Характеристика организации СЭДО с использованием технологии «ad-hoc». Технология groupware.

Главным компонентом СЭДО класса "ad-hoc", с помощью которого можно автоматизировать процессы приема и передачи документов в организации, является система "электронной почты". Система ЭП представляет собой совокупность технического, программного и информационного обеспечения, которая разрабатывается с учетом характеристик конкретных организаций: объемов потоков информации, организационной структуры, типов документов и т.д. В настоящее время разработано большое число программных систем ЭП. Рассмотрим особенности их применения на основе системы "1С: Электронная почта", разработанной фирмой 1С. Электронная почта должна строиться аналогично обычной “бумажной” почте. В этом случае вся система делится на почтовые отделения (узлы), к которым прикрепляются конкретные абоненты. В качестве почтового узла, разворачиваемого в главном офисе фирмы, используется, как правило, локальная сеть (ЛВС). На нескольких рабочих станциях (хостах) устанавливают модемы для обслуживания удаленных абонентов, других почтовых отделений и приема/передачи факсовых сообщений по телефонным каналам связи, а на остальных располагают рабочие места локальных абонентов (см. рис. 7.4.). Это связано с тем, что в главном офисе могут находятся основные потребители информации, которые получают удобный доступ к почтовому отделению через рабочие станции локальной сети. Однако иногда бывает достаточно развернуть почтовое отделение на отдельной машине (хосте), доступ к которому будет осуществляться только по телефону через модемы.

Рис. 7. 4 Схема организации ЭП на предприятии

Для передачи информации между почтовыми отделениями и удаленными або­нентами могут ис­пользоваться различные транспор­тные средства: телефонная линия, выделенные каналы или глобальные сети передачи данных. Единицей передачи информации в системах ЭП является аналог “бумажной” почты - письмо или конверт, который состоит из краткого содержания, собственно письма и прилагаемых файлов: текстов, электронных таблиц, баз данных, исполняемых модулей.

Система “1С: Электронная почта” образует для пользователя единую интегрированную среду, в которой наряду с подсистемой “электронной почты” входит функциональная подсистема “баз данных”. В любой организации всегда имеется информация, которая должна быть доступна не только отдельным сотрудникам, но и большему кругу лиц, и ее нельзя представить в виде списка электронных писем. Тем самым, объективно возникает потребность в организации банков документов с разделяемым сетевым и телекоммуникационным доступом.

Именно, вторая подсистема и решает эту задачу - формирует единое информационно пространство. Функциональные возможности электронной почты “1С” в сеансе работы с базами данных реализуются для пользователя в следующих операциях:
поиск интересующей информации путем просмотра многоуровневого тематического рубрикатора (оглавления базы данных) или задания примерной формулировки интересующей тематики на естественном языке; просмотр найденной информации на экране дисплея и выборочное сохранение ее на жестком диске; просмотр фрагментов усеченной графики (планы, чертежи, схемы, диаграммы, графики) и сохранение их на жестком диске; просмотр БД с фрагментами любого формата (PCX, DBF, XLS и т.п.);
передача фрагментов данных для последующего включения в базу данных, а также сообщений администратору банка данных или другим пользователям системы.

Groupware является большой услугой, которая объединит географически рассредоточенную рабочую силу. Люди от различных секторов интересуются проектированием программного обеспечения groupware из-за его эффективности в управлении внутренними делами превосходным способом посредством эффективной коммуникации. Деловые люди, программисты, коммуникационные исследователи и т.д. теперь интересуются groupware. Начальный расход для groupware технологии является дорогим битом. Но там несколько компаний, которые предоставляют поддержку безопасные услуги в низкой стоимости.

Откройте хостинг-аккаунт и установите инструмент управления проектами, который решили использовать, все, что должны начать groupware. Но надежный хозяин, который предоставляет превосходную поддержку и предложение оптимизированных groupware серверов, является важным фактором, чтобы управлять успешным проектом с любым из этих инструментов. Много лучших компаний в мире начали получать поддержку со стороны groupwar. Без сомнения groupware - лучший выбор для проекта. Эффективный groupware может значительно улучшить эффективность компании.

Первой системой groupware стала электронная почта. Затем были изобретены надстройки над ней: всевозможные календари, информационные системы (как, например, Lotus Organizer 2.х) и подобные им приложения, предназначенные для составления расписаний и координации действий групп пользователей.

