Основные требования к разрабатываемой подсистеме

Введение

 

Научно-технические мероприятия в ФГОУ ВПО «Госуниверситет – УНПК» проводятся в целях развития фундаментальных исследований и инновационной деятельности, творческих связей с академическими, отраслевыми институтами и предприятиями, совершенствования учебного процесса, повышения качества образования, выявления новых психолого-педагогических концепций и популяризации науки.

Организация планирования и учета научно-технических мероприятий и подготовка необходимого отчетного материала является трудоемкой задачей, следовательно, для ее облегчения необходимо автоматизировать часть работы. Спектр участников научно-технических мероприятий широк и их количество сильно варьируется, а территориальная рассредоточенность может быть достаточно высока. Данные факторы обуславливают создание информационной системы планирования и учета научно-технических мероприятий с использованием web-интерфейса.

Целью дипломной работы является разработка подсистемы УНИР информационной системы планирования и учета научно-технических мероприятий Госуниверситета – УНПК.

Задачи, которые необходимо решить для достижения поставленной цели:

– проанализировать задачи планирования и учёта научно-технических мероприятий Госуниверситета – УНПК с точки зрения УНИР;

– определить спецификации подсистемы УНИР;

– спроектировать подсистему УНИР;

– осуществить реализацию подсистемы УНИР;

– обосновать экономическую эффективность разработки информационной подсистемы УНИР;

– разработать меры обеспечения безопасности жизнедеятельности.

 

1 Анализ задач планирования и учёта научно-технических мероприятий Госуниверситета – УНПК

1.1 Общая характеристика процессов планирования и учёта научно-технических мероприятий Госуниверситета – УНПК

Предметной областью дипломной работы является деятельность ответственного сотрудника Управления научно-исследовательских работ (УНИР) в рамках процесса планирования и учета научно-технических мероприятий (НТМ) Госуниверситета – УНПК.

На ответственном сотруднике УНИР лежат обязанности по утверждению годового плана научно-технических мероприятий. Также ответственный сотрудник УНИР осуществляет контроль формирования приказов о проведении научно-технических мероприятий.

Информация о научно-технических мероприятиях в процессе их подготовки поступает по частям и не единовременно от разных подразделений, может являться не полной и подвергаться изменениям. В связи с этим, вся поступающая информация требует детальной проверки и согласования. Необходимы удобные и универсальные средства просмотра и контроля документов, используемых в процессе подготовки научно-технических мероприятий.

Контроль формирования приказов о проведении научно-технических мероприятий подразумевает регистрацию мероприятия. После проверки выполнения условий регистрации ответственный сотрудник УНИР присваивает регистрационный номер научно-техническому мероприятию.

Далее требуется согласовать сформированные ответственным сотрудником подразделения приказы о проведении научно-технических мероприятий. Ответственному сотруднику УНИР необходимо проверить наличие всех сопутствующих документов, правильность их составления и актуальность содержащейся в них информации.

Все эти действия требуют оперативности обмена поступающей информацией, обеспечения актуальности всех необходимых данных, так как от этого зависит скорость и качество работы задействованных подразделений.

Автоматизация этих процессов значительно уменьшает нагрузку на ответственного сотрудника УНИР и ускоряет обработку данных. При взаимодействии с представителями других подразделений тратится меньше времени и снижаются материальные затраты, что позволяет эффективнее использовать выделенные денежные средства.

1.2 Моделирование процессов планирования и учёта научно-технических мероприятий Госуниверситета - УНПК

Семантическое описание предметной области выполнено при помощи программного продукта BPWin, который позволяет проводить описание, анализ и моделирование бизнес-процессов. Предметная область описана посредством методологий IDEF0 и IDEF3. В IDEF0 рассматриваются логические отношения между работами, а не их временна́я последовательность [4].

В данном подразделе описаны процессы предметной области в виде модели AS-IS (как есть), то есть на основе существующих способов организации работы, которая базируется на должностных инструкциях, приказах, отчетах, нормативной документации. Анализ такой модели позволяет понять, где находятся слабые места, в чем будут состоять преимущества автоматизации процессов и насколько глубоким изменениям подвергнутся существующие способы организация деятельности [21].

В дальнейшем на основе построенной модели AS-IS будет построена функциональная модель TO-BE (как должно быть). Результат данного моделирования будет описан ниже в подразделе 2.1.

Цель модели - определить содержание деятельности и круг задач ответственного сотрудника УНИР, участвующего в планировании и учете научно-технических мероприятий в Госуниверситете – УНПК.

Вопросы, на которые данная модель позволяет ответить:

– как происходит утверждение плана научно-технических мероприятий;

– как осуществляется контроль формирования приказов о проведении научно-технических мероприятий;

– как происходит утверждение отчетов о проведении научно-технических мероприятий.

Возможная точка зрения: ответственный сотрудник УНИР. Ответственный сотрудник УНИР выбирается в качестве точки зрения, т.к. особенности его деятельности позволяют ответить на все поставленные вопросы.

Данный вывод можно сделать потому, что:

– ответственный сотрудник УНИР утверждает годовой план научно-технических мероприятий;

– ответственный сотрудник УНИР проверяет выполнение условий регистрации научно-технических мероприятий;

– ответственный сотрудник УНИР осуществляет регистрацию научно-технических мероприятий с присвоением регистрационного номера;

– ответственный сотрудник УНИР проверяет и утверждает отчеты о проведении научно-технических мероприятий.

Границы модели: рассматривается деятельность ответственного сотрудника УНИР в рамках планирования и учета научно-технических мероприятий в Госуниверситете – УНПК, начиная с проверки условий регистрации научно-технического мероприятия и заканчивая утверждением отчетов о проведении научно-технических мероприятий.

