Информационные технологии управления проектами

Теория и практика управления проектами

 

 

Часть 2. Разработка и сопровождение проектов

 

с использование Microsoft Project 2003

 

Санкт-Петербург 2013г.

Содержание

Стр.

	Информационные технологии управления проектами
	1.1	Общие понятия
	1.2	Интегрированные информационные системы поддержки принятия решения
	1.3	Обзор программного обеспечения по управлению проектами, представленного на Российском рынке
	1.4	Особенности внедрения информационных систем управления проектами
	Управление проектами с использованием Microsoft Project 2003
	2.1	Возможности программного продукта и основные элементы интерфейса пользователя Microsoft Project 2003
	2.2	Определение опорных дат и настройка календаря проекта
	2.3	Создание перечня работ с оценкой их продолжительности
	2.4	Организация иерархической структуры перечня работ
	2.5	Планирование ресурсов и затрат
	2.6	Анализ проекта и базовый план проекта
		2.6.1. Оценка стоимости проекта
		2.6.2. Оценка риска
		2.6.3. Нахождение критического пути
		2.6.4. Оптимизация проекта
		2.6.5. Сохранение базового плана проекта
	2.7	Управление выполнением проекта
Список использованных источников

«Ошибаться человеку свойственно, но окончательно

все запутать может только компьютер»

Пятый закон ненадежности

 

«Машинная программа выполняет то, что

вы ей приказали делать, а не то,

что бы вы хотели, чтобы она делала»

Третий закон Грида

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

 

1.1 Общие понятия

 

Под информационной технологией понимают совокупность процессов сбора, передачи, переработки, хранения и доведения до пользователей информации, реализуемых с помощью современных программных средств.

Информационная система управления проектом — организационно-технологический комплекс методических, технических, программных и информационных средств, направленный на поддержку и повышение эффективности процессов управления проектом.

В процессе реализации проекта менеджерам приходится оперировать значительными объемами данных, которые могут быть собраны и организованы с использованием компьютера. Кроме того, многие аналитические средства, пересчет графика работ с учетом фактических данных, ресурсный и стоимостной анализ подразумевают достаточно сложные для неавтоматизированного расчета алгоритмы.

Развитие систем управления проектами для персональных компьютеров прошло через несколько этапов. С увеличением мощности персональных компьютеров улучшалась функциональность систем, повышались их возможности. С введением стандартов обмена данными между системами, распространением сетевых и Web-технологий открылись новые возможности для дальнейшего развития систем поддержки процессов управления проектами и их более эффективного использования. Сами проекты становятся все более сложными, что предъявляет дополнительные требования к развитию информационных технологий управлению проектами.

На сегодняшний день применение информационных технологий для управления проектами можно представить упрощенной схемой (рис.1).

Рисунок 1 – Автоматизация управления проектами

 

Персональные компьютерные системы, оснащенные программным обеспечением для управления проектами, должны обеспечивать выполнение следующих функций:

♦ работа в многопроектной среде;

♦ разработка календарно-сетевого графика выполнения работ;

♦ оптимизация распределения и учет ограниченных ресурсов;

♦ проведение анализа «что-если?»;

♦ сбор и учет фактической информации о сроках, ресурсах и затратах;

♦ обеспечение автоматизированной генерации отчетов;

♦ планирование и контроль договорных обязательств;

♦ централизованное хранение информации по реализуемым и завершенным проектам и т. д.

Распределенные интегрированные системы в качестве основных инструментов используют:

♦ архитектуру клиент-сервер. Она позволяет рабочим станциям («клиентам») и одному или нескольким центральным персональным компьютерам («серверам») распределять выполнение приложений, используя вычислительную мощность каждого компьютера. Большинство систем клиент-сервер используют базы данных (БД) и системы управления базами данных (СУБД). Для успешного управления проектом необходимо, чтобы данные, полученные во время планирования и выполнения проекта, были всегда доступны всем участникам проекта;

♦ системы телекоммуникаций (передача цифровых данных по оптико-волоконным кабелям, локально — вычислительные сети и т. д.);

♦ портативные компьютеры;

♦ программное обеспечение поддержки групповой работы, обеспечивающее:

• обмен электронной почтой;

• документооборот;

• групповое планирование деятельности;

• участие удаленных членов команды в интерактивных дискуссиях средствами поддержки и ведения обсуждений;

• проведение «мозгового штурма», давая возможность его участникам высказывать свои мнения с помощью компьютеров, подключенных к одному большому экрану.

Internet/ Intranet являются технологиями, сближающими предприятия и проекты. Они предоставляют доступ к информации проектов, не требуя на его организацию значительных средств. Размещение сайта проекта в сети Интернет является оптимальным и, наверное, единственным способом информирования участников о его состоянии в тех случаях, когда они находятся в различных точках земного шара.

Созданные web-страницы, формируют web-сайт, который затем размещается на сервере провайдера, который обеспечивает доступ к нему удаленных пользователей со всего мира. Применительно к управлению проектами в виде web-страниц могут быть опубликованы календарно-сетевые графики выполнения работ, отчеты (графические и табличные), протоколы совещаний и любые другие документы, относящиеся к проекту.

Intranet базируется на тех же элементах, что и Internet. Принципиальное отличие между ними заключается в том, что пользователями Intranet является ограниченный круг лиц, который, как правило, составляют работники конкретной корпорации, организации, предприятия.

Видеоконференции позволяют передавать аудио-, видео- информацию по локальным сетям и Internet. Существуют примеры использования голосовых конференций для компьютерной телефонии в Internet.

 

1.2 Интегрированные информационные системы поддержки принятия решений

 

Процесс принятия решения - процесс выбора оптимального (эффективного) решения среди альтернативных вариантов.

Система поддержки принятия решений - соединение комплекса программных средств, имитационных, статистических и аналитических моделей процессов и работ по проекту для подготовки решений по его реализации.

Целью информационной системы поддержки принятия решений является организация и управление принятием решений при разработке и реализации проектов на основе современных технологий обработки информации. Основными функциями этих систем являются:

♦ сбор, передача и хранение данных;

♦ содержательная обработка данных в процессе решения функциональных задач управления проектами;

♦ представление информации в форме, удобной для принятия решений;

♦ доведение принятых решений до исполнителей.

Интегрированная информационная система управления проектами:

♦ объединяет данные из различных подразделений и организаций, относящихся к конкретному проекту;

♦ обеспечивает хранение, сбор, и анализ управленческой информации относительно степени достижения целей проекта;

♦ создается для каждого проекта и является временной, так как проект представляет собой одноразовое предприятие;

♦ должна обеспечивать алгоритмы разрешения конфликтующих требований, возникающих по ходу обеспечения проекта;

♦ должна обеспечивать поддержку деловых взаимоотношений между исполнителями, временно объединенными в команду;

♦ является динамической системой, которая изменяется в зависимости от стадии проекта;

♦ является открытой системой, так как проект не является полностью независимым от бизнес-окружения и текущей деятельности предприятия.

Структуру интегрированной информационной системы поддержки принятия решений во многом определяет структура принятых в рамках проекта и организации процессов управления. Как следствие, она может быть структурирована по:

♦ этапам проектного цикла;

♦ функциям;

♦ уровням управления.

Для поддержки различных управленческих функций используется разное информационное и программное обеспечение.

Для описания и анализа проекта на прединвестиционной стадии применяется специализированное программное обеспечение (ПО) финансового анализа проектов, которое позволяет выполнить оценки основных показателей проекта в целом и обосновать эффективность капиталовложений.

Для детального планирования и контроля графика выполнения работ, отслеживания ресурсов и затрат проекта необходимо использовать ПО для управления проектами.

