Коллежское делопроизводство

Коллегии - в России центральные отраслевые органы управления, созданные в первой четверти XVIII в.

Начало этого периода в истории отечественного делопроизводства соотносят с реформами Петра. Именно он создал российскую бюро-кратическую систему, определившую работу с документами.

В начале XVIII века в России, в период царствования Петра, происходит реформа приказного делопроизводства. Складывается новый тип государства - абсолютная монархия, которая подразумевает сосредоточивание в одних руках законодательной и исполнительной власти. Монарх - осуществляет управление через центральные органы государства, т.е. суть реформы государственного управления сводится к его централизации.

Взамен устаревшей системы приказов в 1717-1718 было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату. В 1720 г. был подготовлен и подписан Петром 1 "Генеральный регламент", который определял задачи, функции, структуру и порядок работы коллегий - основного звена высших органов государственного управления. В этом документе имеется глава о структуре и функциях канцелярии, а также выделяется отдельная глава о секретарском чине.

В "Генеральном регламенте" 1720 г. давались общие правила составления документов, устанавливались требования к написанию отдельных реквизитов.

Для многих документов были установлены официальные бланки и разработан формуляр - правила расположения реквизитов на листе бумаги.

Изменилась и форма документов. Были отменены столбцы, они заменялись тетрадями. Появилось понятие "гербовая бумага", на которой изготовлялись документы для высших органов управления. В "Генеральном регламенте" были подробно описаны правила удостоверения отдельных документов, на пример было указано, что протоколы подписываются всеми членами коллегии. Также им был установлен порядок пользования печатями.

Коллежское делопроизводство было более прогрессивно по сравнению с приказным делопроизводством. Появились упорядоченные системы регистрации. Регистрация документов велась в специальных журналах.

Схема № 9

Система органов власти и управления в XVII - XIX веках.

К О Л Л Е Г И И

Для учета входящих документов велось две книги: в книгу "С" записывались документы поступившие от вышестоящих инстанций (царя, Сената), а в книгу "Д" - документы других коллегий и местных учреждений. При регистрации исходящих документов использовали книги "А" и "Б". В книге "А" регистрировались документы адресованные царю, в книге "Б" - отправляемые в другие коллегии, губернские учреждения и отдельным лицам.

В период коллежского делопроизводства были заложены основы организации учета и хранения документов, именно в этот период появилось название "архив". "Генеральный регламент" установил иметь два архива - общий для всех коллегий и специальный архив для коллегий иностранных дел и финансовой.

Генеральный регламент стал фактически первым законодательным актом в России, регулирующим вопросы работы с документами в центральных государственных учреждениях.

Генеральный регламент подробно определял порядок работы коллегий и решения в них дел, он давал законченную организационную форму и систему норм по документированию деятельности коллегий.

Таким образом, "Генеральный регламент" закрепил законодательно порядок работы с документами с момента их создания до архивного хранения.

В целом реформы государственного аппарата первой четверти V в. установили в России единообразную систему организационного устройства и делопроизводства государственных учреждений на основе бюрократического централизма.

Губернская реформа Екатерины была направлена на реорганизацию местного аппарата управления, но она мало изменила сложившийся порядок делопроизводства. Закон 1775 г. "Учреждения для управления губерний Всероссийской империи" установил иерархию не только учреждений, но и их документации. Эта иерархия отражалась в видах документов и порядке обмена ими между учреждениями разного уровня. Вышестоящие инстанции "указывали" нижестоящие "доносили" об исполнении указаний. Равностоящие инстанции обменивались между собой предложениями и сообщениями.

Следующий этап реформирования российского государственного делопроизводства наступает в начале в. при Александре