Факторы, влияющие на эффективность работы менеджера.

Тема 2.1. Менеджер как руководитель функционального подразделения организации

Менеджер как руководитель функционального подразделения организации.

Менеджер – это член организации, осуществляющий управленческую деятельность и решающий управленческие задачи. Менеджеры являются ключевыми людьми в организации. Однако не все менеджеры играют одинаковую роль в организации. Задачи и функции так же не одинаковы. Это связано с иерархией в организации, различными функциями в организации и видами управленческой деятельности.Менеджеры обеспечивают выполнение организацией ее основного предназначения:

- проектируют и устанавливают взаимодействие между отдельными операциями и действиями, выполняемыми в организации;

- разрабатывают стратегии поведения организации в изменяющемся окружении; обеспечивают служение организации интересам тех лиц и учреждений, которые контролируют организацию;

- являются основным информационным звеном связи организации с окружением; несут формальную ответственность за результаты деятельности организации;

- официально представляют организацию в церемониальных мероприятиях.

Управленческие роли.

Являясь субъектом осуществления управленческой деятельности, менеджеры играют в организации ряд разнообразных ролей. Среди них выделяют три ключевые роли.

Во-первых, это роль по принятию решения (по Минцбергу), куда относится деятельность менеджера как предпринимателя. Он изыскивает возможности внутри самой организации и за ее пределами, разрабатывает и запускает, и контролирует проекты по совершенствованию;

- менеджера как устраняющего нарушения. Он отвечает за корректировочные действия, когда организация оказывается перед необходимостью серьезных и неожиданных нарушений;

- менеджера как распределителя ресурсов. Он ответственен за распределение ресурсов, что фактически сводится к принятию или одобрению всех значительных решений в организации;

- менеджера как ведущего переговоры. Здесь он ответственен за представительство организации на всех значительных и важных переговорах

Во-вторых, это информационная роль, где менеджер действует как:

- приемник информации. Он разыскивает и получает разнообразную информацию специализированного характера, успешно использует в интересах своего дела; выступает как нервный центр внешней и внутренней информации, поступающей в организацию;

- распространитель информации. Он передает информацию, полученную из внешних источников или от других подчиненных, членам организации. Часть этой информации носит чисто фактический характер, другая требует интерпретации отдельных фактов для формирования взглядов организации;

- представитель. Он передает информацию для внешних контактов организации относительно планов, политики, действий, результатов работы организации, действует как эксперт по вопросам данной отрасли.

В-третьих, межличностная рол ь менеджера, которая проявляется в действиях менеджера как:

- главного руководителя. Он является символическим главой, в обязанности которого входит выполнение обычных обязанностей правового или социального характера;

- лидера. Он ответственен за мотивацию и активизацию подчиненных, за набор, подготовку работников и связанные с этим обязанности;

- связующего звена. Он обеспечивает работу саморазвивающейся сети контактов и источников информации, которые представляют информацию и оказывают услуги.

В зависимости от позиции менеджеров в организации, решаемых ими задач, характера реализуемых функций, данные роли могут быть присущи в большей или меньшей степени. Однако каждый менеджер обязательно принимает решения, работает с информацией и выступает руководителем по отношению к определенной организации.

Иерархия управления.

Вне зависимости от того, сколько существует уровней управления, руководителей традиционно делят на три категории:

- руководители низового звена (downmanagement), или операционные управляющие

- руководители среднего звена (middlemanagement)

- руководители высшего звена (topmanagement).

Согласно определению Парсонса на техническом уровне в основном занимаются ежедневными операциями и действиями, необходимыми для обеспечения эффективной работы без срывов. Лица, находящиеся на управленческом уровне, в основном заняты управлением и координацией внутри организации, они согласовывают разнообразные формы деятельности и усилия различных подразделений организации. Руководители на институциональном уровне заняты в основном разработкой долгосрочных планов, формулированием целей, адаптацией организации к различного рода переменам, управлением отношениями между организацией и внешней средой, а также обществом, в котором существует и функционирует данная организация.

Пирамида управления — схема, иллюстрирующая иерархию отношений подчинения в организациях.

Функции руководителя.

1. Стратегическая – постановка целей организации, разработка стратегии достижения цели и планирование деятельности. В обычных условиях она считается главной.

2. Экспертно-инновационная (тесно связана со стратегической) – направляет процесс разработки и внедрения новых видов продукции и услуг, создает условия для организационных преобразований, консультирует подчиненных.

3. Административная – целый ряд подфункций:

– контрольная (оценка результатов деятельности, проведение ее необходимой корректировки):

– организационная (распределение полномочий, задач, ресурсов, инструктирование и др.);

– направляющая (координация работы исполнителей);

– кадровая (подбор, расстановка, развитие персонала);

– стимулирующая (убеждение и вдохновение работников, их поощрение и наказание).

4. Коммуникационная – налаживание внутренних и внешних связей, проведение совещаний, переговоров, прием посетителей, ответы на письма и телефонные звонки, распространение информации, представительство и т.д.

5. Социальная – создание в организации благоприятного морально-психологического климата; поддерживание существующих норм поведения и формирование новых; помощь подчиненным в трудную минуту. Появление этой функции обусловлено растущей ролью человеческого фактора в жизни организации.Если функция управления не соответствует функции объекта, она считается несвойственной и подлежит либо передаче другому исполнителю, либо сокращению.Если функция уже выполняется другим субъектом, то для данного субъекта она является дублирующей, и ее реализация ведет к росту затрат, как и реализация бесполезной функции.

Затраты на управление существенно увеличиваются, если выполняется вредная функция, которая, в отличие от бесполезной, снижает работоспособность объекта.Подводя итог сказанному, отметим, что руководителя сегодня можно рассматривать в трех ипостасях.

