Правовий режим електронного документообігу

Відносини, пов’язані з електронним документообігом та використанням електронних документів регулюються:

1) ЗУ “Про електронні документи та електронний документообіг” від 22 травня 2003 р.;

2) ЗУ “Про електронний цифровий підпис” від 22 травня 2003 р. (наприклад, у США аналогічний закон підписано у 2000 р.);

3) ЗУ “Про інформацію” від 2 жовтня 1992 р. (в ред. від 13 січня 2011 р.);

4) ЗУ “Про Національний архівний фонд та архівні установи” від 24 грудня 1993 р.;

5) ЗУ “Про захист інформації в автоматизованих системах” від 5 липня 1994 р.;

6) ЗУ “Про державну таємницю” від 21 січня 1994 р.;

7) ЗУ “Про обов’язковий примірник документів” від 9 квітня 1999 р.;

8) ЗУ “Про телекомунікації” від 18 листопада 2003 р.;

9) ЗУ “Про доступ до публічної інформації” від 13 січня 2011 р.

Електронний документ – документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа. Обов’язковими реквізитами електронного документа є обов’язкові дані, без яких він не може бути підставою для його обліку та не матиме юридичної сили.

Серед обов’язкових реквізитів електронного документу особлива увага приділяється електронному підпису, який використовується для ідентифікації автора та/або підписувача електронного документу іншими суб’єктами електронного документообігу.

Створення електронного документу завершується накладанням електронного підпису. Згідно із ЗУ “Про електронний цифровий підпис” електронний підпис – це дані в електронній формі, які додаються до інших електронних даних або логічно з ними пов’язані та призначені для ідентифікації підписувача цих даних.

Оригіналом електронного документу вважається електронний примірник документу з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора. У разі надсилання електронного документу кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважається оригіналом електронного документу. Якщо автором створюється ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.

Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму. Проте, є випадки, коли електронний документ не може бути застосований як оригінал:

1) свідоцтва про права на спадщину;

2) документа, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів;

3) в інших випадках передбачених законом.

Враховуючи специфіку укладення правочинів в електронній формі, існує думка, що електронна форма прийнятна не для всіх правочинів. Застосування електронної форми практично неможливе для тих правочинів, для яких відповідно до фактичних обставин та вимог чинного законодавства необхідна особиста участь сторін у процесі укладення договору або для яких встановлено законодавством вимоги щодо нотаріального та (або) його державна реєстрація.

Так, для договору будівельного підряду (ст.875 ЦКЦ), купівлі-продажу нерухомого майна (ст. 657 ЦКУ), дарування нерухомої речі (ч.2 ст. 719 ЦКУ) зручнішим буде дотримуватись письмової форми на паперовому носії.

Електронний документообіг (обіг електронних документів) – це сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.

Відправлення та передавання електронних документів здійснюється автором або посередником в електронній формі за допомогою засобів інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем або шляхом відправлення електронних носіїв, на яких записано цей документ.

Якщо автор і адресат у письмовій формі попередньо не домовились про інше, датою і часом відправлення електронного документа вважається дата і час, коли відправлення електронного документа не може бути скасовано особою, яка його відправляла. У разі відправлення електронного документа шляхом пересилання його на електронному носії, на якому записано цей документ, датою і часом відправлення вважаються дата і час здавання його для відправлення.

Вимоги підтвердження факту одержання документа, встановлені законодавством у випадку відправлення документів рекомендованим листом або передавання їх під розписку, не поширюється на електронні документи.

Електронний документ вважається одержаним адресатом з часу надходження авторові повідомлення в електронній формі від адресата про одержання цього електронного документа автора, якщо інше не передбачено законодавством або попередньою домовленістю між суб’єктами електронного документообігу.

Якщо попередньою домовленістю між суб’єктами електронного документообігу не визначено порядок підтвердження факту одержання електронного документу, таке підтвердження може бути здійснено в будь-якому порядку автоматизованим чи іншим способом в електронній формі або у формі документу на папері. Зазначене підтвердження повинне містити дані про факт і час одержання електронного документа та про відправника цього підтвердження.

У разі ненадходження до автора підтвердження про факт одержання цього електронного документа вважається, що електронний документ не одержано адресатом.

Суб’єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевіряти їх цілісність на цих носіях.

Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.

При зберіганні електронних документів обов’язкове додержання таких вимог:

1) інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;

2) має бути забезпеченна можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;

3) у разі наявності повинна зберігатись інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.

 

Отже, у зв’язку із об’єктивним існуванням угод, укладених в електронному вигляді, виникає безліч невирішених теоретичних і прикладних правових питань, пов’язаних з цими договорами. Можна припустити, що договори, укладені в електронно-цифровій формі, слід відносити до письмових угод. Тут слово “письмові” варто розуміти як інформацію, викладену за допомогою літер, але її носієм виступає не традиційно застосовуваний папір, а інший специфічний об’єкт.

Таким чином, електронно-цифрова форма договору являє собою вираження волі учасників угоди шляхом складання електронного документа, який відображає зміст угоди та скріпленого електронно-цифровим підписом осіб, які укладають угоду.

При цьому відкритим залишається питання можливості ідентифікації сторін договору, укладеного в електронній формі. Визначити, що договір підписаний тими особами, які позначили себе в Інтернеті можливо лише за допомогою електронно-цифрового підпису.

Що ж, власне, являє собою електронний підпис?

Електронний цифровий підпис– сукупність даних, яка отримана за допомогою криптографічного перетворення вмісту електронного документу та дає змогу підтвердити цілісність документа і ідентифікувати особу, яка його підписала.

У ЗУ “Про електронний цифровий підпис” зазначено, що сфера його дії не поширюється на відносини, які виникають під час застосування електронних аналогів власноручного підпису, в тому числі переведеного в цифрову форму зображення. Тобто в даному випадку йдеться не про так званий оцифрований підпис, чи проскановане зображення звичайного підпису, а про певне число або код.

Електронний цифровий підпис (ЕЦП) накладається, власне, на електронні документи (ЕД), які узагальнено являють собою сукупність даних, що також можуть бути подані у цифровому вигляді. Очевидно, що це не просто число а певна послідовність цифр, кількість яких може бути досить значною. Вмістом таких документів можуть бути тексти, графіка, відео- та аудіоінформація, числові дані тощо.

Іншими словами, накласти ЕЦП на ЕД по суті означає поєднати одне число з іншим. При цьому конкретний ЕЦП має бути однозначно поєднаний як з ЕД, на який він накладається, так і з тією особою, яка застосувала цей підпис.

Забезпечення зазначених властивостей ЕЦП для ЕД базується на використанні криптографічних алгоритмів, у яких обов’язково застосовуються два параметри (числа), які називають ключами.

Один з них – закритий(таємний) ключ використовується при підписанні, а другий – відкритий ключ – при перевірці ЕЦП. Відповідно програмно-технічні засоби, які використовуються певним колом суб’єктів як для накладання ЕЦП, так і для їх перевірки, мають базуватись на одному й тому ж криптографічному алгоритмі з певними фіксованими параметрами, зокрема з однаковою довжиною ключа. Криптографічні алгоритми ж, які при цьому використовуються, мають бути затверджені відповідними державними стандартами або рекомендовані до застосування уповноваженим державним органом.

У ЗУ “Про електронні документи та електронний документообіг” вказується, що програмно-технічні засоби, засоби для захисту інформації та засоби ЕЦП мають бути сертифіковані або мати експертний висновок.

В Україні чинність і належність відкритого ключа підписувача засвідчується центром сертифікації ключів. Виникає запитання, через що існує гальмування у системі електронного документообігу. Право на надання послуг цифрового підпису має тільки центр сертифікації ключів. Таким центром може бути юридична особа незалежно від форми власності або фізична особа, яка є суб’єктом підприємницької діяльності, що надає послуги ЕЦП та засвідчила свій відкритий ключ у центральному засвідчувальному центрі або засвідчувальному центрі. Але щоб надавати послуги ЕЦП державним органам, центру необхідно пройти акредитацію, яку здійснюють засвідчувальні центри. КМУ постановою від 13 липня 2004 року № 903 затвердив Порядок акредитації центру сертифікації ключів.

