Системи обробки табличної інформації

1. Дати визначення електронній таблиці. Визначити призначення електронного табличного процесора. Назвати основні функції електронного табличного процесора (на прикладі Excel).

 

Електронна таблиця - це інтерактивна система обробки даних, в основі якої лежить двомірна таблиця. Стовпчики таблиці можуть містити числа, рядки або формули, що задають залежність осередку від інших осередків. Користувач може переглядати, задавати і змінювати значення комірок. Зміна значення клітинки веде до негайного зміни значень залежних від неї осередків.

Електронна таблиця створюється в пам'яті комп'ютера, їїможна переглядати, змінювати, зберігати на диску, друкувати на принтері. На екрані монітора електронна таблиця виглядає як прямокутна матриця, що складається з рядків та колонок, на перехрещенні яких утворюються клітинки - чарунки таблиці. Кожна колонка та рядок мають ім'я (ідентифікатор), тому кожна чарунка може бути визначена однозначно. В чарунки поміщують числа, математичні формули і тексти.

Електронні таблиці призначені для збереження й обробки інформації, представленої в табличній формі.

Основні функції електронних таблиць:

1. проведення однотипних складних розрахунків над великими наборами даних;

2. автоматизація підсумкових обчислень;

3. вирішення завдань шляхом підбору значень параметрів;

4. обробка (статистичний аналіз) результатів експериментів;

5. проведення пошуку оптимальних значень параметрів (рішення оптимізаційних задач);

6. підготовка табличних документів;

7. побудова діаграм (в тому числі і зведених) за наявними даними;

8. створення та аналіз баз даних (списків);

9. спеціальні засоби дозволяють автоматично отримувати і роздруковувати налагоджувані звіти з використанням десятків різних типів таблиць, графіків, діаграм, додавати до них коментарі і графічні ілюстрації;

10. табличні процесори мають вбудовану довідкову систему, що надає користувачу інформацію по конкретним командам меню та інші довідкові дані. Багатомірні таблиці дозволяють швидко робити вибірки у базі даних по будь-якому критерію.

 

2. Перерахувати основні елементи електронної таблиці. Визначити поняття «Робоча книга». Описати інтерфейс табличного процесора Excel.

 

Файл, що зберігає ЕТ має назву книги, розширення файлу *.xls;

Робоча книга — це відкритий в середовищі MS Excel документ. За замовчуванням порожній книзі надається ім’я Книга1, але після внесень змін документ можна зберегти з будь-яким іменем. Книги можуть містити один чи кілька робочих аркушів, кожен аркуш має імя, за замовченням – Лист1, Лист2, … Переходити з аркуша на аркуш можна за допомогою вкладок з їх назвами під робочим аркушем. Аркуші книг можуть містити різну інформацію: таблиці, діаграми, графіки. Кожна книга за замовченням містить 3 аркуші, але це залежить від налаштування параметрів MS Excel. За допомогою контекстного меню аркуша можно додати аркуші до книги, вилучити, перейменувати, перемістити. Структура аркушів однакова: кожен з них розбито на стовпці і рядки, на перетині яких розташовуються комірки. Для позначення стовпців використовуються латинські літери від А до Z та їх подвійні сполучення від АА до ІV. Усього на аркуші 256 стовпців, рядки позначаються цифрами 1,2,3,4 …65536. Для позначення комірки спочатку записується ім’я стовпця, а потім номер рядка, на перетині яких ця комірка міститься. Таке позначення називається Іменем комірки, наприклад D22, AN42.

Діапазоном називається поєднання сусідніх клітин, що утворюють прямокутник. Адреса діапазона клітин складається з адреси верхньої лівої клітини і нижньої правої, розділені двокрапкою, наприклад: А2:А8, або С4:С22.

Інтерфейс табличного процесора Excel містить стандартний набір складових будь-якого вікна додатку:

1. Панель швидкого доступу;

2. Вкладки і вікно для пошуку довідкової інформації.

3. Рядок заголовку

4. Рядок стану

5. Панель інструментів

6. Адреса активної клітинки

7. Набір ярликів (ярлички листів) для переміщення між робочими аркушами.

8. Рядок формули відображає дані, що вводяться у комірку. У ній користувач може переглядати чи редагувати вміст поточної комірки. Особливість рядку введення – можливість бачити формулу чи функцію, що міститься у комірці, а не її результат. Рядок вводу зручно використовувати для перегляду чи редагування текстових даних.

9. Рядок підказки призначений для надавання повідомлень користувачу відносно його можливих дій у даний момент.

10. Робоче поле – простір електронної таблиці, що складається з комірок, назв стовпців і рядків.

 

 

3. Визначити чарунку (комірку) електронної таблиці. Назвати можливості форматування чарунки (комірки) електронної таблиці. Описати способи редагування інформації в електронній таблиці.

 

Чарунка - місце перетину стовпця і рядка, яке має вигляд прямокутника. Кожна чарунка має свою унікальну адресу, що складається з імені стовпця і номера рядка. Наприклад, А12, Р43 і т. д. В ЕТ можна працювати як з окремими чарунками, так і з групами, що утворюють блок чарунок - діапазон. При записуванні діапазону чарунок імена чарунок розділяються двокрапкою, наприклад, A1:D6.

Редагування даних виконується стандартно, це операції видалення, вставки символів.
Для редагування вмісту чарунки необхідно зробити чарунку поточною. Набрати нову інформацію в рядку формули, або в самій комірці, повторно клацнувши по ній.

Особливими прийомами копіювання в MS Excel є виділити фрагмент, затиснути CTRL та перетягти зачепивши за границю виділення, або через буфер обміну —Копировать, Вставить. При копіюванні в сусідні клітини ЕТ можна скористатись маркером заповнення – зачепити його і потягти в напрямку копіювання.

Переміщення—аналогічно копіюванню, але без затискання CTRL, через буфер обміну – Вирізати та Вставити.

Форматуванням клітинки називають встановлення вигляду відображення вмісту клітинки. Для форматування клітинки або виділеного діапазону клітинок використовують діалогове вікно Формат клітинок або кнопки панелі інструментів Шрифт, Вирівнювання, Число абоз контекстного меню відкрити діалогове вікно «Формат комірок» із такими вкладками: «Число», «Вирівнювання», «Шрифт», «Межа», «Вид» та «Захист».

На вкладці «Шрифт» можна встановити такі параметри шрифтів:

Шрифт - тип шрифту, нарис шрифту може бути звичайним, курсивом, жирним та жирним і курсивом, розмір шрифту можна вибрати зі списку, або ж ввести з клавіатури у поле «Розмір» навіть проміжні розміри (ті, яких немає у списку, наприклад 11,5 пункту).

На вкладці «Межа» можна встановлювати межі клітинки або виділеного діапазону. Межі - це лінії, які утворюють контури клітинки і дозволяють відокремлювати текст або числа. Тип лінії, як і її товщину та колір.

На вкладці «Вирівнювання» можна вибрати параметри вирівнювання даних по горизонталі і по вертикалі. Крім того, у полі «Орієнтація» можна вибрати будь-який кут нахилу відображення даних у клітинці. У полі «Відображення» можна встановити прапорці «Переносити по словам» - для розміщення тексту у декілька рядків однієї клітинки при досягненні правої межі стовпчика.
На вкладці «Вигляд» можна задати колір клітинок і візерунок.

На вкладці «Захист» можна зняти чи задати режими захисту клітинок від несанкціонованих змін і ховання формул.

Поняття формату включає такі параметри: шрифт (тип, розмір, накреслен­ня, колір); формат чисел; спосіб вирівнювання; розміри (ширина і висота) клітинок; обрамлення клітинок; візерунок фону.

