Управление документооборотом

В настоящее время информация рассматривается как ресурс, который можно добывать, перерабатывать, использовать и распространять. Информационные ресурсы можно определить как сведения, получаемые в процессе практической деятельности людей, используемые в общественном производстве и управлении. Оперативное использование необходимых информационных ресурсов в системе управления способствует увеличению объема производства и повышению его эффективности.

Для обработки, хранения и организации использования документной информации в системе управления выделяются специальные работники, специализацией которых является информационная деятельность. Коллективы этих работников объединяются в управленческие структуры (управленческий аппарат).

Современный офис – это сложная комплексная система, состоящая из нескольких компонентов:

- рабочие помещения;

- оргтехнические средства;

- документационное и информационное обеспечение;

- кадры служащих.

Службы офиса наряду с документационным обеспечением управления и бездокументным обслуживанием управленческих процессов решают задачи, связанные с административно-хозяйственной деятельностью в целях создания условий, обеспечивающих эффективную работу всей фирмы.

Поэтому необходимо с самого начала деятельности фирмы организовать современный офис, в основу функционирования которого положены следующие принципы:

- оперативность (быстрая и четкая работа с документами);

- современное техническое оснащение (персональные компьютеры, факсы, сканеры, оргтехника);

- целесообразность всех производственных операций, производимых в офисе;

- сочетание ДОУ с бездокументационным.

В процессе деятельности любого предприятия, организации или учреждения принимаются управленческие решения по различным вопросам. Само управление можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения, доведения его сведения исполнителей, исполнения и подведения итогов. При этом отправные сведения для принятия решений, необходимая информация и сами решения представляются в виде документов, т.е. основой сегодняшней управленческой информации является официальный документ, поэтому делопроизводство называют также документационным обеспечением управления.

Вопрос о том, что такое документ, на протяжении долгого времени являлся предметом споров специалистов различных направлений. Среди примеров ответа на вопрос: "что должно считаться документом?" чаще всего встречаются: · паспорта · письма · доклады. Все это правильные ответы. Но ни один из них не является исчерпывающим. Паспорта являются удостоверением личности. Письма - это связь, письменные сообщения, отправляемые другим людям. Доклады предоставляют информацию. Общим для этих трех документов является то, что они представляют собой записи. Более того - постоянные записи. Поэтому примем определение документа, наиболее краткое и точное.

ДОКУМЕНТ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Формы управления тесно связаны с видами документов, например:

учет – с написанием различных отчетов;

планирование – с составлением планов;

инструктирование – с разработкой методик, инструкций;

руководство – с изданием приказов, распоряжений.

Приняв определение документа, и поняв его сущность, нам предстоит дать определение делопроизводству как деятельности по работе с документами. Рассмотрим следующую схему делопроизводства.

Рассмотрим следующую схему делопроизводства (схема 1).

Таким образом, делопроизводство - это совокупность работ по документированию деятельности фирмы, с одной стороны, и организация работы с документами, с другой.

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам. В современном делопроизводстве сочетается работа с бумажными документами и документами, представленными в электронном виде. Электронные документы после вывода на печать становятся бумажными. Любой документ на бумажном носителе с помощью сканера перевоплощается в электронный, сохраняя свои реквизиты. Документ, набранный на компьютере, с помощью факс-модема может быть принят на факсимильном аппарате в бумажном виде.

Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, предприятия. Эффективная организация работы с документами обеспечивает оптимальные условия для всех видов работ с документами с момента их создания или получения до уничтожения или передачи на архивное хранение. На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними.