Общие законы организации и характеристика проявления

Закон синергии — один из ведущих законов организа­ции, означающий, что для любой системы (организации) существует такой набор элементов, при котором ее потен­циал всегда либо существенно больше простой суммы потенциалов, входящих в нее элементов, либо существенно меньше.

Иными словами, закон синергии заключается в том, что сумма свойств организованного целого превы­шает арифметическую сумму свойств каждого из его эле­ментов в отдельности. При этом под свойством элемента понимается его состав параметров, их взаимосвязь, изменение во времени. Аристотель говорил: «Целое больше простой суммы своих частей» (2 + 2 > 4), например, эффект получаемый при разделении и кооперации труда. Однако, соединение может иметь как положительный эффект, так и отрицательный. Первое означает - организованность, второе - дезорганизованность. Синергическому эффекту способствует совершенствование организации производства и управления.

Значение закона синергии опреде­ляется тем, что действие других законов организации, в конечном счете, направлено на достижение более высоких значений синергетического эффекта. Источники появления такого рода «организационного эффекта» исследует бурно развивающееся научное направление, которое получило название синергетики.

Термин синергетика был введен Германом Хакеном в 1977 г. в книге «Синергетика» для подчеркивания роли коллективистских, кооперативных эффектов в процессах самоорганизации. Организация, как любая другая система, обладает свойством эмерджентности, заключающимся в том, что свойства системы в целом не являются простой сум­мой ее составных частей. Система может обладать такими свойствами, какими не обладает ни одна ее часть. Синергетический эффект в отличие от эмерджентности связан с кооперативным взаимодействием входящих в систему элементов.

Изучение различных систем позволило установить неко­торые особенности возникновения и проявления синергетического эффекта. Рассмотрим их.

1. Синергетический эффект наблюдается только в слож­ных системах, не находящихся в состоянии равновесия. Состояние неравновесия более свойственно открытым системам, с то время как закрытые системы в соответствии с законами термодинамики стремятся в конечном итоге
прийти к состоянию с максимальной энтропией и прекратить любые эволюции. Именно состояние неравновесия позволяет открытым системам развиваться.

2. Появление синергетического эффекта возможно только
в самоорганизующихся системах, т.е. в системах, способных на установление согласованного внутреннего взаимодействия без внешнего управляющего воздействия.

3. Для возникновения синергетического эффекта необходимо кооперативное взаимодействие большого числа эле­ментов системы, поэтому вероятность проявления синергии выше в крупных системах.

4. Фундаментальным принципом самоорганизации слу­жит возникновение нового порядка и усложнение систем через флуктуации (случайные отклонения) состояний их элементов и подсистем. Такие флуктуации обычно подавляются во всех динамически стабильных и адаптивных системах за счет отрицательных обратных связей, обеспечивающих сохранение структуры и близкого к равновесию состояния системы. Но в более сложных открытых системах благодаря притоку энергии извне и усилению неравновесности отклонения со временем возрастают, накапливаются, влекут за собой «расшатывание» прежнего порядка ичерез относительно кратковременное хаотическое состояние системы приводят либо к разрушению прежней структуры, либо к возникновению нового порядка.

5. Самоорганизация присуща системам достаточно высо­кого уровня сложности, с большим количеством взаимодействующих между собой элементов. Недостаточно сложные системы не способны к адаптации к внешним воздействиям и кразвитию, для которых требуются затраты большого количества ресурсов, и при получении извне чрезмерного
количества энергии теряют свою структуру и разрушаются.

6. Эффект самоорганизации наступает только в случае
преобладания положительных обратных связей, действующих в открытой системе, над отрицательными обратными связями.

7. Самоорганизация в сложных системах, переходы от одних структур к другим, возникновение новых уровней организации материи сопровождаются нарушением симметрии. Самоорганизация в сложных и открытых системах приводит к необратимому разрушению старых и к возник­новению новых структур и систем.

Термин «синергия» применительно к управлению был введен в обиход Игорем Ансоффом, который классифици­ровал синергетические эффекты по критериям, составляю­щим прибыль фирмы, следующим образом:

1. Торговый синергизм (проявляется при использова­нии общих каналов распределения для разных товаров, продвижении товаров общего бренда группы).

2. Операционный синергизм (более эффективное использование производственных мощностей, персонала, сниже­ние удельных издержек и операционных затрат на единицу товара при росте объемов производства, крупные закупки).

3. Инвестиционный синергизм (совместное использо­вание различных источников финансирования, технологи­ческой базы, использование результатов разработок в раз­личных направлениях деятельности).

