І довідково-інформаційних документів

МІНІСТЕРСТВО ОХОРОНИ ЗДОРОВ’Я УКРАЇНИ

ВІННИЦЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ МЕДИЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

Ім. М.І. ПИРОГОВА

КАФЕДРА УКРАЇНОЗНАВСТВА

ВИМОГИ ДО СКЛАДАННЯ Й ОФОРМЛЕННЯ ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧИХ І ДОВІДКОВО-ІНФОРМАЦІЙНИХ ДОКУМЕНТІВ

Навчальний посібник для студентів I курсу

Вінниця - 2016

Затверджено

центральним методичним комітетом ВНМУ ім. М.І. Пирогова

Протокол № від

 

Укладачі: доц. М.І. Лісовий, ст.викл. Л.М. Писаренко.

 

Рецензенти: к. філол. н., доц. кафедри українознавства ВНМУ ім. М.І. Пирогова Г.П. Краєвська;

к. філол. н., доц. кафедри українознавства ВНМУ ім. М.І. Пирогова Л.Т. Тищенко.

 

Редакційно-видавнича група:

відповідальний редактор – доктор мед. наук, проф. Ю.Й. Гумінський;

заст. відпов. редактора – проф. В.С.Тарасюк; – к.пс.н., доц. Н.Д.Корольова;

редактор – викл О.М. Лисенко;

секретар – викл Н.Г. Щур.

Навчальний посібник призначений для студентів першого курсу, які вивчають дисципліну «Українська мова (за професійним спрямуванням)».

Видання містить теоретичний матеріал про призначення організаційно-розпорядчих документів, їх види та групи (вказівки, розпорядження, постанови, рішення, наказ, інструкції, положення, правила, статути) та призначення, особливості, види довідково-інформаційних документів (службова записка, звіт, протокол, запрошення, оголошення, повідомлення, службовий лист, телефонограма, факс). Питання для самоконтролю допоможуть студентам самостійно повторити теоретичний матеріал. Завдання призначено для закріплення набутих знань.

Посібник може бути використаний як під час практичних занять в аудиторії, так і для самостійної роботи студентів.

Вимоги до складання й оформлення організаційно-розпорядчих

і довідково-інформаційних документів

1. Призначення організаційно-розпорядчих документів, їх види та групи.

2. Вказівки, розпорядження, постанови, рішення.

3. Наказ: призначення, реквізити, структура тексту, види.

4. Інструкції, положення, правила, статути.

5. Призначення, особливості, види довідково-інформаційних документів.

6. Службова записка (доповідна, пояснювальна). Звіт.

7. Протокол. Витяг з протоколу.

8. Запрошення, оголошення, повідомлення.

9. Лист, класифікація листів. Етикет ділового листування.

10. Телефонограма, факс.

Блок практичних завдань.

Питання для самоконтролю.

Список використаної літератури.

 

1. Призначення організаційно-розпорядчих документів, їх види та групи. Правом видання розпорядчих документів наділяються органи управління підприємства незалежно від характеру і змісту його діяльності, організаційно-правової форми, компетенції, структури та інших чинників. Документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво в певній установі, організації чи на підприємстві, мають назву організаційно-розпорядчих документів.

Головною функцією розпорядчих документів є регулятивна, цільове призначення якої полягає в регулюванні діяльності, що дозволяє органу управління забезпечувати виконання поставлених перед ним завдань, одержувати максимальний ефект від діяльності підприємства.

Ухвали (рішення), відображені в організаційно-розпорядчих документах, спрямовані на забезпечення організації фінансовими, трудовими, матеріальними, інформаційними й іншими ресурсами, вдосконалення організаційної структури, характеру, змісту, засобів і способів здійснення основної (виробничої) діяльності установ.

Ухвали (рішення), що містяться в організаційно-розпорядчих документах, діють по всій вертикалі управління: від керуючого органу до керованого, від вищої організації до підвідомчої, від керівника організації до керівника структурного підрозділу і працівників даної організації тощо. Саме ці документи реалізують керованість об’єктів по вертикалі.

