Понятие информации, данных, знаний

Существует множество определений и взглядов на понятие «информация». Мы выберем одно, полностью осознавая, что законченного, комплексного определения этого многогранного понятия в обозримом будущем не предвидится.

Информация - это содержание сообщения, сигнала, памяти, а также сведения, содержащиеся в сообщении, сигнале или памяти.

Информация всегда связана с материальным носителем, а ее передача - с затратами энергии. Однако одну и ту же информацию можно хранить в различном материальном виде и передавать с различными энергетическими затратами, причем последствия - в том числе и материальные - переданной информации совершенно не зависят от физических затрат на ее передачу. Поэтому информационные процессы не сводимы к физическим, и информация, наряду с материей и энергией, является одной из фундаментальных категорий окружающего мира.

Средства связи, какие бы физические процессы они ни использовали, - это средства передачи информации. Объединение понятий «информация» и «управление» привело Н. Винера в 40-х гг. к созданию кибернетики - науки об общих закономерностях получения, хранения, передачи и преобразования информации в сложных управляющих системах (машинах, живых организмах или обществе).

При любых видах работы с информацией всегда идет речь о ее представлении в виде определенных символических структур. Наиболее распространены одномерные представления информации, при которых сообщения имеют вид последовательностей символов. Так информация представляется в письменных текстах, при передаче по каналам связи, в памяти компьютера. Однако широко используются и многомерные представления информации, причем под многомерностью понимают не только расположение элементов информации на плоскости или в пространстве (в виде рисунков, схем, графов, объемных макетов и т. д.), но и множественность признаков используемых символов. Например, информацию могут нести не только значения букв и цифр, но и их цвет, размер, вид шрифта.

Формирование представления информации называется ее кодированием. Часто термин «кодирование» употребляется в более узком смысле, как переход от исходного представления к представлению, удобному для хранения, передачи или обработки. В этом случае обратный переход к исходному представлению называется декодированием.

При кодировании могут ставиться разные цели и соответственно применяться разные методы. Наиболее распространенные цели кодирования - это экономность, т.е. уменьшение избыточности сообщения; повышение скорости передачи или обработки; надежность, т.е. защита от случайных искажений; сохранность, т.е. защита от нежелательного доступа к информации; удобство физической реализации (например, двоичное кодирование информации в компьютере); удобство восприятия. Эти цели часто противоречат друг другу. Экономные сообщения могут оказаться ненадежными, так как они не содержат лишних символов, и искажение любого символа может изменить смысл сообщения. Защита информации от нежелательного доступа требует специальных способов обеспечения секретности (паролей, ключей и т.д.). Это увеличивает объем хранимой информации и замедляет работу с ней. На разных этапах сложного информационного процесса достигаются разные цели, и поэтому информация неоднократно перекодируется, т.е. изменяет свое представление.

Задачи кодирования и декодирования сообщений теория кодирования решает с учетом наилучшего согласования посылаемой информации с каналами связи (каналами передачи данных). Под этим понимается стремление максимально использовать пропускную способность канала, а также обеспечить передаваемым сообщениям нужную степень защищенности от помех.

Экономисты рассматривают информацию как сведения в сфере экономики, которые необходимо фиксировать, передавать, хранить и обрабатывать для использования в управлении как хозяйством страны в целом, так и отдельными его объектами. Информация позволяет получить решение, как эффективнее и экономически выгоднее организовать производство товаров и услуг.

Экономическая информация в основном дискретна и состоит из отдельных сообщений, т.е. комплексов значений, характеризующих конкретные факты, предметы, явления, хозяйственные операции и т.п. Каждое сообщение может быть представлено в виде чередования импульсов, букв, цифр или других символов.

Таким образом, информация с экономической точки зрения - это стратегический ресурс, один из основных ресурсов роста производительности предприятия. Именно информация позволяет устанавливать стратегические цели и задачи предприятия и использовать открывающиеся возможности; принимать обоснованные и своевременные управленческие решения; координировать действия различных подразделений, направляя их усилия на достижение общих поставленных целей. Например, маркетологи Р.Д.Базел, Д.Ф.Кокс, Р.В.Браун определяют понятие «информация» следующим образом: «информация состоит из всех объективных фактов и всех предположений, которые влияют на восприятие человеком, принимающим решение, сущности и степени неопределенностей, связанных с данной проблемой или возможностью (в процессе управления). Все, что потенциально позволит снизить степень неопределенности, будь то факты, оценки, прогнозы, обобщенные связи или слухи, должно считаться информацией».

В менеджменте под информацией понимаются сведения об объекте управления, явлениях внешней среды, их параметрах, свойствах и состоянии на конкретный момент времени. Информация является предметом управленческого труда, средством обоснования управленческих решений, без которых процесс воздействия управляющей подсистемы на управляемую и их взаимодействие невозможен. В этом смысле информация выступает основополагающей базой процесса управления.

О значении информации для бизнеса говорили Д.И.Блюменау и А.В.Соколов: «информация - это продукт научного познания, средство изучения реальной действительности в рамках, допустимых методологией одного из информационных подходов к исследованию объектов различной природы (биологических, технических, социальных). Подход предполагает описание и рассмотрение этих объектов в виде системы, включающей в себя источник, канал и приемник управляющих воздействий, допускающих их содержательную интерпретацию».

Не следует путать понятия информация, данные и знания. Попробуем разобраться в тонкостях определения этих категорий.