4. Управленческий синергизм (возникает при совмест­ном использовании опыта, квалификации управленческого
персонала для реализации новых проектов, решения стра­тегических задач, что приводит к повышению конкурентоспособности компании, усилению ее рыночной позиции, выбору наиболее эффективных решений).

К ресурсам, потенциально способным к созданию синергетического эффекта, можно отнести активы, основанные на информации. Такие активы могут использоваться одно­временно, не «изнашиваются» при использовании, комби­нирование таких активов между собой и с физическими активами позволяет получить принципиально новый про­дукт. Способность генерировать синергию на базе знаний и информации выступает одним из методов конкурентной борьбы, когда добавленная стоимость возникает не из куму­лятивного эффекта элементов, а из их взаимодействия.

При таком виде синергии, когда большая авиакомпания приобретает сеть гостиниц, чтобы иметь возможность пред­ложить полный комплект услуг для пассажиров, добавлен­ная стоимость с точки зрения туристов будет больше, чем сумма, которую авиакомпания и гостиницы могли бы пред­ложить отдельно друг от друга.

Позднее концепция синергизма получила расширитель­ное толкование и дополнилась понятием возможного отри­цательного синергетического эффекта, когда результаты объединенных элементов не достигают суммарных резуль­татов до объединения: 2 + 2 < 4.

Так, при сделках слияния-поглощения синергетический эффект может носить как положительный результат (более низкие издержки, более эффективное использова­ние ресурсов, расширение масштабов операций, мобиль­ность в распределении финансовых ресурсов), так и отри­цательный результат (технологическая несовместимость, невозможность централизации функций, несовпадение по качеству продукции, снижение гибкости и мобильности, увеличение времени на адаптацию). Положительным или отрицательным будет синергетический эффект, зависит от менеджмента организаций, его способности организо­вать эффективное управление объединенной структурой.

Следует отметить, что в социальных организациях именно социальные взаимодействия являются источником синер­гизма; объединенная структура наследует преимущества слагающих ее элементов, объединение материальных акти­вов создает лишь предпосылки для возникновения синергии. Социальная составляющая, включающая организационную культуру, методы управления, социальный климат, является основным источником синергетического эффекта, только человеческие ресурсы способны приносить экономические результаты. Именно недостаточное внимание к социальной составляющей приводит к возникновению отрицательного синергетического эффекта.

Закон самосохранения гласит, что любая организационная система (организация, коллектив, семья) стремится сохранить себя как целостное образование, выжить и, следовательно, экономнее расходовать свой ресурс и использует для достижения этого весь свой потенциал (ресурс). Чтобы сохранить себя все системы стремятся к равновесию. Функционирующая организация может стремиться к равновесию, например, в стабильности кадрового состава, поддержания уровней запасов, финансов и т.д.

Способность любой системы сохранять устойчивость не безгранична. В конкретной борьбе гибнет множество наиболее слабых или наименее целесообразно организованных предприятий. Чтобы сохранить устойчивость на одних предприятиях идет сокращение непроизводственных работ и затрат и вводится строгий режим экономии. Другие организации пытаются адаптироваться под изменения условий внешней и внутренней среды. При этом может происходить как структурная адаптация (изменение структуры), так и функциональная (изменения) в видах деятельности. Конкретными формами адаптации являются рост и развитие. Однако, системы в своем росте не могут превышать критического размера. Основными препятствиями в развитии являются возникающие внутри организации конфликты.

Согласно закону самосохране­ния любая организационная система, равно как и ее отдель­ный элемент, стремятся сохранить себя как целое.

Самосохранение организации зависит от внешней и вну­тренней среды, характера ее деятельности, наличия ресур­сов, качества управления и т.п. Самосохранение организации обусловлено действием двух противоположных организа­ционных факторов — стабильности и развития:

· стабиль­ный фактор при его абсолютизации может, в конечном счете, вызвать бюрократизацию и застой;

· ускоренное, не обеспе­ченное достаточными ресурсами развитие может обеспечить только временный успех.

Жизнь, выживание, равновесие, устойчивость — это ключевые понятия для раскрытия содержания закона самосохранения. Функционирующая организация может стремиться к достижению равновесия, например, в ста­бильности кадрового состава, поддержании уровня про­изводственных запасов, финансов и т.д. С развитием организации связана проблема динамического равновесия, т.е. равновесия с изменением структуры под воздействием внешних или внутренних факторов.

Устойчивость организации.