За функціональним призначенням усі документи в управлінському апараті можна розподілити на такі групи:

• особисті офіційні документи (пропозиції, заяви, скарги громадян, розписки, особисті доручення та ін.);

• з кадрових питань (заяви, накази, особові листки, трудові книжки, особові картки, характеристики, автобіографії та ін.);

• організаційні (положення, статути, інструкції, правила);

• розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, накази з загальних питань, вказівки);

• довідково-інформаційні (довідки, протоколи, огляди, акти, доповідні та пояснювальні записки, доповіді, звіти, плани роботи, договори, телеграми, телефонограми);

2. Вказівки, розпорядження, постанови, рішення. Вказівка – правовий документ керівників єдиноначальних органів державного управління переважно інформаційно-методичного характеру, пов’язаний із виконанням наказів, інструкцій та інших актів вищих органів управління.

Міністри, керівники об’єднань, організацій, установ готують цей розпорядчий документ. Видаються вказівки при оформленні відряджень, рішень поточних організаційних питань, а також для доведення до виконавців нормативних матеріалів.

Словами «ЗОБОВ’ЯЗУЮ» або «ПРОПОНУЮ», які друкуються великими літерами, починається текст вказівки. Залежно від обсягу тексту, вказівки видаються на бланках стандартних форм А4 або А5.

Реквізити вказівки: назва відомства, закладу та структурного підрозділу, назва документа, дата, місце видання, індекс, заголовок, текст, підпис, відмітка про погодження.

Зразок:

Міністерство охорони здоров’я України

Вінницька обласна клінічна лікарня ім. М. І. Пирогова

ВКАЗІВКА № 22

11.03.15 м. Вінниця

Про перевірку стану техніки безпеки

З метою перевірки дотримання правил техніки безпеки в підрозділах лікарні

ПРОПОНУЮ:

1. Керівникам структурних підрозділів (завідувачам відділень, лабораторій, харчового блоку тощо) у триденний термін перевірити технічний стан протипожежних засобів, стан журналів техніки безпеки, знання та дотримання співробітниками правил техніки безпеки на робочих місцях.

2. Пропозиції щодо поліпшення безпечних умов праці подати до 20. 04. 15 заступникові головного лікаря Ковальовій В. К.

Головний лікар (підпис) П. Р. Кравченко

Розпорядження – це документ, який має право видавати керівник установи або колегіальний орган для розв’язання оперативних поточних питань і є обов’язковим для всіх, кому він адресований. Як правило, цей документ має обмежений термін чинності та стосується вузького кола осіб.

Розпорядження видаються Кабінетом Міністрів України, місцевими радами, представниками Президента України на місцях, а також керівниками колегіальних органів державного управління, адміністрацією підприємства в межах наданих законом прав для розв’язання оперативних питань.

Реквізити розпорядження: герб України; назва міністерства; назва органу, що видає розпорядження; назва і номер документа; дата; місце видання, заголовок; текст; додатки (якщо потрібно); підпис керівника.

Констатувальна та розпорядча частини є основними складовими тексту розпорядження. В констатувальній частині міститься інформація про причину, з якої видано розпорядження, а в розпорядчій – завдання, реалізація яких сприятиме розв’язанню проблем, що виникли. Найбільш вживаними є слова «ЗОБОВ’ЯЗУЮ», «ДОЗВОЛЯЮ» тощо. Також у розпорядчій частині обов’язково зазначається термін виконання розпорядження та вказується особа, яка відповідатиме за виконання завдання.

Для оформлення розпорядження передбачено загальні або спеціальні бланки формату А4. Після того як керівник підписує розпорядження, на ньому проставляється дата, індекс, гербова печатка. Розпорядження обов’язково доводиться до відома підлеглих.

Зразок:

18.06.14

КАБІНЕТ МІНІСТРІВ УКРАЇНИ

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

Про схвалення Концепції побудови нової національної системи

охорони здоров’я України

1. Схвалити Концепцію побудови нової національної системи охорони здоров’я України на період до 2025 року, що додається.

