Классификация первичных документов и учетных регистров

Для правильного учета документы классифицируются или группируются по следующим признакам:

1) по назначению;

2) по месту составления;

3) по способу отражения операций;

4) по времени составления;

5) по способу составления.

Распорядительные – это документы, в которых содержатся распоряжения, указания на проведение тех или иных хозяйственных операций: приказ о премировании, приказ о проведении инвентаризации, отпуск материалов со склада, доверенность на получение товаров, платежные поручения, чеки на получение наличных денег в банке и т.д.

Оправдательные ( исполнительные) – это документы, удостоверяющие факт совершения хозяйственных операций и служащие доказательством того, что они были произведены: расходная накладная, выписная на отпуск материалов со склада, инвентаризационная опись, акты на списание ценностей и т. д.

Документы бухгалтерского оформления – это документы, с помощью которых оформляются операции, отраженные ранее в других первичных документах, например, справки бухгалтерии о распределяемой прибыли, расчет о начислении амортизации, сводные группированные ведомости, машинограммы и т.д.;

Комбинированные – это документы, которые одновременно являются и распорядительными, и исполнительными. К ним относятся: расходные кассовые ордера, расчетно-платежная ведомость на выдачу заработной платы работникам организации и др.

Внутренние документы составляются и используются непосредственно внутри организации (приказы, платежные поручения, кассовые документы, расчетно-платежные ведомости, требования, акты на списание и т.п.).

Внешние документы – поступают от других организаций или направлены другим организациям, например, счета - фактуры, накладные и др.

Первичные документы фиксируют один или несколько фактов хозяйственной жизни. По объему информации они могут быть разными. Примерами первичных документов являются накладные, приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера и т. д.

Сводные документы обобщают первичные документы, например, материальный отчет склада, составленный на основании первичных документов – накладных, требований, лимитно-заборных карт; отчет кассира, составленный на основании приходных и расходных кассовых ордеров, расчетно-платежная ведомость, составленная на основании лицевых счетов работников организации.

Разовыми являются документы, в которых отражена одна операция, например, приходный или расходный кассовый ордер.

Накопительные документы составляются в течение определенного периода путем постепенного накапливания однородных хозяйственных операций. В конце периода в них подсчитываются итоги по соответствующим показателям, например лимитно-заборные карты на отпуск материалов со склада.

Накопительные документы отличаются от сводных тем, что накопительный документ – это первичный документ, составленный постепенно, а сводный составляется на основании первичных документов и является их сводкой.

Каждый бухгалтерский документ может быть классифицирован одновременно по всем пяти перечисленным признакам. Это позволяет объективно оценить контрольную функцию документации как элемента метода бухгалтерского учета, эффективнее выявлять случаи нарушения с ними. Под видом нарушений могут скрываться признаки преступлений или способствующих им условий.

Регистры бухгалтерского учета различаются:

1) по характеру записей;

2) по объему информации;

3) по внешнему виду;

4) по форме построения.

По характеру бухгалтерских записей учетные регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.