Средства автоматизации документа

Автозамена текста. Функция Автозамена предназначена для автоматической коррекции некоторых типичных ошибок в процессе набора текста. С этой целью используется встроенный список стандартных ошибок и вариантов замены. Пользователь имеет возможность расширить этот список, добавив в него свои поля (рис.6.).

Чтобы добавить в список ошибок другие пункты (то есть указать стандартную ошибку и привести правильный вариант написания слова), выполните следующие действия:

· в меню Сервис выберите пункт Автозамена;

· наберите слово с опечаткой в текстовом поле Заменить

· В поле Заменитьна введите правильный вариант;

· щелкните по кнопки Установить;

· нажмите ОК.

Рис.6. Окно Автозамена

Автотекст. Данная функция позволяет автоматически вводить текст, который приходится набирать довольно часто, например стандартное приветствие, поздравление, подпись в письме. При этом допускается вставка текста любого объема: от одного слова до нескольких абзацев.

Чтобы воспользоваться функцией Автотекст, напечатайте слово, предложение или абзац, которые часто используются в однотипных документах, а затем сохраните в качестве нового элемента автотекста под определенным названием (рис.7.). Для этого необходимо проделать следующие действия:

· выделите введенный текст;

· выберите в строке меню команду Правка → Автотекст;

· в появившемся окне выберите категорию автотекста;

· в подгруппе Автотекст введите имя элемента автотекста и поставьте галочку в окне Предлагатьзаменупринаборе;

· щелкните по кнопке Автотекст и выберите команду Создать;

· затем можно закрыть это окно.

Рис.8.Окно Автотекст

 

Поиск и замена текста. При работе с длинными документами иногда приходится вносить в них повторяющиеся изменения. Процедура поиска и замены следующая:

· в строке меню выберите команду Правка → Найти и заменить, появится диалоговое окно Найти изаменить (рис.9.);

Рис.9. Окно поиска и замены текста

· в поле Найти введите фрагмент разыскиваемого текста;

· чтобы задать дополнительные параметры поиска, щелкните на кнопке Большепараметров. Эта команда позволит найти текст, отформатированный указанным образом;

· для автоматической замены введите заменяющий текст в поле Заменитьна;

· затем нажмите на кнопку Заменить или Заменитьвсе.

Сноски. Для создания сноски необходимо выбрать в строке меню команду Вставка → Сноска ..(рис.10.).

Рис. Окно добавления сноски

Вставка гиперссылок в документ. Гиперссылки — это перекрестные ссылки, выделенные в тексте разными цветами и активируемые щелчком мыши. С помощью гиперссылок можно перейти к определенным сведениям в текущем документе, а также к связанным данным в других документах:

· в строке меню выберите команду Вставка → Гиперссылка или щелкните по кнопке Гиперссылка на панели инструментов Стандартная;

· в появившемся диалоговом окне следует выбрать один из вариантов создаваемой ссылки: на Web-страницы, адрес электронной почты, на существующий документ или его элемент, на новый документ, на который указывает новая ссылка (рис.11.).

Рис.11. Окно добавления гиперссылки

 

Создание оглавления. Автоматическое создание оглавления часто используется при работе с большими документами. Сборка оглавления происходит в несколько этапов:

1. задайте стили элементам текста, выносимым к оглавлению;

2. установите курсор в место, где будет располагаться оглавление;

3. выполните команду Вставка → Оглавление и указатели → Оглавление и указатели;

4. перейдите на вкладку Вид;

5. выберите в пункте Вид с помощью плавающего меню Оглавление;

5. установите флажок Предварительныйпросмотр для просмотра результата оглавления;

6. задайте количество уровней оглавления в поле Создать указатель → Включать до уровня. Количество уровней не должно быть больше количества стилей заголовков. В пункте Для - установить весь документ;

5. нажмите кнопку ОК, чтобы подтвердить создание оглавления. Оно будет вставлено в документ(рис.12.).

Рис.12. Окно создания оглавления

Если после создания оглавления в документ вносились правки, поместите курсор в поле оглавления и вызовите контекстное меню. Выберите Обновитьуказатель. Аналогично можно править указатель и удалять.