Які існують види фінансових документів

За призначенням документи поділяють: на розпорядчі, виправдні

(виконавчі), бухгалтерського оформлення і комбіновані.

Розпорядчими називають документи,які містять розпорядження(наказ, завдання) на здійснення господарської операції. До них належать чеки на одержання грошових коштів у банку, платіжні доручення банку на перерахування коштів, довіреності на отримання матеріальних цінностей та ін.

Виправдними (виконавчими)називають документи,які підтверджуютьфакт здійснення господарської операції (тобто містять дані про її виконання),

а тому служать обґрунтуванням для облікових записів. До них належать витяги банку з поточного або іншого рахунку підприємства чи особи, акти, квитанції, авансові звіти та ін. Для виконавців (банків, матеріально відповідальних осіб тощо) вони є виправданням у використанні коштів або матеріальних цінностей.

Документи бухгалтерського оформлення складають самі працівникибухгалтерії на підставі відповідних виправдних документів або даних поточного обліку для технічної підготовки облікових записів. До таких документів належать меморіальні ордери, бухгалтерські довідки, розрахунки (наприклад, відомості нарахування амортизації основних засобів, розподілу загальновиробничих витрат, звітні калькуляції та ін.). Документи бухгал-терського оформлення самостійного значення не мають, вони не відобра-жають безпосередньо господарської операції; їхнє призначення полягає в технічній підготовці облікових записів.

Комбінованими називають документи,які за своїм призначеннямвиконують функції двох і навіть трьох документів (розпорядчих, виконавчих і бухгалтерського оформлення), До них належать прибуткові і видаткові касові ордери, лімітно-забірні карти, наряди на виконання робіт та ін. Так, видатковий касовий ордер, переданий для виконання касирові, є розпорядчим документом; після того як касир видасть гроші, а одержувач поставить свій підпис на ордері в їх отриманні, цей документ є виправдним; нарешті, після зазначення на цьому ордері кореспондуючих рахунків він виконує функції документа бухгалтерського оформлення.

Використання комбінованих документів сприяє повноті й наочності обліковуваних операцій, спрощує і поліпшує використання документів у процесі їх опрацювання, зменшує кількість самих документів.

За терміном зберігання розподіляють:

документи постійного строку зберігання (договори дарування,

акти приймання-передавання цінних речей, зобов’язань, довідки, звіти, приватизаційні сертифікати);

документи з установленим терміном зберігання,після закінченняякого вони можуть бути знищені. Документи цієї групи, у свою чергу, поділяють:

– на документи тривалого терміну зберігання (більше ніж 10 років);

– документи тимчасового (до 10 років) строку зберігання (чеки, квитанції, платіжні доручення).

В окрему групу виділяють документи щодо особового складу. Це пов’язано з тривалим терміном зберігання (до 75 років), а також особливою важливістю таких документів для працівників підприємства при призначенні пенсій і різних видів допомоги [особові справи, особові картки (Т2, Т2а), накази про рух кадрів, особові рахунки на видачу заробітної плати, контракти

працівниками].

Між тим умовно всі документи можна розподілити на важливі і тимчасові. Перші видають на все життя, та відновлювати їх у разі втрати

дуже важко. Тому дуже важливо ретельно їх зберігати. Краще покласти документи в домашній сейф або в банківську скриньку, а вдома зберігати тільки їхні копії, які слід зробити в будь-якому разі і зберігати окремо від оригіналу – так при втраті документи легше відновити. Другі – квитанції, чеки, рахунки – потрібно час від часу переглядати і викидати після закінчення терміну їх зберігання.