Автоматизация ввода данных

Облегчить и ускорить ввод данных позволяет режим Автозаполнение, в котором, используя маркер заполнения, можно выполнять ввод данных в ячейки без набора с клавиатуры. Автозаполнение работает с числами, датами, днями недели, месяцами и смешанными (комбинированными) данными.

Небольшой черный квадрат в правом нижнем углу активной ячейки или диапазона называется маркером заполнения. В выделенном диапазоне ячеек имеется только один маркер заполнения (рис. 1.2.4).

 

 

Рис. 1.2.4. Маркер Автозаполнение

Постройте числовые ряды с помощью функции Автозаполнение с шагом, равным 1, для этого выполните следующие действия:

1. Перейдите на Лист 2.

2. Введите в ячейку А1 число 1.

3. Нажмите и удерживайте нажатой клавишу Ctrl.

4. Установите курсор мыши на маркер заполнения (маленький черный квадратик в правом нижнем углу ячейки) ячейки А1. Курсор должен принять вид тонкого черного крестика.

5. Нажмите левую кнопку мыши и потяните, выделяя диапазон А1:I1.

6. Отпустите кнопку мыши и клавишу Ctrl.

Для построения числового ряда с произвольным шагом выполните следующие действия:

1. Введите в ячейку A3 число 5, в ячейку B3-число 3.

2. Выделите диапазон A3:B3.

3. Протащите маркер заполнения до ячейки I3 — Excel вычислит разность между двумя заданными числами и заполнит выбранные ячейки как арифметическую прогрессию (рис. 1.2.5).

 

 

Рис. 1.2.5. Ряды данных, построенные в режиме Автозаполнения

Выполните Автозаполнение с помощью функции Прогрессия, для этого:

1. Перейдите на Лист 3.

2. Введите в ячейку А5 число 0.

3. Выделите диапазон A5:I5

4. Выберите вкладку Главная → панель Редактирование → кнопку Заполнить → пункт Прогрессия.

5. В диалоговом окне Прогрессия задайте шаг 0,5, Тип прогрессии –арифметическая, предельное значение 5 (рис. 1.2.6); нажмите ОК.

 

 

Рис. 1.2.6. Диалоговое окно Прогрессия

 

В результате диапазон ячеек A5:I5 будет заполнен рядом данных, как показано на рис. 1.2.7.

6. Введите в ячейку A6 число 2 и постройте ряд данных в арифметической прогрессии с шагом 2 и предельным значением 18.

 

Рис. 1.2.7. Ряды данных, построенные в режиме Прогрессия

Копирование данных

В процессе работы над таблицей можно воспользоваться такими вариантами копирования ранее введенных данных, как:

- копировать содержимое одной ячейки в другую;

- копировать содержимое ячейки в группу ячеек;

- копировать несколько ячеек в выбранный диапазон.

В любом случае на первом шаге необходимо выделить ячейку или блок ячеек, которые будут копироваться.

Команда копирования выполняется несколькими способами:

- вкладка Главная → панель Буфер обмена → кнопка Копировать ;

- одновременным нажатием клавиш Ctrl-C;

- с помощью правой клавиши мыши.

Выделенная для копирования область будет окружена бегающей полосой.

Затем необходимо указать место в электронной таблице, куда будут скопированы исходные ячейки. Место можно указать двумя способами:

- с помощью клавиш со стрелками: поместить курсор в левый верхний угол блока, затем, удерживая нажатой клавишу Shift, выделить блок для копирования и нажать клавишу Enter;

- с помощью мыши установить курсор на левый угол блока и, удерживая левую клавишу, выделить мышью весь блок, отпустить левую клавишу и нажать клавишу Enter.

Выполните копирование данных, для этого произведите следующие действия:

1. Перейдите на Лист 4 и поместите в ячейку H5 число 7.

2. Скопируйте ячейку H5 в ячейки с D3 по D8.

3. Скопируйте ячейку H5 в ячейки с Е3 по G3.

4. Скопируйте ячейки D3:D6 в ячейки с A1 по B1.

5. Скопируйте ячейки A3:B3 в ячейки с E5 по E8.

6. Поместите в указанные слева клетки соответствующие числа

7. A4 – 5, B4 – 4, A5 – 1, B5 – 3, A6 – 2, B6 – 9.

8. Поместите в ячейку B8 формулу "=А4+А5".

9. Скопируйте ячейку В8 в ячейки с В9 по В10, используя маркер Автозаполнения правого нижнего угла клетки В8.

10. Скопируйте ячейку В8 в ячейку С8.

11. Поместите в ячейку С10 формулу “=В4/В5”.

12. В результате у вас должна получиться таблица, имеющая вид, как показано, на рис. 1.2.8.

 

 

Рис. 1.2.8. Результат выполнения операций Копирование ячеек

Форматирование ячеек. Для того чтобы выполнить форматирование ячеек, выберите вкладку Главная (рис. 1.2.9).

 

 

Рис. 1.2.9. Вкладка Главная. Панели для форматирования ячеек

 

На ней расположены все необходимые для этого панели; Форматирование применяется к предварительно выделенным элементам:

- вся таблица;

- столбец, диапазон столбцов;

- строка, диапазон строк;

- клетка, блок клеток.

Так же форматирование можно произвести, вызвав правой кнопкой мыши контекстное меню → пункт Формат ячеек, появится диалоговое окно Списки (оно содержит весь перечень команд по форматированию).

Специальное оформление. В Excel предусмотрены разнообразные дополнительные способы размещения текста и чисел. Они могут располагаться как горизонтально, так и вертикально, справа, слева или располагаться по центру ячейки. Для текста предусмотрен также режим переноса слов, когда за счет увеличения высоты строки в ячейке на экране дисплея размещается весь введенный текст.

Для этого используйте панели Ячейки и Выравнивание на вкладке Главная или диалоговое окно Списки. Что позволит задать нужное горизонтальное и вертикальное расположение данных в ячейке, указать режим переноса по словам и выбрать ориентацию данных в ячейке.

Выполните форматирование ячеек, для этого произведите следующие действия:

1. На Листе 5 в ячейку С2 введите слово "Курсант" и скопируйте ее в ячейки с D2 по G2.

2. В ячейке С2 выберите режим размещения текста по горизонтали в центре и щелкните по кнопке "Ok" в диалоговом окне Списки.

3. В остальных четырех ячейках с текстом установите режим размещения по центру, как по горизонтали, так и по вертикали, и опробуйте все три вида вертикального размещения текста в ячейке, чтобы получить картинку, как на 1.2.10.

4. Для ячейки С4 установите режим “Переносить по словам” и введите текст из рис. 1.2.10 ячейка G2.

 

 

Рис. 1.2.10. Результат форматирования ячеек

5. Введите в ячейку A3 число 2,2222 и измените количество десятичных знаков в числе до 1 после запятой, как на рис. 1.2.10. Для этого воспользуйтесь кнопкой (уменьшить разрядность) на панели Число, вкладка Главная.