Учет кассовых операций в иностранной валюте

Учет кассовых операций в иностранной валюте в целом аналогичен рублевому учету. При этом также нужно соблюдать кассовый порядок (оформлять кассовые ордера, вносить записи в кассовую книгу и т.д.). Для выдачи валюты нужна валютная касса, а в учете нужно использовать отдельный субсчет к счету 50 «Касса».

Для операций с наличной валютой к счету 50 открывают субсчет 50-4 «Касса в иностранной валюте».

Обычно в кассе инвалюту не хранят, поэтому сначала нужно ее купить. При наличии у компании валютного счета покупка пройдет в безналичном порядке через обслуживающий банк. Для получения инвалюты компании придется оформить заявку по предложенной банком форме.

В бухучете описанная выше покупка и выдача валюты отразится следующим образом:

перечислены средства на покупку валюты (Дт 57 Кт 51);

зачислена валюта на р/с компании (Дт 52 Кт 57);

оприходована валюта в кассе (Дт 50 «Валютная касса» Кт 52);

выдана валюта работнику для загранкомандировки (Дт 71 Кт 50).

Одна из распространенных кассовых операций в инвалюте – выдача работнику валюты при направлении его в командировку.

Выдача валюты из кассы производится по письменному заявлению работника и оформляется расходным кассовым ордером, а также записями в кассовой книге (двумя суммами: в инвалюте и в рублях по курсу ЦБ РФ на дату операции).

Можно избежать лишних хлопот, связанных с валютными кассовыми операциями при направлении работника в загранкомандировку. К примеру, если у организации нет валютного счета, то можно выдать аванс из кассы в рублях, а работник уже сам приобретет необходимую валюту в обменном пункте. Сотрудник самостоятельно приобретает валюту в соответствующем подразделении банка (обменном пункте), кассовый работник которого обязан выдать ему документ, подтверждающий проведение операции с наличной иностранной валютой и чеками. Или также избежать лишних хлопот по учету и организации кассовых валютных операций может помочь безналичное перечисление на карту сотрудника необходимой для командировки суммы в рублях. Выдавать денежные средства под отчет командированному сотруднику можно путем их перечисления на банковскую карту. При этом, что речь идет о банковской карте организации (корпоративной), а не о карте самого работника.

Корпоративные карточные счета учитываются на отдельном субсчете «Специальные счета в банках» счета 55. При использовании банковских карт составляется слип (первичный документ на бумажном носителе). Слипы и выписки банка по специальному счету являются оправдательными документами, подтверждающими командировочные расходы сотрудника.

Кроме этого, сотруднику, направляющемуся в загранкомандировку, могут быть выданы дорожные чеки (трэвел-чеки). Это платежные документы, используемые как средство обеспечения гражданина международной валютой или валютой страны пребывания. Дорожные чеки представляют собой денежное обязательство выплатить обозначенную сумму денег владельцу, чей образец подписи проставляется на чеке в момент его продажи. Эти чеки выступают как средство оплаты товаров и услуг, равноценное наличным деньгам и кредитным карточкам. В бухгалтерском учете дорожные чеки учитываются на счете 50 «Касса», субсчет «Денежные документы».

Особенности порядка направления работников в служебные командировки на территории как РФ, так и иностранных государств определены в Положении № 749.

Согласно п. 10 этого документа работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) (п. 10 Положения № 749).Выдача аванса командированному работнику может осуществляться наличными деньгами как в рублях, так и в валюте.

В силу п. 16 Положения № 749 оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории РФ, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом № 173-ФЗ[3].

Частью 1 ст. 9 этого закона устанавливается общее правило: валютные операции между резидентами запрещены. В той же части содержится перечень валютных операций, совершение которых между резидентами разрешается как исключение из данного правила. К таким валютным операциям п. 9 ч. 1 ст. 9 относит операцию по оплате расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории РФ.

При совершении операций в иностранной валюте в бухгалтерском учете они отражаются в валюте платежей и в рублях (ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте»). Пересчет иностранной валюты в кассе организации производится по курсу ЦБР, действующему на дату совершения операции.

Случается, что поступление денег в кассу с валютного счета и выдача их из кассы в качестве аванса командируемому работнику осуществляются в разные дни. При этом курс иностранной валюты по отношению к рублю меняется. В таком случае возникают курсовые разницы. Эти разницы образуются и при возврате части неизрасходованной суммы аванса в иностранной валюте, если курс на дату возврата отличен от курса на дату выдачи аванса. В бухгалтерском учете курсовые разницы будут отражены в составе прочих доходов (расходов).

Согласно п. 3 ПБУ 3/2006 датой совершения операции в иностранной валюте является день возникновения у организации права в соответствии с законодательством РФ или договором принять к бухгалтерскому учету активы и обязательства, которые являются результатом этой операции.Для расходов организации в иностранной валюте, связанных со служебными командировками за пределы территории РФ, такой датой будет день утверждения авансового отчета (приложение к ПБУ 3/2006). При признании в расходах затрат на загранкомандировки в иностранной валюте разниц между бухгалтерским и налоговым учетом не возникает.

Таким образом, затраты организации на командировочные расходы в этом случае следует определять исходя из истраченной согласно первичным документам суммы валюты по курсу обмена. Курс обмена определяется по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты. При этом в силу пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета.