Механизм научно-методического и научно-информационного обеспечения государственной кадровой политики. 10 страница

· оперативное планирование. Это преимущественно краткосрочное планирование практических действий по достижению стратегических целей в конкретных условиях, а также разработка мероприятий, обусловленных сравнительно неожиданными изменениями ситуации.

Планирование персонала является важнейшей составной частью планирования предприятия, организации и осуществляется в общей системе организационного планирования.

Исходной базой кадрового планирования в любой области организационной активности являются анализ состава персонала. Главная цель анализа состава персонала ‑ выяснение количественных (величина рабочего времени) и качественных (профессионально-квалифицированных) возможностей сотрудников организации в настоящем и будущем. Анализ наличного состава персонала и организационных задач позволяет определить потребность в персонале, т.е. выяснить необходимый, должный для реализации целей организации количественный состав персонала определенного качества. При этом определяется не только численность рабочих мест и сотрудников, но и их квалифицированные группы.

В том случае, когда сегодняшняя и особенно будущая потребность в персонале количественно превышает его наличный состав, актуализируется такое направление (сфера) планирования персонала, как планирование набора (привлечения) персонала. Цель этого рода деятельности - приведение состава персонала в соответствие с потребностями организации. Это достигается как за счет приема новых сотрудников, так и с помощью внутренних кадровых маневров, перемещения и обучения работников.

Возможность внутриорганизационных кадровых маневров во многом основывается на планировании профессионально-служебного продвижения и деловой карьеры. Эта область планирования позволяет не только своевременно находить необходимых сотрудников на открывающиеся вакантные должности, но и служит важным мотивационным фактором. Запланированное продвижение по службе или другое, отвечающее стремлениям работника изменение его профессионального и, как следствие, социального статуса, снижает желание сотрудника сменить место работы, повышает его организационную идентификацию, удовлетворенность пребыванием в данном коллективе и трудовое усердие.

Любое кадровое планирование неизбежно сопровождается планированием затрат на персонал. Деятельность этого рода связывает кадровое планирование с планированием организации в целом и прежде всего с ее финансовым планированием. Любые планы в области персонала должны учитывать финансовые возможности организации, во многом определяющие их реалистичность. Планирование расходов на персонал строится на основе учета трех групп факторов:
1) стоимости самого персонала (зарплата, премии, социальное страхование и т.д.); 2) расходов на кадровые изменения; З) затрат на деятельность по планированию персонала.

Основные области планирования персонала учитываются при подготовке как стратегических, так и оперативных кадровых планов. Если качество наличного состава кадров неудовлетворительно, то возникает необходимость планирования развития персонала: обучения, повышения квалификации и переквалификации сотрудников. Правда, в ограниченных масштабах потребность в работниках недостающих квалификаций может удовлетворяться за счет приема новых сотрудников и увольнения своих работников избыточных квалификаций. Однако обычно это худший вариант установления соответствия между потребным и наличным качеством персонала.

В случае, когда имеется количественный и/или качественный излишек человеческих ресурсов, необходимо планирование освобождения персонала. Оно может осуществляться в различных формах: увольнения, перемещения в другие подразделения, переквалификации сотрудников, создания новых рабочих мест за счет расширения производства и т.д. от учета всех этих возможностей и заблаговременного планирования их оптимальных для организации вариантов во многом зависит успех ее работы.

Необходимость в сложном согласовании и оптимизации соотношения между привлечением, развитием и освобождением (в том числе перемещением и переквалификацией) персонала вызывает к жизни планирование изменений персонала. На крупных предприятиях оно позволяет экономить значительные средства. В ходе планирования изменений персонала анализируются различные варианты кадровых изменений, координируются их цели и последовательность, выявляется их стоимость, плюсы и минусы, определяются приоритетные направления, разрабатываются соответствующие мероприятия.

На эффективность деятельности организации непосредственно влияет планирование использования персонала. Оно решает задачи оптимизации организации рабочих мест, рабочего времени, организационных возможностей сотрудников (их квалификация, индивидуальные способности, мотивированность) и трудового процесса в целом, приведения в соответствие всех этих факторов эффективной деятельности.