1. Профессионал – автор решений, стратегии, планов.

2. Организатор – создатель условий деятельности исполнителей, осуществляющих их на практике.

3. Начальник, предписывающий подчиненным необходимые действия, которые те обязаны выполнять.

Качества руководителя.

Учет позитивной и негативной сторон положения руководителя в организации и особенностей его труда, связанных с реализацией указанных выше функций, требует от него наличия особых качеств и особого подхода к стимулированию управленческого труда.Некоторые исследователи называют более 200 необходимых руководителю качеств. Эти качества большинство специалистов разделяет на три группы: профессиональные, личностные и деловые.

К профессиональным относят качества, которые характеризуют любого грамотного специалиста. Обладание ими является лишь предпосылкой успешного выполнения служебных обязанностей. Такими качествами являются:

– высокий уровень образования, производственного опыта, компетентности в соответствующей профессии;

– широта взглядов, эрудиция, глубокое знание не только своей, но и смежных сфер деятельности;

– стремление к постоянному самосовершенствованию, критическому восприятию и переосмыслению окружающей действительности;

– поиск новых форм и методов работы, помощь окружающим в овладении ими, их обучение;

– умение рационально использовать время, планировать свою работу.

Личностные качества руководителя мало чем должны отличаться от качеств других работников, желающих, чтобы их уважали и с ними считались. Здесь можно упомянуть: высокие моральные стандарты; физическое и психологическое здоровье; внутреннюю и внешнюю культуру; справедливость; честность; отзывчивость; заботливость, доброжелательность к людям; оптимизм; уверенность в себе.

Но обладание ими – всего лишь предпосылка успешного руководства, ибо руководителем человека делают не профессиональные или личностные, а деловые качества, к числу которых необходимо отнести:

– умение организовать свою работу и рационально использовать ограниченный и невосполнимый ресурс – время (время руководителя представляет особую ценность);

– умение организовать деятельность подчиненных, обеспечить ее всем необходимым, ставить и распределять задания, координировать и контролировать их выполнение;

– честолюбие, высокий уровень притязаний, стремление к независимости, власти, лидерству в любых обстоятельствах, смелость, решительность, напористость, волю, бескомпромиссность;

– контактность, коммуникабельность, умение расположить к себе людей, убедить их в правильности своей точки зрения (специалисты полагают, что 80% знаний менеджера должны составлять знания о человеке);

– инициативность, оперативность в решении проблем, способность сконцентрироваться на главном;

– умение управлять собой, своим поведением, отношениями с окружающими;

– стремление к преобразованиям, нововведениям, готовность идти на риск и увлекать за собой подчиненных.

Требования к качествам руководителей неодинаковы на различных уровнях управления.

На низовом уровне более всего ценятся решительность, коммуникабельность, некоторая агрессивность, производственный опыт, компетентность в соответствующих профессиях, умение оказать помощь исполнителям в овладении ими профессиональным мастерством.

На среднем уровне в большей степени ценятся умение общаться, отчасти концептуальные навыки, умение организовать деятельность подчиненных и обеспечить ее всем необходимым; ставить задачи и контролировать их выполнение.

На высшем уровне главными качествами считаются умение стратегически мыслить, оценивать ситуацию, ставить новые цели, планировать, осуществлять преобразования, организовывать творческий процесс подчиненных.

Поскольку руководитель любого уровня не только организует и направляет работу сотрудников, но при необходимости влияет на их поведение, в том числе и внеслужебное, он должен быть достаточно хорошим педагогом и психологом.

Факторы, влияющие на эффективность работы менеджера.

Менеджер - это человек и так как он действует в реальных условиях, то на него оказывают влияния многие факторы. Не следует забывать также, что на него и некоторые ограничения. В целом факторы, оказывающие влияние на работу менеджера следующие:

Психологические - нематериальные факторы, помогающие менеджеру работать более эффективно в соответствии со своей личностью и потребностями. К таким факторам можно отнести:

- Эстетика рабочего места;

- Удовлетворенность работой;

- Социальный статус;

- Другие.

Физиологические – факторы, связанные с возможностями человека и влиянием окружающей среды. К ним относятся:

- Объем воспринимаемой информации - человек не может усвоить больше определенного количества. Согласно исследованиям, за 1 секунду человек способен усвоить около 5-7 алфавитно-цифровых знаков. Данное требование нужно учитывать при принятии решений. Менеджеру необходимо работать только с релевантной (относящейся к делу) информацией, в противном случае будет потрачено лишнее время. Задачу первичной обработки информации или сбор нужной можно поручить аналитическому отделу.

- Окружающая среда - человек как живой организм подвержен влиянию внешней среды, которая оказывает существенное влияние. К таким факторам относятся:

ü Температура окружающего воздуха;

ü Окружающий звук;

ü Освещенность рабочего места;

ü Другие.

- Норма управляемости - необходимо точно определить со сколькими подчиненными менеджер будет непосредственно взаимодействовать.

- Степень материальной удовлетворенности - тесно связанна с психологической удовлетворенностью. Практика менеджмента показывает, что в большинстве случаев повышение материального стимулирование не приводит к повышению производительности в том же объеме.

Все рассмотренные факторы в той или иной мере оказывают влияние на деятельность менеджера, а значит должны учитываться при научной организации производства. Причем все факторы должны учитываться во взаимосвязи, а не как отдельные. Сложностью здесь является то, что нет возможности, в большинстве случаев, сразу оценить влияние каждого фактора на работу менеджера. Это, бесспорно, усложняет процесс эффективной организации работы менеджера.