Технология подготовки проведения презентаций: практические рекомендации

1. Сформулировать цели презентации. Целью мо­жет быть создание информационных поводов для представителей СМИ в целях продвижения нового товара, идеи, проекта и пр.

2. Определить целевую группу или группы. Это могут быть журналисты и руководители местных (ре­гиональных, федеральных) печатных и электронных СМИ, представители административной и политической элиты, партнеры, лучшие клиенты, друзья компании и пр.

3. Определить место проведения презентации.

Мы предлагаем следующие требования к месту: известное, привлекательное и комфортное место, до которого удобно добираться. Как вариант: можно устроить сбор участников презентации рядом с известным местом, а затем автобусом отвезти участников к месту презентации. Помещение должно позволять свободно перемещаться всем участникам презентации, прежде всего — операторам телеканалов, а также иметь хорошее освещение и акустику. Место не должно вызывать негативных ассоциаций: связь с бандитами и т. п.

4. Оповещение о событии и приглашение участников.

1. Событие проводить в четверг. Это даст возможность транслировать его в четверг во второй половине дня. Журналисты газет, которые верстают газеты в субботу и воскресенье, будут иметь лишний день на подготовку материала.

2. О событии известить все СМИ в понедельник с помощью курьерской развозки по редакциям. Развозку начать с тех газет, которые выходят из печати во вторник, возможно, они дадут информацию о наступлении события. Приглашение должно иметь красивый дизайн.

3. На роль курьера назначается красивая и уверенная в себе девушка. Если презентация проходит в городе с небольшим количеством СМИ (областной центр с числом жителей 300 тыс. — 1,5 млн чел.), то курьер вполне может встретиться с руководителем каждой газеты, каждого телеканала, лично вручить приглашение и убедить направить журналиста на событие. Ему придется объяснять, что специальной оплаты за публика­цию не будет, но что событие действительно значимое и интересное, и для газеты будет престижно прислать своего представителя и дать о нем репортаж. Желательно сразу же выяснять, кто от данного СМИ примет участие в презентации.

4. В среду необходимо прозвонить все редакции, напомнить о событии, спросить, придут ли журналисты и кто именно. В четверг утром повторить обзвон редакций, напомнить и уточнить, кто придет.

5. Постоянно подчеркивать, что имена участников нужны для более эффективной организации презентации, для правильного оформления подарков. Желательно также убедить редакции СМИ в том, чтобы их представители своевременно, без опозданий, прибыли к месту презентации.

5. Регистрация участников. Всех участников встречают и регистрируют специально выделенные для этой цели сотрудники. Они отмечают прибывших согласно списку и выдают каждому участнику бейджик с фамилией, именем и названием СМИ.

6. Для ведения самой презентации следует пригласить постороннего человека. Человек должен иметь такие качества, как коммуникабельность, раскованность, уверенность, а также приятную внешность и внушающий доверие тембр голоса. Возможно привлечение известных журналистов. важно, чтобы отношение к ним соответствовало тематике презентации.

7. Для участников презентации приготовить подарки. Подарочный набор, имеющий отношение к презентуемому товару (проекту), набор фотографий, которые рассказывают о предыдущих мероприятиях компании. В ходе официальной части презентации можно сделать коллективный снимок участников с хозяевами компании, в то время, пока идет неофициальная часть, сделать фотографии и по окончании события подарить их каждому участнику.

8. Раздаточный материал для участников презен­тации. Должен включать информацию о состоянии рынков продукта, об истории компании, о сортах выпускаемого товара, высказывания известных людей о предмете презентации. Материал должен быть красиво оформлен, распечатан на принтере, переплетен.

9. В ходе неофициальной части презентации нужно предусмотреть возможность того, чтобы те журналисты, которые захотят взять эксклюзивное интервью, удовлетворили бы свою потребность.Для этого им нужно подсказать, у кого из хозяев презентации и компании им можно получить эксклюзив.

10. Список потенциальных участников. Имея такой список, вам будет намного легче угадать, а если удастся, то и спроектировать ход пресс-конференции.

Резюме

• Написанием речи в PR занимается спичрайтер. Его задачей является не просто написание текста, а составление речи, подходящей для выступающего человека Основные пра­вила спичрайтинга таковы: пишите цифры прописью, подчеркивайте главные слова, оставляйте большие поля, избегайте местоимений, используйте простые слова и простые утвердительные предложения. Среди основных слагаемых произнесения речи можно выделить уверенность в себе, ораторское искусство и поведение на трибуне. Выступление на радио имеет ряд преимуществ, связанных с массовостью радиоаудитории, но у него есть свои особенности, которые стоит учитывать при произнесении речи на радио. Стремитесь излагать только факты и используйте возможности собственного голоса. Выступая на телевидении, старайтесь следить за своими жестами и мимикой, стремитесь оставаться спокойным и обязательно следите за временем.

Пресс-релиз является одним из важнейших способов пе­редачи информации в СМИ. Он может быть посвящен различным событиям, касаться следующей информации: изменения в руководстве компании, разработка и выпуск нового продукта или услуги, предстоящее событие, мероприятие, изменение в статусе компании (слияние, акционирование), выход на новые рынки, кризисные ситуации, аварии, происшествия, комментарии относительно важных событий в отрасли или стране. Составными частями пресс-релиза являются заголовок, первый абзац («лид»), информационный параграф, дата написания, контакты, фирменный бланк и различные приложения (фото). Пресс-конференция является одним из способов создания события. Она предполагает встречу журналистов с представителями организаций с целью рассказа о событиях и комментариев к ним. При подготовке пресс-конференции важно выбрать место проведения, время, содержание и визуальную сторону. Значимую роль в пресс-конференции играет медиа-кит (письменные материалы), он включает в себя пресс-релиз, биографию выступающих, копии речей, буклеты, слайды, фотографии и проч.

Презентация близка по сути к пресс-конференции, но имеет материализованный предмет обсуждения — продукт, услугу, книгу, достижение. Презентация может быть посвящена новому товару (услуге), новой технологии, новой организации, результатам деятельности. Организация презентации включает: определение целей, выбор целевой группы и места проведения, составление списка участников, оповещение события, регистрацию участников, наличие хорошего ведущего и подарков, раздаточный материал, а также предварительное планирования возможных контактов и эксклюзивных интервью.

[1] Ньюсмейкер (англ. — newsmaker) — носитель новостей, человек, «делающий» новость.