Отраслевая информация и ее характеристика.

 

Рыночная экономика обусловила необходимость изучения и формирования информационных ресурсов отраслей общественного хозяйства. Самостоятельность хозяйственных субъектов, с одной стороны, и объективная необходимость государственного регулирования рыночных процессов, с другой стороны, существенно повысили значимость информационных ресурсов для эффективного управления и функционирования торговли.

Целью информационных ресурсов является обеспечение специалистов отрасли разнообразными и многоплановыми сведениями о состоянии дел в отрасли на том или ином рынке, с целью принятия адекватных решений в соответствии со складывающийся ситуацией

Функциями информационных ресурсов торговли являются:

1. обеспечение торговых субъектов разнообразной информацией краткосрочного и среднесрочного характера;

2. влияние на восприятие людей, управляющих торговлей;

3. создание предпосылок для потенциального снижения степени неопределенности принимаемых управленческих решений;

4. повышение конкурентоспособности отрасли и ее субъектов.

Задачи информационных ресурсов:

- снижение финансового риска и опасности для образа отрасли и ее субъектов;

- мониторинг внутренней и внешней среды торговли;

- объективная оценка деятельности на макро- и микроуровнях отрасли;

- подкрепление интуиции менеджеров торговли.

Основой управления отраслью и коммерческими предприятиями, входящими в нее, является информация, которая циркулирует как внутри субъектов торговли, так и между продавцами и покупателями на рынке потребительских товаров.

Слово «информация» произошло от латинского informatio - разъяснение, положение или осведомление. В современной трактовке информация – это сведения о чем-либо, сообщение о положении дел или чьей-то деятельности.

Для торговли актуальной является не только информация, связанная с ее функционированием напрямую, но и та, которая отражает развитие сферы производства, внешнюю торговлю, государственное управление и т.п. и может позволить спрогнозировать их косвенное воздействие на подсистемы отрасли и ее предприятия.

В менеджменте отрасли используются разные типы информации: факты, оценки, прогнозы, обобщенные связи, слухи.

Факт – событие или условие, которое наблюдается напрямую (простейший вид отраслевой и рыночной информации).

Оценки,в отличие от фактов, основываются не столько на наблюдениях и подсчетах, сколько на умозаключениях и статистических приемах, позволяющих выявить тенденции и закономерности развития отрасли. Оценки содержат информацию о прошлом и настоящем, а прогнозы информируют о возможном развитии событий и процессов в будущем.

Обобщенные связи в экономической практике часто используют для оценки прогноза. Они содержат информацию о тесноте связи между изучаемыми событиями и факторами, оказывающими на них прямое или косвенное воздействие.

Слух отличается от фактов меньшей степенью надежности и неопределенностью источника информации. Однако, слухи в конкурентной борьбе зачастую бывают наиболее доступными источниками получения нужной информации.

Совокупность информации – регистрируемой, перерабатываемой и вновь создаваемой в системе управления торговлей – должна отражать все разнообразие фактических и возможных состояний, наблюдаемых и регистрируемых на разных уровнях управления отраслью. Наибольший объем затрат связан с первоначальным созданием информационных массивов. которые периодически обновляются, корректируются и могут использоваться в системе управления торговлей длительное время.

Информационные ресурсы отрасли включает все возможные типы информации. При этом информация может быть классифицирована по разным признакам, что позволяет оптимизировать процесс ее получения, обработки и использования. Наиболее важные признаки классификации отраслевой информации и ее виды представлены на рис..

 

 

по содержанию отрасли

торгово-оперативная бюджетно-статистическая нормативная социальная научно-техническая

 

 

по месту обращения		внутренняя внешняя входящая исходящая
по направлению информационных потоков		входящая исходящая
по объему необходимых сведений		комплексная тематическая
по функциям управления		плановая нормативная учетная (внеучетная) отчетная
по изменяемости (стабильности) возникновения		постоянная переменная эпизодическая
по насыщенности		недостаточная достаточная избыточная
по полезности		полезная бесполезная
по способу индикации		текстовая цифровая алфавитно-цифровая графическая
по отношению к процессу обработки данных		обрабатываемая необрабатываемая
по степени обработки		первичная промежуточная результативная
по носителям данных		немашинная машинная
по форме представления		письменная устная

Рис.. Классификация отраслевой информации

По содержанию различают: торгово-оперативную, бюджетно-статистическую, нормативную, организационную, социальную, научно-техническую информацию.

