Составление и оформление документов: Договоров, контрактов, приказов, служебных записок, протоколов, актов, справок и документов личного происхождения

Основные правила составления и оформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее время в России общегосударственных нормативно-методических документах – государственных стандартах, являющихся основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата.

На основе законодательных, нормативных и нормативно – методических документов каждое предприятие устанавливает свои требования к работе с документами в Уставе (положении), правилах и инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования, в том числе:
- права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процедурах оформления документов;
- состав применяемых в аппарате управленческих документов;
- компетенция руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов;
- порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;
- обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.

Одной из наиболее устойчивой во времени правовой формой является Договор — «соглашение двух или более лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей» (ст. 420 Гражданского кодекса Российской Федерации) [14]. Его история насчитывает тысячелетия. Возможность применения Договоров на протяжении столь длительного периода объясняется тем, что речь идет о гибкой правовой форме, в которую могут облекаться различные по характеру общественные отношения.

Договор (контракт) в своей основе имеет трудовое и гражданское законодательство. Особого внимания заслуживают гражданско-правовые договоры. Хотя некоторые из них непосредственно к гражданскому законодательству не относятся (например, внешнеторговые Договоры), но основываются они именно на гражданско-правовых нормах.

Работа по гражданско-правовому Договору, предметом которого является лишь определенный результат труда, выполнение индивидуального конкретного трудового задания (подряда, заказа, поручения и др.), осуществляется без подчинения исполнителя внутреннему трудовому распорядку предприятия. Лицо, выполняющее работу по такому Договору, не связывается ни определенным режимом, ни мерой труда. Кроме того, оно производит работу на свой риск и ему выдается обусловленное вознаграждение по результатам труда.

Отношения по гражданско-правовому договору регламентируются действующим гражданским законодательством и на лиц, заключивших такой договор, нормы, предусмотренные КЗоТ РФ, не распространяются.

Тем самым, Договора, заключение которых регламентируется различными отраслями права, имеют свои особенности в оформлении и специфику применения.

Наиболее распространенными являются гражданско-правовые Договоры. Наиболее широко они используются договоры именно в гражданском праве - отрасли, регулирующей построенные на началах равенства имущественные и связанные с ними личные неимущественные отношения между различными организациями (государственными и негосударственными), а также гражданами.

В ГК РФ перечислены 25 видов обязательств, которые оформляются посредством Договора. Для каждого их вида указываются свои нормы оформления. Для некоторых видов Договоров указываются также их имеющие свои особенности подвиды. Например, купля-продажа может оформляться Договором розничной купли-продажи, Договором поставки товаров, Договором поставки для государственных нужд, Договором энергоснабжения, Договором продажи предприятия.

Основными документами во взаимоотношениях между организациями являются коммерческие контракты (Договоры). Контракт (лат. contractus, от лат. contrahere вместе соединять) - взаимное соглашение двух или нескольких лиц, по которому одно из них или несколько обязываются другим что-либо сделать [13]. Это документ, представляющий собой соглашение и регулирование отношений, освещающее следующие вопросы: характер сделки, условия поставки, сроки поставки, транспортировка, упаковка и маркировка, цена, качество, оплата, гарантии, права и обязанности сторон.

Заключение конкретного Контракта обычно начинается с предложения его заключить - направления оферты, которая должна содержать основные условия предлагаемой сделки (ст.435 Гражданского кодекса РФ). Принятие предложения другой стороной считается акцептом (согласием). Заключение Контракта (Договора) может происходить путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит из стороны по договору (ст. 434 ГК РФ).

Договорные отношения могут быть также установлены путем представления одной из сторон проекта Контракта. Получив проект, другая сторон рассматривает его и, если нет возражений, подписывает. Один экземпляр Контракта возвращается стороне, составлявшей проект.

Составными частями Контракта являются:

-название вида и заголовок документа (договор купли-продажи, контракт на поставку, контракт о техническом содействии);

-дата, место составления, номер;

-наименования сторон (полные и сокращенные названия фирм);

-предмет Контракта;

-условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации;

-условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов;

-порядок сдачи-приема выполненных работ;

-ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств);

-гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;

-переход права собственности и риски;

-порядок разрешения споров;

-юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов);

-подписи должностных лиц (с указанием должностей, расшифровок подписей и дат подписания документов);

-печати фирм-контрагентов.

Более высокой степенью сложности внешнеторговый Договор. Он должен более детально и строго формулировать условия Договора. Контракт внешнеторговой купли-продажи - это, как правило, многостраничный документ. Обычно он содержит вводную часть, реквизиты сторон (юридический адрес и банковские реквизиты), следующие основные условия: предмет Договора, цена, срок поставки, способ упаковки товара, условия оплаты, приемка по качеству и количеству, гарантии качества поставляемого товара, базисные условия поставки или права и обязанности сторон, санкции за просрочку поставки, санкции за неисполнение договора, освобождение от ответственности, порядок вступления в силу, цессия (уступка) Договора, порядок и правовые последствия расторжения Договора и пр.

Текст внешнеторгового Контракта необходимо оснащать значительно более широким набором гарантий исполнения той или иной стороной своих договорных обязательств, нежели текст Контракта между физическими или юридическими лицами одной и той же страны (например, залог, задаток, аванс, банковская гарантия и пр.).

Наименования сторон в Контракте, страны их принадлежности, должны быть точными, без сокращений. Недопустимо использовать различного рода сокращения и аббревиатуры, если только это не общепризнанные наименования.

При идентификации договаривающихся сторон точно указывают фирменные наименования, под которыми партнеры зарегистрированы в торговом (государственном) реестре страны их принадлежности; правовое положение (организационно-правовая форма), включая номер и тип лицензии на данный вид деятельности, юридический и фактический адреса. Контракт может быть пронумерован. Подписывается он уполномоченными лицами, подписи которых, как правило, скрепляются печатями.

Договоры, составляемые на основе гражданского права, касаются не только предприятий, учреждений и организаций, но и банков (так как не существует специального банковского законодательства). Особенности оформления банковских Договоров определяет то, что в деятельности банка деньги сами выступают как товар. Так, к работе банка имеют прямое отношение такие Договоры, как Договоры банковского счета и банковского вклада, кредитный Договор и пр.

Кроме того, существуют так называемые «публичные» Договоры (Контракты), реализующие общие для всего социума интересы. К таким некоммерческим Договорам принадлежат государственные Договоры. Они необходимы в случаях, когда речь идет о продукции, предназначенной для решения актуальных задач жизнеобеспечения, обороны и безопасности страны, постановки материальных ценностей в государственный резерв, для реализации федеральных и региональных целевых программ, межгосударственных целевых программ, в которых участвует Российская Федерация и ее субъекты.

Правильное оформление Договоров (Контрактов) чрезвычайно важно. При их составлении контрактов и заключении следует уделять особое внимание правовой грамотности текста, избегать двусмысленных формулировок, детально освещать условия договорных отношений, а также тщательно проверять правильность написания юридических адресов предприятий – контрагентов, т. к. при толковании условий Договора судом принимается во внимание буквальное значение содержащихся в нем слов и выражений.

Трудовой договор (Контракт) является одним из документов, отражающих условия трудовых взаимоотношений сотрудника с администрацией.

Контрактная форма оплаты труда широко применяется в цивилизованных странах уже не одно десятилетие, а для России, она возникла с развитием рыночных отношений.

По сравнению с действующей еще в нашей экономике тарифной системой оплаты труда контрактная система имеет два несомненных преимущества: во-первых, труд работников можно оплачивать в значительно большем размере, чем это предписано окладами, тарифными ставками в рамках существующей системы оплаты. Во-вторых, контрактная система позволяет довольно просто избавиться от нерадивого работника путем расторжения контракта, не вступая при этом в противоречие с КЗоТ РФ и не согласовывая это увольнение с профсоюзом. Эти преимущества делают контрактную систему чрезвычайно привлекательной для тех предприятий, где действительно желают добиться повышения эффективности производства.

