контекстном меню выбрать команду «Обновить поле» или нажать клавишу F9. В диалоговом окне выбрать переключатель «Обновить номера страниц» или «Обновить целиком». В первом случае изменяться только номера страниц, а во втором изменится текст заголовков, если вы их редактировали.

Сноски и ссылки в текстовых документах

С помощью сносок можно включить в документ дополнительную информацию, не занимая места на основной странице. Обычно их используют для оформления различных уточняющих сведений или ссылок.

Используются обычные и концевые сноски. В основном тексте номера сносок выглядят как надстрочные индексы. Если текст сносок набран внизу листа, под разделительной горизонтальной чертой, то это - обычная сноска, если текст набирается в конце документа - концевая сноска. Один документ может содержать и обычные, и концевые сноски. Например, обычные сноски можно использовать для разъяснения вводимых терминов, а концевые — для выноса всех определений или пояснений в отдельный раздел в конце документа.

Сноска состоит из двух связанных частей: номера сноски и текста сноски.

Чтобы создать сноску в набранном тексте выбирается нужное слово, которому дается определение (например, алгоритм, файл и т.д.), курсор устанавливается сразу после этого слова, т.е. именно в том месте, где должен появиться надстрочный индекс с номером сноски.

Далее выбирается вкладка Ссылки/Сноски/Вставить сноску. При этом Word создаст разделительную черту внизу страницы и поместит курсор в то место, где нужно набрать текст сноски (определение, поясняющее смысл выбранного слова), после чего клавишу Enter нажимать не надо!

Чтобы выйти из сноски, нужно щелкнуть в область основного текста.

Аналогичным образом добавляется концевая сноска, но пояснения или определения будут вставлены в конце всего документа в порядке номера сноски. Обратите внимание, что Word нумерует сноски автоматически.

Ссылка используется для указания номера первоисточника, из которого была взята цитата. В тексте такая ссылка обозначается цифрой заключенной в круглые скобки и установленной в конце цитируемой фразы.

Для создания ссылки необходимо установить курсор внутрь круглых скобок и выполнить команду Ссылки/Название/Перекрестная ссылка... В диалоговом окне оставить по умолчанию Тип ссылки – абзац; Вставить ссылку на – номер абзаца и установленный маркер на пункт Вставить как гиперссылку. В поле Для какого абзаца – выбрать (выделить) из списка литературы нужного автора и нажать кнопку Вставить. При этом в скобках появится номер источника из списка литературы. Следовательно, список литературы уже должен иметь тот источник, на который производится ссылка.

Если список литературы пополняется и сортируется, а при этом изменяется нумерация, то ссылки необходимо обновлять, используя контекстное меню (как было описано для оглавления).

После создания ссылки на источник литературы, можно проверить её работу. Так как она является еще и гиперссылкой, то по щелчку мышью в поле ссылки, при удержании клавиши <Ctrl>, произойдет переход на номер источника в списке литературы.

Задание

Таблица 1