Торгово-оперативная информация характеризует выполнение основных функций предприятия (закупка товаров; контроль состояния и уровня товарных запасов, объема продажи товаров; планирование и расчеты по хозяйственному обслуживанию и строительству и т.д.), а также финансово-экономическое состояние системы управления, изучения спроса. Эта информация необходима преимущественно для экономических, коммерческих, торговых отделов бухгалтерии, отдела организации торговли.

На высшем уровне управления торговлей в организациях государственного управления используется бюджетно-статистическая информация (распределение населения по уровню дохода, полу и возрасту, по размеру потребления товаров отдельными группами населения и т.д.).

Важное значение для организации процесса управления имеет нормативная информация, источником которой являются научно обоснованные нормативы, отражающие различные процессы, происходящие в торговле (нормативы численности работающих, товарных запасов, рентабельности и т.д.).

Организационная информация охватывает организационные и координационные функции управления и возникает в связи с образованием и поддержанием многочисленных организационных связей между элементами управляющей и управляемой систем, между различными уровнями управления Организационная информация необходима для налаживания торгового обслуживания населения, управление товародвижением и.товароснабжением (составление графиков отработки и завоза товаров, представления заказов, проведения ярмарок и др.); для организации торгово-технологического процесса (графики выхода на работу, проведения рекламной работы, схемы размещения товаров и движения покупательских потоков и т.п.); для организации хозяйственного обслуживания (графики ремонта помещений); для организации работы управляющей системы (планы проведения совещаний, расписание приема посетителей и др.).

Социальная информация включает в себя, главным образом, данные, характеризующие систему совестного труда. Она образуется в процессе социологических исследований, а также в ходе оперативной кадровой работы.

Научно-техническая информация – это разнообразные научные и технические данные, привлекаемые для решения технических, технологических и других задач руководства торговлей (конструирование и проектирование торгового оборудования, улучшение эксплутационных свойств, совершенствование технологии торговли, техническое оснащение, внедрение прогрессивных технических решений, модернизация оборудования и др.). Информация этого рода концентрируется в научно-технических библиотеках, книгах, журналах, обзорах, в технической документации.

По функциям управления условно могут быть выделены следующие виды информации: плановая, организационная, отчетная, контрольная и регулирующая, кадровая. Взаимообусловленность функций управления предполагает тесную взаимосвязь от уровня управления торговыми предприятии и организациями складываются по-разному. Как правило, на более высоких уровнях управления возрастает значение плановой и регулирующей информации. На уровне предприятия в большей степени используется оперативная информация.

По месту обращения различают информацию внутреннюю и внешнюю. Внутренняя информация образуется в данной системе управления и либо выходит из нее в форме исходящей (отчеты, справки), либо, оставаясь в данной системе, образует внутриструктурную информацию (журналы регистрации, разработочные таблицы). Такая информация включает всевозможные учетные формы, приказы, распоряжения, справки, журналы регистрации поступления товаров, карточки количественно-суммового учета и др.

Внешняя информация образуется вне данной системы управления. Так, для торгового предприятия внешней будет информация, поступающая от вышестоящих организаций, органов государственной регулирования и контроля. Объемы этой информации велики, что обусловлено большим количеством внешних связей. Например, только по вопросам товародвижения и товароснабжения розничное торговое предприятие связано с 10-50 поставщиками товаров, а оптовое – с 70 до 500.

По направлению информационных потоков различают информацию: входящую, исходящую, внутриструктурную, транзитную.

Входящая информация – это сведения, поступающие в систему управления от выше- и нижестоящих звеньев управления, а также от функциональных подразделений (если речь идет об информационной системе звена самой системы). Как правило, это справочная, директивная информация (внешняя для данной системы). Входящая информация в свою очередь подразделяется на хранимую и передаваемую.

Предаваемая информация подвергается обработке и передается в другое подразделение. Это, например, информация, содержащаяся в счетах-фактурах, накладных и других товаросопроводительных документах. Она поступает менеджеру, определяющему цену, ведущему бухгалтерский учет. По пути движения эти документы подвергаются соответствующей обработке, устанавливаются и утверждаются цены, товар приходуется, затем поступает в торговый зал. Все операции закрепляются в соответствующих документах.

