Рационализация работы государственного аппарата при использовании электронных средств

После перехода государственных органов на электронные системы дальнейшая рационализация используемых ими процедур сможет осуществляться путем создания специального программного обеспечения для автоматизации всех ключевых функций. Такие программы, причем подходящие для любой страны, уже разработаны для законодательной, судебной и исполнительной ветвей власти.

Представительные органы ряда американских штатов используют электронные системы для управления процессом подготовки проектов законов. Это позволяет ежегодно экономить 3-5 миллионов долларов, расходовавшихся ранее из средств налогоплательщиков на тиражирование печатных копий постоянно обновляемых версий документов. Электронные системы на базе ПК обеспечивают не только управление этим процессом, но и выявление противоречий (как внутри разрабатываемого проекта, так и по отношению к существующим законам, положениям конституции штата или федеральной конституции), а кроме того, четкую фиксацию каждого внесенного в проект изменения (для обеспечения твердой уверенности в том, что окончательный текст слово в слово соответствует тексту, одобренному законодателями). Эти системы позволяют также легко обновлять содержимое веб-страниц, используемых во многих штатах для информирования общественности о состоянии различных законопроектов и результатах заседаний комитетов.

Системы автоматизации документооборота на базе ПК для юридической ветви власти уже позволили ряду судов США и Канады открыть прием документов по делам в электронной форме. Типичный американский окружной суд ежегодно вносит в свой реестр материалов по делам около полумиллиона учетных единиц. Делается это либо вручную, либо с использованием фирменных систем автоматизации судебного делопроизводства, в которые специальные клерки вводят необходимый набор сведений о каждой бумаге. Суд округа Леон в штате Флорида ведет разработку системы, которая принимала бы документы от адвокатов и прокуроров в автоматическом режиме по электронной почте и так же по электронной почте сообщала им номер заведенного дела. Поскольку исковые заявления и большая часть других рассматриваемых судом материалов являются общедоступными, в дальнейшем планируется организовать их публикацию в Сети.

ПО может помочь также и с составлением расписания судебных заседаний. В некоторых штатах, а также на федеральном уровне суды используют системы автоматизации электронного документооборота для составления графиков участия в заседаниях адвокатов и блюстителей порядка. Чем меньше времени будут тратить полицейские в ожидании очередного слушания в суде, тем больше будет его у них оставаться для работы на улице.

И исполнительная ветвь власти не меньше других может выиграть от внедрения программного обеспечения, предназначенного для решения ее особых задач. Например, во Флориде действует правило, согласно которому учреждения штата могут арендовать коммерческие офисные площади только при отсутствии свободных в зданиях, принадлежащих государству. Теперь представитель организации, на которую распространяется эта норма, может обработать по Сети запрос с указанием потребности в площадях и пунктов, где они должны находиться (например, 5 тысяч кв. футов в Майами), и получить информацию о наличии (или отсутствии) нужных площадей. Департамент здравоохранения этого штата использует ПК для согласования распределения финансовых средств и таких ресурсов, как рабочее время сотрудников, между различными программами, финансируемыми за счет тех или иных грантов и налоговых льгот. Эта же система автоматически сопоставляет подлежащие оплате счета с бюджетами программ и выявляет любые несоответствия. Благодаря ей департамент может подготовить план расходов на месяц всего за пару часов — вместо трех или четырех недель при работе вручную. Кроме того, каждому округу и каждому внутреннему подразделению теперь выставляется единый счет сразу по всем программам.

Раньше администрация штата Южная Австралия еженедельно издавала свой 50-страничный официальный список вакансий тиражом 5 тысяч экземпляров. При этом объявления о появившемся свободном месте доходили до адресатов с задержкой на время тиражирования буклета и его распространения по нескольким сотням разбросанных по всему штату офисов, так что дата окончания приема заявлений от претендентов назначалась с учетом сроков их пересылки обычной почтой.

Теперь же весь процесс осуществляется в системе автоматизации электронного документооборота на базе ПО Microsoft Exchange. Сначала информация об открывающихся вакансиях поступает в отделы кадров государственных учреждений и в ряд агентств по найму, занимающих привилегированное положение. Если окажется, что на освободившееся место хотел бы перевестись кто-либо из государственных служащих, нанимающий менеджер автоматически получит уведомление по электронной почте и отменит широкую публикацию объявления, так что никто не потратит времени зря на предложение своих услуг. А если таких желающих не найдется, объявление пойдет в прессу, и нанимающий менеджер, также по электронной почте, будет получать уведомления о его публикации с указанием названий и номеров газет. Правительство штата рассчитывает сэкономить за счет внедрения новой системы 50— 80% своих ежегодных расходов на вербовку новых работников (350 тысяч австралийских долларов). Однако главный выигрыш заключается не в этом, а в том, что заполнение вакансий будет занимать гораздо меньше времени при безусловном соблюдении принципа равенства возможностей, в том числе и для сотрудников удаленных офисов государственных учреждений.

Новые электронные системы позволят государственным организациям открыть свои системы управления знаниями и учета коммерческих операций для доступа общественности. Немецкое Федеральное министерство финансов ведет разработку электронной системы управления архивами публичных актов. Проект предусматривает автоматическую маршрутизацию, хранение и публикацию документов на закрытых или общедоступных веб-узлах — в зависимости от грифа.

Еще одним примером может служить система проведения конкурсов администрацией штата Массачусетс. Условия участия, все документы, которые могут для этого потребоваться, а впоследствии и информация о победителях публикуются в Сети. Результатом внедрения этой системы стало не только сокращение расходов на проведение конкурсов, но и появление у различных общественных организаций реальной возможности приобретать нужные им товары по более низким ценам. Как и в большинстве штатов, в Массачусетсе муниципалитеты, сельские администрации и школьные округа могут покупать у производителей их продукцию на тех же условиях, что и правительство. В бумажном мире, однако, отыскать следы «государственных» цен на большинство нужных товаров бывает практически невозможно… Теперь же любое городское учреждение или школа могут узнать лучшую в штате цену на веб-узле новой системы.