Завідувач кафедри вищої математики

доктор фізико-математичних наук,

професор (Підпис) Д.М. Гнатюк

Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на документі, відсутня, то документ підписує особа, яка тимчасово виконує її обов’язки, або заступник. Тоді обов’язково зазначають посаду (“в.о.”, “заст. ”) і прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять чорнилом або машинописним способом).

Не допускається підписання документа з прийменником за чи з похилою рискою перед найменуванням посади.

Документ колегіальних органів (протокол, рішення тощо) підписує голова та секретар колегіального органу.

Гриф погодження.

Розрізняють дві форми погодження документів – внутрішнє (з підрозділами та службовими особами установи) і зовнішнє (з відомчими та непідвідомчими організаціями). Цей реквізит складається із:

- слова „ПОГОДЖЕНО”;

- назви посади службової особи, з якою погоджується документ, та назви установи;

- особистого підпису;

- його розшифрування;

- дати.

Грифи погодження розташовуються нижче від реквізиту „підпис” або на окремій сторінці, напр.:

ПОГОДЖЕНО

Директор ЗОШ № 93

(Підпис) С.П. Дмитрів

01.09.05

Якщо зовнішнє погодження документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформляють так:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання Вищої атестаційної комісії України

01.07.05 №12

Віза.

Внутрішнє погодження проекту документа – це його візування. Віза складається з:

- особистого підпису особи, що візує;

- дати.

У разі потреби зазначається посада особи, що візує, і розшифровується її підпис (ініціали та прізвище):

Завідувач кафедри кібернетики (Підпис) М.І. Свирид

28.08.05

Невеликі зауваження (1–2 рядки) розташовують перед візою, напр.: Не заперечую; Не бачу підстави; Уважаю, що пункт 3 треба доопрацювати. Якщо зауважень чи доповнень більше, їх оформляють на окремому аркуші.

У разі внутрішнього погодження візи ставлять на першому примірнику документа, а листи чи інші вихідні документи візують на примірнику, який залишається в установі.

Печатка.

Печатка прикладається до документів, що вимагають особливого засвідчення. Печатки є гербові та прості. Гербова печатка прикладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб; до статутів, положень, які вимагають відбитку печатки, та ін. Прості печатки мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не зображується. Просту печатку прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпорядчих документів для їх розсилання, до довідок з місця роботи і т. ін. Печатку треба проставляти так, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.

Відмітка про засвідчення копій.

У правому верхньому кутку пишуть слово „Копія”; під реквізитом „підпис” – слово „Правильно”; дата; посада виконавця; підпис і його розшифрування. Якщо потрібно, підпис засвідчують печаткою.

Прізвище виконавця та номер його телефону.

Цей реквізит обов’язковий у вихідних документах (листах, довідках, висновках). Складається з:

- прізвища виконавця;

- номера його службового телефону.

Ставиться в нижньому лівому кутку зворотного або лицьового боку останньої сторінки документа, напр.: Н.М. Вальчук Тел. 240–72–37

Відмітка про виконання документа й скерування його до справи.

Цей реквізит розміщується в лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа й містить такі відомості:

- стислу довідку про виконання;

- дату скерування документа до справи;

- підпис керівника структурного підрозділу або виконавця.

Наприклад:

До справи № 07/54

Питання вирішено позитивно у телефонній розмові 05.06.05

(посада, ініціали, прізвище).

Відмітка „ До справи” свідчить про те, що роботу над документом закінчено.