В нашей стране контрактная форма оплаты труда была рекомендована к вводу в 1991 г. в первую очередь для того, чтобы затормозить утечку высококвалифицированных талантливых специалистов за пределы страны. Контракт (соглашение, договор) с этой категорией работников возник как средство установления более высокой по сравнению с определенной законодательством оплатой труда и создания других, более выгодных, условий работы в пределах оговоренного контрактом срока.

В сентябре 1992г. в КЗоТ были внесены изменения. Одно из них практически узаконило понятие Контракта, признавая его синонимом трудового Договора (по всему тексту Кодекса рядом со словом «трудовой договор» в скобках было поставлено слово «контракт»). Одновременно термин «Контракт» стал синонимом и термина «срочный трудовой договор», и на практике почти повсеместно под Контрактом подразумевается именно срочный трудовой договор.

Трудовой договор заключается в письменной форме. Запись о периоде работы по трудовому договору вносится работодателем в трудовую книжку работника.

В трудовом договоре указываются: фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя - физического лица), заключивших трудовой договор.

Существенными условиями трудового договора являются:

- место работы (с указанием структурного подразделения);

- дата начала работы;

- наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция. Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации;

- права и обязанности работника;

- права и обязанности работодателя;

- характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;

- режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);

- условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

- виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

В трудовом договоре могут предусматриваться условия об испытании, о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной), об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств работодателя, а также иные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с настоящим Кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.

В случае заключения срочного трудового договора в нем указываются срок его действия и обстоятельство (причина), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Для установления трудовых отношений не имеет значения организационно-правовая форма организации: в любой из них при заключении договора действуют правила, установленные трудовым законодательством.

При заключении трудового договора не могут устанавливаться по согласованию сторон следующие его условия: основания для увольнения, установление не предусмотренных законодательством дисциплинарных взысканий, введение для работников полной материальной ответственности, кроме случаев, предусмотренных КЗоТ РФ.

Трудовой договор составляется с двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью. Один экземпляр контракта хранится на предприятии, второй - у работника. Заключение трудового договора считается фактическим допущением к работе, независимо от того, был ли прием на работу надлежащим образом оформлен.

Трудовой договор может заключаться не только с работником предприятия, учреждения, организации, но и с руководителем.

В трудовом законодательстве помимо понятия «трудовой договор» существует термин «коллективный договор» - правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей [3].

Коллективный договор может заключаться в организации в целом, в ее филиалах, представительствах и иных обособленных структурных подразделениях.

При заключении коллективного договора в филиале, представительстве, ином обособленном структурном подразделении организации представителем работодателя является руководитель соответствующего подразделения, уполномоченный на это работодателем.

Содержание и структура коллективного договора определяются сторонами.

В коллективный договор могут включаться взаимные обязательства работников и работодателя по следующим вопросам:

- формы, системы и размеры оплаты труда;

- выплата пособий, компенсаций;

- механизм регулирования оплаты труда с учетом роста цен, уровня инфляции, выполнения показателей, определенных коллективным договором;

- занятость, переобучение, условия высвобождения работников;

- рабочее время и время отдыха, включая вопросы предоставления и продолжительности отпусков;

- улучшение условий и охраны труда работников, в том числе женщин и молодежи;

- соблюдение интересов работников при приватизации организации, ведомственного жилья;

- экологическая безопасность и охрана здоровья работников на производстве;

- гарантии и льготы работникам, совмещающим работу с обучением;

- оздоровление и отдых работников и членов их семей;

- контроль за выполнением коллективного договора, порядок внесения в него изменений и дополнений, ответственность сторон, обеспечение нормальных условий деятельности представителей работников;

- отказ от забастовок при выполнении соответствующих условий коллективного договора;

- другие вопросы, определенные сторонами.

В коллективном договоре с учетом финансово-экономического положения работодателя могут устанавливаться льготы и преимущества для работников, условия труда, более благоприятные по сравнению с установленными законами, иными нормативными правовыми актами, соглашениями.