Розміри колонок і рядків. Excel за замовчуванням встановлює ширину колонки, що дорівнює 8.43 символу, а висоту — за розміром найвищого шрифта у рядку. Команди Головна/Клітинки/Висота рядків і Стовпців для встановлення ширини і висоти комірки.

 

4. Дати визначення електронній таблиці та електронному табличному процесору. Описати діапазон чарунок (комірок) електронної таблиці. Навести приклади діапазонів рядків, стовпці, прямокутного діапазону.

 

Табличний процесор - це комплекс взаємопов'язаних програм, призначений для автоматизації обчислень та аналізу даних, представлених в табличній формі.

Електронна таблиця - це інтерактивна система обробки даних, в основі якої лежить двовимірна таблиця. Комірки таблиці можуть містити числа, рядки або формули, що задають залежність значень цих клітин від начень інших, посилання на які містить формула. Користувач може переглядати, задавати і змінювати значення комірок. Певні формули можуть оброляти дані цілого діапазону, наприклад, суму, середнє чи мінімальне значення даних в діапазоні.

Діапазон – поєднання суміжних клітин, що утворюють прямокутник, адреса будується з адреси верхньої лівої клітини і нижньої правої Окрім стовпця, рядка і комірки, користувач може працювати з діапазоном стовпців, діапазоном рядків і блоком комірок.

Стовпці - вертикально розташовані смуги, ідентифіковані буквами латинського алфавіту (А, В, С,..., Z) або комбінаціями з двох латинських букв (АВ, АС,..., IV), що знаходяться у верхній частині таблиці.

Діапазон стовпців – це вертикальна смуга аркуша, що поєднує кілька суміжних стовпців. Виділити діапазон стовпців можна провівши мишкоє по їх назві. Використовується в випадку визначення однакового формату даних в стовпцях. Посилання на діапазон стовпців не використовується, тому назви не має.

Рядки - горизонтально розташовані смуги, ідентифіковані числами (1,2, 3...), що знаходяться у крайній лівій частині таблиці.

Діапазон рядків – горизонтальна смуга таблиці. Виділяється та використовується аналогічно діапазону стовпців.

 

5. Дати визначення поняттю функція в Excel. Назвати основні типи функцій. Визначити, що використовується як аргументи функції.

Функції - це операції з аргументами, задані не математичними символами, а певними буквосполученнями. Аргументи функції записуються в круглих дужках відразу за назвою функції і відокремлюються один від одного символом крапка з комою (;). Дужки дозволяють Excel визначити, де починається і де закінчується список аргументів. MS Excel має набір вбудованих функцій, що має назву стандартних. Їх назви іноді співпадають з математичними, але іноді визначається певним буквосполученням. Наприклад, для обчислення √х використовується функція КОРЕНЬ(аргумент), а sinx також визначається як SIN(аргумент).

В електронних таблицях можуть бути представлені такі види функцій: математичні, статистичні, текстові, логічні, фінансові, функції дати та часу та ін

Математичні функції виконують різні математичні операції, наприклад, обчислення логарифмів, тригонометричних функцій, перетворення радіан в градуси і т. п.

Статистичні функції виконують операції по обробці даних діапазону, наприклад середнє значення СРЗНАЧ(список), найменше значення МИН(список) і т. п.

Текстові функції виконують операції над текстовими рядками або послідовністю символів, обчислюючи довжину рядка, перетворюючи прописні літери у рядкові і т.п.

Логічні функції використовуються для побудови логічних виразів, що перевіряють певну умову умову.

Фінансові функції використовуються в складних фінансових розрахунках, наприклад визначення норми дисконту, розміру щомісячних виплат для погашення кредиту, визначення амортизаційних відрахувань та інших

Всі функції мають однаковий формат запису і включають ім'я функції і що знаходиться в круглих дужках перелік аргументів, розділених комами. Наведемо приклади найбільш часто зустрічаються функцій.

Приклад:. СУММ (Список) - статистична функція визначення суми всіх числових значень у списку. Список може складатися з адрес комірок і діапахонів, а також числових значень. Розділяє елементи списку символ «;». Наприклад: СУММ(С12; С15:В22) – додати значення комірки С12 і діапазону С15:В22.

Усередині дужок повинні розташовуватися аргументи.

Як аргументи можна використовувати числа, текст, логічні значення, масиви чи посилання. Аргументи можуть бути як константами, гак і формулами. У свою чергу ці формули можуть містити інші функції. Функції, що є аргументом іншої функції, називаються вкладеними. У формулах Ехсеl можна використовувати до семи

 

6. Дати визначення поняттю функція в Excel. Охарактеризувати Майстер функцій як інструмент електронного табличного процесора. Описати кроки використання Майстра функцій.

 

Функції -- заздалегідь визначені формули, які виконують обчислення по заданих величинах, що називаються аргументами, і в зазначеному порядку. Ці функції дозволяють виконувати як прості, так і складні обчислення. Наприклад, функція ОКРУГЛ округляє число в даній комірці.

Структура функції починається зі знака рівності (=), за ним іде ім'я функції, дужка що відкриває список аргументів, аргументи,розділені символом «;», дужка що закриває список аргументів.

Excel містить більше ніж 400 вбудованих функцій. Функція має ім'я і список аргументів у круглих дужках. Аргументами можуть бути числові та текстові константи, посилання на клітинки, діапазони клітинок.

Майстер функцій - це модуль (підпрограма), вбудована в пакет EXCEL, що здійснює користування вбудованими функціями та полегшує користування ними. Можна вводити функції вручну, якщо знати їхній синтаксис, але бувають випадки, коли функція дуже складна і ручний ввід не є зручним. Тоді легше використовувати Майстер функцій. Його можна відкрити за допомогою меню Формули – Вставить функцію, або кнопка в панелі Стандартна.

На екрані з'явиться діалогове вікно Мастер функций - шаг 1 из 2. Виконати інструкції Мастер функций.

Перший крок - в лівій частині вікна вибрати категорію функції, в правій назву (тип) функції. В нижній частині приводяться коментарі про дію вибраної функції. Клацнути ОК, після чого з'явиться діалогове вікно функції з назвами полів (поля) вводу аргументів (аргументу).

Другий крок — ввести значення аргументів в поле (поля) з клавіатури або клацнути мишею на чарунці, де знаходиться аргумент, якщо кілька аргументів - відмітити блок чарунок.

Після введення аргументів у потрібні поля, клацнути ОК. Після вставки функції в рядку формул відображається формула, ім'я функції та її аргументи, а в комірці обчислене функцією і формулою значення.

 

7. Дати визначення поняттю діаграма. Назвати типи діаграм в Excel, навести приклади. Описати порядок створення діаграми.

Діаграма – це представлення даних таблиці в графічному вигляді, яке використовується для їх аналізу і порівняння.

При побудові діаграми двомірна таблиця перетворюється у двомірну графічну картинку.

На вертикальній осі (Y) розміщуються числові значення, а на горизонтальній осі (Х) – категорії.

Порядок створення діаграми.

1. Упорядкуйте на аркуші дані, з яких потрібно побудувати діаграму.

2. Виділіть клітинки з даними, які потрібно використати в діаграмі.

3. На вкладці Вставка у групі Діаграми виберіть тип діаграми, а потім виберіть підтип

Для внесення змін до діаграми використовують меню Робота із діаграмою, що містить три вкладки:

· Конструктор – дозволяє за допомогою кнопки Ряди даних змінити легенду

· Макет – дозволяє встановити заголовок діаграми, заголовки осей, прибрати лінії сітки.

· Формат – дозволяє змінити форматування шрифту.

