Загальні та спеціальні функції документа

До спеціальних функцій, у свою чергу, можуть відноситись:

· управлінська (регулятивна) – виконується документами, які спеціально створені для цілей і в процесі управління (закони, положення, статути, накази, протоколи, рішення, зведення, звіти і ін.). Ці документи відіграють визначену роль в інформаційному забезпеченні управління, відображаючи різні рівні прийняття й реалізації рішень керівництва.

· історичного джерела – здатність документа бути «зовнішньою пам’яттю»людини й суспільства в цілому, зберігати інформацію й передавати її від одного покоління до іншого. Ця функція притаманна документам-пам’яткам, які мають особливу соціально-культурнута історичну цінність (рукописна книга, цінні та унікальні за змістом, формою та умовами існування в зовнішньому середовищі документи).

· пізнавальна (когнітивна) - здатність документа бути засобом отримання та передавання знань із метою вивчення процесів і явищ довкілля і суспільства; виявляється в забезпеченні загального й професійного процесу навчання (підручник, посібник, практикум, хрестоматія, методичні рекомендації, тобто навчальні документи), а також наукова діяльність (наукова монографія, дисертація, автореферат дисертації, патент, наукові документи).

· обліку – дає не якісну, а кількісну характеристику інформації, пов’язану з господарськими, демографічними й іншими соціальними процесами з метою їх аналізу й контролю. Основні види обліку – статистичний, бухгалтерський, оперативний відображаються в статистичних і фінансово-економічних документах, плановій та звітній документації.

· правова – здатність документа бути засобом доведення, підтвердження якихось фактів. Цією функцією володіють, у першу чергу, офіційні видання, історичні джерела; документи, що встановлюють, закріплюють чи змінюють правові норми й правовідносини або припиняють їх дію, а також інші документи, що спричиняють за собою юридичні наслідки; правові акти органів державної влади, судові, прокурорські, нотаріальні й арбітражні акти, договори, документи, що посвідчуюють особу, виправдовувально-фінансові документи.

· гедонічна – здатність документа бути засобом відпочинку, розваги, раціонального використання вільного часу (твори художньої літератури, мистецькі видання, листівки, діафільми, магнітні фонограми тощо).

1. Матеріальний об'єкт, створений природою або ж штучно людиною, за допомогою якого можна зберігати й передавати інформацію називається? - документ

2. Ряд учених уважає, що документи, матеріальною основою яких є речовина, відносяться до: діахронних

3. Залежно від матеріальної основи документи поділяють на: природні і штучні

4. Хто запропонував стандарти паперу та форми поштових конвертів на початку минулого століття? – Поль Отле

5. Як називаються документи, виконані на штучних носіях? – штучні

6. Види технікокодованих документів:

1. По рівню узагальнення інформації документи ділять на:

А)первинні Б) вторинні В) кодовані Г) карткові

2. Класифікація документів по характеру знакових засобів фіксації інформації:

А) кодовані Б) карткові В) текстові Г) нетекстові

3.Класифікація документів по мірі запису інформації:

А) одновимірні Б) двох і тривимірні В) текстові Г) нетекстові

4. Класифікація документів по каналу сприйняття інформації:

А) одновимірні Б) двох і тривимірні В) візуальний, тактильний

Г) аудіальний і аудіовізуальний

5. Класифікація документів за матеріалом носія інформації:

А) на штучній матеріальній основі. Б) візуальний, тактильний

В) наприродній матеріальній основі Г) аудіальний і аудіовізуальний

6. Основними різновидами сучасних документів на штучному носії є

А) паперовіБ) полімерні В) текстові Г) нетекстові

7. По матеріальній конструкції носія інформації виділяють:

А) документ листовий, Б) кодований, картковий В) паперові Г) полімерні

8.Класифікація документів по регулярності виходу у світ:

А) текстові Б) нетекстові В) періодичні Г)неперіодичні

9. Класифікація документів по місцю походження:

А) районний документ Б) місцевий документ

В) обласний документ Г)регіональний документ

10.Способи документування документів та їх види:

А) друкарський Б) механічний В) кодований Г) картковий

(термінологічний диктант)

1. Дати визначення терміну «видання»

Видання – 1) будь-який твір друку, що поліграфічно оформлений, має номер типографського замовлення та приймається в якості одиниці статистичного обліку друкованої продукції країни, а також одиниці обліку фонду; 2) документ, що пройшов редакційно-видавниче опрацюваня й містить інформацію, призначену для поширення, самостійно оформлений відповідно до вимог стандартів та інших нормативних документів і має вихідні відомості; 3) документ, який пройшов редакційно-видавниче опрацювання, виготовлений друкуванням, тисненням або іншим способом, містить інформацію, призначену для поширення, і відповідає вимогам державних стандартів, інших нормативних документів щодо їхнього видавничого оформлення й поліграфічного виконання; 4) головне джерело інформації, універсальний засіб соціальної комунікації.

1. Дати визначення терміну «неперіодичне видання»: видання, що виходить одноразово й продовження якого непередбачене.
2. Охарактеризувати посібник як вид неперіодичного видання: Посібник –видання, призначене на допомогу в практичній діяльності чи в оволодінні навчальною дисципліною. Посібники поділяються на наочні, практичні, навчальні, навчальні наочні, навчально-методичні.
3. Дати визначення терміну «хрестоматія»: навчальне видання літературно-художніх, історичних та інших творів чи уривків з них, які є об’єктом вивчення.
4. Дати визначення слова «препринт»: наукове видання з матеріалами попередього характеру, які публікуються до виходу у світ видання, у якому вони мають бути вміщені.
5. Дати визначення терміну «антологія»: неперіодичний збірник вибраних літературно-художніх творів чи уривків з них.
6. Дати визначення слову «статут»: офіційне видання зведення правил, які регулюють принципи організації та порядок діяльності.
7. Що таке оригінал документу? Оригінал- це справжній документ. У видавничій справі - видання, що пройшло редакційно-видавничу обробку, підписане в набір або друк відповідальними особами видавництва і підготовлене до здачі на поліграфічне підприємство для виготовлення друкарської форми. В процесі копіювання оригінал - справжній документ, що піддається відтворенню або розмноженню.
8. Що таке копія документу? документ, відтворюючий інформацію іншого документа і всі його зовнішні ознаки або частину їх. Під зовнішніми ознаками розуміються ознаки, що характеризують спосіб фіксації інформації, носій, фізичний стан, розмір документа, елементи його правового, видавничого, діловодного, художнього оформлення. Всі першовидані екземпляри одного тиражу книги - оригінали, їх перевидання (передрук, ксерокопії) - копії.

Службова документація

ВИДИ ВИДАНЬ

Періодичні: видання, що виходить через певні проміжки часу, має заздалегідь визначену постійну щорічну кількість і назву нумерованих чи датованих, однотипово оформлених випусків, які не повторюються за змістом.

Серіальні: видання, що виходить протягом часу, тривалість якого заздалегідь не визначена, як правило, з нумерованими чи датованими випусками (томами) з постійною спільною назвою.

Неперіодичні: видання, що виходить одноразово й продовження якого непередбачене.

Продовжувальні: видання, що виходить через заздалегідь невизначені проміжки часу, в міру накопичення матеріалу, нумерованими та (чи) датованими випусками, неповторюваними за змістом, однотипово оформлені, із спільною назвою.

ХАРАКТЕРНІ РИСИ ПЕРІОДИЧНИХ ВИДАНЬ

· різноплановість та актуальність змісту

· оперативність та регулярність виходу у світ;

· відповідність заголовка характеру видання, що не змінюється протягом тривалого часу;

· наявність однієї або декількох організацій, органом котрої виступає видання.

КЛАСИФІКАЦІЯ ПЕРІОДИЧНИХ ВИДАНЬ

Періодичні видання