Ответственные лица за организацию ярмарочных зон

 

Наименование зоны	Ф.И.О. куратора	Конт.тел., эл.почта
Зона мастер-классов	Рахманова Людмила	+7-913-823-73-67
Зона маркета товаров, произведенных учащимися школы «Эврика-Развитие» и их родителями	Рахманова Людмила	+7-913-823-73-67
Зона маркета товаров от приглашенных участников ярмарки	Таранов Денис	+7-960-971-37-62, [email protected]
Зона общественного питания и кулинарных мастер-классов	Воробьева Елена	+7-913-111-39-98
Игровая для детей младшего возраста	Надежда
Фотозона	Таранов Денис	+7-960-971-37-62, [email protected]
Музей семейных ценностей	-	-
Семейная мастерская по изготовлению рыцарских доспехов из картона	Таранов Денис	+7-960-971-37-62, [email protected]
Игротека	-	-
Просмотр кадровых фильмов на фильмоскопе	-	-
Сбор благотворительных вещей

* в ответственность входит курирование отдельного направления, решение общих и частных вопросов, составление перечня участников, отслеживание наличия необходимых ресурсов. Для выполнения работ возможно привлечение других помощников по усмотрению куратора зоны.

** взаимодействие руководителей происходит с представителем каждого вальдорфского класса в рамках своих направлений и обязанностей

 

Оформление мероприятия: цветовая гаммапредполагается в красно-белых цветах (скатерти и клеенка на столах для маркета, кафе и мастер-классов, бумажные флажки, возможно гелиевые шары), также в оформлении будут использоваться гирлянды и удлинители для проведения светового освещения на столы (в случае необходимости), общее пространство между различными зонами предполагается оформить с использованием еловых веток и деревянных конструкций-ящиков с насыпными мандаринами. Данное оформление позволит создать атмосферу приближающегося праздника и наполнит воздух в помещении настоящими рождественскими запахами. Апельсины предполагаются в свободном доступе для посетителей ярмарки в качестве комплимента (однако табличками не будет рекомендоваться брать фрукты домой). Оформление помещений предполагается в ночь с пятницы на субботу перед началом Ярмарки с 22:00 до 08:00.

 

Процедура проведения мероприятия:

08:00-09:00 – инструктаж волонтеров по организации ярмарки

09:00-11:00 - заезд участников ярмарки

11:00-11:10 – открытие ярмарки (хоровая капелла)

11:10-15:00 - работа мастерских (проведение мастер-классов)

11:30-15:00 – работа рождественских маркетов;

12:00-15:00 – работа рождественского кафе;

11:30-15:00 – работа творческой зоны и зон развлечений;

 

В целом за время проведения ярмарки (4 часа) предполагается посещение - не менее 600 гостей. Для обеспечения данной проходимости необходимо провести рекламные мероприятия, которые бы позволили информационно охватить не менее 2 000 человек.

 

Среди мероприятий по продвижению Рождественской благотворительной ярмарки:

- Разработка дизайна мероприятия (плакат, пригласительные, ценники, указатели, бумажные подарки для детей на выходе) и печать полиграфической продукции;

- Размещение информации о мероприятии на событийных и новостных порталах («В Томске», «Афиша», «Знай город» и пр.);

- Распространение полиграфической продукции (кафе, магазины, спортивные организации, компании-партнеры, другие школы и вальдорфские детские сады и пр.);

- Приглашение родителей учащихся школы «Эврика-Развития» через письма из класса;

- Распространение информации через социальные сети;

- В рамках создания благоприятного имиджа мероприятия для проведения дальнейших ярмарок необходимо привлечение к мероприятию родителей учащихся школы, обладающих навыками профессиональной фото- и видеосъемки и соответствующей техникой. Возможно размещение информации по результатам ярмарки на интернет-порталах ив блогах.

 

Финансирование мероприятия (расходные материалы для изготовления товаров на продажу и проведения мастер-классов, хозяйственные и прочие расходы) предполагается за счет родительских пожертвований. В качестве отдельных мер по заявлению от ответственных за направления лиц возможно выделение части средств из Фонда вальдорфских классов (при условии предоставления первичных расходных документов: чеки и товарные чеки).

 

Волонтеры. В день проведения мероприятия привлекаются волонтеры. Всего из числа родителей и старшеклассников потребуется 8 человек, из которых:

2 человека – встреча гостей на входе и информация по ярмарке (раздача листовок о времени мастер-классов и схеме расположения зон)

2 человека – гардероб (прием/выдача одежды и вещей у гостей)

4 человека – хозяйственные работники (уборка мусора, устранение загрязнений, смена расходных материалов: тарелок, вилок, салфеток, сырья и материалов для мастер-классов, помощь руководителям зон)

 

Также на время проведения мероприятия необходимо присутствие представителей администрации школы (охранники, замдиректора по АХЧ и пр.), ответственных за безопасность, на случай возникновения непредвиденных обстоятельств.

 

Перечень работ и список ответственных лиц по функциональным работам (в процессе разработки)

Наименование работ	Ф.И.О. ответственного лица	Контактные данные
Разработка рекламы и проведение рекламной кампании	Таранов Денис	+7-960-971-37-62, [email protected]
Оформление ярмарки (в т.ч. указатели)	Таранов Денис (при содействии Жданова Владимира и других волонтеров)	+7-960-971-37-62, [email protected]
Закупка расходных материалов для общественного питания, коробок для мусора, пакетов и пр.	Таранов Денис (при содействии Жданова Владимира и других волонтеров)	+7-960-971-37-62, [email protected]
Кубы/короба для благотворительности (устанавливаются на каждой зоне для сбора средств)
Приглашение благотворительных организаций
Музыкальное оформление
Расписание мастер-классов и участников
Информация для социальных сетей