ПЗ № 6 Оформление служебных писем

Теория

Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т.д. Официальное письмо является одним из важных каналов связи организации с внешним миром. Через письма ведутся переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути.

Структура оформления письма:

 

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ	Адресат: Наименование организации-получателя (в именит. падеже) Наименование должности руководителя, которому адресован документ, И.О. Фамилия (в дат. падеже) Справочные данные об организации
Справочные данные об организации (адрес, телефон и др.)
Дата № _________ (заполняется организацией-отправителем)
На № ____________ от ___________ (заполняется организацией-получателем при получении ими письма, исключение: ответные письма, в которых организация-отправитель сама вносит дату и номер из документа, на который отвечает)
Заголовок к тексту (О чем?)   Текст документа.   Приложения: … на? л. в? экз.   Наименование должности __________ И.О. Фамилия (подпись)

 

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Текст письма, как правило, не превышает одной страницы. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно. Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной.

Во вводной части указываются причины, вызывающие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы. В основной части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.д.).

 

Порядок выполнения

 

1. Оформите письмо-подтверждение по следующей ситуации:

Откуда: Центр Внедрения новых технологий «ПРОТЕК»

Куда: Директору ЗАО «Храст».

Подтверждение факта оплаты партии ТНП «8 в день поступления товара в Москву. Для подтверждения оплаты высылается копию платежного поручения от 27.12.2000 г. № 245.

Все недостающие реквизиты составить самостоятельно.

 

2. Оформите гарантийное письмо.

Откуда: МГУ им. М.В. Ломоносова, 119899, Москва, Ленинские горы, тел.: 939–21–13.

Куда: Институт повышения квалификации работников средств массовой информации.

Просьба выслать 5 экз. 6-го издания книги-методики: Викентьев И. Л. Приемы рекламы и public relations: 400 примеров, 200 учебных задач и 20 практических приложений. – СПб.: «ТРИЗ-ШАНС», 2002 года. Все недостающие реквизиты составить самостоятельно.

 

3. Ответьте на вопросы:

· Поясните особенности регистрации писем. Для чего нужна «двойная» регистрация?

· Кто должен подписывать служебные письма?

· Проанализируйте предложенный образец документа и найдите ошибки в оформлении.

 

ОАО «РАРИТЕТ» 150525, г. Ярославль, ул. Центральная, 28 22.03.2005 № 271 ООО «Агат» Дорохову Н.К. 150010, г. Ярославль, ул. Советская, д.2,   Об оплате продукции   Уважаемый Николай Константинович! Настоящим письмом напоминаем, что срок оплаты продукции, полученной Вами в соответствии с договором, истекает 30 марта 2005 г. При неоплате до указанного срока полученной продукции мы будем вынуждены обратиться с иском в арбитражный суд.   Подписал ___________/В.И.Воронцов/

 

 

ПЗ № 7 Оформление протоколов, актов

Теория

Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.).

В протоколе отражаются все мнения по рассматриваемым вопросам и все принятые решения. Протокол ведет секретарь или другое назначенное лицо, принимающее статус секретаря заседания. Должностное лицо, ведущее заседание принимает статус председателя заседания. За правильность записей в протоколе отвечают председатель и секретарь, ведущие заседания.

Структура протокола:

Наименование организации ПРОТОКОЛ Дата №_______ Место составления   Заголовок (чего? например, собрания кредиторов банка)   Председатель: И.О.Фамилия, должность. Секретарь: И.О.Фамилия, должность. Присутствовали: Фамилия И.О., должность в алфавитном порядке (если более 10 человек, указывается их количество, а в скобках «список прилагается»). Повестка дня: 1. О чем? … 2. О чем? … 1. СЛУШАЛИ: Фамилия И.О., должность – предмет доклада (если доклад объемный, указывается кратко тематика, а в скобках «доклад прилагается»). 1. ВЫСТУПИЛИ: Фамилия И.О., должность – предмет выступления. 1. ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ): 1.1. … (что сделать) 1.2. …   2. СЛУШАЛИ: Фамилия И.О., должность – предмет доклада. 2. ВЫСТУПИЛИ: Фамилия И.О., должность – предмет выступления. 2. ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ): 2.1. … (что сделать) 2.2. … и т.д. (следующие вопросы повестки дня)   Приложения: … на? л. в? экз.   Председатель _____________ И.О.Фамилия Секретарь _____________ И.О.Фамилия

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом "акт", например:

Акт нарушения трудовой дисциплины.

Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т.п.).

В конце текста акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами.

Структура акта:

 

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ АКТ Должность Дата №_______ ________И.О.Фамилия Место составления «__»_______200_ г.   Заголовок (чего?)   Вводная часть текста: Основание: (указывается основание, послужившее причиной для составления акта – договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием его даты, номера, автора и наименования). Составлен комиссией: Председатель — должность, И.О.Фамилия. Члены комиссии — должность, И.О.Фамилия в алфавитном порядке. Основная часть текста: Когда, почему (для чего) что делала комиссия. Результаты проверки (могут подразделяться на пункты). Составлен в __ экземплярах: 1-й экземпляр – указать кому направляется (должность, структурное подразделение), 2-й экземпляр – указать кому направляется (должность, структурное подразделение), и т.д..   Председатель _____________ И.О.Фамилия Члены комиссии _____________ И.О.Фамилия _____________ И.О.Фамилия

Порядок выполнения

1. Оформите протокол собрания учредителей ООО «Ярстройсервис»:

Обсуждались следующие вопросы: а) создание ООО «Ярстройсервис» и утверждение учредительных документов общества (доклад Светлова О.М.), б) выборы генерального директора общества (доклад Максимова А.В.). По первому вопросу выступил Антонов А.С. с поддержкой предложения Светлова О.М., по второму вопросу – Костин В.Р. с предложением кандидатуры Антонова А.С. Оба вопроса приняли единогласно. Все недостающие реквизиты дополнить самостоятельно

 

2. Оформите акт по следующей ситуации:

При вскрытии бандероли, отправленной 1 ноября из Пермского авиастроительного объединения «Пермские моторы», не обнаружено приложение 2 «Чертежи изделия на 4 листах». Приложение 4 «Сметная калькуляция на изделие» содержит один лист (по описи – 2 листа). Утверждение – начальник управления завода Б.А.Дубитский. Подписали: ст. уполномоченный делопроизводства Новгородского завода телеаппаратуры П.В.Зубачева, делопроизводитель У.М.Макарычева. Недостающие реквизиты составить самостоятельно.

 

3. Ответьте на вопросы:

· Для чего составляются и оформляются протоколы и акты?

· Проанализируйте образец документа, найдите ошибки в оформлении. Составьте правильный вариант оформления акта.

 

Администрация Смоленской области Управление капитального строительства АКТ 19.09.04 № 19 г. Смоленск   УТВЕРЖДАЮ Начальник управления И.И. Иванов 20.09.2004   К вопросу сохранности документов в Управлении   В соответствии с приказом начальника Управления от 20.08.03 № 38 «О проведении проверки сохранности документов в Управлении» мы, нижеподписавшиеся зам. начальника Управления Решетников И.П., зам. главного бухгалтера Кротова Н.А., зам. начальника хозяйственного отдела Литвинова Г.А., начальник отдела кадров Гришин Е.В., составили настоящий акт в следующем: В период с 28 августа по 8 сентября сего года комиссия проверила организацию и условия хранения документов в центральном аппарате Управления. Документы хранятся в структурных подразделениях, сформированы в дела в соответствии с номенклатурой. Номенклатура дел последний раз была составлена три года назад и согласована с архивным отделом администрации области. Фактов гибели, утраты, порчи или незаконного уничтожения документов не установлено. Экземпляры акта представлены в объединенный архив Управления и в секретариат начальника Управления.   Председатель комиссии, зам. начальника Управления Решетников И.П. Зам. главного бухгалтера Кротова Н.А. Зам. начальника хозяйственного отдела Литвинов Г.А. Начальник отдела кадров Гришин Е.В.