В Excel є 15 типів діаграм. Розглянемо основні з них.

Гістограми порівнюють значення кількох рядків споріднених даних. Окремі значення зображаються як вертикальні стовпці.

Лінійні діаграми відрізняються від гістограм лише тим, що значення в них зображаються горизонтальними смутами.

Графіки. Заздалегідь створюється таблиця, що в окремих стовпчиках містить значення аргументу і відповідних значень функції. Дані таблиці треба впорядкувати за зростанням аргументу.

Кругова діаграма показує співвідношення значень єдиного рядку даних. При цьому значення зображуються як сектори круга.

Кільцева діаграма - це різновид кругової діаграми, призначений для зображення даних кількох рядів. Кожному ряду відповідає кільце, а внескові конкретного значення в загальну суму ряду - сегмент кільця.

Точкові діаграми використовують для графічного зображення залежності кількох рядів даних. Точкові діаграми схожі на діаграми-графіки.

Кулькові діаграми є різновидом точкових діаграм, їх використовують тоді, коли потрібно зобразити залежність між трьома параметрами. При цьому значення третього параметра визначає величину маркера даних (розмір кульки).

 

8. Охарактеризувати діаграму як графічне представлення табличних даних. Навести приклади діаграм в Excel. Назвати складові діаграми.

 

Excel надає великі можливості для графічного зображення даних. Для аналізу даних, записаних у вигляді таблиці, потрібно багато часу. Графічне зображення табличних даних дає змогу суттєво пришвидшити цей процес. Інструментом такого зображення в Excel є діаграми. За допомогою діаграм можна унаочнити основні властивості та співвідношення даних конкретної таблиці.Діаграма може будуватись на активному листі або на новому.

В Excel є 15 типів діаграм. Розглянемо основні з них.

В Excel є 15 типів діаграм. Розглянемо основні з них.

Гістограми порівнюють значення кількох рядків споріднених даних. Окремі значення зображаються як вертикальні стовпці.

Лінійні діаграми відрізняються від гістограм лише тим, що значення в них зображаються горизонтальними смутами.

Графіки. Заздалегідь створюється таблиця, що в окремих стовпчиках містить значення аргументу і відповідних значень функції. Дані таблиці треба впорядкувати за зростанням аргументу.

Кругова діаграма показує співвідношення значень єдиного рядку даних. При цьому значення зображуються як сектори круга.

Кільцева діаграма - це різновид кругової діаграми, призначений для зображення даних кількох рядів. Кожному ряду відповідає кільце, а внескові конкретного значення в загальну суму ряду - сегмент кільця.

Точкові діаграми використовують для графічного зображення залежності кількох рядів даних. Точкові діаграми схожі на діаграми-графіки.

Кулькові діаграми є різновидом точкових діаграм, їх використовують тоді, коли потрібно зобразити залежність між трьома параметрами. При цьому значення третього параметра визначає величину маркера даних (розмір кульки).

Основні складові діаграми:

· область діаграми; область побудови;

· горизонтальна вісь (вісь категорій) і вертикальна вісь (вісь значень), уздовж яких відкладаються дані на діаграмі;

· ряди даних; мітки даних; легенда (ключ легенди та елемент легенди),

· назви діаграми та осей, які можна використати на діаграмі;

· підпис даних для позначення окремої точки в ряді даних.

 

9. Визначити типи даних, що використовуються в електронному табличному процесорі Excel. Дати визначення формулі. Описати послідовність дій у формулі за наявності та відсутності дужок.

 

У Excel можна вводити такі типи даних: текстові, числові значення, значення дат і часу, формули.

Текст - це будь-яка послідовність символів. Дані текстового типу використовуються для заголовків таблиць, заголовків рядків і стовпців, зроблених в ЕТ таблиць, коментарів і т. п.

Числа в ЕТ бувають цілі, десяткові дроби, звичайні дроби та числа з плаваючою комою:

1. Цілі числа та десяткові дроби записуються як і в математиці;

2. Звичайні дроби вводяться так: ;

3. Числа з плаваючою комою використовуються в математиці для скороченого запису чисел з великою кількістю значущих нулів: 1200000000=1,2·10⁹; В комірку ЕТ в цьому випадку введемо: 1,2Е+9 – мантису та порядок.

Формула ЕТ – це інструкція з обчислень. Правила запису формули:

w починається із знака “=”;

w до складу входять числа та посилання на комірки з числами, поєднані знаками арифметичних дій: (+) – додати; (-) – відняти; (*) – помножити; (/) – ділити; (^) – звести в степінь (R8^5 ⇔ а³).

w може містити дужки для зміни пріоритету виконання операцій. Відкритих дужок повинно бути стільки, скільки і закритих.

Порядок виконання дій у виразі такий: спочатку виконуються стандартні (вбудовані в Excel) функції, потім піднесення до степеня, множення або ділення, додавання або віднімання, в останню чергу операції порівняння. Для зміни порядку виконання операцій у формулі використовуються круглі дужки.

 

10. Визначити процес сортування даних. Описати порядок сортування даних в Excel. Вказати види сортувань.

 

Процес упорядкування записів у базі даних називається сортуванням.

Для сортування рядків по одному полю за зростанням або спаданням необхідно виділити клітинку в полі, по якому потрібно відсортувати дані і визначити команду Сортировать по возрастанию або Сортировать по убыванию відповідно (вкладка Дані). При цьому MS Excel сам визначить область даних і переставе записи не тільки в обраному полі, а повністю записи в рядках таблийі по обраному критерію.

Багаторівневе впорядкування передбачає вибір поля 1-го рівня впорядкування, 2-го і так далі. Наприклад таблиця містить дані про студентів технікуму: прізвище та ініціали, група, середній бал, і т.д. стоїть задача впорядкувати записи по групам, в списку кожної групи – по середньому балу, для студентів з однаковим балом – по алфавіту прізвищ. Для сортування рядків по двох або трьох полях необхідно на вкладці Данні обрати команду Сортування, в діалоговому вікні визначити стовпчики 1-го, 2-го, 3-го рівня та напрямок сортування.

 

11. Визначити процес фільтрації даних. Вказати види фільтрів. Описати порядок виконання фільтрації.

Щоб відділити в великій ЕТ тільки ті дані, що задовольняють умові, а інші тимчасово приховати, використовується процедура фільтрації.

Фільтрація – це виведення даних по умові..

Фільтрація – це швидкий і легкий спосіб пошуку підмножини даних і роботи з ними в списку. У відфільтрованому списку відображаються тільки рядки, що відповідають умовам відбору, заданого для стовпця.

Під час фільтрації тимчасово ховаються рядки, які не потрібно відображати.

Рядки, що відібрані під час фільтрації в Microsoft Excel, можна редагувати, форматувати і виводити на друк, а також створювати на їх основі діаграми, не змінюючи порядок рядків і не переміщаючи їх.

Буває звичайний фільтр, розширений фільтр

Використання Автофільтра

Для відбору даних за допомогою атофільтра необхідно послідовно виконати такі дії.

1.виділити будь-яку клітинку в списку, який потрібно відфільтрувати.

2.на вкладці Дані в групі Сортування і фільтр вибрати команду Фільтр. При цьому в заголовках полів зявиться кнопка ▼ що відкриває список умов фільтрації;

3.Задати умови відбору.

 

12. Описати інтерфейс табличного процесора Excel. Визначити основні елементи електронної таблиці. Описати дії з форматування електронної таблиці.

 

Інтерфейс табличного процесора Excel містить стандартний набір складових будь-якого вікна додатку:

1. Панель швидкого доступу;

2. Вкладки і вікно для пошуку довідкової інформації.

