Види служб діловодства, їх організаційна структура, основні завдання та функції

Тема. Організація роботи служби діловодства

Забезпечення раціонального функціонування діловодства в установі, що охоплює питання документування та організації роботи з документами у процесі виконання управлінських дій, покладено на службу діловодства.

Служба діловодства - це структурний підрозділ (управління справами, загальний відділ, канцелярія ) або працівник установи (секретар), який забезпечує документообіг службових документів, тимчасове, до передання архівному підрозділу, зберігання документаційного фонду або його частини та організує роботу з документами в інших структурних підрозділах установи.

Факторами, що визначають вид та структуру служби діловодства і впливають на функції та обсяг виконуваних нею робіт, є такі:

ü розмір та територіальне розміщення установи;

ü кількісний склад працівників установи;

ü обсяг документообігу;

ü обрана форма організації діловодства;

ü рівень механізації та автоматизації діловодних процесів.

Вирішальним чинником для вибору оптимальної форми організації діловодства в установі та визначення структури і штатного складу служби діловодства є обсяг документообігу, який визначають кількістю вхідних, вихідних та внутрішніх документів за рік.

Документообіг — це рух документів в організації з моменту їх створення або отримання і до завершення виконання або відправлення. Документообіг складається з трьох документопотоків.

Документопотік — це сукупність документів, що рухаються, та їх маршрути.

Документопотік вхідних документів — це рух документів, які надійшли в організацію від зовнішніх партнерів. Більшість вхідних документів зазвичай породжують відповідні вихідні, причому у чітко визначені терміни. Терміни встановлюються або нормативними актами, що визначають той або інший час відповіді на відповідний вхідний документ, або терміном виконання, зазначеним безпосередньо у вхідному документі.

Документопотік вихідних документів — рух документів, які складені в організації для використання їх іншими організаціями. Більшість вихідних документів готується на основі внутрішніх документів установи.

Документопотік внутрішніх документів — рух документів, які використовуються для організації роботи установи, підприємства. Через канцелярію проходять не всі внутрішні документи, а тільки листування найбільш значних структурних підрозділів (особливо якщо вони територіально віддалені один від одного) і накази та розпорядження керівництва підприємства.

Обсяг документообігу визначається як сума вхідних, вихідних і внутрішніх документів за певний період часу (місяць, квартал, рік).

Залежно від обсягу документообігу встановлено чотири категорії установ:

I категорія - з обсягом документообігу понад 100 тис. документів на рік;

II категорія - від 25 тис. до 100 тис. документів на рік;

III категорія - від 10 до 25 тис. документів на рік;

IV категорія - до 10 тис. документів на рік.

Враховуючи категорію установи, кількість та територіальне розміщення її структурних підрозділів, обирають форму організації діловодства:

Ø централізовану - рекомендовано застосовувати в установах III—IV категорії з невеликою кількістю структурних підрозділів;

Ø децентралізовану - впроваджують в установах І категорії з територіально роз'єднаними структурними підрозділами;

Ø змішану - доцільно обирати в установах І—II категорії зі складною структурою та значним обсягом документообігу.

Централізована форма організації діловодства - всі операції з оброблення документів зосереджені (централізовані) в єдиному для всієї установи центрі - службі діловодства.

Децентралізована форма - одночасне виконання відносно однорідних діловодних операцій кількома структурними підрозділами установи, включаючи службу діловодства.

Змішана форма організації діловодства - деякі операції (наприклад, приймання кореспонденції, реєстрацію, контроль, копіювання документів) централізовано виконує служба діловодства, а інші операції (довідково-інформаційне обслуговування, зберігання документів, формування справ тощо) децентралізовано виконують інші структурні підрозділи установи.

На практиці існують такі види служб діловодства:

- департамент документального забезпечення і контролю -в установах І категорії;

- управління справами - в установах II категорії;

- загальний відділ - в установах III категорії;

- канцелярія - в установах IV категорії.

Кожна із зазначених служб діловодства, у свою чергу, структурно поділяється на підрозділи.

До складу служби діловодства можуть входити:

- секретаріат (служба, яка безпосередньо підпорядковується керівникові установи);

- підрозділи (відділи, сектори, групи, служби), що забезпечують облік, реєстрацію, контроль за виконанням документів, підготовку проектів документів, оформлення і випуск документів, розгляд листів (звернень) тощо;

- кур'єрські служби;

- копіювально-множильні бюро;

- архів.

Наприклад, до складу управління справами можуть входити: відділ діловодства, відділ контролю та відділ розгляду звернень громадян. Ці структурні підрозділи служби діловодства, у свою чергу, можуть поділятися на більш дрібні підрозділи. Так, відділ діловодства може складатися з канцелярії, сектору документаційного обслуговування колегіального органу, кур'єрської служби, архівного підрозділу тощо.

У невеликих установах, які у структурі не мають служб діловодства, відповідальність за ведення діловодства покладена на секретаря або на іншу спеціально призначену посадову особу.

Роботу служби діловодства регламентують положення про неї, яке розробляють на основі положення (статуту) про установу, та інструкції з діловодства установи.

Основне завдання діловодної служби – встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами в установі (організації) на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої роботи з документами і скорочення кількості документів.

Відповідно до основного завдання служба діловодства виконує такі функції:

Ø реалізує державну політику з організації діловодства в межах установи;

Ø розробляє і впроваджує індивідуальну інструкцію з діловодства та зведену номенклатуру справ установи;

Ø розробляє типові інструкції з діловодства та номенклатури справ для мережі підвідомчих установ;

Ø організовує за дорученням керівництва підготовку проектів організаційно-розпорядчих документів, забезпечує їх оформлення і видання;

Ø забезпечує документаційне та організаційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів;

Ø проваджує національні стандарти, уніфіковані форми документів та інші нормативно-правові акти у своїй установі та мережі підвідомчих установ;

Ø вносить пропозиції керівництву установи щодо розроблення та впровадження форм організаційно-розпорядчих документів установи;

Ø бере участь у розробленні, впровадженні та використанні системи електронного діловодства та електронного документообігу в установі;

Ø контролює виконання нормативних вимог щодо створення та відтворення інформації електронних документів, що підлягають внесенню до документаційного фонду установи;

Ø здійснює контроль за підготовкою документів у структурних підрозділах установи, за їх своєчасним виконанням, вживає заходів щодо скорочення термінів проходження і виконання документів, узагальнює та аналізує дані про хід і результати цієї роботи;

Ø здійснює приймання, реєстрацію, облік, поточне зберігання, оперативний пошук, доставку документів, інформування за документами;

Ø реалізує єдиний порядок відбору, обліку, збереження, якості оброблення і використання документів, що утворюються у діяльності установи і мережі підвідомчих установ, для передання на державне зберігання;

Ø удосконалює форми і методи роботи з документами у своїй установі та мережі підвідомчих установ із використанням комп'ютерної та організаційної техніки;

Ø здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами у структурних підрозділах установи та мережі підвідомчих установ;

Ø засвідчує печаткою документи в усіх випадках, передбачених інструкцією щодо роботи з документами в установі;

Ø організовує друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів;

Ø організує підвищення кваліфікації працівників установи в роботі зі службовими документами;

Ø організує забезпечення збереженості документаційного фонду установи.

Обсяг робіт за кожною функцією визначають на основі обсягу документообігу і норм часу на діловодні роботи.

Для низки установ І і II категорії з високим рівнем централізації діловодних операцій широко застосовують системи автоматизованого діловодства та документообігу (САДД). Для реалізації функцій САДД у складі служби діловодства створюють інформаційні центри і бюро.