Організація управління матеріальними потоками

Враховуючи взаємозв’язки між функціями, що становлять матеріальний потік виробничого підприємства, його міжфункціональний характер, й беручи до уваги свою цільову спря­мованість, логістика передбачає використання організаційно-уп­равлінських механізмів координації логістичних систем. Органі­заційний механізм пов’язаний з досягненням необхідного рівня інтеграції шляхом організацій­них перетворень у структурі уп­равління підприємством. Це може існувати у формі об’єднання, коли в одному відділі вирішуються завдання координації дій багатьох функціональних служб. Така структура в разі її використання доцільна тією мірою, наскільки вона підпорядкована меті координації пов’язаних між собою видів діяльності.

Практика американських фірм показує, що об’єднання зусиль спеціалізованого апарату управління великої корпорації за умов постійних змін у зовнішньому середовищі неможливо забезпечити без створення на різних рівнях управлінських механізмів, основне завдання котрих було б тимчасове або на постійній основі об’єднання функціональних ланок та координація їх дій для досягнення чітко визначеної мети.

Коли невеликі корпорації з масовим характером виробництва, діють у відносно стабільних умовах, увесь обсяг координуючих функцій, як правило, зосереджений на вищому рівні управління. Однак зі збільшенням масштабів виробництва, розширенням номенклатури продукції, розширенням сфери діяльності корпорації, зростанням чисельності рівнів управління, процес управління матеріальним потоком ускладнюється настільки, що виникає питання про створення спеціальних механізмів міжфункціональної координації у цій галузі.

Виходячи з американської практики, можна відокремити два основних напрями управління матеріальним потоком фірми:

1. Вдосконалення різних економічних механізмів, котрі під­силюють взаємодію різних функціональних ланок в межах
фірми.

2. Здійснення організаційних перетворень у структурі корпорації з метою покращення координації ланок. Ці напрями діють паралельно, доповнюючи один одного.

Структури управління матеріальними потоками, як було зазначено, можуть бути різними. Вони, як і відділи маркетингу, створюються за функціональними або товарними ознаками. Це можуть бути підрозділи, котрі вирішують питання про управління потоками сировини та матеріалів, необхідних для виконання виробничої програми, або відділи закупівлі чи управління матеріалами. Сфера діяльності цих підрозділів поширюється на економічний простір, починаючи зі складу готової продукції постачальника і закінчуючи складом готової продукції споживача.

Для управління потоками готової продукції на підприємстві можуть бути створені підрозділи з розподілу. У їх структуру входять відділи розподілу. На підприємствах України до них відносять складські та транспортні підрозділи.

За кордоном удосконалення планових і контрольних процесів управління матеріальними потоками, котре здійснюється на основі використання електронно-обчислювальної техніки, відбувається одночасно з організаційною перебудовою служб, котрі беруть участь в управлінні матеріалами, з метою координації дій.

Найбільше поширення отримали три різновиди організаційних механізмів. Це можуть бути спеціальні функціональні ланки, в яких контролюється більша частка планових, адміністративних та контрольних функцій, що регламентують рух ма­теріального потоку. В окремих випадках це буває спеціальний управляючий або координуюча група, основним завданням яких є координація процесу прийняття рішень з управління матеріальним потоком.

Для забезпечення високого рівня внутрішньо функціональної координації використовують матричні механізми, створені на подвійному підпорядкуванні ланок, від котрих залежить ефективне управління матеріальним потоком. Створення таких механізмів дає змогу вирішити проблему міжфункціональної взаємодії.

Спеціалізовані структури управління в логістиці розробляються виходячи з проблем, котрі необхідно вирішити фірмі. За функціональними ознаками в логістичних структурах управління вирізняють три напрями: планування, регулювання та контроль.

Основними процесами при плануванні є складання й координація планів та графіків руху і використання матеріального потоку в усіх ланках виробничо-збутової системи; розробка напрямів дій та формування критеріїв оцінки їх досягнення.