На стадии выполнения проекта необходимо обеспечить сбор фактических данных о состоянии работ, оптимально представить их для анализа, обеспечить обмен информацией и взаимодействие между участниками проекта. Для выполнения этих функций применяется ПО для управления проектами, ПО поддержки групповой работы, документооборота и формирования отчетов.

Основными функциональными элементами интегрированной информационной системы поддержки принятия решений на стадии выполнения проекта являются:

♦ модуль календарно-сетевого планирования и контроля работ проекта;

♦ модуль ведения бухгалтерии проекта;

♦ модуль финансового контроля и прогнозирования.

Важнейшим компонентом интегрированных информационных систем поддержки принятия решений являются системы управления базами данных. Их основными функциями являются поддержка целостности, защищенности, архивации и синхронизации данных в условиях многопользовательской работы.

 

1.3 Обзор программного обеспечения по управлению проектами, представленного на Российском рынке

 

Существуют различные подходы к классификации программного обеспечения для управления проектами:

♦ по стоимости - на дорогое ПО (более 1 000$) и недорогое ПО (менее 1 000 $);

♦ по количеству поддерживаемых функций - на профессиональное и настольное (непрофессиональное).

Рассмотрим наиболее распространенное на Российском рынке программное обеспечение для управления проектами.

Настольные программные продукты недорогой части рынка.

Microsoft Project, производитель — Microsoft Corporation.

Microsoft Project является на сегодняшний день самой распространенной в мире системой планирования проектов. Отличительной особенностью программы является ее простота и интерфейс, заимствованный от продуктов серии Microsoft Office. Разработчики не стремятся вложить в пакет сложные алгоритмы календарно - сетевого и ресурсного планирования.

Программный продукт обеспечивает обмен проектной информацией между участниками проекта. Предоставляются возможности по планированию графика работ, отслеживанию их выполнения (табели рабочих, просмотр списка поручений и т. д.) и анализу информации по портфелю проектов и отдельным проектам.

В целом, Microsoft Project можно рекомендовать в качестве инструмента планирования и контроля небольших проектов пользователям-непрофессионалам в управлении проектами и новичкам.

Более подробную информацию о Microsoft Project можно по­лучить на http://www.microsoft.com/project.

Timeline 6.5, производитель— TimeLine Solutions Corporation.

Программный продукт TimeLine 6.5 предоставляет следующие возможности:

♦ реализация концепции многопроектного планирования, что позволяет назначать зависимости между работами проектов;

♦ хранение информации по проектам в единой базе данных;

♦ достаточно мощные алгоритмы работы с ресурсами, включающие их перераспределение и выравнивание между проектами, описание календарей ресурсов.

Более подробную информацию о TimeLine 6.5 и сопутствующем программном обеспечении можно найти на http://www.tssolutions.

Spider Project, производитель — Spider Technologies Group.

Spider Project является российской разработкой. При этом он имеет несколько отличительных особенностей, позволяющих ему конкурировать с западными системами.

К таким особенностям относятся:

1) достаточно мощные алгоритмы планирования использования ограниченных ресурсов. В пакете реализована возможность использования при составлении расписания работ взаимозаменяемых ресурсов (пулы ресурсов). Использование ресурсных пулов избавляет менеджера от необходимости жестко назначать исполнителей на работы проекта. Ему достаточно указать общее количество необходимых для производства работ ресурсов, и из каких ресурсов это количество выбирать;

2) использование нормативно-справочной информации — о производительностях ресурсов на тех или иных видах работ, расходе материалов, стоимостях работ и ресурсов;

3) создание и использование в расчетах любых дополнительных табличных документов и баз данных, ввод формул расчета. Количество учитываемых в проектах показателей не ограничено.

Превосходя многие западные пакеты по мощности и гибкости отдельных функций, Spider Project, в целом, уступает в области программной реализации (использование стандартов обмена данными, пользовательский интерфейс и т. д.).