3. Рядок заголовку;

4. Смуги прокручування;

5. Рядок стану;

6. Панель інструментів;

7. Адреса активної клітинки

8. Набір ярликів для переміщення між робочими аркушами.

9. Рядок введення відображає дані, що вводяться у комірку. У ній користувач може переглядати чи редагувати вміст поточної комірки. Особливість рядку введення – можливість бачити формулу чи функцію, що міститься у комірці, а не її результат. Рядок вводу зручно використовувати для перегляду чи редагування текстових даних.

10. Рядок підказки призначений для надавання повідомлень користувачу відносно його можливих дій у даний момент.

11. Робоче поле – простір електронної таблиці, що складається з комірок, назв стовпців і рядків.

Основні елементи електронної таблиці.

Робочі книги — це файли MS Excel, що можуть містити один чи кілька робочих аркушів. Такі файли мають розширення. xls. Основну частину робочої області займає вікно робочої книги. Робочий аркуш — це власне електронна таблиця, основний тип документа, використовуваний в Excel для збереження та маніпулювання даними. Вона складається з комірок, організованих у стовпці і рядки, і завжди є частиною робочої книги. За замовчуванням порожній книзі надається ім’я Книга 1. Аркуші книг можуть містити різну інформацію: таблиці, діаграми, графіки. Кожна книга містить 3 аркуші. Переход від одного аркуша до іншого здійснюється клацанням на його ярлику або за допомогою кнопок прокручування. За допомогою контекстного меню аркуша можно додати аркуші до книги, вилучити, перейменувати, перемістити. Структура аркушів однакова: кожен з них розбито на стовпці і рядки, на перетині яких розташовуються комірки. Для позначення стовпців використовуються латинські літери від А до Z та їх подвійні сполучення від АА до ІV. Усього на аркуші 256 стовпців, рядки позначаються цифрами 1,2,3,4 …65536. Для позначення комірки спочатку записується ім’я стовпця, а потім номер рядка, на перетині яких ця комірка міститься. Таке позначення називається Іменем комірки.

Адреса діапазона клітин складається з адреси верхньої лівої клітини і нижньої правої, розділені двокрапкою, наприклад: А2:А8, або С4:С22.

Форматуванням клітинки називають встановлення вигляду відображення вмісту клітинки. Для форматування клітинки або виділеного діапазону клітинок використовують контекстне меню Формат клітинок або кнопки панелі інструментів Шрифт, Вирівнювання, Число. Якщо з меню Формат вибрати команду «Комірки». Відкриється діалогове вікно «Формат комірок» із такими вкладками: «Число», «Вирівнювання», «Шрифт», «Межа», «Вид» та «Захист».
На вкладці «Шрифт» можна встановити такі параметри шрифтів:
Шрифт - тип шрифту, нарис шрифту може бути звичайним, курсивом, жирним та жирним і курсивом, розмір шрифту можна вибрати зі списку, або ж ввести з клавіатури у поле «Розмір» навіть проміжні розміри (ті, яких немає у списку, наприклад 11,5 пункту).
На вкладці «Межа» можна встановлювати межі клітинки або виділеного діапазону. Межі - це лінії, які утворюють контури клітинки і дозволяють відокремлювати текст або числа. Тип лінії, як і її товщину та колір.

На вкладці «Вирівнювання» можна вибрати параметри вирівнювання даних по горизонталі (деякі елементи цього вирівнювання винесені у вигляді кнопок на панель форматування) і по вертикалі (по верхньому краю, по нижньому краю, по центру та по висоті). Крім того, у полі «Орієнтація» можна вибрати будь-який кут нахилу відображення даних у клітинці. У полі «Відображення» можна встановити прапорці «Переносити по словам» - для розміщення тексту у декілька рядків однієї клітинки при досягненні правої межі стовпчика.
На вкладці «Вигляд» можна задати колір клітинок і візерунок.

На вкладці «Захист» можна зняти чи задати режими захисту клітинок від несанкціонованих змін і ховання формул.

Поняття формату включає такі параметри: шрифт (тип, розмір, накреслен­ня, колір); формат чисел; спосіб вирівнювання; розміри (ширина і висота) клітинок; обрамлення клітинок; візерунок фону.

Розміри колонок і рядків. Excel за замовчуванням встановлює ширину колонки, що дорівнює 8.43 символу, а висоту — за розміром найвищого шрифта у рядку. Команди Головна/Клітинки/Висота рядків і Стовпців для встановлення ширини і висоти комірки.

 

13. Дати визначення формулі. Навести приклади формул для розрахунку середнього значення, суми, добутку чисел, що знаходяться в комірках А1:А3. Описати застосування маркера заповнення.

 

Формула - це вираз, що складається з числових величин, імен кліток, функцій (вбудованих в Excel), об'єднаних знаками арифметичних та логічних операцій. Всі формули починаються зі знака «дорівнює» (=).

Приклади формул для розрахунку середнього значення =СРЗНАЧ(А1:А3)

Для розрахунку суми = СУММ(А1:А3)

Для розрахунку добутку =ПРОИЗВЕД(А1:А3)

При копіюванні в суміжні клітини можна скористатись маркером заповнення. Потягши за нього, відбудеться копіювання.

При копіюванні дати в суміжні клітини, кожна слідуюча дата змінюється автоматично на 1 день.

При копіюванні формул, посилання в формулі змінюються з тією ж закономірністю, як і адреси копій.

Це дає можливість в розрахункових таблицях ввести формулу один раз, а потім в суміжні клітини її скопіювати.

 

14. Дати визначення функції. Вказати основні типи функцій, що використовують в табличному процесорі. Навести приклади формул з використанням функцій для розрахунку середнього значення, суми, мінімального значення чисел, що знаходяться в комірках А1:А10.

 

Функції - це запрограмовані формули, що дозволяють проводити розрахунки, які часто зустрічаються у послідовності обчислень.

В електронних таблицях можуть бути представлені такі види функцій: математичні; статистичні; текстові; логічні; фінансові; Функції дати та часу та ін.

Математичні функції виконують різні математичні операції, наприклад, обчислення логарифмів, тригонометричних функцій, перетворення радіан в градуси і т. п.

Статистичні функції виконують операції по обчисленню параметрів випадкових величин або їх розподілів, представлених безліччю чисел, наприклад, стандартного відхилення, середнього значення, медіани і т. п.

Текстові функції виконують операції над текстовими рядками або послідовністю символів, обчислюючи довжину рядка, перетворюючи прописні літери у рядкові і т.п.

Логічні функції використовуються для побудови логічних виразів, результат яких залежить від істинності перевіряється умови.

Фінансові функції використовуються в складних фінансових розрахунках, наприклад визначення норми дисконту, розміру щомісячних виплат для погашення кредиту, визначення амортизаційних відрахувань та інших

Всі функції мають однаковий формат запису і включають ім'я функції і що знаходиться в круглих дужках перелік аргументів, розділених комами. Наведемо приклади найбільш часто зустрічаються функцій.

Приклад 8. СУММ (Список) - статистична функція визначення суми всіх числових значень у Списку. Список може складатися з адрес комірок і блоків, а також числових значень. СУММ(B5:E5), SUM (A3:E3; 230)

Функція для розрахунку середнього значення =СРЗНАЧ(А1:А10)

Функція для розрахунку суми=СУММ(А1:А10)

Функція для розрахунку мінімального значення чисел МІN(A1:A10)

15. Дати визначення бази даних. Навести класифікацію моделей баз даних. Вказати основні об’єкти реляційної бази даних Access.

Базою даних є систематизоване та централізоване сховище інформації певної предметної області, до якої мають доступ різні користувачі.