У сфері регулювання ув’язують функції ланок, відповідних за рух та використання матеріальних ресурсів.

Важливою функцією є контроль, котрий дає змогу оцінити рівень забезпеченості матеріальними ресурсами, ефективнос-
ті їх використання, підрахунок витрат, пов’язаних з їх рухом
у всіх ланках системи. Завдяки контролю розробляють захо-
ди з підвищення ефективності управління матеріальним по-
током.

Кожний структурний блок складається з різних наборів уп­равлінських ланок. Кількість їх та особливості взаємодії залежать від обсягів і складності робіт, пов’язаних з управлінням матеріальним потоком на кожному етапі руху крізь виробничо-збутову систему, а також від специфіки виробничої і збутової діяльності.

Організаційна структура може бути різною і залежить від характеру продукції, що випускається, кількості її споживачів, обсягу матеріаломісткості, розміру підприємства. Управлінський механізм пов’язаний з впровадженням спеціально роз-
роблених управлінських процедур, основою яких є плануван-
ня виробництва, збуту, зберігання і транспортування як єди-
ного матеріального потоку. Поняття «логістична система» може застосовуватися стосовно органів управління. З одного боку, це визначена кількість структурних елементів, що функціонують для досягнення єдиної мети, а з іншого — план її до­сягнення суб’єктом управління. Логістична система — це також організаційний механізм, який, перетинаючи функціональні межі відділів виробничого підприємства, за рахунок більш гнучкої координації спрямовує їхні дії на досягнення мети логістики. Логістичний підрозділ є не моно-, а міжфункціональ­ним і відповідає за виконання усього блоку видів діяльнос-
ті, пов’язаних з матеріальним потоком і необхідних для за-
доволення попиту споживачів від вибору постачальників до надання послуг. Відділ очолює керівник матеріального пото-
ку, який визначає оперативні завдання, улагоджує конфлікти, відповідає за вдосконалення системи та кінцеві результати її функціонування. І як важливий, хоч і новий член структури управління, він підпорядковується першому керівникові під-
приємства.

Різноманітність особливостей, властивих виробничим підприємствам, розмаїтість конкретних проблем, що постають перед ними, зумовлює багатоваріантність організаційних рішень управління матеріальним потоком. Для матеріаломістких вироб-
ництв, особливо підприємств машинобудівного профілю, напря­мом «головного удару» організаційних перетворень є концентрація зусиль, спрямованих на зниження витрат на етапах постачання й виробництва. Таке організаційне рішення є наслідком нерозвинутості власної мережі розподілу більшості машино­бу­дівних підприємств, розмір збутових витрат яких незначний.
Однак це не свідчить про те, що ця організаційна перебудова не зачіпає сфери збуту.

Деталізація функцій і розробки внутрішньої структури органів управління матеріальним потоком є складним процесом.

Основні функції підрозділів, котрі вирішують питання з уп­равління потоками сировини та матеріалів, пов’язані з плануванням і полягають у координації планів потреби в матеріалах
з виробничими планами, розробці графіків завантаження меха-
нізмів і маршрутів руху матеріального потоку в процесі пере-
робки.

У сфері матеріально-технічного забезпечення важливе значення має встановлення зв’язків з постачальниками, розробка замовлень, організація закупівлі матеріалів, організація їх транспор­тування.

Значна увага приділяється функціям, пов’язаним зі збереженням запасів, причому не тільки виробничих, а й готової продукції, організації їх переробки (пакування, маркування, доукомплектування). Особливе значення має надання різних видів послуг споживачам.

