И их возможные последствия

Тема 12. Инвентаризация

В самой системе формирования информации бухгалтерского учета заложена возможность отражения ошибочных сведений о фактах хозяйственной жизни организации. В целях обеспечения достоверности отражения таких фактов периодически должна проводиться проверка, то есть инвентаризация. Инвентаризация является одним из способов контроля за соответствием данных бухучета фактическому положению дел. Она заключается в периодической проверке наличия имущества, дебиторской и кредиторской задолженности (обязательств) и сопоставления полученных данных с учетными на определенную дату, определяемую заранее или по необходимости.

Необходимость периодического проведения инвентаризации имущества и обязательств вызывается следующими причинами:

1) остатки товарно-материальных ценностей по данным учета могут не совпадать с их фактическим наличием вследствие всякого рода изменений, происходящих с указанными ценностями. К ним относятся так называемые естественные потери (естественная убыль), возникающие под влиянием биологических, физических и химических воздействий внешней среды;

2) неправильное отражение в учете товарно-материальных ценностей из-за ошибок в самих документах, которые возникают в результате неисправности измерительных приборов, пересортицы взаимозаменяемых материалов или изделий, несоблюдения норм вложения сырья в изготовляемую продукцию. Кроме того, расхождения между данными учета и фактическими остатками товарно-материальных ценностей могут быть вызваны и прямыми злоупотреблениями материально ответственных лиц.

3) расхождения в расчетах организации с другими организациями могут быть следствием возникновения разногласий и споров по поводу отдельных требований и обязательств, а также непреднамеренных ошибок в записях.

Кроме количественного контрольного значения инвентаризация имеет и качественную составляющую контроля. Так, например, в ходе инвентаризации проверяется наличие материальных ценностей и денежных средств, находящихся на хранении у материально-ответственных лиц. Тем самым инвентаризация позволяет проверить их работу и повысить ответственность за вверенные ценности и правильное документальное оформление их движения. В ходе инвентаризации не только подсчитываются наличные запасы, но и проверяют условия их хранения. При этом обращается особое внимание на состояние складских помещений и устанавливается, соблюдаются ли условия, обеспечивающие сохранность товарно-материальных ценностей, а также санитарные нормы и правила их хранения. Такой аспект инвентаризации служит средством не только вскрытия и выявления недостач и злоупотреблений, но и предупреждения их в дальнейшем.

Число инвентаризаций в году, дата их проведения, перечень имущества и обязательств, подлежащих проверке, устанавливаются самим предприятием, кроме случаев обязательного проведения инвентаризации.

Проведение инвентаризации обязательно:

— при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

— перед составлением годовой бухгалтерской финансовой отчетности;

— при смене материально ответственных лиц;

— при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

— в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

— при реорганизации или ликвидации организации.

Для проведения инвентаризации руководитель организации назначает специальную инвентаризационную комиссию, в которую включаются разные специалисты: инженерно-технические работники, товароведы, экономисты, работники бухгалтерии и материально-ответственные лица.

Инвентаризация материальных ценностей проводится по их местонахождению и по материально-ответственным лицам. Перед проведением инвентаризации они должны рассортировать и разложить материальные ценности, оформить и сдать в бухгалтерию все приходные и расходные документы. Представитель инвентаризационной комиссии берет расписку у материально-ответственного лица о том, что все поступившие и выбывшие ценности учтены, и первичные документы по их движению сданы в бухгалтерию. После этого инвентаризационная комиссия в присутствии материально-ответственных лица проверяет наличие ценностей и составляет инвентаризационные описи.

В бухгалтерии производится сравнение данных бухгалтерского учета и данных инвентаризации путем составления сличительных ведомостей. Данные в таких ведомостях приводятся в стоимостных и натуральных показателях. При этом в них записываются не все ценности, а только те, по которым выявлены отклонения от учетных данных. Выявленные по данным сличительных ведомостей разницы сразу после окончания проверки должны быть оформлены актом инвентаризации и отражены в учете. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация.

 

Этапы проведения инвентаризации:

Первый этап – подготовительные мероприятия.

Он включает в себя следующие операции:

- издание руководителем организации приказа «О проведении инвентаризации»;

- определение сроков проведения инвентаризации и видов проверяемого имущества и др.;

- формирование рабочих комиссий;

- разработка внутренних инструкций;

- выведение в учете остатков товарно-материальных ценностей и др.

 

Второй этап – собственно проведение инвентаризации.

Он включает в себя следующие операции:

- взвешивание, пересчет, обмер товарно-материальных ценностей и занесение данных в регистры;

- оформление инвентаризационных описей.

 

Третий этап – сравнительно-аналитические мероприятия.

Включает в себя:

- проверка и сопоставление данных инвентаризационных описей и данных бухгалтерского учета;

- составление сличительных ведомостей и определение причин расхождений.

 

Четвертый этап – заключительные мероприятия.

Включает в себя:

- оформление ведомости учета результатов инвентаризации;

- внесение соответствующих записей в регистры бухгалтерского учета;

- издание приказа руководителя организации об утверждении результатов инвентаризации с выводами.

Ошибки, допускаемые при проведении инвентаризаций,

и их возможные последствия

Перечень нарушений	Возможные последствия
1. Состав инвентаризационной комиссии не утвержден руководителем организации	Нет основания для проведения инвентаризации
2. документально подтверждено отсутствие хотя бы одного из членов комиссии во время проведения инвентаризации	Результаты инвентаризации недействительны
3. в приказе не указаны сроки инвентаризации	Нет основания для начала проведения инвентаризации
4. во время перерыва в работе инвентаризационной комиссии не закрыт доступ посторонним к помещению, где хранятся инвентаризационные описи и материальные ценности	Внесение исправлений, искажающих результаты инвентаризации

 

5. при невозможности остановки хозяйственной деятельности приходно-расходные документы не завизированы председателем инвентаризационной комиссии	Неправомерное оформление ранее не выписанных приходно-расходных документов
6. у материально-ответственных лиц не взяты расписки в том, что приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию	При выявлении нарушений могут быть предъявлены приходно-расходные документы оформленные в период проведения инвентаризации
7. проводится сопоставление данных бухгалтерского учета и фактического наличия, а не наоборот	Искажение фактических данных, которые вносят не по факту, а по бухгалтерским данным об остатках товарно-материальных ценностей
8. ошибки и искажения не подписаны и не заверены членами инвентаризационной комиссии	Исправления считаются недействительными
9. инвентаризационная опись после утверждения результатов содержит незаполненные строки и они не прочеркнуты	Вносятся неправомерные дополнительные данные
10. на последней странице инвентаризационной описи нет подписи материально-ответственного лица об отсутствии у него претензий к членам комиссии и подтверждения о том, что он принимает указанное имущество на ответственное хранение	Отсутствие оснований для предъявления претензий к материально-ответственному лицу при выявлении недостач