Хранимая (используемая) входящая информация служит основой для составления новых документов и принятия решений. Как правило, это директивные указания вышестоящих организаций, отчеты и справки нижестоящих звеньев и т.п.

К исходящей информации относятся всевозможные справки, отчеты вышестоящим звеньям и внешним организациям, запросы, ответы и т.п. Как показывает практика, зависимо от вида предприятия потоки исходящей информации значительно превышают потоки входящей.

По уровню систематизации вся информация, обращающаяся в торговле, делится на систематизированную и несистематизированную. К систематизированной относят статистические формы, предусмотренные соответствующими инструкциями, указаниями, постановления, имеющие определенные сроки представления. В торговле в настоящее время действует более 300 форм статистической отчетности, каждая из которых включает от 10 до нескольких сотен позиций (отчет о поступлении, продаже и остатках товаров и др.).

Возникновение несистематизированной информации носит случайный характер (вследствие стихийных бедствий, невыполнения плана поставок и реализации товаров, поступления недоброкачественных товаров и т.п.). К этой информации могут быть отнесены письма, запросы, отчеты, справки, телеграммы, телефонограммы, телефонные переговоры.

По стабильности различают два вида информации: условно-постоянную и переменную. К условно-постоянной относится информация, не изменяющаяся длительное время и многократно используемая в процессе обработки. Это – нормативные и справочные данные, все виды учетной информации, статистические данные и др. Данная информация является основной в процессе управления торговым предприятием. Она показывает управляющей системе, как работает предприятие и какие меры необходимо принимать в сложившийся ситуации. Например, при планировании закупок товаров изучаются статистические, информационные материалы. К справной информации относятся, например, данные о среднедушевом потреблении различных товаров, о системе налогов и сборов. Переменная информация относится, главным образом, к оперативной и характеризует состояние торговли в каждый конкурентный период. Это - сведения о товарообороте, движении товаров, ценах и других видах деятельности магазинов. Она отражает динамику торгового процесса и его эффективность.

Периодичность возникновения информация измеряется часами, сменами, днями, месяцами, кварталами, годами. Наибольший удельный вес имеет оперативная информация, возникающая и передаваемая ежедневно, значительная часть которой используется на местах для выдачи различного рода справок и принятия решений.

По степени преобразования различают первичную и производную информацию. Первичная информация сохраняется или используется в том виде, в каком была получена. Основной метод ее образования – первичный учет (пересчет, перевес, проверка по качеству), а также использование данных входящих документов в неизменном виде (постановление государственных органов, решения руководителей и т.д.). Производная информация получается путем переработки первичной; она формируется в результате составления отчетов на основе учетных данных или заимствования полученной первичной информации из различных источников (например, составление журналов регистрации, движения товаров на основе товаросопроводительных документов).

По времени хранения информация может быть подразделена на хранящуюся определенный срок и хранящуюся постоянно. Постоянного хранения информация – это отчеты о поступлении и реализации товаров, балансы, кадровая документация; временно хранящаяся – договоры краткосрочного характера с поставщиками и т.д.

В зависимости от степени использования информация бывает однократного и многократного использования. Документы многократного использования – договоры, нормативная документация и др.

По виду носителя различают информацию, зафиксированную на документе (магнитной ленте, кассовых лентах, в компьютерах) и в памяти человека (устная и зафиксированная на зрительно воспринимаемых носителях).

По способу индикации различают цифровую, алфавитную и символическую информацию. В условиях АСУТ цифровая информация предпочтительнее, так как ввод в ЭВМ не требует дополнительных затрат характеризуется информационными потоками.

Отсутствие необходимой информации, использование неточных или неактуальных данных могут привести к серьезным экономическим просчетам. Чтобы этого избежать, необходимо учитывать требования, ко­торым должна отвечать отраслевая информация.

К таким требованиям относятся следующие:

1. Актуальность информации - означает реальное отражение в каж­дый момент времени состояния развития отрасли и ее подсистем. Лучшие коммерческие базы данных имеют ежедневное обновление хранимой ин­формации.