В коллективный договор включаются нормативные положения, если в законах и иных нормативных правовых актах содержится прямое предписание об обязательном закреплении этих положений в коллективном договоре.

Приказ - это основной распорядительный документ, издаваемый руководителем предприятия в целях решения основных и оперативных задач управления.

Приказами оформляются: порядок деятельности предприятия, решения и поручения по организации работы и пр.

Распорядительная деятельность организации документируется, как правило, приказами генерального директора. Приказ по основной деятельности является нормативным документом, который отражает управленческие решения по вопросам структуры организации, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, внешнеэкономической деятельности, реализации продукции, оказания услуг и т. д.

Проекты приказов подготавливаются специалистами и согласовываются с ведущими сотрудниками предприятия (финансовым директором, главным бухгалтером, юрисконсультом) и подписываются генеральным директором и обязательно регистрируется.

Приказ вступает в силу с момента его подписания или с момента, указанного в самом документе.

Обычно он печатается на общем или специальном бланке и имеет следующие реквизиты:

♦ наименование организации,

♦ наименование вида документа,

♦ дату,

♦ номер,

♦ заголовок к тексту,

♦ текст,

♦ подпись,

♦ визы,

♦ место составления (указывают в том случае, если на бланке нет почтового адреса).

Приказы по основной деятельности оформляются на бланке организации. Бланки, на которых печатают приказ, могут быть с продольным и угловым расположением реквизитов.

Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом: 14.07.2012 или 14 июля 2012 г.

Номер обычно порядковый.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста. В его конце точка не ставится.

Заголовок к тексту приказа, оформленного на бланке с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Текст приказа строится из констатирующей и распорядительной части. В констатирующей части указываются причины издания приказа, ссылки на документы, послужившие основанием для подготовки приказа. Она может начинаться словами:

♦ В целях...

♦ В связи...

♦ В соответствии...

♦ Во исполнение...

Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части фиксируют название этого документа, его номер и дату.

В распорядительной части приказа содержатся предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за выполнение, и сроки исполнения.

Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами на отдельной строке. После слова «ПРИКАЗЫВАЮ» ставится двоеточие.

Распорядительная часть может подразделяться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками.

Каждый пункт распорядительной части должен начинаться с указания конкретного действия, выраженного глаголами в неопределенной форме.

Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица.

Последний пункт распорядительной части, как правило, содержит сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет, дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его номера, даты, а также заголовка.

Текст пункта начинается словами: «Признать утратившим силу...».

Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе ссылки, — он составляется вместе с проектом приказа. После этого в пункте называются исполнители (должностные лица или функциональные подразделения) и срок исполнения. В последнем пункте приказа указывается лицо, ответственное за выполнение приказа в целом.

Отдельные задания могут быть оформлены в виде приложений, на которые ссылаются соответствующие пункты приказа.

Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ.

Визы включают в себя должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки (инициалы и фамилия).

Приказы подписывает руководитель предприятия, а в его отсутствие — лицо, его замещающее.

За правильное оформление приказов отвечает документационная служба предприятия или секретарь.

Образец оформления приказа в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству приведен в Приложении 1.

Служебная записка создается по вопросам деятельности, относящимся к компетенции структурного подразделения предприятия, и при этом не требуется обращение к вышестоящему руководству.

Текст служебной записки начинают с освещения сложившейся ситуации, разъясняют какие причины и события послужили основанием для ее составления. В завершении излагается непосредственно просьба или перечисляются, по мнению автора, возможные действия.

Служебную записку подписывает ее составитель. Очень часто – начальник отдела, специалист отдела указывает себя исполнителем в левом нижнем углу в конце документа.

В необходимых случаях допускается проставлять визы заинтересованных лиц, которые оформляются на последнем листе под подписью.

Желательно регистрировать служебные записки (проставлять дату и порядковый номер), чтобы в случае необходимости иметь возможность сослаться на конкретный документ.

Образец служебной записки приведен в Приложении 2.

Акт составляется группой лиц для подтверждения установленного факта и может содержать выводы, рекомендации и предложения составителей.