Класифікація БД:

За системою доступу до конкретної інформації БД класифікують на ієрархічні, мережні та реляційні(таблична форма організації).

Прикладом ієрархічної БД може бути диск, на якому користувач зберігає власну інформацію. Щоб дістатись до файлу, треба відкрити певну послідовність папок – пройти більш високі рівні систематизації інформації.

Прикладом мережної БД може бути БД будь-якого банку про вклади клієнтів. Дістати гроші з рахунку клієнт може з будь-якого банкомату, тому що зв’язки між інформаційними вузлами можуть бути прямими.

Реляційні бази даних мають вигляд таблиць, в яких інформація впорядкована по стовпчикам (полям) та рядкам (записам).

Об’єктами БД є:

• таблиці;

• форма — створений користувачем графічний інтерфейс із використанням елементів управління для наочного введення даних у базу;

• запит — умова, за допомогою якої можна скласти набір необхідних полів для фільтрації даних;

• звіт — засіб створення і друку підсумкових документів за наявною інформацією;

• макрос — засіб автоматизації завдань;

• модулі.

Основним об’єктом БД є таблиця, яка складається з полів та записів.
Поле — об’єкт БД, призначений для зберігання значень параметра об’єкта або процесу. Характеризується параметрами: ім’я поля, формат даних, тип оформлення.
Запис — сукупність логічно зв’язаних полів, які характеризують властивості об’єкта або класу об’єктів.
Структура таблиці — це загальний вигляд таблиці з певною кількістю полів та їхніми характеристиками.

 

16. Дати визначення СУБД. Назвати основні функції СУБД. Навести класифікацію моделей баз даних.

СУБД – це комп’ютерна програма, що дає змогу описувати дані у вигляді об’єктів і зв'язків, маніпулювати ними, і має зручні засоби спілкування з даними.

Основні функції СУБД:

- забезпечення користувача інструментарієм, що дозволяє оперувати даними в абстрактних термінах, які не пов’язані із способом збереження даних в ЕОМ;

- забезпечення секретності і пріоритетності доступу до даних;

- захист цілісності даних;

- синхронізація доступу до даних;

- захист даних від аварій та відновлення даних.

Класифікація БД:

За системою доступу до конкретної інформації БД класифікують на ієрархічні, мережні та реляційні(таблична форма організації). Прикладом ієрархічної БД може бути диск, на якому користувач зберігає власну інформацію. Щоб дістатись до файлу, треба відкрити певну послідовність папок – пройти більш високі рівні систематизації інформації.

Прикладом мережної БД може бути БД будь-якого банку про вклади клієнтів. Дістати гроші з рахунку клієнт може з будь-якого банкомату, тому що зв’язки між інформаційними вузлами можуть бути прямими.

Реляційні бази даних мають вигляд таблиць, в яких інформація впорядкована по стовпчикам (полям) та рядкам (записам).

17. Назвати етапи розробки БД. Описати основні дії з таблицями в реляційних базах даних: створення структури в режимі конструктора, заповнення даними, редагування.

Етапи створення БД.

визначення мети створення бази даних;

визначення таблиць, які повинна містити база даних;

визначення структури таблиць (полів та їх типів);

визначення зв’язків між таблицями;

завантаження даних;

створення інших об’єктів бази даних: запитів, форм, звітів, макросів та модулів;

Створення таблиць БД

-​ За допомогою майстра – вибір полів таблиці з наперед заданого переліку.

-​ За допомогою конструктора – дозволяє вказати імена полів, вибрати їх типи, встановити додаткові властивості.

-​ Імпорт таблиць – можна використати існуючі таблиці іншої БД, текстових файлів.

-​ Зв'язок з таблицями – дозволяє встановити зв'язок з таблицями іншої БД.

Універсальний спосіб створення таблиць – режим Конструктора. В ньому процес створення складається з 2-х етапів:

-​ Описуємо в окремому вікні структуру таблиці (назви полів, тип даних в полях, ключове поле). Закриваємо вікно конструктора таблиць, при цьому в діалозі визначаємо ім’я таблиці;

-​ Відкриваємо пусту таблицю та вводимо в неї записи (введення по рядкам, або по стовпчикам, але починаючи з ключового поля).

Для того, щоб БД заповнити даними, потрібно відкрити вікно відповідної таблиці. Тому у вікні бази даних потрібно відмітити назву таблиці і двічі натиснути ліву клавішу миші або вибрати командну кнопку Открыть в результаті чого вибрана таблиця відкриється в окремому вікні(режим таблиці).

Режим таблиці використовується для додавання нових або редагування вже існуючих записів. Для додавання нових даних потрібно просто ввести їх у поля робочої таблиці, в останній порожній запис. Коли користувач розпочне введення даних в останній запис, то під ним з'явиться новий порожній запис.

Введення текстової та числової інформації нічим не відрізняється від аналогічних операцій в текстових редакторах та електронних таблицях.

Якщо потрібно змінити параметри шрифту таблиці, то потрібно помістити курсор в одну з її комірок і в пункті меню Формат вибрати команду Шрифт. При цьому відкривається стандартне вікно встановлення параметрів шрифту. Параметри шрифту встановлюються відразу для цілої таблиці (в тому числі для назв полів), тобто неможливо змінити ці параметри для однієї окремо взятої комірки або поля.

Для редагування даних досить помістити курсор в потрібну комірку таблиці і відредагувати дані або ввести нові. Під час редагування запису зліва від нього з'являється зображення олівця, який вказує на те, що запис редагується. Як тільки перемістити курсор на інший запис, то зміни автоматично записуються в таблицю.

18.​ Визначити основні поняття бази даних. Назвати користувачів базою даних та їх функції. Дати визначення СУБД та назвати задачі, що вони вирішують.

Дані – це будь-яка інформація, яку необхідно зберегти в комп’ютері, і до якої регулярно звертаються для одержання різних відповідей, для оновлення існуючої інформації, видалення застарілої і додавання нової.

Базою даних є систематизоване та централізоване сховище інформації певної предметної області, до якої мають доступ різні користувачі.

СУБД – це комп’ютерна програма, що дає змогу описувати дані у вигляді об’єктів і зв'язків, маніпулювати ними, і має зручні засоби спілкування з даними.

Користувачі. З групи користувачів, які частково перекриваються:

Перша група - прикладні програмісти, які відповідають за ниписання прикладних програм, які використовують базу даних. Для цієї мети використовуються мови високого рівня 4-го покоління, такі як COBOL, C++, Java. Прикладні програми одержують доступ до бази даних через видачу відповідного запиту до СКБД (зазвичай, це деякий SQL-оператор). Подібні програми можуть бути простими пакетними додатками або ж інтерактивними додатками, які передбачені для підтримки роботи кінцевих користувачів (безпосередній оперативний доступ до бази даних)

Друга група - кінцеві користувачі, які працюють з системою баз данихбезпосередньо через робочу станцію або термінал. Кінцевий користувач може одержати доступ до бази даних, застосовуючи інтерактивний додаток, інтегрований у програмне забезпечення СКБД. Більшість СКБД містить принаймні один такий вбудований додаток, а саме - процесор мови запитів, який дозволяє користувачеві у діалоговому вікні вводити запити до бази даних (їх часто називають командами або операторами, наприклад SELECT, INSERT).

Третя група -адміністратор баз даних - професійний спеціаліст в області інформаційних технологій, який відповідає за створення баз даних і організацію технічного контролю, відповідальність за швидкодію системи та її технічне обслуговування.