Данные это:

· факты, цифры, и другие сведения о реальных и абстрактных лицах, предметах, объектах, явлениях и событиях, соответствующих определенной предметной области представленные в цифровом, символьном, графическом, звуковом и любом другом формате;

· информация, представленная в виде, пригодном для ее передачи и обработки автоматическими средствами, при возможном участии автоматизированными средствами с человеком;

· фактический материал, представленный в виде информации, чисел, символов или букв, используемый для описания личностей, объектов, ситуаций или других понятий с целью последующего анализа, обсуждения или принятия соответствующих решений.

Данные несут в себе информацию о событиях, произошедших в материальном мире, поскольку они являются регистрацией сигналов, возникших в результате этих событий. Однако данные не тождественны информации. Станут ли данные информацией, зависит от того, известен ли метод преобразования данных в известные понятия. То есть, чтобы извлечь из данных информацию необходимо подобрать соответствующий форме данных адекватный метод получения информации. Данные, составляющие информацию, имеют свойства, однозначно определяющие адекватный метод получения этой информации. Причем необходимо учитывать тот факт, что информация не является статичным объектом - она динамически меняется и существует только в момент взаимодействия данных и методов. Информация существует только в момент протекания информационного процесса. Все остальное время она содержится в виде данных.

Одни и те же данные могут в момент потребления представлять разную информацию в зависимости от степени адекватности взаимодействующих с ними методов.

По своей природе данные являются объективными, так как это результат регистрации объективно существующих сигналов. Методы являются субъективными. В основе искусственных методов лежат алгоритмы (упорядоченные последовательности команд), составленные и подготовленные людьми (субъектами). В основе естественных методов лежат биологические свойства субъектов информационного процесса. Таким образом, информация возникает и существует в момент диалектического взаимодействия объективных данных и субъективных методов.

Знания - это:

· вид информации, отражающей знания, опыт и восприятие человека - специалиста (эксперта) в определенной предметной области;

· множество всех текущих ситуаций в объектах данного типа и способы перехода от одного описания объекта к другому;

· осознание и толкование определенной информации, с учетом путей наилучшего ее использования для достижения конкретных целей,

· характеристиками знаний являются: внутренняя интерпретируемость, структурируемость, связанность и активность.

Известно и более короткое определение – «знания есть факты плюс убеждения плюс правила».

Таким образом, знание - это информация, но не всякая информация - знание. Знания выступают как информация, отчужденная от ее носителей и обобщенная для универсального пользования. Другими словами, информация - это форма знаний, обеспечивающая их распространение и социальное функционирование. Получая информацию, пользователь превращает ее путем интеллектуального усвоения в свои личностные знания. Здесь мы имеем дело с так называемыми информационно-когнитивными процессами, связанными с представлением личностных знаний в виде информации и воссозданием этих знаний на основе информации.

В превращении информации в знание участвует целый ряд закономерностей, регулирующих деятельность мозга, и различных психических процессов, а также разнообразных правил, включающих знание системы общественных связей, - культурный контекст определенной эпохи. Благодаря этому знание становится достоянием общества, а не только отдельных индивидов. Между информацией и знаниями имеется разрыв. Человек должен творчески перерабатывать информацию, чтобы получить новые знания.

Таким образом, учитывая вышеизложенное, можно сделать вывод, что фиксируемые воспринимаемые факты окружающего мира представляют собой данные. При использовании данных в процессе решения конкретных задач - появляется информация. Результаты решения задач, истинная, проверенная информация (сведения), обобщенная в виде законов, теорий, совокупностей взглядов и представлений представляет собой знания.

Информационный менеджмент

В соответствии с кибернетическим подходом система управления экономическим объектом может быть рассмотрена как совокупность объекта управления и субъекта управления. Например, в качестве объекта управления может выступать деятельность предприятия, а в качестве субъекта управления - управленческий аппарат предприятия. Между субъектом управления и объектом управления существует прямая и обратная взаимосвязь, выражающаяся в обмене информационными сообщениями (Рис.5).

Рис.5. Система управления экономическим объектом

Управленческий аппарат на основе информации, полученной из внешней среды, изучает сложившуюся экономическую ситуацию и в зависимости от целей управления передает соответствующие указания объекту управления. В ответ на полученные указания объект управления передает субъекту управления отчеты о том, как выполняются полученные управленческие решения и насколько серьезно сказывается на деятельности объекта управления влияние внешней среды. Субъект управления, получив от объекта управления отчеты, анализирует их, контролирует ход выполнения намеченных целей, в случае необходимости ищет пути по регулированию сложившейся ситуации и планирует дальнейшую деятельность объекта управления, формируя новые указания и передавая их обратно объекту управления. Таким образом, между субъектом управления и объектом управления образуется постоянный обмен информационными сообщениями. И для системы управления крайне важным становится качественное и своевременное информационное обеспечение.

В связи с этим, в последнее время все большее внимание уделяется информационному менеджменту, под которым понимается управление информацией, с целью повышения эффективности принимаемых управленческим решений.

С позиций системного подхода информационный менеджмент охватывает планирование, организацию, координацию и контроль информационной деятельности и процессов, а также коммуникации внутри организации с целью улучшения качества и эффективности ее работы, развития организации. Использование методологии информационного менеджмента позволит решить многие вопросы теории и практики управления информационными потоками в современных организациях, которые пока разделены барьерами между профессиональными областями, техникой и технологиями, обусловленными традициями и некачественным менеджментом. Единая методология позволит интегрировать различного рода информацию в общий информационный ресурс и построить эффективно действующую информационную инфраструктуру организации на базе массивов информационных ресурсов, информационных технологий, средств коммуникации и квалифицированных кадров с целью обеспечения с наименьшими затратами эффективного информационного обеспечения процессов управления.