Спеціалісти передбачають, що кількість бажаючих займатись такою діяльністю, можливо, буде досить обмеженою. Зокрема, тому, що фінансовий бар’єр виходу на ринок таких структур за нинішніх умов буде досить високим з огляду на специфіку їхніх функцій (надання засобів цифрового підпису, формування, розповсюдження, скасування, блокування та поновлення сертифікатів ключів, генерація відкритих та особистих ключів тощо). А враховуючи, що все має починатись практично з нуля, оскільки майже таким на даному етапі є ринок користувачів, повернення зроблених вкладень буде досить тривалим.

Наприклад, в аналогічному законодавстві РФ Говориться, що “вказана організація має надати обґрунтування своєї здатності щодо несення цивільної відповідальності у розмірі, який не менше, ніж в 1 тисячу разів перевищує максимальний розмір ціни угоди, який даний центр може вказувати у сертифікаті ключа підпису”, Виходячи з цієї норми закону, російські аналітики передбачають, що основними претендентами на отримання права видачі електронного цифрового підпису будуть банківські установи.

Електронне урядування

Практично кожна європейська країна має документ найвищого рівня, в якому визначається національна політика щодо побудови інформаційного суспільства. При цьому побудова інформаційного суспільства однозначно розуміється як

o підвищення конкурентоспроможності всієї країни,

o поліпшення якості життя населення,

o можливість збільшення темпів розвитку й переходу на передові економічні, торговельні, технологічні позиції.

o серед багатьох напрямків розвитку інформаційного суспільства особлива увага останнім часом приділяється проблемі електронного уряду.

 

Як правило нове явище, що має широкий суспільний резонанс, супроводжується жвавими дискусіями. Не є винятком й ідея електронного уряду.

13 грудня 2010 р. розпорядженням КМУ було затверджено Концепцію розвитку електронного урядування в Україні. У даному документі розвиток інформаційного суспільства проголошується одним із пріоритетів в Україні, а електронне урядування характеризується як один із інструментів розвитку інформаційного суспільства. Саме впровадження електронного урядування сприятиме створенню умов для відкритого та прозорого державного управління.

Електронне урядування - форма організації публічного адміністрування, яка сприяє підвищенню ефективності, відкритості та прозорості діяльності органів державної влади та органів місцевого самоврядування з використанням інформаційно-телекомунікаційних технологій для формування нового типу держави, орієнтованої на задоволення потреб громадян.

Головною складовою електронного урядування є електронний уряд - єдина інфраструктура міжвідомчої автоматизованої інформаційної взаємодії органів державної влади та органів місцевого самоврядування - між собою, - з громадянами і - суб'єктами господарювання.

Надання адміністративних послуг, які передбачають міжвідомчу взаємодію або звернення громадян до декількох органів державної влади та органів місцевого самоврядування, пов'язане із значною втратою часу внаслідок відсутності взаємодії між відповідними відомчими інформаційними системами.

Основним механізмом організації взаємодії між органами державної влади та органами місцевого самоврядування, громадянами суб'єктами господарювання повинен стати електронний документообіг з використанням електронного цифрового підпису.

Основними принципами електронного урядування є:

1) прозорість і відкритість;

2) конфіденційність;

3) інформаційна безпека;

4) єдині технічні стандарти і взаємна сумісність;

5) орієнтованість на інтереси і потреби споживачів послуг.

З урахуванням переваг технологій електронного урядування завданнями із забезпечення розвитку електронного урядування в Україні є:

1) забезпечення захисту прав громадян на доступ до публічної інформації;

2) залучення громадян до участі в управлінні державними справами;

3) удосконалення технології публічного адміністрування;

4) підвищення якості управлінських рішень;

5) подолання "інформаційної нерівності", зокрема шляхом створення спеціальних центрів (пунктів) надання інформаційних послуг, центрів обслуговування населення (кол-центрів), веб-порталів надання послуг;

6) організація надання послуг громадянам і суб'єктам господарювання в електронному вигляді з використанням Інтернету та інших засобів, насамперед за принципом "єдиного вікна";

7) надання громадянам можливості навчатися протягом усього життя;

8) деперсоніфікація надання адміністративних послуг з метою зниження рівня корупції в державних органах;

9) організація інформаційної взаємодії органів державної влади та органів місцевого самоврядування на базі електронного документообігу з використанням електронного цифрового підпису;

10) забезпечення передачі і довгострокового зберігання електронних документів у державних архівах, музеях, бібліотеках, підтримки їх в актуалізованому стані та надання доступу до них.