Акты должны составляться:

♦ по результатам ревизий деятельности организации, функциональных подразделений или отдельных должностных лиц предприятия;

♦ о передаче дел;

♦ о выделении документов к уничтожению;

♦ по передаче объектов в эксплуатацию.

Акт содержит следующие реквизиты:

♦ дата,

♦ индекс,

♦ место составления,

♦ название,

♦ наименование вида документа,

♦ заголовок к тексту,

♦ текст,

♦ отметка о наличии приложения,

♦ подписи.

Акт подписывается лицами, принимавшими участие в его составлении. При этом указываются наименования должностей, распределение обязанностей между членами комиссии и председателем.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Вводная часть акта содержит основание и список членов комиссии, которая составила акт. В основании указываются наименование документа, в соответствии с которым была образована комиссия, его номер и дата, председатель и члены комиссии, их должности, имена (инициалы) и фамилии. Последние указываются в алфавитном порядке и нумеруются арабскими цифрами.

Констатирующая часть акта определяет цели, задачи и указывает проведенную комиссией работу, а также документы, на основании которых она проводилась.

Акт обычно составляется в трех экземплярах, при необходимости возможно то количество, какое определяется числом заинтересованных лиц.

В конце текста акта отмечается количество его экземпляров. В Приложении 3 приведен образец оформления акта.

Справки составляются для отражения производственно-хозяйственной деятельности организации или подтверждения сведений о ее работниках и оформляются на бланке организации. Они подписываются исполнителем и содержат конкретную информацию, для которой потребовалось их написание.

Справки к проектам документов оформляются на бланках предприятия и имеют реквизиты:

♦ наименование вида документа,

♦ заголовок,

♦ текст,

♦ подпись.

В тексте таких справок кратко излагаются обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты экспертизы представляемого на подпись проекта.

Образец справки приведен в Приложении 4.

К документам личного характера относятся: заявление, автобиография, резюме, доверенность и расписка.

Заявление — это документ, выражающий просьбу о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска и пр. [11].

Для заявления характерны следующие реквизиты:

♦ адресат (кому адресуется заявление);

♦ фамилия, имя, отчество; должность, место проживания; паспортные данные автора заявления;

♦ наименование вида документа (заявление);

♦ текст;

♦ подпись составителя;

♦ дата составления.

Заявление обычно оформляют на листе бумаги форматом А4, А5 (в некоторых организациях существуют стандартные бланки).

Текст заявления обычно начинается словами: «Прошу принять» или «Прошу уволить...».

В заявлении о приеме на работу указываются полностью фамилия, имя, отчество, место проживания и паспортные данные заявителя.

В заявлении о переводе, увольнении, предоставлении очередного отпуска указываются должность, и фамилия с инициалами.

В заявлениях о предоставлении учебного и других видов отпусков в тексте должно быть отмечено наличие соответствующих документов (справка с места учебы и т.п.)

Необходимые документы должны быть представлены вместе с заявлением.

Образец заявления о приеме на работу приведен в Приложении 5.

Автобиография — документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника. Ее он пишет собственноручно, в произвольной форме без исправлений, в одном экземпляре, излагая основные события своей жизни в хронологической последовательности.

В тексте автобиографии должны быть описаны следующие вопросы: фамилия, имя, отчество, год рождения, образование (где, когда учился, в каком учебном заведении), с какого времени началась трудовая деятельность, причины перехода с одной работы на другую, воинское звание (если есть), награды, поощрения, семейное положение, сведения о родителях, домашний адрес, телефон, электронная почта.

Образец автобиографии приведен в Приложении 6.

Резюме — документ, содержащий сведения биографического характера, предоставляемый лицом при трудоустройстве и состоящий из следующих блоков:

1. Личные данные кандидата.

2. Желаемая должность (должность на которую Вы претендуете).

3. Опыт работы (Ваш профессиональный опыт).

4. Образование.

5. Профессиональные навыки.

6. Дополнительная информация.

Блок резюме – «дополнительная информация», необязателен, но может быть очень полезен, так как в этом блоке можно написать всё то, что Вы не написали в резюме до этого, но считаете важным и нужным донести до потенциального работодателя.

