Особливості електронного документообігу

У сучасному суспільстві інформація є повноцінним ресурсом управління, важливим елементом соціального й політичного життя. Доступ до інформаційних ресурсів, перехід на електронні технології документування, зберігання та передачі документів, на нові наукові способи організації інформації та доступу до неї, ставлять перед управлінцями різних рівнів принципово нові завдання.

Поява електронного документообігу вимагає дослідження і контролю оригіналу та копії електронного документа, процесу його передачі, отримання, зберігання і т. д.

Забезпечення прийняття оперативних управлінських рішень неможливе без чітко організованої системи збору і обробки облікових даних, тому процес створення, впровадження і контролю функціонування електронного документообігу є одним із важливих елементом системи облікового процесу на підприємстві.

Згідно із Законом «Про електронні документи та електронний документообіг» http://zakon3.rada.gov.ua/laws/show/851-15 електронний документообіг – це сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, що використовуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.

Під управлінням електронним документообігом у загальному випадку прийнято розуміти організацію руху документів між підрозділами підприємства або організації, групами користувачів чи окремих користувачів. При цьому під рухом документів мається на увазі не їхнє фізичне переміщення, а передача прав на їхнє застосування із повідомленням конкретних користувачів і контролем за їх виконанням.

Електронний документ – документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа.

Склад та порядок розміщення обов'язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством.

Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.

Оригінал і копія в електронному середовищі дещо відрізняються від звичайного документа. Оригіналом зазвичай визначається перший і одиничний екземпляр документа. Копією вважають документ, що повністю відтворює інформацію оригіналу і всі його зовнішні ознаки. При цьому копія не має юридичної сили, якщо тільки вона не завірена у відповідності з встановленим порядком. Якщо говорити про електронний документ, то його специфіка полягає в тому, що він може бути скопійований без зайвих зусиль. Саме з цим пов'язана проблема ідентифікації як оригіналу, так і копії електронного документа.

Підприємства повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дозволяє перевірити їх цілісність на цих носіях. Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері. Особливістю електронного документообігу на даному етапі є те, що знищити або зруйнувати електронний документ набагато простіше, тому суб'єкт електронного документообігу повинен приймати певні заходи для дублювання документів на кількох електронних носіях інформації. На підприємстві повинні бути розроблені два види інструкцій: інструкція по заходам безпеки проти помилкового або несанкціонованого знищення електронного документа та інструктаж з санкціонованою знищення електронного документа та його копій.

Відправка і передача електронних документів здійснює автор або посередник наступним чином:

· за допомогою інформаційних систем, які є технічними засобами для передачі, прийому, зберігання і обробки інформації;

· за допомогою телекомунікаційних систем, що є сукупністю технічних і програмних засобів, призначених для обміну інформацією шляхом передавання або приймання сигналів, знаків, звуків і т. д. До телекомунікаційних засобів зв'язку належать радіо, телеграф, телебачення, телефон тощо;

· відправленням електронних носіїв, на яких цей документ записаний. Автор і адресат можуть заздалегідь домовитися про час, дату відправлення електронного документа.

Фіксування факту одержання електронного документа – важлива у підприємницькій діяльності процедура, яка допомагає усунути непорозуміння у спілкуванні як з партнерами, так і з державними органами. Отримання електронного документа має також свою певну специфіку. Фіксація часу отримання електронного документа може здійснюватися на договірних засадах. Якщо такі принципи відсутні, то законодавством передбачено, що електронний документ вважається одержаним адресатом з часу надходження авторові повідомлення в електронній формі від адресата про одержання цього документа.

Таким чином, електронний документообіг в противагу паперовому має свої особливості. Розглядаючи документообіг як системне явище, доцільно виділити основні етапи, які повністю відображають їх відмінності (табл. 3.7).

Організація збору і обробки облікової інформації на підприємстві має відповідати принципу економічності, який досягається шляхом раціоналізації обліку, використання прогресивних форм його ведення, автоматизації облікових обчислювальних робіт. Реалізація цього принципу можлива також за допомогою раціонально організованого електронного документообігу на підприємстві, який в змозі забезпечити економію як матеріальних, так і нематеріальних ресурсів.

Таблиця 3.7

Основні відмінності електронного і паперового документообігу