Следующей ступенью развития технологии groupware стали продукты, позволяющие совместно управлять и делиться неструктурированной информацией при работе в сети. Фактическим стандартом в этой области, на который ориентируется быстрорастущий рынок группового ПО, стал пакет Lotus Notes - платформа для приложений "клиент-сервер", служащая для разработки и размещения группового ПО. За 4,5 года, прошедшие после выпуска первой версии этой системы, число ее пользователей перевалило за 2 миллиона. В отличие от обычных офисных приложений, дающих возможность только составлять отчеты о транзакциях, приложения Notes являются "впередсмотрящими" - они помогают принимать решения и выполнять их. Благодаря Notes пользователь может просматривать источники информации о потребителях, отслеживать действия конкурентов и следить за ходом продаж. Кроме того, Notes фиксирует весь процесс деятельности фирмы, наблюдает за его состоянием и предупреждает сотрудников о наличии "узких мест". Наконец, эта система позволяет создать "корпоративную память" - хранилище специальных знаний и бизнес-сведений, которые собираются годами. На Западе Notes уже помогла тысячам предприятий сократить бумажную волокиту и улучшить связь между подразделениями, филиалами, сотрудниками. Она повысила производительность при обслуживании заказчиков, управлении операциями сбыта, учета, разработке изделий и во многих других областях коммерческой деятельности.

DOCFLOW

Проект DOCFLOW основан в 1995 году. В 90-х годах в России началось формирование рынка СЭД (систем электронного документооборота). Российские заказчики СЭД тогда впервые продемонстрировали заинтересованность в повышении эффективности своей работы за счет внедрения новых технологий электронного оперативного учета и автоматизации бизнес процессов. В 1995 году состоялась первая конференция-выставка DOCFLOW по теме электронного документооборота и автоматизации управления. Это было первое мероприятие подобного рода в России.

На сегодняшний день DOCFLOW представляет собой масштабный проект, объединяющий регулярные отраслевые мероприятия по документообороту, специализированный информационно-аналитический портал, образовательные программы международного уровня, регулярные открытые вебинары с ведущими экспертами отрасли, исследования и аналитику рынка. В конце 2008 года был созван Экспертный Совет DOCFLOW.

В рамках проекта ежегодно проводятся исследования опыта заказчиков и потребительских предпочтений на российском рынке СЭД и ECM. Данные исследования включают вопросы готовности заказчиков к использованию систем автоматизации документооборота и решений класса ECM на своих предприятиях, возможные трудности при внедрении и выбираемые пути их преодоления, предпочтения компаний в выборе технологий и предлагаемых решений, динамику расходов и инвестиционные тенденции. Участие в опросе принимают не менее 500 респондентов.

Одним из направлений деятельности проекта DOCFLOW является создание практических руководств для специалистов в области ЕСМ, включающих в себя полезную и актуальную информацию по вопросам внедрения и использования технологий управления корпоративной информацией. Материалы, разрабатываемые DOCFLOW, содержат обзоры экспертных мнений, практические советы от ведущих специалистов рынка, аналитику, учебные пособия и подборку тематических статей.

Технология «WORKFLOW».

Буквальный перевод термина "workflow" как "поток работ" является безусловно корректным грамматически, но почти никак не раскрывает его содержание. Более информативно определение продуктов класса Workflow как программных систем, обеспечивающих полную или частичную координацию выполнения производственных операций (заданий, работ, функций), составляющих структурированные бизнес-процессы предприятия.

В основе технологии Workflow лежат следующие понятия:

объект - информационный, материальный или финансовый объект, используемый в бизнес-процессе (например, письмо, оборудование, счет);

событие - внешнее (не контролируемое в рамках процесса) действие, произошедшее с объектом (скажем получение письма, поломка оборудования, изменение ставки налога);

операция - элементарное действие, выполняемое в рамках рассматриваемого бизнес-процесса (допустим подготовка письма, замена оборудования, оплата счета);

исполнитель - должностное лицо, ответственное за выполнение одной или нескольких операций бизнес-процесса (к примеру менеджер, сотрудник архива, директор).

Взаимоотношения между базовыми понятиями технологии Workflow отображены на концептуальной информационной модели, представленной на рисунке 7.5.

Каждая система обеспечивает решение трех следующих задач: 1) разработка описания бизнес-процесса; 2) управление выполнением бизнес-процесса; 3) интеграция используемых в процессе приложений.

Задачи и компоненты системы класса workflow изображены на рисунке 7.6.

 

 

Рис. 7.5. Взаимоотношения между базовыми понятиями workflow

 

Рис.7.6. Задачи и компоненты системы класса workflow

 

Выполнение множества процессов Workflow сопровождается сбором статистики, представленной в отчетах различных типов. Эти отчеты служат основой для выявления типовых маршрутов выполнения процессов, распределения затрат, причин нарушения сроков выполнения отдельных операций. Полученные данные сравниваются с требованиями, предъявляемыми к системе, проводится оценка эффективности эксплуатации. На основании результатов сравнения проводится перенастройка описанных процессов, уточнение интерфейсов с прикладными программами и базами данных, уточнение состава отчетов. Отредактированные версии процессов поступают в блок "Выполнение", а соответствующие им изменения в правилах организации бизнеса влияют на требования, предъявляемые к системе.