На систему постоянно воздействуют внешняя среда, к этому добавляются различные внутренние изменения, поэтому сложно достичь на длительное время состояния равновесия, это предел, к которому стремиться любая система. При этом равновесие может быть динамическим, если структура системы меняется и статическим, если структура со временем меняется. Системы стремятся к устойчивости. Устойчивость может быть по отношению к структуре системы или же к функциям, опре­деляющим ее функционирование.

Устойчивость - способность системы функционировать в состояниях, близких к равновесию. Существует два вида устойчивости:

· устойчивость первого рода, называют, свойство системы вновь возвращается в исходное состояние после выхода и равновесие (статическое равновесие);

· устойчивость второго рода, когда система выходит из состояния равновесия для перехода на новую траекторию (виток) развития. Неу­стойчивые системы, т.е. системы, которые не могут перейти в новое состояние или вернуться в прежнее состояние после действия негативных факторов, разрушаются. Одним из кри­териев самосохранения организации как системы является ее умение (способность) адаптироваться к изменениям фак­торов внешней и внутренней среды.

Закон развития (онтогенеза) гласит, что материальная система стремится достичь наибольшего суммарного потенциала при прохождении всех этапов жизненного цикла. Развитие организации описывается кривой жизненного цикла, характер и протяженность которого определяются конкретными условиями функционирования организации, ее особенностями приспособления к возникающим изменениям и т.п.

Развитие – это процесс закономерного качественного изменения. Развитие свойственно любой открытой динамической системе. Различают две формы развития:

эволюционную

революционную.

При эволюционной – развитие можно охарактеризовать как процесс постепенного, непрерывного количественного изменения, подготавливающий качественные изменения; революционная форма характеризуется скачкообразным переходом от одного качественного состояния к другому, от старого – к новому.

Выделяют прогрессивное и регрессивное развитие. Прогрессивное развитие – это переход от низшего к высшему, от менее совершенного к более совершенному. Регрессивное развитие – это деградация, понижение уровня знаний и отношений, переход от высшего к низшему, менее совершенному. Прогресс и регресс тесно связаны между собой и составляют диалектическое единство. Без регресса нет прогресса, и наоборот.

Развитие основано на жизненном цикле любой матери­альной системы, который включает семь взаимосвязанных этапов:

порог чувствительности (0 — А),

внедрение (А — В),

рост (В — С),

зрелость (С — D),

насыщение (D — Е),

спад (Е — F) и крах (F — G) (рис. 5.1).

 

 

 

 

В соответствии с этим законом каждая материаль­ная система стремится достичь наибольшего суммарного потенциала при прохождении всех этапов жизненного цикла.

Закон развития опирается на ряд принципов (правил). Среди них следует отметить принципы инерции, эластич­ности, непрерывности и стабилизации.

Принцип инерции (или запаздывания) состоит в том, что изменение потенциала системы R начинается спустя некоторое время (7) после начала воздействий изменений во внешней или внутренней среде и продолжается некото­рое время (Г₂) после их окончания (рис. 5.2).

В организациях инерция проявляется в функциониро­вании устаревшего оборудования, в использовании уста­ревших знаний и навыков, в деятельности изживших себя организационных структур.

Инерция очень свойственна и человеку, независимо от возраста проявляется в традициях, обрядах, стереотипах мышления, нормах поведения.

Принцип эластичности заключается в том, что ско­рость (V) изменения потенциала системы R. зависит от самого потенциала R:

Разные организации по-разному реагируют на одни и те же события в зависимости от профессионализма пер­сонала, технического, организационного и культурного уровня самой организации.

Приведем примеры высокой эластичности. При скач­кообразном увеличении спроса на продукцию организа­ция быстро задействует резервные мощности и привле­кает смежные организации. При резком долговременном уменьшении спроса на продукцию работники организации в короткие сроки разработали, освоили и стали выпускать новую продукцию, пользующуюся большим спросом.

Принцип непрерывности состоит в том, что процесс изменения потенциала системы R идет непрерывно, меня­ется лишь скорость и знак изменения.

Кажущаяся дискретность (прерывистость) изменения потенциала системы чаще объясняется взглядом со сто­роны, когда не замечается текущая работа, приводящая (трансформирующаяся) к новому качеству или количе­ству.

Например, организация 28 марта получила кредит в сумме 50 000 долл., который был зачислен на ее расчет­ный счет в банке. Увеличился ли ее потенциал? Конечно, нет, так как в строке баланса «кредиторская задолжен­ность» появилось число 50 000 долл. Если же организация будет успешно использовать этот кредит, то ее потенциал будет постепенно (непрерывно) расти.