В современных условиях, особенно в крупных организациях, все большую значимость приобретает планирование кадровых информационных процессов. Информационное обеспечение необходимо для каждой сферы управления персоналом и, конечно, для разработки любых планов и контроля за их реализацией. Современные корпорации имеют обширный банк данных о персонале и его предполагаемых изменениях, что позволяет им быстрее и эффективнее решать кадровые вопросы. Анализ состава персонала, как уже частично отмечалось, это детальная оценка настоящего (наличного) и будущею (предлагаемого) состава кадров в количественном и качественном отношении. Во временном отношении он выходит далеко за пределы настоящего и служит отправным пунктом для всех расчетов будущего состава сотрудников, является их базовой составной частью.Анализ состава персонала выявляет количественный состав различных категорий работников (например, операторов, программистов, руководителей, низшею, среднего и высшего звена и т.д.), а также специфические качественные характеристики (квалификацию, способности, компетенцию) сотрудников и их комбинации.

Анализ состава персонала необходим для подготовки любых решений в области персонала. Он является стержнем, становым хребтом всего планирования персонала. На основе информации о наличном состоянии кадров и его ожидаемом изменении разрабатываются и осуществляются практически любые меры по изменению персонала, ведется вся кадровая деятельность.

Без анализа состава персонала невозможно учитывать и планировать затраты на персонал, а также рационально заполнять рабочие места и использовать сотрудников. Эта сфера планово-аналитической деятельности служит исходной базой для развития персонала, поскольку дает сведения о состоянии и изменении профессионально-квалификационной структуры кадров. Анализ состава персонала – исходная база для прогнозов в развития персонала, для контроля за ним и подготовки различного рода отчетности, касающейся кадров. Иными словами, он служит основой для учета и планирования любых изменений личностного (человеческого и социальною) кaпитала. Что же непосредственно включает эта сфера планово-аналитической деятельности?

Исходным моментом анализа состава персонала выступает сопоставимый учет пополнения (прихода) и убытия кадров, изменений сотрудников в целом применительно к различным уровням: коллективу всей организации, ее отдельным подразделениям, а также относительно гомогенным профессиональным группам. Анализ состава персонала на каждом из этих уровней предполагает выполнение ряда взаимозависимых функций.

1) Диагноз персонала,означающий выяснение организационных возможностей сотрудников или их трудового потенциала. Обозначим имеющийся трудовой потенциал буквой А.

2) Проектирование кадрового состава ‑ определение состава персонала на основе учета существующих норм и устойчивых тенденций его изменений рассчитывается по формуле:

А - В + С = D,

где В ‑ предполагаемое убытие персонала из-за ухода на пенсию, беременности, рождения детей, увольнений или расторжения договора, переводов и. повышений по службе, утраты трудоспособности или смерти и т.п. При проектировании будущего состава учитывается только сравнительно достоверно устанавливаемая информация, получаемая на основе действия трудового законодательства (например, увольнение на пенсию по достижении определенного возраста), среднестатистических норм или устойчивых тенденций, определяемых по прошлому опыту (например, процент текучести кадров);

С ‑ предполагаемое пополнение персонала за счет, например, вхождения учеников в основной состав работников, переводов и повышения по работе, возвращения из службы в армии и т.п. Данный показатель (С) так же, как и предыдущий (В), определяется на основе законодательства, четко установленных норм и тенденций;

D ‑ проектируемый к определенному времени (t) состав персонала. Время t может измеряться о годах или месяцах.

З) Планирование изменений персонала ‑ учет необходимых, планируемых кадровых перемен, вносящих коррективы в спроектированный ко времени t состав персонала. Эти изменения определяются несоответствием проектируемого состава персонала потребности в персонале ко времени t. В рамках данной функции учитывается изменение производственных задач, предполагаемое внедрение новой техники и технологий, политика организации, например, ее стремление омолодить средний состав сотрудников или же увеличить среди них долю мужчин, И некоторые другие факторы. Планирование изменений персонала рассчитывается по формуле:

D + (-) Е = F,

где Е – необходимые к определенному времени кадровыеизменения. Они могут быть в сторону как увеличения персонала (со знаком «плюс»), так и его сокращения (со знаком «минус»);

F – планируемый ко времени t состав персонала. Этот состав рассматривается как оптимальный для организации к определенному времени. Однако нередко заранее известно, что такой оптимум едва ли достижим на деле.

