Учет расчетов с подотчетными лицами.

Подотчетными суммами называются денежные аван­сы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мел­кие хозяйственные расходы по командировкам.

Авансы на хозяйственные расходы выдаются на срок до 3 дней. Список работников, имеющих право получать деньги под отчет на хозяйственные нужды, определяется приказом руководителя предприятия в начале года. В тече­ние 3-дневного срока лица, получившие аванс, должны представить авансовый отчет об израсходованных суммах либо вернуть деньги в кассу предприятия.

При служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику следующие расходы: по проезду к месту служебной командировки и обратно; по найму жилого помещения; за проживание вне места постоянного жительства (суточные); иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.

Под отчет суммы выдаются на основании оформленного рас­ходного кассового ордера.

Субъекты хозяйствования, выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, в размере и на сроки, определя­емые руководителями:

- не более трех рабочих дней — на хозяйственно-опера­ционные расходы, производимые в месте нахождения орга­низации, предпринимателя;

- не более 10 рабочих дней — на расходы, произво­димые вне места расположения организации, предприни­мателя;

- до 30 рабочих дней — в сумме, не превышаю­щей размера одной минимальной заработной платы.

Наниматель обязан ознакомить командированного работника с расчетом на выданный аванс, а также с порядком и сроками составления отчета о расходовании полученного аванса, ответственности за нецелевое использование и (или) невозвращение в установленный срок неиспользованных денежных средств, выданных под отчет.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обяза­ны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на ко­торый они выданы, предъявить в бухгалтерию организа­ции, предпринимателя отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные деньги.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам. Передача наличных денег, выдан­ных под отчет одному лицу, другим запрещается.

Расходовать полученные под отчет суммы допускается лишь на те цели, на которые они выданы.

Командировка должна быть оформлена следующими документами:

1) приказом или распоряжением нанимателя (основной документ при направлении работника в командировку).

2) командировочным удостоверением.

Удостоверение - документ, по отметкам в котором определяется срок фактического пребывания работника в командировке и рассчитываются суточные расходы.

Командированному работнику выдается командировочное удостоверении, подписанное ру­ководителем организации и скрепленное печатью.

Днем выезда в командировку считается день отправле­ния поезда, самолета, автобуса либо другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда — день прибытия транспортного средства в место постоянной работы.

3) служебным заданием на командировку.

Задание должно быть утверждено руководителем организации и подписано командированным работником.

4) авансовым отчетом.

По возвращении из командировки работники должны отчитаться об использованных средствах:

- получившие наличные денежные средства - не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия;

- при использовании корпоративной либо личной карточки - не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия.

К нему прилагаются командировочное удостоверениес отметками о времени выбытия в команди­ровку, прибытия в пункт назначения, выбытия из него и прибытия к месту работы, документы о найме жилого по­мещения, фактических расходах по проезду и др.

Для покрытия дополнительных личных расходов во время нахождения в командировке выплачиваются суточ­ные за каждый день нахождения в командировке по нор­мам, устанавливаемым Министерством финансов РБ.

суточные – 60 000 рублей за каждый день командировки;

суточные при однодневных служебных командировках и командировках в такую местность, откуда имеется возможность ежедневно возвращаться к месту жительства – 30000 рублей;

по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов – 20000 рублей.

Сданный командированным авансовый отчет с прило­женными оправдательными документами проверяется бух­галтерией и утверждается главным бухгалтером и руководителем организа­ции. Бухгалтер против каждой суммы, приведенной в авансовом отчете, проставляет дебе­туемые счета.

В случае непредставления в установленный срок отче­тов об израсходовании подотчетных сумм или невозврата в кассу организации остатков неиспользованных авансов бухгалтерия вправе произвести удержание их из заработ­ной платы работников в установленном порядке.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведут на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Счет 71 по своей структуре активно-пассивный. Дебетовое сальдо показывает сумму дебиторской задолженности по выданному авансу, а кредитовое сальдо – сумму кредиторской задолженности перед подотчетными лицами в случае перерасхода выданного аванса. По дебету счета отражается дебиторская задолженность подотчетного лица перед организацией по выданному авансу, а по кредиту – ее списание.

Аналитический учет ведут по каждому работнику, получившему деньги в подотчет на основании кассовых отчетов и авансовых отчетов. В условиях применения полной журнально-ордерной формы учет по счету 71 ведется в журнале-ордере № 7.

Содержание хозяйственной операции	Дебет	Кредит
Выдана сумма аванса подотчетному лицу на командировочные расходы по расходно-кассовому ордеру
Отражены расходы на проезд к месту служебной командировки, расходы за пользование постельными принадлежностями, расходы по найму номера в гостинице за два дня, а также расходы за пользование телевизором и холодильником на основании предъявленного счета, расходы на проживание вне места постоянного жительства (суточные)	20,25,26, 44
Отражена сумма предъявленного НДС
Возвращен в кассу остаток неиспользованных подотчетных сумм
Приняты к бухгалтерскому учету товарно-материальные ценности, купленные подотчетным лицом	10,15,41
Списаны затраты по командировке, не связанной с производственной деятельностью, а также по командировке, связанной с производственной деятельностью, сверх норм, установленных законодательством	90,91
Списаны подотчетные суммы, не возвращенные работником в установленные сроки
Произведено удержание подотчетных сумм из заработной платы работника по его заявлению