Принцип стабилизации состоит в том, что система стре­мится к стабилизации диапазона изменения потенциала системы R.. Этот принцип основан на известной потребно­сти общества в стабильности. Стабилизация организации должна проводиться профессионально за счет ряда факто­ров, в том числе за счет подключения новых ресурсов для изготовления нового изделия.

Стабилизация осуществляется путем включения новой продукции в деятельность организации. Так, не дожидаясь спада продукции «А», необходимо включить в деятельность организации новую продукцию «Б», а затем — продук­цию «В». При этом образуется зона стабилизации ресурсов. Для стабилизации профессионального уровня персонала организации необходимо создать систему постоянного обу­чения сотрудников. Если такого обучения нет, этот про­цесс все равно будет идти, но спонтанно и неэффективно.

Для стабилизации потенциала организации могут исполь­зоваться также специальные виды страхования.

Закон информированности-упорядоченности -устанав­ливает, что в организованном целом не может быть больше порядка, чем информации, т.е. чем большей информацией располагает организация о вну­тренней и внешней среде, тем большую вероятность устой­чивого функционирования (самосохранения) она имеет.

Большую роль для упорядочения системы имеет информация, которая должна быть полной, своевременной и достоверной. Количество информации в системе есть мера организованности системы. Положение любой системы, с точки зрения ее упорядоченности, можно определить между двумя ее крайними точками, одна из которых соответствует полному хаосу, другая - абсолютному порядку. Если учесть сложность экономических систем, то понятно, что для их нормального функционирования необходимо непрестанное движение информационных потоков, как в рамках самой системы, так и в связи с другими системами общества.

Информацию разделяют на:

• объективную, овеществленную в товаре: к объ­ективной относится информация, полученная от объекта управления;

• субъективную — отраженную, организованную людьми.
В управлении выделяются следующие характеристики информации:

• объем информации, рассматриваемый с двух сторон:

- объем символьной информации определяется количеством символов и обычно выражается в символах или бай­тах;

- объем воспринимаемой информации характеризует
полноту информации о каком-либо объекте управления для принятия обоснованного решения.

Объем воспринимаемой информации имеет три уровня:

- информационная избыточность (повышает качество решения, однако увеличивает время на принятие решения и повышает стоимость информации);

- недостаток информации (затруд­няет выработку правильного решения, увеличивает степень риска, требует современных методов для повышения вероят­ности правильного решения);

- субминимальный {оптимальный) уровень информации (минимально-полный объем информа­ции для конкретного человека (управляющего), при котором он может принять обоснованное управленческое решение);

• достоверность информации — это процент реальных сведений к общему объему информации и имеет три
уровня: абсолютный, доверительный и негативный;

• ценность информации характеризуется снижением
уровня затрат ресурсов на принятие правильного решения.
Ценность информации имеет четыре уровня: нулевой, средний, высокий и сверхвысокий;

• насыщенность информации — это соотношение полезной и фоновой информации. Фоновая информация служит
для лучшего восприятия полезной информации;

• открытость информации — это возможность предоставления ее различному контингенту людей (управляющему). Существует три уровня открытости информации: секретная, конфиденциальная и публичная.

Информационная среда управления организацией под­чиняется действию закона информированности — упоря­доченности.

Под упорядоченностью понимается гармоничное раз­витие всех элементов организации: системы управления, персонала подразделений и т.д., а также наличие между элементами установленного взаимодействия — коэффици­ентов пропорциональности либо это характеристика системы, отражающая наличие определенным образом установленных взаимосвязей

Закон единства анализа и синтеза состоит в том, что процессы разделения, специализации, дифференциации и т.п. с одной стороны, необходимо дополняются противоположными процессами соединения, кооперации, интеграции и т.п. с другой.

Анализ (декомпозиция) – это разделение единого целого на составные части. Цель анализа – возможно более полное познание закономерностей функционирования изучаемой системы при существующей заданной структуре. В основе анализа как способа познания лежит такой признак системы, как делимость, декомпози­ция.

Анализ (разделение) некоторой системы может идти по трем путям:

• выделенные части независимы друг от друга и сохраняют при этом все свои свойства;

• выделенные части зависимы друг от друга и при разделении теряют ряд неосновных свойств;

• выделенные части зависимы друг от друга и при разделении теряют основные свойства.

При различных путях выделения анализ частей должен проходить так, чтобы не были потеряны важные свойства частей и была бы реальная польза для всей организации. Так, если в организации рассматривать каждое подразделение в отдельности как самостоятельное, довести до совершен­ства их деятельность, то совсем не обязательно будет рабо­тать наилучшим образом и вся организация. Важная сторона аналитической работы — анализ причинно-следственных связей между выделенными частями, который сводится к нахождению необходимых и достаточных условий для поддержания требуемого взаимодействия между частями целого. Трудность аналитической работы состоит в опреде­лении элемента, до которого следует производить разделе­ние целого.