4) Прогнозирование персонала – расчет реального количества сотрудников определенной квалификации ко времени t. Эта функция необходима, поскольку позволяет предусмотреть те планируемые кадровые изменения, которые не будут реализованы, к примеру, не удастся уволить определенное количество излишней рабочей силы из-за законодательных запретов или же опасений нарушения социального мира. Прогнозирование персонала осуществляется по формуле:

F - G = Н,

где G - предположительно неосуществимые кадровые изменения, т.е. та часть плана, которая по всей вероятности не будет выполнена;

Н - прогнозируемый состав персонала, т.е. предполагаемый реальный состав сотрудников ко времени t.

Обобщая рассмотренные выше функции и формулы, можно вывести общую формулу анализа состава персонала: А - В + С (=D) + Е(= F) - G = Н. Эта формула дает общие представления о важнейших процедурах осуществления анализа состава персонала и планирования персонала в целом.

Охарактеризованный выше в общей форме анализ состава персонала начинается с функции диагноза кадров – А, базируется на ней. Такой диагноз позволяет выяснить трудовой потенциал персонала. Он характеризует результативность или же производительные организационные возможности сотрудников, которые могут быть реализованы при наличии соответствующих требований и условий. Трудовой потенциал показывает, какие задачи может выполнить организация, каких деловых (производственных) результатов она может достичь, обладая данным составом персонала. Этот потенциал зависит от личных, индивидуальных качеств сотрудника, приобретенных в ходе овладения профессиональными и социальными (коммуникативными) знаниями, накопления опыта и навыков работы и общения. Трудовой потенциал складывается из: 1) личных качеств и способностей;
2) профессиональных знаний и навыков (человеческий капитал);
3) знаний и опыта делового общения, умения работать в коллективе, эффективно взаимодействовать с другими сотрудниками и клиентами (социальный капитал).

Различают используемый,наличный и латентный, скрытый трудовой потенциал. Используемый трудовой потенциал – это те способности, компетенции, которые сотрудник реализует в настоящее время на своем рабочем месте. Латентный трудовой потенциал в настоящее время не реализован, часто его еще предстоит выявить, определить. Он включает две составные части:

· потенциал, который может быть использован в настоящее время, т.е. способности, которыми данный работник в настоящий момент хотя и обладает, но которые на данном рабочем месте не требуются или же используются лишь частично;

· потенциал, который не может быть использован в настоящее время. Это способности, которые в данный момент невозможно задействовать, поскольку их актуализация, применение требуют соответствующих образовательных мер и/или обучения. Пример такого потенциала – хорошее знание сотрудником английского языка при его слабом знакомстве с работой на компьютере, в то время как организации нужны работники для компьютерной обработки английских текстов. В данном случае языковые познания сотрудника (это потенциал, который не может быть использован в настоящее время) могут найти применение лишь после его обучения работе с компьютером.

Используемый трудовой потенциал и потенциал, который может быть использован, образуют актуальный трудовой потенциал работника. Потенциал же, который не может использоваться в настоящее время, представляет собой потенциал развития сотрудника. Он может быть полезен для организации только после соответствующих мероприятий по развитию персонала.

В процессе диагноза персонала определяется трудовой потенциал каждого сотрудника. Не все составляющие этого потенциала непосредственно влияют на трудовые достижения и эффективность деятельности организации. Прямая зависимость существует лишь между индивидуальной результативностью (достижениями) и актуальным трудовым потенциалом; готовностью и желанием работника трудиться (мотивированность); требованиями, предъявляемыми к нему со стороны организации; условиями труда (рис.9.4).

 

 

 

Трудовые достижения сотрудника непосредственно зависят от четырех главных факторов. При наличии других факторов именно актуальный трудовой потенциал (первый в данной схеме фактор) определяет верхнюю границу трудовых достижений, максимальную организационную производительность. Этот фактор уже рассматривался.

