Вимоги,збереження робочих документів

Помилки та шахрайство

В процесі проведення аудиту аудитор повинен виявити факти перекручення даних обліку і невірне складення звітності. Основними причинами таких перекручень є свідомі або не свідомі дії посадових осіб, що займаються підготовкою даних при результати діяльності підприємства або опрацьовують їх.

Перекручення у фінансовій звітності можуть бути результатом помилок або шахрайства.

Відповідно до нормативу з аудиту №240 «Відповідальність аудитора за розгляд шахрайства та помилок під час аудиторської перевірки фінансових звітів» шахрайство – це навмисно не правильне відображення даних обліку і звітності службовими особами або керівництвом підприємства.

Шахрайство полягає в маніпуляціях обліковими записами, фальсифікації первинних документів, навмисними змінами записів в обліку, які перекручують суть фінансової і господарської діяльності з метою порушення законодавства, незаконному отриманні у власність грошових коштів та матеріальних цінностей, а також заниження результатів діяльності підприємства.

Помилки – це ненавмисне перекручення фінансової інформації в результаті арифметичних або логічних помилок в облікових записах та розрахунках, недогляду в дотриманні повноти обліку та невідповідне відображення записів в обліку.

Відповідальність за попередження і виявлення шахрайства і помилок несе керівництво підприємства, яке має постійно здійснювати внутрішній контроль.

Незалежно від суттєвості фактичного або підозрюваного шахрайства, аудитору, окрім свого замовника, необхідно повідомити про виявлені факти найвище керівництво та власників підприємства для того щоб:

- впевнитися, що керівництво правильно оцінює стан справ;

- з’ясувати, які заходи застосовуються для усунення виявлених порушень;

- оцінити ймовірність запобігання в майбутньому порушень.

У випадку коли аудитор підозрює, що до порушень причетне керівництво або воно їх покриває, він зобов’язаний проінформувати власників підприємства.

 

Робочі документи аудитора

Хід аудиторської перевірки та її результати мають бути документально оформлені. Основною метою підготовки робочих документів є підтвердження того, що аудиторська перевірка була проведена відповідно до принципів аудиту.

Відповідно до нормативу з аудиту №230 «Документація» робочі документи аудитора – це записи за допомогою яких аудитор фіксує проведені процедури перевірки, тести, усно отриману інформацію та проміжні висновки, які здійснює під час проведення аудиторської перевірки.

Зміст робочої документації є питанням професійного судження аудитора, оскільки не має ні можливості, ні необхідності документувати кожне аудиторське спостереження.

Склад, форму та кількість більшості документів аудитор визначає в кожному випадку самостійно, але кожен робочий документ аудитора повинен містити такі реквізити:

1. Назва аудиторської фірми;

2. Назва підприємства клієнта;

3. Назва документа;

4. Період перевірки;

5. Методи та прийоми, що використовуються;

6. Отриманий результат;

7. Порядковий номер документу;

8. Номер в аудиторському досьє;

9. Прізвище аудитора, що склав документ;

10. Підпис аудитора та дата складання документа.

Робочі документи аудитора повинні відповідати таким вимогам:

1. Містити повну і детальну інформацію, щоб інший аудитор, який не брав участі у перевірці, міг скласти чітке уявлення про виконану роботу і підтвердити висновки цієї перевірки;

2. Документи мають бути складені під час перевірки. Складання їх після підготовки аудиторського висновку не допускається;

3. Документи повинні враховувати інформацію не лише звітного періоду, що перевіряється, і й дані попередніх періодів, що дасть можливість провести аналіз;

4. Фіксувати проведені аудиторські процедури з перевірки та результати оцінки системи бухгалтерського обліку клієнта та дотримання ними прийнятої облікової політики;

5. Містити інформацію необхідну чи корисну в наступних аудиторських перевірках;

6. Документи мають бути складені чітко і розбірливо, скорочення та умовні позначення мають бути пояснені.

Робочі документи аудитора класифікують наступним чином:

1. За часом ведення і використання:

- довгострокові (постійні) – це записи, систематизована документація, які мають значення та використовуються більше одного року та призначені для швидкого отримання інформації про основні аспекти діяльності підприємства клієнта, умови і наслідки попередніх аудиторських перевірок, перспективи взаємовідносин аудитора і підприємства. Прикладами можуть бути довгостроковий договір на проведення аудиту, копії засновницьких документів підприємства, бухгалтерська звітність за попередні періоди, основні відомості про підприємство, протоколи загальних зборів засновників та акціонерів;

- поточні – це записи аудитора, що стосуються річного звіту, який перевіряється.

2. За характером інформації, що міститься в документах:

- організаційно-функціональні (договір на аудит, лист зобов’язання, план та програма перевірки, результати анкетування);

- документи, які відображають структуру і організацію підприємства;

- документи про економічні та правові засади діяльності підприємства (засновницькі документи);

- інформація про керівництво та персонал підприємства;

- документи, які стосуються оцінки системи бухгалтерського обліку;

- документи оцінки аудиторського ризику;

- кореспонденція аудитора.

3. За способом і джерелами отримання інформації, що міститься в документах:

- складені самим аудитором;

- підготовлені підприємством;

- отримані від третіх осіб із зовнішніх джерел.

4. За призначенням:

- оглядові; - інформативні;

- перевірочні; - підтверджувальні;

- розрахункові; - порівняльні;

- аналітичні.