2. Визнати таким, що втратило чинність, розпорядження Кабінету Міністрів України від 18 вересня 2013 р. № 776 «Про схвалення Концепції розвитку системи фінансового забезпечення у сфері охорони здоров’я» (Офіційний вісник України, 2013 р., № 81, ст. 3004).

3. Міністерству охорони здоров’я разом із заінтересованими центральними та місцевими органами виконавчої влади у тримісячний термін розробити та подати в установленому порядку до Кабінету Міністрів України проект плану дій з реалізації Концепції, схваленої цим розпорядженням.

Прем’єр-міністр України А. Яценюк

Постанова – правовий документ, що приймається вищими центральними органами управління з метою розв’язання найважливіших питань, що стоять перед цими органами, і для встановлення стабільних норм та правил поведінки.

Право на прийняття постанови мають Президія Верховної Ради України, Кабінет Міністрів України й інші органи управління.

Як і текст розпорядження, текст постанови містить констатувальну і розпорядчу частини. До констатувальної частини відносять вступ, оцінку ситуації і, за необхідності, підставу для видання чи посилання на правовий акт вищого органу. Перелік заходів подається у розпорядчій частині, а також визначаються виконавці та термін виконання.

Голова колегіального органу і секретар підписують постанову.

Реквізити постанови: герб України; назва установи, що підготувала документ, назва документа; дата; місце видання; заголовок до тексту; текст; підписи.

Зразок:

КАБІНЕТ МІНІСТРІВ УКРАЇНИ ПОСТАНОВА

від 16 жовтня 2014 р. № 642 Київ

Про затвердження Порядку укладення контракту з керівником державного, комунального закладу охорони здоров’я та Типової форми контракту з керівником державного, комунального закладу охорони здоров’я.

Відповідно до частини дев’ятої статті 16 Основ законодавства України про охорону здоров’я Кабінет Міністрів України постановляє:

Затвердити такі, що додаються:

Порядок укладення контракту з керівником державного, комунального закладу охорони здоров’я;

Типову форму контракту з керівником державного, комунального закладу охорони здоров’я.

Прем’єр-міністрУкраїни	А.Яценюк
Інд. 28

Правовим актом діяльності колегій міністерств і відомств, наукових рад є рішення, що можуть бути нормативними й індивідуальними.

Відображення роботи підприємств торгівлі, побутового обслуговування населення тощо містяться у нормативному рішенні, яке складають члени Держадміністрації, члени місцевих рад, постійні комісії. Індивідуальні рішення складаються з різних питань (встановлення опіки, про прийняття в експлуатацію будівельного об’єкту тощо). Проекти індивідуальних рішень готуються депутатими, фахівцями та зацікавленими установами.

Спільні акти, що оприлюднюються кількома неоднорідними (колегіальними й тими, що діють на основі принципу єдиноначальності) державними органами й громадськими організаціями також відносять до рішень.

З констатувальної та розпорядчої частин, що взаємопов’язані, складається текст рішення. Констатувальна частина пояснює, чим викликане те чи інше рішення. Тут нерідко переповідається акт вищого органу правління, на виконання якого видається рішення.

Розпорядча частина починається словами: «колегія (міська чи наукова рада) вирішила». При цьому слово В И Р І Ш И Л А друкується великими літерами в розрядку для того, щоб візуально виділити обидві частини. Далі з нового рядка друкується текст розпорядчої частини, до формулювань якої висуваються жорсткі вимоги. По-перше, конкретність, чіткість, ясність, відсутність суперечності змісту раніше виданих розпорядчих документів, заборона іншого тлумачення. По-друге, необхідно уникати таких неконкретних висловів, як «підняти», «підвищити», «посилити», «поліпшити», «вжити заходів», «активізувати», «звернути увагу», оскільки, сформульовані таким чином доручення розпливчасті, що призводить до ускладнення перевірки їх виконання.

Розпорядча частина рішення ділиться на пункти з нумерацією арабськими цифрами, якщо вона припускає різні за характером дії або називає кілька виконавців.

Реквізити рішення: державний герб України, назва установи, назва виду документа, дата, індекс, місце видання, заголовок до тексту, текст, підписи голови і секретаря установи, органу, відбитою печатки.

Зразок:

УКРАЇНА