Основные особенности делового языка документов.

Язык делового письма сложился в сфере управления в последние 100-150 лет. Его определяют как официально-деловой. Основные черты официально-делового стиля – нейтральный тон изложения, лаконичность и краткость текста, точность, ясность выражения мысли. Нейтральный тон изложения является нормой официально-делового языка, поскольку управленческая информация, официальная по своему характеру, сводит субъективный (личностный) момент в текстах документов к минимуму. Лаконичность изложения текста письма достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности. Точность изложения предполагает однозначность понимания содержания, приведенного в документе, и автором текста, и его адресатом. Требование точности изложения достигается употреблением специальной (отраслевой) терминологии, использованием устойчивых языковых формул, сочетаемостью слов в предложении, использованием уточнений, дополнений, вводных слов и т.д. Деловой язык документа также характерен рядом других особенностей. В письме, например, не должны употребляться архаизмы - слова и выражения, вышедшие из употребления (не сего года, а этого (текущего) года). Использование неологизмов и заимствованных слов должно быть оправданным: слова типа «санирование» вместо «оздоровление», «пролонгировать» вместо «продлить» еще не получили права на широко употребление. Особенностью делового языка является употребление слов с «универсальным» значением («слабо», «недостаточно»). Например, «до настоящего времени подготовка к зимнему сезону ведется слабо (недостаточно)». Специфической особенностью делового языка является ограниченная сочетаемость слов, проявляющаяся в возможности слова вступать в смысловые связи с другими словами. Например: руководство – брать на себя, возлагать, осуществлять, отстранять от, подменять, укреплять и т.д.

Особенностью делового стиля является также широкое употребление в текстах устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов (формул). Например, «в подтверждении нашей договоренности…», «напоминаем Вам, что задолженность по зарплате составляет…». Языковые формулы, отражая устойчивые элементы делового языка, обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.

Контрольные вопросы

1. Что включает в себя понятие «делопроизводство»?

2. С чем связано появление понятия «документационное обеспечение управления»?

3. Какие способы документирования вам известны?

4. В чем взаимосвязь понятий «информация» и «документ»?

5. Где закреплены определения основных профессиональных терминов по делопроизводству?

6. Какое понятие «информации» используется документоведами и где оно закреплено?

7. Какое из определений документа вы считаете наиболее полным и почему?

8. Что понимается под юридической силой документа?

9. Что такое «система документации» и «унифицированная система документации»?

10. Как вы понимаете процесс стандартизации документов?

11. Как вы понимаете процесс унификации документов?

12. Какие законодательные акты предписывают обязательность документирования информации?

13. Какие требования к документам изложены в законодательных актах?

14. Какие вопросы работы с документами регламентируются законодательными актами?

15. На кого возложено методическое руководство постановкой делопроизводства в стране?

16. Каково значение ГСДОУ и что она регламентирует?

17. Что регламентирует типовая инструкция по делопроизводству?

18. Какое значение имеет ГОСТ Р6-30-2003?

19. Для чего составляют перечни документов с указанием сроков хранения?

20. Какие нормативно-методические акты используют в работе с документами кадровые службы?

21. Кто разрабатывает нормативы времени на управленческие виды работ и как они используются?