СУБД решает следующие задачи:

1) отождествляет структуры определенного типа;

2) обеспечивает ввод данных, при этом осуществляется контроль вводимой информации;

3) размещение информации в памяти компьютера согласно описанию элементов и структуры БД;

4) обновление БД, замена устаревших данных, дополнение.

19.​ Назвати етапи розробки баз даних. Охарактеризувати об’єкті бази даних. Описати дії з пошуку записів в базі даних (створення запитів).

Етапи створення БД.

визначення мети створення бази даних;

визначення таблиць, які повинна містити база даних;

визначення структури таблиць (полів та їх типів);

призначення ключів таблиць та створення потрібних індексів;

визначення зв’язків між таблицями;

завантаження даних;

створення інших об’єктів бази даних: запитів, форм, звітів, макросів та модулів;

Об’єкти БД:

Таблиці – це основний об’єкт будь-якої БД. По перше, в таблицях зберігаються всі дані, які має база даних, по друге, таблиці зберігають і структуру (поля, їх типи і властивості).

Запити потрібні для видобування даних із таблиць і пред’явлення їх користувачеві в зручному вигляді.

Форми – засоби для вводу даних. Вони надають користувачеві засоби для тих полів, які йому заповнювати потрібно.

Звіт створюється, якщо певну інформацію з БД треба надрукувати.

Модулі і макроси – це невеличкі програми, в яких передбачена певна послідовність обробки складових БД.

Створення запитів.

Запит також створюється на основі таблиць. Створюючи запит користувач також визначає поля та таблиці, з яких треба відібрати інформацію.

При створенні запиту в режимі Конструктор спочатку з’явиться 2 діалогових вікна: в нижньому треба описати структуру запиту, а верхнє – тимчасове, пропонуватиме визначити таблиці, з яких буде відбиратись інформація в запит. Склад цих таблиць буде з’являтьсь в верхній частині вікна структури запиту. В нижній частині вікна треба визначити поля для запиту та таблиці, звідки їх брати. Запит має форму таблиці, в яку відібрані поля з інших таблиць, а також відібрані записи за певною умовою відбору. Умовою відбору в текстовому полі може бути фрагмент тексту, який повинні містити записи. Якщо поле числове, умовою відбору може бути вказівка порівняння значень поля з вказаним значення, наприклад >=18 – відібрати записи, значення яких не меньше 18. Порівняння на знак відношення (>, <, >=, <=,<>,=) можна визначати в умові відбору і для полів типу Дата/час.

20.​ Визначити об’єкти бази даних. Охарактеризувати звіти в базі даних. Описати дії зі створення звітів.

Об’єкти БД:

Таблиці – це основний об’єкт будь-якої БД. По перше, в таблицях зберігаються всі дані, які має база даних, по друге, таблиці зберігають і структуру (поля, їх типи і властивості).

Запити потрібні для видобування даних із таблиць і пред’явлення їх користувачеві в зручному вигляді.

Форми – засоби для вводу даних. Вони надають користувачеві засоби для тих полів, які йому заповнювати потрібно.

Звіт створюється, якщо певну інформацію з БД треба надрукувати.

Модулі і макроси – це невеличкі програми, в яких передбачена певна послідовність обробки складових БД.

Звіт - це гнучкий та ефективний спосіб для організації даних БД при виведенні на друк. За допомогою звіту є можливість вивести необхідні відомості в тому вигляді, в якому це потрібно.

Більшість відомостей у звіті береться з базових таблиць або запитів, які є джерелом даних для звіту. Інші відомості, в тому числі і вирази, вводяться при розробці звіту. Звіт, який базується на певному джерелі даних, називається зв'язаним. Якщо джерела даних для звіту не існує, звіт називається вільним.

Способи створення звітів

У MS Access існують засоби автоматичного, автоматизованого та ручного проектування звітів. Засоби автоматичного проектування реалізовані Автоотчетами. Для цього досить натиснути кнопку Создать та вибрати Автоотчет: в столбец (або ленточный). Автоотчет можна створити на базі лише одного джерела даних. Засобом автоматизованого створення звітів є майстер звітів. Він запускається подвійним щигликом на значку Создание отчета с помощью мастера (або кнопка Создать, Мастер отчетов). Майстер звітів працює в декілька етапів. Під час його роботи виконується вибір базових таблиць (запитів), вибір необхідних полів, вибір полів групування, вибір методів сортування, вибір форми друкованого макета та стилю оформлення тощо. За допомогою цього способу звіт можна створити на базі декількох таблиць або запитів.

Для створення звіту можна скористатись командою Создание отчета в режиме конструктора. При цьому джерело даних вибирається безпосередньо в режимі Конструктора у вікні властивостей звіту.

При автоматичному чи ручному створенні звітів джерелом даних може бути лише одна таблиця або один запит. Тому потрібно заздалегідь створити запит з необхідними полями, обчисленнями, умовами відбору тощо, а потім на його базі і створювати звіт. При ручному проектуванні звіту такий запит також можна створити безпосередньо в режимі Конструктора у вікні властивостей звіту.

Переваги майстра звітів:

а) майстер звітів виконує всю рутинну роботу та дозволяє швидко розробити звіт;

б) майстер звітів дозволяє використовувати в звіті дані з декількох (зв'язаних) таблиць/запитів (без створення окремого базового запиту).

Переваги Конструктора: користувач має можливість з самого початку конструювати звіт так, як йому потрібно, коригуючи його в процесі розробки. Звіти (як і таблиці та запити) зберігаються в БД під заданими іменами.

21.​ Охарактеризувати об’єкти бази даних. Назвати типи запитів в базі даних. Описати порядок створення запитів при роботі з базами даних.

Об’єкти БД:

Таблиці – це основний об’єкт будь-якої БД. По перше, в таблицях зберігаються всі дані, які має база даних, по друге, таблиці зберігають і структуру (поля, їх типи і властивості).

Запити потрібні для видобування даних із таблиць і пред’явлення їх користувачеві в зручному вигляді.

Форми – засоби для вводу даних. Вони надають користувачеві засоби для тих полів, які йому заповнювати потрібно.

Звіт створюється, якщо певну інформацію з БД треба надрукувати.

Модулі і макроси – це невеличкі програми, в яких передбачена певна послідовність обробки складових БД.

Запит (англ. - query) – засіб добування з бази даних необхідної інформації. Питання, сформоване для бази даних і є запит.

Застосовуються два типи запитів:

·​ запит за зразком (QBE – Query by example);

·​ структурована мова запитів (SQL – Structured Query Language).

Існує кілька типів запитів:

1.​ на вибірку

2.​ на відновлення

3.​ на додавання

4.​ на видалення

5.​ перехрестний запит

6.​ створення таблиць.

Створення запитів

У програмі MS Access, запити можна створювати двома способами:

·​ за допомогою Майстра запитів;

·​ за допомогою Конструктора запитів.

При створенні запиту за допомогою Майстра запитів необхідно визначити:

• Поля в базі даних, по яких буде вестися пошук інформації;

• Предмет пошуку;

• Перелік полів у результаті виконання запиту.

У вікні база даних необхідно вибрати вкладку Запити і двічі клацнути на піктограму Створення запиту за допомогою Майстра. З'явиться вікно Створення простих запитів.

У вікні Майстра потрібно вибрати необхідну таблицю (таблицю-джерело) з опції «Таблиці і запити» і обрати поля даних. Якщо запит формується на основі декількох таблиць, треба повторити дії для кожної таблиці-джерела. Потім у вікні Майстра обираємо докладний або підсумковий звіт і клацаємо на кнопку Далі. Після цього задається ім'я запиту і обирається один з варіантів подальших дій: Відкрити запит для перегляду даних або Змінити макет запиту і натиснути кнопку «Готово».