Второй из основных факторов индивидуальной результативности – требования к работнику, предъявляемые рабочим местом (должностью) и руководителем. Главные из этих требований обычно отражены в должностных инструкциях. Если требования к работнику занижены, то он реализует лишь часть трудового потенциала. Завышенные требования дезориентируют действия сотрудника, могут вызвать фрустрацию и в целом негативно влияют на мотивацию. Поэтому для руководителя важно обеспечить соответствие предъявляемых требований индивидуальным возможностям работника. При этом при наличии соответствующего стимулирования сотрудники лучше воспринимают несколько завышенные (но реалистичные) требования, предполагающие напряженный труд и личностное развитие, чем заниженные, не дающие возможности проявить себя, развивать свои способности.

Третий фактор индивидуальной производительности – готовность к труду. Она определяется основополагающими ценностными представлениями и мотивами (мотивированность, желание трудиться) человека, а также его предрасположенностью к труду, Которая зависит от эмоционального и физического состояния; настроение, духовный и/или физический подъем, стресс, депрессия, недомогание и т.п.

Четвертый фактор, от которого непосредственно зависит трудовая отдача, – условия труда. Они включают производительность и состояние техники и оборудования, организацию рабочего места, организационную экологическую среду (температуру и состояние воздуха, освещенность, шум, дизайн и т.п.). Так, например, неблагоприятная с точки зрения эргономики организация рабочего места ведет к чрезмерной утомляемости, снижению производительности, затруднению взаимодействия с товарищами по работе.

На трудовые достижения (результативность), помимо компетенций, составляющих актуальный трудовой потенциал, непосредственно влияют требования, изложенные в соответствующей должностной инструкции, уровень требовательности начальника отдела, который, скажем, излишне мягок, что не позволяет задействовать секретаршу для печатания рукописей научных трудов. Трудовая отдача сотрудницы напрямую зависит от ее желания трудиться, которое обусловлено ее трудолюбием, добросовестностью, системой оплаты и стимулирования в целом. Однако в последнее время сотрудница находится в состоянии депрессии, что приводит к частым ошибкам в работе, раздражительности в общении с посетителями, снижая ее организационную отдачу. На результаты ее труда негативно воздействуют устарелое компьютерное оборудование, скученность сотрудников, большое количество людей, находящихся в одной комнате и, как следствие, частый шум и посторонние разговоры (условия труда).

Анализом рассмотренных выше факторов индивидуальной производительности занимаются различные сферы кадрового менеджмента. Так, определение требований к сотруднику, вытекающих из занимаемого им рабочего места, – составная часть определения потребности в персонале. Формирование оптимальных условий труда – задача деятельности по использованию персонала. Выявление и использование потенциала развития – одна из целей менеджмента развития персонала. Определение трудового потенциала в целом и его важнейших составляющих – исходная база анализа состава персонала. Конкретизацией трудового потенциала является профиль способностей. Его выяснение реализует и углубляет функцию диагноза персонала (А).

Диагноз кадров начинается непосредственно с анализа трудового потенциала, предполагающего определение тех индивидуальных качеств или черт реальных работников, которые имеют организационную значимость. В специальной литературе для характеристики таких качеств, выражающих организационные возможности сотрудников, используются различные термины: «способности», «компетенция» («компетенции»), «качества», «черты». В дальнейшем эти слова будут употребляться преимущественно как синонимы.

Способности или компетенции – это личностные (врожденные и приобретенные) качества, профессиональные и социальные (характеризующие общение, коллективное взаимодействие) знания и навыки, которые могут быть использованы для реализации целей организации. Весь персонал организации представляет определенный набор компетенций, необходимых для выполнения ее задач. И с этой точки зрения управление персоналом является управлением способностями, их подбором, формированием, использованием, сохранением и развитием. Как уже отмечалось, составляющие трудовой потенциал работника его компетенции – одной из важнейших факторов его результативности.

Совокупность организационных способностей работника образует профиль компетенций. В данном случае имеется ввиду, что если объединить способности работника, то в результате как бы вырисовывается его трудовой профиль. Профиль способностей дает возможность судить об организационных возможностях сотрудника. Систематизированная в зависимости от потребностей организации совокупность таких профилей выступает отправной базой всего планирования персонала.

