Пункт 2. Управление бизнес процессом

Проектирование бизнес процессов

Тема 1. Управление бизнес процессами.

Пункт 1. Основные понятия в проектировании бизнес процесса

Процессом называется завершенная, с точки зрения содержания, временной и логической очередности, последовательность операций, т.е. элементарных действий необходимых для обработки экономически значимого объекта.

Бизнес процессы - логически завершенные цепочки взаимосвязанных и повторяющихся действий, в результате которых ресурсы предприятия перерабатываются для получения продукции необходимой для удовлетворения внешних и внутренних потребностей.

Вход процесса – ресурс.

Выход процесса – результат.

Уровни детализации бизнес-процесса:
1) Операция – минимальная для анализа часть деятельности сотрудника, выполняемая им автоматически (без осознанного контроля).

2) Действие – несколько последовательно выполняемых операций, после которых исполнитель осуществляет осознанный контроль.

3) Процедура – несколько последовательно выполняемых действий, осуществляемых исполнителем. У процедуры может (должен) быть результат (документ или недокументированное сообщение).

4) Бизнес процесс базового уровня - последовательность взаимосвязанных процедур, выполняемых производителями различного уровня, которые приводят к результату, значимому для организации (например: готовый товар, подписанный договор).

5) Направление деятельности – одна или несколько групп бизнес процессов базового уровня.

Модель бизнес процесса - его описание (графическое, табличное, символьное, текстовое), отражающее реально существующую или предполагаемую деятельность предприятия.

Модель содержит сведения о бизнес процессе:

- набор шагов, составляющих бизнес процесс

- порядок выполнения

- исполнители

- механизмы контроля

- входящая – исходящая документация

- ресурсы

Владелец бизнес процесса – сотрудник компании, руководящий ходом бизнес процесса и отвечающий за его исполнение (за результат и эффективность).

Все действия, включенные в бизнес процесс, взаимосвязаны и организованы и только в совокупности они могут дать требуемый эффект.

Задача любого предприятия – осуществление только эффективных бизнес процессов, которая содержит только необходимые действия.

Процесс должен приводить к измеряемому и значимому результату.

Пункт 2. Управление бизнес процессом

Вопрос управления бизнес процессами наиболее остро встает в организаций, в которой наблюдаются сбои в передачи информации, во взаимодействии подразделений, менеджеров, сотрудников. Эти сбои начинаю носить регулярный характер и оказывают влияние на эффективность деятельности организации. Выявить причины этих проблем невозможно без детального изучения деятельности организации.

В основе управления бизнес процессами лежат работы по описанию, моделированию, регламентации бизнес процессов.

Топ менеджеры заинтересованы в повышении управляемости и гарантируемости управленческих воздействий.

Менеджеры среднего звена хотят знать границы своей деятельности и результаты, за которые они отвечают.

Исполнители хотят знать четкие понятные правила своей деятельности.

1. Описание бизнес процессов - описывают существующий бизнес процесс. Чтобы увидеть, как он протекает, нужна модель данного процесса «как есть». Нужно как можно подробнее составить модель существующего бизнес процесса, чтобы определить узкие места

2. Моделирование – сам по себе анализ не может улучшить деятельность организации и повысить эффективность управления. По этому следующим шагом является построение модели «как должно быть». Эта модель должна избегать проблемных мест в анализируемом бизнес процессе, при этом не ухудшать основные характеристики или другие процессы. Бизнес процесс другого предприятия нельзя пытаться применить один к одному.

3. Регламентация бизнес процессов. Изменились правила работы персонала. Чтобы эти правила донести до персонала нужны не схемы, а регламенты. И эти регламенты нужно разработать. И они будут содержать четкие правила работы персонала.

4. Внедрение бизнес процессов

Предприятия, для которых эффективно управление бизнес процессами:

1.Определить на каком этапе развития находится компания. Для небольшой компании, в которой нет жестких процессов – бизнес процессы не нужны. И их преимущества – гибкость и оперативность. По мере роста компании это перерастает в хаос. В большой организации возникает необходимость регулирования бизнес процессов

2. Описанию и регламентации поддаются сформированные и устойчиво повторяющиеся процессы. В их отсутствии их нужно моделировать (много разных моделей ---выбор оптимальной модели).

3. Характер деятельности компании. Если характер деятельности компании – проектный, то управление с помощью бизнес процессов будет неэффективно, что подтверждено на практике, поскольку деятельность по проекту определяется планом, бюджетом, сроками, но не регламентами.

Типы деятельности предприятия:

Ось Х – новизна - повторяемость

Ось У – простая - сложная

В результате рассмотрения - получаем 4 типа деятельности.

Вывод – деятельность неоднородна. В зависимости от типа деятельности нужно применять различные технологии управления.

Части деятельности:

1. Задачи – однократно выполняемая работа одного исполнителя за короткое время. Правила меняются в случае задач.

2. Функция – регулярно выполняемая работа одного исполнителя по известным ему правилам.

3. Проект – однократно выполняемая работа многими исполнителями за длительное время и каждый раз по новым правилам

4. Регулярно выполняемая работа многих исполнителей по четко зафиксированным правилам и алгоритмам.