Підприємства, які виготовляють широкий асортимент продукції й обслуговують значну кількість територіально роз’єд­наних споживачів, мають свою розвинуту мережу розподілу, де пріоритетом структурних змін стає концентрація зусиль на зни­женні витрат, що виникають у каналах розподілу. Акцентується увага на зосередженні надлишків товарних запасів, використанні прогресивних видів тари та пакування, раціональному розміщенні фірмових магазинів, станцій технічного обслуговування, гарантійних майстерень, регіональних складських комп­лексів, виборі найкращих маршрутів транспортування. Це важливо як з точки зору економізації поставок, так і для забез­печення високого стандарту обслуговування. В такому разі поєднуються функції, пов’я­зані з переміщенням, які в економічному просторі виконуються на межі виробничих процесів, тобто відвантаженням готової продукції з розташованих на тери­торії підприємства складів збуту і споживанням продукції, що постачається.

При формуванні логістичних підрозділів зайнятих управлінням розподілом готової продукції, основними функціями будуть ті, що пов’язані з плануванням процесу розподілу, організацією переміщення матеріального потоку, збереженням і регулюванням запасів, а також з наданням різних видів послуг.

До функцій планування процесу розподілу належать такі, котрі пов’язані з проведенням переговорів зі споживачами, обробкою замовлень, складанням графіків доставки та роботою транспорту.

В процесі руху матеріального потоку розробляються графіки та маршрути переміщення в процесі обробки матеріалів, здійснюється доставка готової продукції. Основна увага приділяється забезпеченню тісної взаємодії між виробничими і збутовими ланками. Таким чином, відділ управління матеріалами — це організаційний механізм зниження витрат, що виникають в основному на етапах забезпечення й виробництва, а відділ управління розподілом є аналогічним механізмом зниження витрат, але вже у сфері збутових відносин. Обидва варіанти побудови інтегрованого підрозділу базуються на розчленуванні матеріального потоку
і є окремими фрагментами загального організаційного рішення.
Його доцільно використовувати виробничим підприємствам, які незалежно від профілю стикаються з безліччю взаємопов’язаних і водночас різних проблем, що потребує вирішення координації дій усіх підрозділів, через які проходить матеріальний потік. Структуру управління матеріальним потоком подано на рис. 19.

Кожна ланка такої структури достатньо самостійна, однак усі вони діють як єдиний комплекс. Усі координуючі та контроль-
ні функції сконцентровані в підрозділах, підпорядкованих управляючому матеріальним потоком. Важливе значення в цьо-
му процесі відіграє використання спеціалізованої інформаційної системи.

Найбільш ефективним структурним підрозділом логістики є підрозділ управління матеріальним потоком, котрий охоплює планові, управлінські та контрольні функції, що регламентують рух матеріального потоку, забезпечують координацію роботи усіх управлінських ланок.

Можуть бути створені логістичні структури залежно від видів діяльності, наприклад, матеріально-технічного забезпечення, транс­портно-експедиційних операцій, перевізного процесу та ін. В кожний з цих підрозділів входять групи або окремі юридичні особи, зайняті виконанням операцій, пов’язаних із закупівлями, постачанням матеріалів, регулюванням процесів перевезень, визначенням потреби в матеріалах та ін.

Рис. 19. Структура відділу управління матеріальним потоком

Цікавим, на наш погляд, є створення відділу логістики, тим більше що на підприємствах України існує ця структура. В ній концентрується більшість логістичних функцій (як планово-коор­динаційна, так і оперативного характеру) в єдиний блок із загальним керівництвом і відповідальністю. Мета його полягає в стратегічному управлінні усіма товарно-матеріальними потоками і запасами заради максимізації прибутку підприємства в цілому. Це показано на рис. 20.

Організаційні форми, що розглядалися, успішно зарекомендували себе в промислових корпораціях США, Японії, ряді країн Західної Європи. Перехід до ринкової економіки та об’єктивні потреби промислового виробництва зумовлюють створення аналогічних інтегрованих підрозділів на вітчизняних підприємствах. Іншими словами, існує об’єктивна необхідність у дослідженні різних логістичних систем, що функціонують у розвинутих західних країнах.

Рис. 20. Схема відділу логістики