Профиль компетенций определяется на основе соотнесения качеств сотрудника с той работой, которую он призван выполнять. Практическое определение профиля компетенций отдельных работников и всего персонала – непростая задача. Ее сложность состоит прежде всего в трудности различения важных для конкретных случаев и в то же время не типичных для данного вида работы в целом способностей и их проявлений. Преодолеть эти трудности помогает анализ характеристик трудовой деятельности (работы), сопоставимый с наблюдением организационного поведения работника. На базе такого анализа выделяются конкретные компетенции и вырисовывается их профиль.

Несмотря на различия конкретных видов трудовой деятельности, важнейшие способности работников во многом схожи, идентичны. Это позволяет отразить их теоретически, как бы в чистой форме. Из-за специфики отдельных организаций и рабочих мест невозможно составить универсальный, в равной мере пригодный для всех организаций перечень компетенций. Однако основополагающие, пригодные в той или иной степени для любой организации компетенции можно отразить и сгруппировать в общем каталоге профиля способностей. Такой каталог, характеризующий способности человека к труду, обычно конкретизируется применительно к различным предприятиям. Примерная форма каталога профиля способностей, ориентированного в первую очередь на промышленные предприятия, приведена в таблице.

Примерная форма каталога профиля компетенций

Категория способностей	Примеры	Пояснения
Идентификационные черты	Имя, личный номер, рабочее место, семейное положение и др.	Необходимы для компьютерной обработки информации
Знание и квалификационные навыки: а) уровень образования · законченные учебные заведения и полученная специальность; · дополнительная квалификация; б) профессиональный опыт	Образование, ученая степень, учебные заведения, курсы, семинары, в том числе повышения квалификации, иностранные языки, компьютерное образование и т.п. Стаж и прежнее место работы, внепроизводственная биография (например, служба в армии)	Желательно выяснить, что и когда преподавалось и что осталось в памяти. Особенно желательно знать продолжительность и качество работы на прежнем месте
Физические данные: а) физическое состояние б) физические (телесные) способности в) восприимчивость к нагрузке и неблагоприятным внешним воздействиям: · к активным факторам; · к пассивным воздействиям	Рост, вес, хронические заболевания и повреждения, инвалидность и т.п., функциональная пригодность различных частей тела, характер движений Выносливость, сила, ловкость Шум, климат, вибрация	Выявляются во время медицинского осмотра
Психические данные: а) умственные способности б) организационное поведение: · относительно производственных требований; · относительно других людей; в) психомоторные способности; г) восприимчивость к психическим нагрузкам	Понимание (охватывание, творческое мышление, память, способность выражать свои мысли, способность к пространственным представлениям и т.д.) Скорость работы, постоянство интенсивности трудовых усилий, качество работы, пунктуальность, точность, дисциплинированность. Общительность, готовность прийти на помощь, адаптируемость, способность работать в команде. Координация умственных и мускульных процессов, взаимодействие «глаза - руки», быстрота реакции, нервное напряжение, волнение, устойчивость к стрессам, внимание	Выявляются с помощью специальных тестов, в том числе теста на интеллектуальность   Причинами этого могут быть давление времени, ответственности, опасность или монотонность работы, изолированность от других людей и т.п.

Поскольку способности, врожденные индивидуальные черты конкретных сотрудников выходят далеко за рамки общего каталога профиля способностей, то наукой разработаны процедуры их отбора, классификации и редукции (сведения к наиболее четко выраженным способностям). Для диагноза (функция А) состава персонала, выявления реальных способностей сотрудников и составление профиля компетенций используются, в частности, пять такого рода процедур редукции (сокращения) разнообразных характеристик сотрудника.

1. Выявление всех четко выраженных характеристик сотрудников, которые могут влиять на их организационное поведение.

Эта процедура является исходной, базисной при составлении профиля способностей. Она обеспечивает полноту черт, из которых определяется профиль способностей.

2. Отбор деловых, необходимых для выполнения организационных задач, качеств. Деловые качества - лишь часть четко выраженных характеристик. К ним, например, не относится такая характеристика сотрудника, как социальное происхождение, партийность и т.п.

З. Отбор черт, целесообразных для данной организации, обладающей определенным набором рабочих мест. Организационно целесообразные черты - это выделенные из всех деловых качеств значимые для конкретного предприятия характеристики сотрудников. Данная процедура служит повышению возможностей практического использования профиля способностей.