У результаті ми одержимо готовий запит.

22.​ Дати визначення поняття «Таблиця» бази даних. Описати порядок створення таблиць в базі даних. Визначити ключове поле таблиці.

Що таке таблиця?

Таблиця містить дані про певну область, наприклад дані про працівників або товари. Кожен запис у таблиці містить дані про один елемент, наприклад про певного працівника. Запис складається з полів, наприклад імені, адреси й телефонного номера. Запис також зазвичай називається рядком, а поле — стовпцем.

Створення таблиць БД

-​ За допомогою майстра – вибір полів таблиці з наперед заданого переліку.

-​ За допомогою конструктора – дозволяє вказати імена полів, вибрати їх типи, встановити додаткові властивості.

-​ Імпорт таблиць – можна використати існуючі таблиці іншої БД, текстових файлів.

-​ Зв'язок з таблицями – дозволяє встановити зв'язок з таблицями іншої БД.

Універсальний спосіб створення таблиць – режим Конструктора. В ньому процес створення складається з 2-х етапів:

w​ Описуємо в окремому вікні структуру таблиці (назви полів, тип даних в полях, ключове поле). Закриваємо вікно конструктора таблиць, при цьому в діалозі визначаємо ім’я таблиці;

w​ Відкриваємо пусту таблицю та вводимо в неї записи (введення по рядкам, або по стовпчикам, але починаючи з ключового поля).

Установлення первинного ключа

Первинний ключ таблиці складається з одного або кількох полів, які визначають унікальним чином кожен рядок, який зберігається в таблиці. Часто первинним ключем є унікальний ідентифікаційний номер, наприклад номер ідентифікатора, серійний номер або код.

Поле, яке найкраще підходить для первинного ключа, має кілька характеристик. По-перше, значення поля унікальним чином ідентифікує кожний рядок. По-друге, воно ніколи не буває пустим або нульовим — завжди містить значення. По-третє, поле рідко (найкраще — ніколи) змінюється. У програмі Access поля первинних ключів використовуються для швидкого зведення даних із кількох таблиць.

Для таблиці завжди потрібно вказувати первинний ключ. У програмі Access автоматично створюється індекс первинного ключа, який допомагає прискорити виконання запитів та інших операцій. Також у програмі Access кожен запис має в полі первинного ключа значення, яке є унікальним.

Під час створення нової таблиці в поданні таблиці програмою Access автоматично створюється первинний ключ, якому призначається ім’я поля типу даних «Ідентифікатор» і «Автонумерація». За промовчанням у поданні таблиці поле приховано, але його можна побачити, якщо перейти до подання конструктора.

23.​ Описати вікно БД. Назвати об’єкти бази даних. Описати дії зі створення форм в базі даних.

Вікно БД:

БД в середовищі MS Access може мати 6 складових: таблиці, запити, форми, звіти, модулі та макроси. Створена БД має вигляд окремого вікна, в заголовку якого значиться її назва, вкладки співзвучні назві складових.

Кожна вкладка містить 3 кнопки: відкрити, конструктор та створити. Окремі таблиці, форми, запити мають вигляд значка з назвою. Відкривши складову, можна переглянути її вміст, внести зміни, доповнення. Відкривши складову в режимі Конструктор, можна переглянути її структуру, внести структурні зміни: вилучити, доповнити поле, змінити тип даних, тощо.

Об’єкти БД:

Таблиці – це основний об’єкт будь-якої БД. По перше, в таблицях зберігаються всі дані, які має база даних, по друге, таблиці зберігають і структуру (поля, їх типи і властивості).

Запити потрібні для видобування даних із таблиць і пред’явлення їх користувачеві в зручному вигляді.

Форми – засоби для вводу даних. Вони надають користувачеві засоби для тих полів, які йому заповнювати потрібно.

Звіт створюється, якщо певну інформацію з БД треба надрукувати.

Модулі і макроси – це невеличкі програми, в яких передбачена певна послідовність обробки складових БД.

Форма створюється на основі уже існуючих таблиць. MS Access може вибрати інформацію з різних таблиць, в цьому випадку користувач повинен створити форму, при цьому він повинен визначити:

w​ яка таблиця буде основним джерелом (її записи будуть записами форми доповнені інформацією з інших таблиць);

w​ які поля і з яких таблиць треба внести до складу форми;

w​ який вигляд повинна мати форма.

Форма може мати вигляд окремих карток на кожен запис таблиці, визначеної як основне джерело форми, або форма може мати вигляд таблиці, для форми існує дизайн оформлення. При створенні форми в режимі майстра в першому діалоговому вікні майстер пропонує визначити поля, які повинна містити форма. При цьому в правій частині треба обрати таблицю та вибрані поля перенести в форму кнопками >, >>.

Далі в діалозі з майстром треба визначити вигляд форми.

24.​ Вказати призначення зв’язків між таблицями в базі даних. Описати процес зв’язування таблиць. Визначити ключове поле.

Зв’язування таблиць в БД

Таблиці, що входять до складу однієї БД повинні мати зв’язки між собою. Як правило, зв’язок створюється на основі співпадіння даних в окремих полях різних таблиць. Наприклад, таблиця Студенти в полі Група повинна містити назви тільки тих груп, які описані в таблиці Групи в полі Група. То ж на основі однакових даних в цих полях можна створити зв’язки між таблицями.

Кожна таблиця має власну структуру. Структурою таблиці є визначення назви полів, що входять до її складу, типів даних в цих полях, вказівка на ключове поле. Кожна таблиця повинна містити ключове поле – поле, записи в якому унікальні, неповторні. Наприклад, серед студентів можуть бути такі, що мають однакові імена, навіть прізвища, дати народження. Але № особистої справи чи № студентського квитка у кожного персональний.

Установлення первинного ключа

Первинний ключ таблиці складається з одного або кількох полів, які визначають унікальним чином кожен рядок, який зберігається в таблиці. Часто первинним ключем є унікальний ідентифікаційний номер, наприклад номер ідентифікатора, серійний номер або код.

Поле, яке найкраще підходить для первинного ключа, має кілька характеристик. По-перше, значення поля унікальним чином ідентифікує кожний рядок. По-друге, воно ніколи не буває пустим або нульовим — завжди містить значення. По-третє, поле рідко (найкраще — ніколи) змінюється. У програмі Access поля первинних ключів використовуються для швидкого зведення даних із кількох таблиць.

Для таблиці завжди потрібно вказувати первинний ключ. У програмі Access автоматично створюється індекс первинного ключа, який допомагає прискорити виконання запитів та інших операцій. Також у програмі Access кожен запис має в полі первинного ключа значення, яке є унікальним.

Під час створення нової таблиці в поданні таблиці програмою Access автоматично створюється первинний ключ, якому призначається ім’я поля типу даних «Ідентифікатор» і «Автонумерація». За промовчанням у поданні таблиці поле приховано, але його можна побачити, якщо перейти до подання конструктора.

25.​ Дати визначення формі в базі даних. Вказати основні види форм. Описати процес створення форми.

Форми дають можливість користувачам вводити дані у таблиці бази даних без безпосереднього доступу до самих таблиць, а також виводити або переглядати результати не в вигляді таблиць, а у вигляді гарно оформлених форм.

Система Ассеss може автоматично створювати три види форм: стовпцеву, стрічкову та табличну.

Для створення нової форми потрібно:

- у вікні бази даних відкрити вкладинку Формы і натиснути кнопку Создать. У результаті відкривається вікно Новая форма;

- у вікні Новая форма відкрити список таблиць і вибрати одну з них, а саме ту, з якої будемо створювати форму.