Контекстная диаграмма отображает основной процесс предметной области – планирование и учет научно-технических мероприятий в Госуниверситете – УНПК, который рассматривается как совокупность нескольких процессов: утверждение плана научно-технических мероприятий (НТМ), контроль формирования приказов на проведение научно-технических мероприятий, утверждение отчетов о проведении научно-технических мероприятий. Эти процессы представлены на декомпозиции контекстной диаграммы.

Процесс «Планирование и учет научно-технических мероприятий в Госуниверситете – УНПК» представлен на рисунке 1.1, а его декомпозиция на рисунке 1.2. Основным управляющим элементом всего процесса является положение Госуниверситета – УНПК «Об организации проведения научных конференций».

Рисунок 1.1 – Контекстная диаграмма процесса «Планирование и учет научно-технических мероприятий в Госуниверситете – УНПК»

Процесс «Контроль формирования приказов на проведение НТМ» представлен на рисунке 1.3. В первую очередь ответственный сотрудник УНИР регистрирует научно-техническое мероприятие с присвоением ему регистрационного номера. Затем эти сведения передает ответственному сотруднику подразделения для формирования приказов о проведении научно-технических мероприятий. В свою очередь получает сформированные приказы о проведении научно-технических мероприятий. После этого осуществляется согласование сформированных приказов о проведении научно-технических мероприятий.

Рисунок 1.2 – Декомпозиция процесса «Планирование и учет научно-технических мероприятий в Госуниверситете – УНПК»

 

Рисунок 1.3 – Декомпозиция процесса «Контроль формирования приказов на проведение НТМ»

 

Процессы утверждения плана научно-технических мероприятий, регистрации мероприятия и согласования приказов о проведении мероприятий описаны с помощью диаграммы последовательностей работ в стандарте IDEF3, как это показано на рисунках 1.4, 1.5 и 1.6. Данный вариант был выбран из-за большего удобства представления данных; он позволяет представить процесс максимально точно и описать его логику и протекание во времени.

Процесс утверждения плана научно-технических мероприятий представлен на рисунке 1.4. Ответственный сотрудник УНИР получает план научно-технических мероприятий и их обоснования. В результате сопоставления и проверки плана научно-технических мероприятий и их обоснований план может быть утвержден или отклонен с внесением замечаний.

Рисунок 1.4 – Процесс «Утверждение плана НТМ»

Процесс регистрации научно-технического мероприятия представлен на рисунке 1.5. Ответственный сотрудник УНИР получает и проверяет сметы доходов и расходов, проверяет статус научно-технических мероприятий, анализирует выполнение условий присвоения регистрационного номера мероприятию. После этого он может либо присвоить научно-техническому мероприятию регистрационный номер, либо внести замечания по выполнению условий регистрации научно-технических мероприятия.

Рисунок 1.5 – Процесс «Осуществление регистрации НТМ»

Процесс согласования приказов о проведении научно-технических мероприятий представлен на рисунке 1.6. Ответственный сотрудник УНИР, используя сформированные приказы и планы подготовки и проведения научно-технических мероприятий, выполняет их проверку. Затем он может согласовать приказы или внести замечания по сформированным приказам.

Рисунок 1.6 – Процесс «Согласование приказов о проведении НТМ»

Основные требования к разрабатываемой подсистеме

Разрабатываемая подсистема должна обеспечивать получение и структурирование информации о различных научно-технических мероприятиях, проводимых в университете, о наличии и степени готовности подтверждающих документов, позволять оперативно контролировать сопроводительные документы для каждого мероприятия с использованием шаблонов, способствовать удобной и оперативной коммуникации представителей УНИР и ответственных сотрудников подразделений.

В процессе работы ответственный сотрудник УНИР может просматривать годовой план научно-технических мероприятий и утверждать или отклонять конкретные мероприятия, выбирать конкретные мероприятия для просмотра и проверки детальной информации и степени готовности необходимых документов. Также ответственный сотрудник УНИР имеет возможность присваивать регистрационный номер научно-техническому мероприятию, просматривать общую информацию о каждом мероприятии, обоснования проведения мероприятий, сметы расходов и доходов, планы подготовки проведения, приказы и отчеты о проведении научно-технических мероприятий, утверждать (или отклонять с замечаниями) подготовленные документы.

При формировании страницы с планом научно-технических мероприятий необходимо реализовать возможность выбора нескольких мероприятий для утверждения одновременно. Также необходим фильтр по году проведения и подразделению, чтобы пользователь мог быстро найти интересующую его информацию.

Работа с подсистемой не предполагает администрирование базы данных, а только управление контентом. Так как в будущем предполагается привязка создаваемой базы данных к уже существующей на официальном сайте университета, то функции администратора будет выполнять администратор университетской базы. Управлением контентом занимаются ответственные сотрудники подразделений и ответственные сотрудники УНИР.

Реализация web-интерфейса необходима, так как спектр участников научно-технических мероприятий широк и их количество сильно варьируется, а территориальная рассредоточенность может быть достаточно высока.

Разрабатываемая система, включающая в себя подсистему УНИР и подсистему ответственного сотрудника подразделения, должна быть представлена в виде веб-приложения для официального сайта http://gu-unpk.ru/. Планируется, что система в дальнейшем будет интегрирована в официальное Интернет-представительство Госуниверситета-УНПК. При этом необходимо использовать готовый набор компонентов для создания веб-сервера Denwer, в который входит СУБД MySQL. Написание системы осуществляется на языке программирования PHP с использованием концепции проектирования Model-View-Controller и фреймоворка ZendFramework. Также должна использоваться СУБД MySQL. Для того чтобы пользоваться системой, пользователям необходим браузер.