Построение структуры учетного аппарата

ТЕМА 4. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ УЧЕТНОГО АППАРАТА

 

1. Построение структуры учетного аппарата.

2. Определение численности учетного аппарата.

3. Порядок регламентации прав и обязанностей учетных работников.

4. Графический метод планирования учетных работ.

5. Эргономические аспекты труда бухгалтеров.

6. Ответственность бухгалтера.

7. Организация труда бухгалтеров во время внешних проверок.

8. Ответственность бухгалтера на этапе передачи дел.

9. Этика профессионального бухгалтера.

 

Построение структуры учетного аппарата

 

Организация работы учетного аппарата включает:

· формирование структуры учетного аппарата,

· определение его задач и функций,

· разработку регламентов учетного, контрольного и аналитического процессов, а также должностных регламентов для учетного аппарата.

Организационное построение учетного аппарата – форма разделения и кооперации труда, предусматривающая распределение всего комплекса учетно-контрольных и аналитических работ между исполнителями.

Формы организационного построения учетной службы:

· централизованная, – весь учетный аппарат как методологически, так и административно подчинен одному руководителю, главному бухгалтеру;

· децентрализованная, – часть учетного аппарата по методологическим вопросам подчинена главному бухгалтеру, а административно – административно-хозяйственному руководителю (например, начальнику цеха).

В аппарате учетной службы, как правило, образуются подразделения в виде групп, секторов, подотделов, бюро и т. п. В этих подразделениях организация работ осуществляется по одному из следующих принципов разделения труда:

· оперативно-производственный, – используется, если подразделения создаются по топологическому признаку: сектор учета оплаты труда, сектор учета материалов и т. п.;

· функциональный, – требует такого формирования подразделений, при котором группы или секторы образуются по признаку однородности работ: прием документов, таксировка и т. д.

Закон «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» выделяет 4 формы ведения бухгалтерского учета (рис. 4.1):

 

 

 

Рис. 4.1. – Формы ведения бухгалтерского учета согласно Закону «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине»

 

1. Ведение бухгалтерского учета штатными работниками используется на практике чаще всего. Согласно ст. 64 Хозяйственного кодекса Украины предприятие самостоятельно определяет свою организационную структуру, устанавливает численность и штатное расписание http://zakon3.rada.gov.ua/laws/show/436-15/page3. Поэтому вопрос о том, какой будет структура службы, обеспечивающей ведение бухгалтерского учета на предприятии, предприятие решает самостоятельно.

Преимущества данной формы:

- заинтересованность бухгалтера в результатах деятельности предприятия;

- осведомленность и владение бухгалтером информацией о специфике, особенностях организации производства, проблемах предприятия;

- постоянный контроль деятельности бухгалтера со стороны руководства и собственников.

2. Ведение бухгалтерского учета предпринимателем – специалистом по бухгалтерскому учету. Эта форма достаточно широко используется на практике. Отношения с бухгалтером оформляются гражданско-правовым договором на оказание услуг, в котором:

- четко формулируют обязанности, выполняемые предпринимателем (перечень документов, сроки их составления, право подписи и т. д.);

- указывают способ и периодичность оплаты оказанных услуг;

- предусматривают штрафные санкции за нарушение условий договора.

Бухгалтер-предприниматель, оказывающий услуги по гражданско-правовому договору, несет полную ответственность за ущерб, причиненный предприятию его действиями (в отличие от штатного бухгалтера, которого возможно привлечь только к ограниченной материальной ответственности в пределах среднемесячного заработка).

Преимущества данной формы:

- экономия на расходах на оплату труда, на приобретение компьютерной техники и программ для ведения бухгалтерского учета;

- предприниматель полностью отвечает за ущерб, причиненный предприятию.

Однако привлечь предпринимателя к дисциплинарной ответственности невозможно, т. к. дисциплинарная ответственность согласно Кодексу законов о труде применима только к штатным работникам, каковым предприниматель в данном случае не является http://zakon3.rada.gov.ua/laws/show/322-08.

3. Ведение бухгалтерского учета специализированным предприятием. Для этой формы организации бухгалтерского учета характерно заключение гражданско-правового договора между предприятием и юридическим лицом, которое специализируется на предоставлении бухгалтерских услуг (аудиторская или консалтинговая фирма), в котором устанавливаются права и обязанности сторон, ответственность и право подписания первичных документов.

4. Самостоятельное ведение бухгалтерского учета собственником предприятия или его руководителем. Эта форма используется редко и в основном на небольших предприятиях. Ведение бухгалтерского учета на предприятии руководителем должно быть предусмотрено трудовым договором (например, в приказе о совмещении профессий). В случае ведения бухгалтерского учета собственником, все необходимые документы он подписывает единолично: финансовую, налоговую, статистическую отчетность, банковские и первичные документы.

Структура построения бухгалтерии разрабатывается исходя из топологической структуры управления предприятием (рис. 4.2).

 

 

 

Рис. 4.2. – Структура построения бухгалтерии на предприятии

 

При линейной организации бухгалтерии все учетные работники подчиняются непосредственно главному бухгалтеру. Как правило, она используется на небольших предприятиях, где численность бухгалтеров не превышает 10 человек, однако на практике и более крупные бухгалтерские службы нередко выбирают такую структуру.

Линейно-штабная – предполагает создание промежуточных секторов, которые объединяют учетные группы. Распоряжения главного бухгалтера передаются бухгалтеру главного сектора, тот доводит их до сведения руководителей контрольно-учетных групп. Такое построение характерно для больших предприятий, где штат бухгалтеров превышает 10 человек.

Разновидностью линейно-штабной организации бухгалтерии является ее деление на финансовую и управленческую бухгалтерии, в составе которых формируются учетные секторы.

Комбинированный тип характерен для крупных предприятий. Здесь созданные бухгалтерские структуры выполняют предметно-замкнутые учетные процедуры. При этом часть прав главного бухгалтера передана руководителям секторов, которые в штатном расписании именуются заместителями главного бухгалтера по различным направлениям учетных работ.

Данные типы структуры бухгалтерии являются традиционными. Однако, развиваются и другие типы структур, среди которых:

- конгломерантный тип, предполагающий многоуровневое распределение управленческих функций, в случае, если одни и те же учетные функции выполняются (дублируются) в каждом структурном подразделении предприятия;

- проектный тип – вся организационная структура, в том числе учетная, подчинена решению задач, связанных с конкретными проектами;

- дивизиональный тип используется на крупных предприятиях, имеющих территориально обособленные подразделения.

При этом в организации труда бухгалтерского персонала должно быть очерчено три уровня:

· общее стратегическое руководство и управление учетом и персоналом, его осуществляющим;

· управление структурными подразделениями, группами, секторами учета;

· работа непосредственных исполнителей.