2. Достоверность данных - основывается на точном воспроизведе­нии объективного состояния и развития торговли и рынка. В условиях конкурентной борьбы иногда сознательно искажается реальная действи­тельность, поэтому это требование должно обеспечиваться повышенной надежностью источников. Важным средством борьбы против дезинформа­ции являются множественность источников и анализ полученных сведений на непротиворечивость.

3. Релевантность данных - позволяет получить информацию в точ­ном соответствии со сформулированными требованиями и избежать рабо­ты с ненужными данными.

4. Полнота отображения - необходима для объективного учета всех факторов, формирующих либо оказывающих влияние на состояние и раз­витие отрасли и ее субъектов.

5. Целенаправленность данных - ориентирует на конкретные цели и задачи в области торгово-хозяйственной деятельности на рынке.

6. Согласованность и информационное единство - требуют разра­ботки такой системы показателей, при которой исключались бы возмож­ность противоречия в выводах и несогласованность первичных и произ­водных данных.

Для адекватного обеспечения процесса управления требуемой инфор­мацией на основе принятых информационных моделей создаются соответст­вующие информационные системы.

Информационную систему можно расчленять на составляющие элементы, обладающие ее свойствами. В результате последовательного деления получается совокупность единиц информации, расположенных на разных уровнях (рис.). На рисунке в порядке возрастания сложности выделяются следующие единицы информации: реквизит, показатель, массив данных, подсистема.

 

 

 

 

 

Рис.. Структура информационной системы

 

Реквизит – это логически неделимый элемент информационной системы, который отражает определенное свойство процесса. Единицы информации любой сложности можно получить путем компоновки отдельных реквизитов.

Показатель – признак, характеризующий какую-либо сторону деятельности отрасли, ее подсистемы или отдельного предприятия, количественную или качественную характеристику, степень развития или выполнения отдельного задания в сфере торговли.

Без показателей, в формализованной форме, представляющей информацию, невозможны анализ, контроль и достижение эффективности информационного обеспечения.

Структура каждого экономического показателя включает:

- перечень терминов используется для оценки финансово-экономической деятельности торговли, определенный Государственным Стандартом Российской Федерации «Торговля. Термины и определения»;

- количественную оценку экономического показателя.

Необходимость высокого уровня принимаемых решений предопределяют включение в информационную систему торговли системы показателей, которые можно подразделить на количественные и качественные, объемные и удельные, натуральные и стоимостные.

В торговой практике сочетаются использование натуральных и стоимостных показателей. Натуральные показатели представляют информацию количественно в натуральной форме. Например, основные фонды отрасли, ее производственные мощности, трудовые ресурсы и т.п. Эти показатели просты и удобны, свободны от влияния факторов, не зависящих от деятельности торговли.

Стоимостные показатели отражают информацию о большинстве процессов торговли, связанных с куплей0продажей потребительских товаров. Они позволяют соизмерить доходы и расходы в отрасли и ее отдельных подсистемах, определить совокупную величину ресурсов и потребность в них.

Количественные показатели, содержащие необходимую для торговли информацию, выражаются абсолютными величинами. К ним относятся: объем товарооборота, товарные запасы, количество реализованных товаров, численность торговых кадров, сумма прибыли и издержек обращения и другие.

Качественные показатели, отражающие экономические процессы в торговле, являются величинами относительными. Они характеризуют экономическую эффективность отрасли и ее отдельных ресурсов. Это – увеличение рентабельности торговли, рост издержек обращения и т.п.

В системе показателей различают объемные и удельные. Объемные показатели устанавливают абсолютное состояние отрасли в целом, отдельных процессов и факторов, в ней участвующих (прибыль, товарооборот, издержки и т.д.). Удельные показатели определяются соотношением двух или нескольких взаимосвязанных показателей (проценты, индексы, коэффициенты и т.п.).

Показатели, которые определяют объем и динамику результативного показателя и выступают в качестве причины его изменения называются факторными.

Под информационном потоком понимается совокупность сообщений, поступающих на каждый уровень управления отраслью и распределяемых из нее выходящих для осуществления процесса управления за определенный отрезок времени.

Постоянное увеличение объемов информации приводит к большим затратам времени на ее переработку, а принятие управленческого решения затягивается. Поэтому вся информация группируется по функциям управления в виде информационных потоков. Организационно оформленная совокупность информационных потоков документов, каналов связи и технических средств управления образует информационную систему. Она выступает в форме информационного обеспечения процесса управления.