Синтез (агрегирование, объединение) – это процесс объединения (мысленно или реально) в единое целое частей, свойств, отношений, выделенных посредством анализа. Цель синтеза – спроектировать, построить такую структуру системы, при которой наилучшим образом будут реализованы заданные ей функции.

Анализ сосредоточен на структуре, он показывает, как работают части целого. Синтез акцентирует внимание на функциях, он открывает, почему они (части) действуют именно так. Поэтому анализ дает знание, а синтез — пони­мание. Первый позволяет описать, второй — объяснить. Задача синтеза — спроектировать, построить такую струк­туру системы, при которой наилучшим образом будут реа­лизованы заданные ею функции.

Закон пропорциональности и композиции требует сохра­нения пропорциональности между организацией, как целост­ным системным образованием и ее элементами при любых возможных изменениях, что позволяет в максимальной сте­пени реализовать потенциал, которым они обладают.

Этот закон формулируется так: каждая материальная система стремится сохранить в своей структуре все необходимые элементы (композиции), находящиеся в данной соотноси­тельности или заданном подчинении (пропорции).

Сознательная реализация закона пропорционально­сти и композиции в организации требует обязательного использования набора принципов планирования, коорди­нации и полноты:

• принцип планирования: каждая организация должна
иметь обоснованный план деятельности и развития;

• принцип координации: каждая организация должна
следить за стратегическими, тактическими, оперативными
изменениями и вносить соответствующие коррективы
в механизм выполнения;

• принцип полноты: каждая организация должна выполнять весь набор функций производства и управления на своем
участке деятельности либо своими силами, либо с помощью
привлеченных организаций.

Композиция - отражает необходимость согласования целей организации: они должны быть направлены на поддержание основной цели более общего характера. В целенаправленных системах имеются: проблемы определения общих целей; проблемы многих целей; проблемы согласования многих целей. Каждое подразделение системы должно выполнять свою цель и вносить вклад в исполнение общих целей.

Пропорциональность отражает необходимость определенного соотношения между частями целого, а также их соразмерность, соответствие или зависимость. Пропорции отражают объективно существующие связи и зависимости между частями, элементами, называется диспропорцией. Диспропорции снижают эффективность организации и ведут к ее разрушению. Пропорции должны соблюдаться, например, между факторами производства; между субъектами и объектами управления, между централизацией и децентрализацией.

Закон наименьших – суммарная устойчивость организации по отношению к окружающей среде есть сложный результат частичных устойчивостей разных частей этого комплекса по отношению к направленным на них воздействиям. Важно учесть, что система подвергается неравномерным и неравным воздействиям в разных своих частях. Т.е. структурная устойчивость целого определяется его наименьшей частичной устойчивостью. (Например, прочность цепи определяется, при прочих равных условиях, наименее прочным звеном.)

 

Принципы организации

Понятие " принцип " означает общие правила (положения) формирования и самоформирования систем, обеспечивающие их упорядоченность и целостность функционирования. Через принципы организации применяются и организационные законы. На самом деле законы и принципы отражают один и тот же аспект окружающей действительности, но делают это в разной форме. Законе - в виде образа, а принцип - в виде требования.

Перед руководителем стоит задача не просто знакомства с принципами организации, но задача практического применения существующих принципов. Сами по себе управленческие принципы опираются на диалектический закон развития, который обобщает полученный ранее опыт.

Если рассматривать роль принципов именно для социальных систем, то можно понять, что они направлены на формирование определенных требований к организации управления, а также на выявление закономерностей формирования управляемой системы, то есть ее структуру, методы организации труда и мотивация поведения, присущие членам определенного коллектива.

Принципы организации классифицируются следующим образом.

1) По степени обоснованности:

· научные - сформулированы на основе познания законов и содержат в себе конкретные требования к объекту;

· обыденные - сформулированы человеком на основе собственного восприятия действительности, традиций или интуиции.

2) По степени универсальности:

· общие;

· специфические;

3) По масштабу действий:

· в элементах организации (например, принцип индивидуальной работы);

· между элементами организации (например, связь между объектом и субъектом управления);

· между организациями (например, интеграция или отраслевая связь)

4) По способу реализации:

· без участия человека;

· только при участии человека (индивидуальная или коллективная деятельность);

· при взаимодействии человека и природы.

Все принципы взаимосвязаны между собой, этим и обусловлено их комплексное применение для достижения наибольшей эффективности.