- створюємо першу стандартну форму — у стовпчик, для цього потрібно вибрати Автоформа: в столбец і натиснути кнопку ОК.

У результаті з’явиться вікно всі поля якого розташовані у стовпець і виведено тільки один запис. Перегляд послідовних записів таблиці здійснюється за допомогою кнопок прокрутки.

При спробі закрити створену форму система робить запит про необхідність її збереження. Якщо форма зберігається, то видається ще один запит про збереження форми з означеним іменем. Можна ввести нове ім'я чи згодитися з тим, яке пропонує система, і після цього натиснути кнопку ОК.
Порядок створення інших форм, а саме, автоформа стрічкова і таблична аналогічний попередньому, з тією лише різницею, що у вікні Новая форма замість команди Автоформа: в столбец вибирається команда Автоформа: ленточная або Автоформа: табличная. У формі стрічковій кожний запис займає окремий рядок-стрічку (рис.31). Розміри форм стрічкової і в стовпчик можна змінювати. Форма таблична така ж як і при введенні даних.

26.​ Дати визначення запиту в базі даних. Вказати основні види запитів. Описати процес створення запиту.

Запит (англ. - query) – засіб добування з бази даних необхідної інформації. Питання, сформоване для бази даних і є запит.

Застосовуються два типи запитів:

·​ запит за зразком (QBE – Query by example);

·​ структурована мова запитів (SQL – Structured Query Language).

Існує кілька типів запитів:

1.​ на вибірку

2.​ на відновлення

3.​ на додавання

4.​ на видалення

5.​ перехрестний запит

6.​ створення таблиць.

Створення запитів

У програмі MS Access, запити можна створювати двома способами:

·​ за допомогою Майстра запитів;

·​ за допомогою Конструктора запитів.

При створенні запиту за допомогою Майстра запитів необхідно визначити:

• Поля в базі даних, по яких буде вестися пошук інформації;

• Предмет пошуку;

• Перелік полів у результаті виконання запиту.

У вікні база даних необхідно вибрати вкладку Запити і двічі клацнути на піктограму Створення запиту за допомогою Майстра. З'явиться вікно Створення простих запитів.

У вікні Майстра потрібно вибрати необхідну таблицю (таблицю-джерело) з опції «Таблиці і запити» і обрати поля даних. Якщо запит формується на основі декількох таблиць, треба повторити дії для кожної таблиці-джерела. Потім у вікні Майстра обираємо докладний або підсумковий звіт і клацаємо на кнопку Далі. Після цього задається ім'я запиту і обирається один з варіантів подальших дій: Відкрити запит для перегляду даних або Змінити макет запиту і натиснути кнопку «Готово».

У результаті ми одержимо готовий запит.

27.​ Дати визначення звіту в базі даних. Вказати основні типи звітів. Описати процес створення звіту.

Звіт - це гнучкий та ефективний спосіб для організації даних БД при виведенні на друк. За допомогою звіту є можливість вивести необхідні відомості в тому вигляді, в якому це потрібно.

Більшість відомостей у звіті береться з базових таблиць або запитів, які є джерелом даних для звіту. Інші відомості, в тому числі і вирази, вводяться при розробці звіту. Звіт, який базується на певному джерелі даних, називається зв'язаним. Якщо джерела даних для звіту не існує, звіт називається вільним.

Звіти, що створюються Access розподіляются на шість основних типів, так званих макетів.

- звіти в одну колонку являють собою один довгий стовпець тексту, що містить значення всіх полів кожного запису таблиці чи запиту. Напис вказує ім’я, а справа від неї вказується значення поля. Звіти в одну колонку використовуються рідко, оскільки такий формат представлен-ня даних призводить до зайвого використання паперу.

- в стрічкових звітах для кожного поля таблиці або запиту виділяється окремий стовпець, а значення всіх полів кожного запису виводяться по стрічкам, кожне в своєму стовпці. Якщо в запису більше полів, ніж може розміститись на сторінці, то додаткові сторінки будуть друкува-тись до тих пір, поки не будуть виведені всі дані; після цього почина-ється друкування наступної групи записів.

- багатоколоночні звіти створюються зі звітів в одну колонку при використанні колонок “газетного” типу або колонок “змійкою”, як це робиться в настольних видавничих системах і текстових прцесорах. Інформація, яка не поміщується в першому стовпці, переноситься в початок першого стовпця і т.д. Формат багатоколоночних таблиць дозволяє економити частину паперу, але може бути застосований не у всіх випадках, оскільки вирівнювання стовпцв не завжди відповідає бажанням користувача.

- групові/підсумковий звіти являють собою найрозповсюдженіший тип звітів. В них об’єднуються дані для груп записів, а в кінці звіту вказуються підсумкові значення

- поштові наліпки являють собою спеціальний тип багатоколоночних звітів, що призначені для друку імен та адрес (або інших даних з декількох полів) в групах. Структура паперу для поштових наліпок, на якому друкуються такі звіти, визначає кількість строк і стовпців на сторінці

- у незв’язаних звітах містяться підлеглі звіти, що засновані на незв’язаних джерелах даних, наприклад, таблицях чи запитах.

Способи створення звітів

У MS Access існують засоби автоматичного, автоматизованого та ручного проектування звітів. Засоби автоматичного проектування реалізовані Автоотчетами. Для цього досить натиснути кнопку Создать та вибрати Автоотчет: в столбец (або ленточный). Автоотчет можна створити на базі лише одного джерела даних. Засобом автоматизованого створення звітів є майстер звітів. Він запускається подвійним щигликом на значку Создание отчета с помощью мастера (або кнопка Создать, Мастер отчетов). Майстер звітів працює в декілька етапів. Під час його роботи виконується вибір базових таблиць (запитів), вибір необхідних полів, вибір полів групування, вибір методів сортування, вибір форми друкованого макета та стилю оформлення тощо. За допомогою цього способу звіт можна створити на базі декількох таблиць або запитів.

Для створення звіту можна скористатись командою Создание отчета в режиме конструктора. При цьому джерело даних вибирається безпосередньо в режимі Конструктора у вікні властивостей звіту.

При автоматичному чи ручному створенні звітів джерелом даних може бути лише одна таблиця або один запит. Тому потрібно заздалегідь створити запит з необхідними полями, обчисленнями, умовами відбору тощо, а потім на його базі і створювати звіт. При ручному проектуванні звіту такий запит також можна створити безпосередньо в режимі Конструктора у вікні властивостей звіту.

28.​ Визначити об’єкти бази даних. Охарактеризувати ключове поле таблиці в базі даних. Описати процес створення зв’язків між таблицями.

Об’єкти БД:

Таблиці – це основний об’єкт будь-якої БД. По перше, в таблицях зберігаються всі дані, які має база даних, по друге, таблиці зберігають і структуру (поля, їх типи і властивості).

Запити потрібні для видобування даних із таблиць і пред’явлення їх користувачеві в зручному вигляді.

Форми – засоби для вводу даних. Вони надають користувачеві засоби для тих полів, які йому заповнювати потрібно.

Звіт створюється, якщо певну інформацію з БД треба надрукувати.

Модулі і макроси – це невеличкі програми, в яких передбачена певна послідовність обробки складових БД.

Установлення первинного ключа

Первинний ключ таблиці складається з одного або кількох полів, які визначають унікальним чином кожен рядок, який зберігається в таблиці. Часто первинним ключем є унікальний ідентифікаційний номер, наприклад номер ідентифікатора, серійний номер або код.

Поле, яке найкраще підходить для первинного ключа, має кілька характеристик. По-перше, значення поля унікальним чином ідентифікує кожний рядок. По-д