В Приложении 7 приведен пример резюме.

Доверенность — официальный документ, которым организация или отдельное лицо предоставляет право другому лицу получить деньги (или товарно-материальные ценности) или совершить какие-либо действия от лица доверителя, точно указанные в доверенности.

В зависимости от того, кем оформляются полномочия (предприятием или отдельным лицом), доверенности могут быть официальными или личными.

В организациях официальная доверенность выдается должностным лицам на получение ими от поставщиков материальных ценностей, товаров и пр. Официальная доверенность выдается бухгалтерией в одном экземпляре под расписку лицам, которым поручается получение ценностей. При этом следует указывать срок действия доверенности.

Доверенность может быть выдана на срок до 3 лет; если срок действия доверенности не указан, документ сохраняет силу в течение года.

Доверенность предъявляется с паспортом или заменяющим его документом.

Реквизиты официальной доверенности:

♦ название вида документа (ДОВЕРЕННОСТЬ);

♦ полное наименование организации, выдавшей доверенность, и ее адрес;

♦ дата выдачи доверенности;

♦ номер;

♦ срок действия доверенности;

♦ должность, фамилия, имя и отчество лица, которому доверяется получить ценности;

♦ серия, номер и дата выдачи паспорта получателя доверенности, наименование организации, в которой должны быть получены товарно-материальные ценности, и документ, являющийся основанием; перечень и количество товарно-материальных ценностей;

♦ образцы подписи получателя доверенности;

♦ подписи руководителя организации и главного (старшего) бухгалтера, печать организации.

Доверенности могут быть разовыми, выдаваемыми на совершение одного действия — получить товар, совершить сделку, получить груз на станции железной дороги и пр.; после выполнения указанных в них действий, разовые доверенности возвращаются в организацию.

Личные доверенности выдаются от лица доверителя (гражданина) на получение заработной платы, пенсии, пособий, стипендий и др. Перечисленные доверенности не требуют нотариального заверения и выдаются на срок проведения действий, указанных в них.

Доверенность не возвращается лицу, ее представившему, и остается в кассе в расходных документах.

Бланк доверенности приведен в Приложении 8.

Расписка — письменный документ, подтверждающий какое-либо действие, чаще всего получение денег или материальных ценностей от учреждения (организации, предприятия) или от частного лица. Составляется расписка в произвольной форме, но должна включать следующие основные сведения: наименование документа (Расписка); должность, фамилию, имя и отчество лица, дающего расписку; сумму денег или наименование материальных ценностей, дату, подпись автора.

Составляют расписку в одном экземпляре и хранят наравне с денежными и ценными документами.

Если расписка имеет особенно важное значение, то подпись лица, давшего расписку, заверяется в учреждении или у нотариуса.

Долговая расписка должна быть подробной. В ней должно быть четко указано, в подтверждение какого договора она выдана. Если долговая расписка подтверждает передачу денег, к примеру, за ремонт квартиры или машины, то об этом в ней следует чётко указать. Иначе, уже недобросовестный кредитор получает возможность заявить в суде, что давал деньги именно в долг, а ремонтные работы произвёл сам.

Текст долговой расписки необходимо полностью писать от руки, а не выполнять его на компьютере, что позволяет впоследствии, в случае возникновения в суде спора об авторстве долговой расписки, провести без каких-либо трудностей почерковедческую экспертизу.

Если деньги даются в долг под проценты, укажите под какие именно и когда эти проценты должны быть выплачены должником. Если в тексте долговой расписки проценты не оговорены, то они все равно могут быть взысканы судом с должника по ставке рефинансирования Центрального Банка России.

В долговой расписке необходимо указать точную дату, когда деньги должны быть возвращены должником кредитору. Именно с указанной даты будет исчисляться срок исковой давности для обращения в суд, который составляет три года. Если точная дата возврата долга не указана в расписке, то заем считается бессрочным, а до обращения с иском в суд необходимо предъявить ответчику требование о возврате долга.

Пример расписки приведен в Приложении 9.