4. Отбор валидных, пригодных для целей анализа состава персонала качеств. Валидность обеспечивается измеряемостью способности (в классах, баллах и т.п.), возможностью выявления структуры характеризующего ее показателя, а также надежностью метода определения компетенции.

5. Отбор соответствующих праву качеств. В демократических государствах это предполагает:

· выяснение обоснованности выявления тех или иных характеристик сотрудников;

· получение необходимого для этого согласия сотрудника;

· уважение при этом прав личности;

· уважение законов о медицинской тайне и охране информации.

Установленные в результате каждой из пяти рассмотренных выше процедур способности сотрудника изображены на рис. 9.5.

Рис. 9.5. Процедуры определения профиля способностей

Круг 1 (самый большой) очерчивает все четко выраженные характеристики; круг 2 – деловые качества; круг 3 – организационно целесообразные черты; круг 4 – валидные характеристики; круг 5 – соответствующие праву компетенции или же профиль способностей.

Рисунок характеризует также структуру способностей работника, ступени определения профиля способностей, который, как это видно из рисунка, должен содержать лишь четко выраженные, деловые, организационно целесообразные, валидные, не нарушающие закон качества.

Рассмотренная выше функция диагноза состава персонала на оперативном уровне служит исходной базой для подобного рода деятельности на тактическом и стратегическом уровнях. В последних случаях используются специальные методы и методики, и в результате их использования получается обобщенная, агрегированная информация о персонале, его структуре, квалификационных группах, организационных возможностях, предполагаемых изменениях, кадровых затратах и т.д. На основе такого рода информации осуществляется стратегическое планирование персонала, составляются прогнозы на отдаленное будущее.

С выявлением профилей способностей всех сотрудников, их систематизацией в соответствии с различными подразделениями и уровнями организации и определением трудового потенциала организации в целом диагностическая функция (А) анализа состава персонала завершается и создается возможность выполнения функции проектирования (А - В + С = D).

Управление персоналом в системе кадрового обеспечения государственной службы

Применительно к государственной службе под кадрами понимаются, прежде всего, лица, занимающие государственные должности, причем не только руководящие.

Термином «персонал государственной службы» характеризуют весь личный состав работающих в государственном аппарате, постоянных и временных специалистов, т.е. государственных служащих, а также технически обслуживающих их деятельность рабочих и служащих. Этим термином характеризуют также отдельные категории работающих, объединенных по профессиональным или другим признакам (персонал управления, обслуживающий персонал, медицинский персонал и др.). Нередко термины «кадры» и «персонал»отождествляются, что в принципе возможно, но важно видеть и специфику, особенности, несколько разные объемы их содержания.

В определении места и роли управления персоналом в кадровом обеспечении государственной службы, во всей кадровой политике весьма продуктивно использование принципов и элементов системного подхода. Он позволяет определить управление персоналом как компонент системы управления государственной службой, которая выступает, в свою очередь, как комплекс взаимодействующих элементов (субъектов и объектов, процессов и отношений), образующих качественно определенную организованную целостность.

С другой стороны, управление персоналом государственной службы является самостоятельно функционирующей и должным образом организованной подсистемой, в которой взаимодействуют свои субъекты и объекты управления, складываются свои управленческие отношения, определяются и реализуются конкретные задачи по формированию и рациональному использованию кадрового потенциала государственного аппарата.

Одновременно система управления персоналом, будучи компонентом управления всей государственной службой, взаимодействует с окружающей ее средой, учитывает и удовлетворяет ее потребности и интересы. Она функционирует в рамках единого конституционного поля, базируется одновременно на общепринятых в государственном и социальном управлении принципах, а также на принципах и нормах, определяющих основы управления персоналом. Другими словами, имея кадровый потенциал как один объект воздействия, многие субъекты управления в регулировании протекающих в этом объекте кадровых процессов и отношений имеют свой особый предмет внимания и регулирования. Этот подход позволяет определить в управлении персоналом функции и компетенцию руководства государственных органов, руководителей их внутренних подразделений и кадровых служб, предмет их управленческого воздействия.