5. За ступенем стандартизації:

- стандартизовані повністю, тобто ті, які використовуються без жодних змін при будь-яких аудиторських перевірках;

- стандартизовані частково, тобто ті, у стандартні форми яких аудитор вносить доповнення з урахуванням специфіки підприємства;

- довільної форми, в яких має бути дотримана лише вимога наявності обов’язкових реквізитів.

6. За формою надання:

- текстові;

- табличні;

- графічні;

- комбіновані.

Робочі документи аудитора обов’язково повинні включати в себе наступну інформацію:

1. Дані про юридичну та організаційну структуру підприємства клієнта;

2. Витяги чи копії законодавчих документів;

3. Копії найважливіших контрактів і угод;

4. Копії прогнозів зборів акціонерів та ради директорів;

5. Дані про діяльність галузі в цілому, інші основні показники;

6. Перелік основних законодавчих актів, дотримання підприємством яких, аудитор повинен перевірити;

7. Документи планування аудиту;

8. Записи, які свідчать про оцінку аудитором системи бухгалтерського обліку та внутрішнього контролю підприємства;

9. Документи, які містять інформацію про обсяг процедури перевірки конкретних залишків запасів за розрахунками обліку та аналізу основних господарських операцій.

10. Дані про те, хто і коли виконував аудиторські перевірки.

11. Якщо роботу виконували асистенти аудитора, то повинно бути підтверджено, що аудитор перевірив якість її виконання;

12. Протоколи зустрічей з керівництвом;

13. Копії перевіреної фінансової звітності та окремих облікових регістрів.

Уся сукупність документів складених та зібраних аудитором у процесі перевірки фінансової звітності підприємства клієнта називається аудиторським досьє.

Структура типового аудиторського досьє:

1. Титульна сторінка;

2. Зміст;

3. Умовні позначення, які вживаються в робочих документах;

4. Організаційні документи;

5. План та програма аудиторської перевірки;

6. Документи, що дають загальну інформацію про створення та діяльність підприємства, його структуру;

7. Документи перевірки окремих статей звітності;

8. Висновок та звіт аудитора;

9. Рекомендації аудитора та результати аналізу фінансового стану підприємства та їх коментарі;

10. Копії перевіреної аудитором фінансової звітності, окремих первинних документів та поточних облікових регістрів;

11. За необхідності інші додатки.

Аудиторське досьє є власністю аудитора і повинно зберігатися на аудиторському підприємстві не менше 5 років та на власний розсуд аудитор може надавати керівництву підприємства окремі документи або витяги із аудиторського досьє.

 

Вимоги,збереження робочих документів

Робочі документи аудитора не можуть розглядатися як частина фінансової документації клієнта. Робочі документи не можна вимагати в аудитора, за винятком тих випадків, коли це пе­редбачено рішенням судових і слідчих органів. Робочі документи повинні бути професійно складеними. їх оформлення повинно за­безпечувати доступність для читання.

На аудитора покладається відповідальність по своєчасному заве­ршенню формування остаточного аудиторського файлу після дати аудиторського висновку.

Завершення формування остаточного аудиторського файлу - це адміністративний процес, що не потребує виконання нових ауди­торських процедур або складання нових висновків.

Як указує Міжнародний стандарт контролю якості 1, дос­татнім строком для цього процесу є 60 днів від дати аудиторсь­кого висновку.

Одночасно передбачається, що закон чи нормативний акт може встановлювати інші крайні строки, до яких слід завершити форму­вання остаточних файлів для конкретних типів завдань.

Після завершення формування аудиторського файлу не слід ви­лучати або викидати аудиторську документацію до кінця періоду зберігання.

Аудитор повинен забезпечити надійне зберігання робочих доку­ментів, яке задовольняє вимогам зберігання і конфіденційності.

Як указує Міжнародний стандарт контролю якості 1, період зберігання становить не менше п ’яти років від дати аудиторсь­кого висновку.

Строк зберігання робочої документації визначається як практи­кою аудиторської діяльності, так і юридичними вимогами, а у випадку необхідності також іншими додатковими умовами.

МСА 230 (П) визначає, що основні вимоги до аудиторської документації полягають в наданні зрозумілої інформації щодо:

1) характеру, часу та обсягу аудиторських процедур, виконаних для відповідності вимогам МСА та застосованим законодавчим та регуляторним вимогам;

2) результатів аудиторських процедур та отримані аудиторські докази;

3) важливих питань, які виникли в процесі аудиту, та висновків щодо них.

Виходячи з основних вимог стандарти аудиторської фірми щодо робочої документації повинні забезпечити те, щоб така документація дозволяла:

- мати чіткий зв'язок відповідного документа з об'єктом перевірки;

- визначити період перевірки, для якого складено документ;

- об'єктивно висвітлити інформацію;

- чітко і зрозуміло розкрити зміст відповідного документа для особи, яка не складала такого документа;

- ідентифікувати відповідний документ з аудиторською фірмою, для якої він складався, з особою, яка його складала, та часом його складання.

Стандартизація форми аудиторської документації досягається за допомогою визначення обов'язкових реквізитів документа, до яких, зокрема, належать:

- назва документа;

- номер;

- перехресне посилання на документи, з якими він пов'язаний;

- період, що перевіряється;

- зміст;

- виконавці та контролери;

- дата створення;

- розшифровка умовних позначень.