Методы изучения информационных потребностей и запросов.

Конечная цель ИОУ как информационной системы заключается в удовлетворении информационных потребностей, они становятся определяющим фактором при формировании базы данных. Организация информационного массива строится в соответствии с конкретными условиями и задачами управления.

Степень детализации и форма представления информации различаются в зависимости от получателя. Чем выше пост, тем более общая информация ему требуется.

При анализе информационных потребностей нужно различать:

1) фактически удовлетворяемые потребности в информации; это та информация, которая поступает к менеджеру - периодичность, состав, качество сведений;

2) реальные потребности, т.е. объем информации, необходимый для успешного решения задачи в конкретный момент;

3) абсолютные потребности, отражающие всю потребность в информации при наиболее полном и квалифицированном решении задач. Абсолютные потребности - перспектива развития ИО.

Для изучения информационных потребностей и запросов используют методы:

1. Анализ управленческой документации и документооборота применительно к каждому уровню управления и рабочему месту специалиста. Функционирующая в организации система документооборота позволяет получить достаточно полную картину о содержании, форме представления, периодичности сведений, поступающих к конкретному специалисту и создаваемых ими. Анализ документов дает возможность выделить сквозные показатели и определить алгоритм их агрегирования. Управленческие документы составляют основу для анализа фактически удовлетворяемых потребностей, т.е. того уровня ИО, который обеспечивает определенный минимум сведений, необходимый для управления. Традиционные методы изучения документооборота можно дополнить формализованными, напр., контент-анализом. Метод на основе частотного подсчета смысловых единиц позволяет более полно и подробно охарактеризовать параметры, в т.ч. состав информационного массива системы.

Кроме изучения ОРД и специальных систем документации интерес вызывают нормативно-справочные виды документов, который в совокупности с должностными инструкциями, положениями о деятельности подразделений дают возможность выяснить и оценить уровень ИО, достаточный для удовлетворения реальный потребностей.

2. Проведение социологического обследования среди потенциальных пользователей системы ИО. Может быть проведено в форме анкетирования, интервью, применимы методы наблюдения и эксперимента. Соц. Опрос обязательно должен быть сплошным. Анкеты разрабатываются для каждой категории потребителей информации. Подробно - для руководителей и специалистов. Основная часть вопросов анкеты, как правило, формулируется в открытом виде, что позволяет получить более полный и развернутый ответ.

3. Анализ существующих информационных связей. Заключается в построении дерева целей и в применении методов опроса. Суть метода, основанного на построении дерева целей системы управления, заключается в следующем. Формулируется генеральная цель деятельности системы управления. Успех всей дальнейшей работы по выявлению параметров информационного фонда определяется тщательностью и корректностью формулировки генеральной цели. Потом цель декомпозируется, т.е. разбивается на ряд более узких частных целей, выполнение которых необходимой для достижения нужного уровня. Процесс продолжается до тех пор, пока не будут выявлены решаемые будущими пользователями подсистемы задачи.

Метод дерева целей позволяет выявить полный перечень задач, решение которых необходимо на определенном уровне управления для достижения генеральной цели деятельности.